小额采购流程管理办法

小额采购流程管理办法1、目的：为加强管理，合理控制费用支出，增加支出透明性及可管控性，本着采购流程透明、采购结果合理、采购价格三家以上对比的原则，制定本管理办法。2、范围：适用范围：沈阳华锐商业管理发展有限公司各部门及物业管理中心。发布范围：沈阳华锐商业管理发展有限公司各部门及物业管理中心。3、规定内容：3.1 采购流程（5万元及5万元以下）： 3.1.1、各部门需要采购的物品总价在5万元以下时，需将欲采购物品的详细要求（规格、型号、数量等）提报综合管理部进行统一询价。综合管理部必须对欲采购的物品进行三家以上供货商考察、询价。询价结果将遵循同等质量、同等商务条件的基础上三家取之低的原则，并将三家以上询价结果告知需求部门。如需求部门有符合标准的供货商，也可同时提报综合管理部作为参考供货商进行公开考察、询价；3.1.2、需求部门根据综合管理部提供的三家询价结果填写呈报单（三家结果需全部明示），并按呈报流程报相关领导签批同意后，将呈报单转发至综合管理部，由综合管理部进行统一采购，需求部门不得自行采购；如采购的物品需预先出设计图（或设计方案）时，要先将设计图（设计方案）报公司领导签字审批合格后，再进入物品的询价流程； 3.2采购流程（5万元至10万元）：3.2.1、各部门需要采购的物品总价在5万元以上，10万元以下的，综合管理部需将供应商相关资料及市场考察询价结果填写供货商采购评审单（详见附件一）中，经公司领导签批后，由董事长（或董事长授权总经理）最终确定供货商；3.2.2、综合管理部负责与董事长（或董事长授权总经理）最终确定的供货商签订供货合同，进入合同会签流程。合同会签时，需将评审单附后，以便会签部门核实供货商信息；3.2.3、合同会签结束后，签订正式合同，并根据合同规定进入供货（施工）周期。此时，需求部门需要对采购物品（施工现场）的材料、规格、数量等相关信息进行二次核对，以保证需求与合同信息完全相符；3.2.4、物品到货后或施工现场竣工后，综合管理部及物品需求部门需同时对货品（施工现场）进行验收，并由综合管理部填写货品验收合格单（详见附件二）。综合管理部、需求方、供货商三方共同签字确认后，按合同规定付款；3.3、文件存档：综合管理部需对供货商采购评审单及货品验收合格单一并按部门进行编号，统一存档、备查。3.4、出入库及库存管理： 3.4.1、入库：已完成采购的物品均由综合管理部统一填写物品入库单或固定资产/低值易耗入库单，由采购经手人、需求部门经手人共同签字确认，并将入库单附在报销单之后一并进行报销流程签批手续,财务部需在审核报销单时严加管控； 3.4.2、出库：综合管理部负责填写物品出库单，由综合管理部资产管理员、需求产门资产管理员共同签字确认。要求需求部门根据出库单中物品的品名、规格、数量，及时更新部门资产台帐，做好本部门物品的入库、出库登记工作； 3.4.3、库存：需求部门如一次性将物品全部出库完毕，需将出库签收明细提报综合管理部备档；如一次性未出库，留有库存，经手人需将物品移交至该部门资产管理员处，由部门资产管理员进行资产的统一管理，已发放部分的签收明细需提报综合管理部备档。综合管理部资产管理员需按照固定资产管理规定中的要求，每月定期对本部门库房进行资产盘查，以保证帐物相符、帐帐相符的原则。3.5、职能划分： 3.5.1、执行职能：公司各部门并物业管理中心3.5.2、采购职能：综合管理部 3.5.3、监督职能：财务部、公司总经理班子4、其它4.1、任何部门及个人不得在有采购需求的时候自行采购，如发现有自行采购的，公司将不予付款；如违规情节严重的，公司将依据商业公司员工行为规范中的违规处罚办法执行；4.2、此办法只适用于采购金额小于10万元的采购项目，超出10万元的采购项目，需采取正规招投标的方式进行统一竞标采购；4.3、此办法只适用于非紧急状况下的物品采购工作。如遇紧急状况，由董事长（或董事长授权总经理）亲自同意后可先进行物品采购，后做签批流程；4.4、此办法自发布之日起生效，一切与此办法相冲突之处，均以此办法为准。4.5、附件：附件一：供货商采购评审单附件二：货品验收合格单附件三：物品入库单物品出库单附件四：固定资产/低值易耗入库单沈阳华锐商业管理发展有限公司 二九年六月二十五日附件二：货品验收合格单 编号：采购项目名称验 收 情 况标注：产品规格、数量及是否符合合同标准等相关信息。验 收 意 见需求部门：负责人： 日期：供货商（施工单位）：负责人： 日期：采购部门：负责人： 日期：注：本验收单壹式参份，需求部门、供货商及采购部门各执壹份。