劳动合同管理办法

作业指导书文件编号：文件名：劳动合同管理 办法版本：发布日期：第次修改修改日期：劳动合同管理办法1、总则1.1为加强劳动用工管理，规范劳动合同双方订立和履行劳动合同的行为， 维护双方当事人的合法权益，根据中华人民共和国劳动法、中华人民共和国 劳动合同法和有关劳动保障法律法规，结合本公司实际情况，特制定本管理办 法。1.2本规定适用于*所有员工。1.3各部门职责分工：1.3.1人力资源行政部：为劳动合同归口管理部门，负责实施、指导、解释 公司劳动合同签订、变更、解除、终止工作。1.3.2用人部门负责人：负责本部门员工劳动合同续签审核工作。1.4劳动合同的签订需遵循合法公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原 则。2、劳动合同的签订2.1新员工初签劳动合同2.1.1新入职员工与公司签订的劳动合同为初签，员工再次入职仍然视为初 签。2.1.2合同期限：公司规定与新员工首次签订劳动合同，期限统一为3年。2.1.3试用期约定：新员工原则上必须约定试用期，试用期限3个月。因新员 工岗位技能熟练无需设定试用期的，需经部门负责人及公司领导审批后方可填写 到劳动合同上，否则属无效劳动合同。2.1.4合同起始时间：新员工入职当日。2.1.5合同终止时间：按劳动合同实际年限设定。2.1.6岗位名称：按照员工现任岗位名称填写。2.1.7工作地点：填写到地级市一级。如广州、佛山及公司的业务区域。2.1.8劳动报酬：固定工资+绩效奖金。2.1.9劳动合同签订时间：原则上，人力资源行政部应在新员工入职一周内 与其签订劳动合同，如新员工因特殊情况不能签订的，需新员工提供书面承诺且 最迟不超过入职后30天补签。2.1.10劳动合同一式三份，一份返还给员工，两份留存在人力资源行政部存 档。2.1.11签收管理：公司与员工签订劳动合同后，一份文本返还给员工，并要 求员工在劳动合同(协议)签收表上签字确认。2.2续签劳动合同2.2.1审批权限：部门副职以下人员的劳动合同续签由部门负责人、人力资 源行政部审核，分管领导批准；部门副职及以上人员的劳动合同的续签还须报总 经理批准。2.2.2续签期限2.2.2. 1第一次续签劳动合同：公司规定统一为5年；2.2.2. 2员工在公司连续工作满十年，再次续订劳动合同的，除员工提出订 立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限合同。2.2.2. 3双方已连续订立二次固定期限劳动合同，再次续签劳动合同的，应 签订无固定期劳动合同，但下列情形除外：(1) 员工提出订立固定期限劳动合同的；(2) 员工出现劳动合同法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的 情形的。2.2.3合同续签起始时间：指生效中劳动合同终止时间的次日。如甲员工初 签劳动合同期限为2008年8月1日至2011年7月31日，劳动合同续签时，合同起始 时间为2011年8月1日。2.2.4合同续签终止时间：按劳动合同种类或实际年限设定。2.2.5合同续签操作流程：(1) 员工合同到期前50天，人力资源行政部向员工所在部门负责人发出 劳动合同续签审批表，部门负责人填写劳动合同续签审批表。(2) 通过续签审批的，在合同到期前40天，人力资源行政部向员工本人 发出劳动合同续签通知书，当天取得员工签收的回执；当天未能取得回执的， 须在合同到期前30天取得员工签收的回执。(3) 员工与公司达成续签意向后，人力资源行政部于员工原劳动合同到 期前20天完成续签工作。(4) 合同续签其它事项，按本办法第5条有关规定操作。3、劳动合同变更与重签3.1因工作岗位、劳动报酬、工作地点等需要部分调整（或变更）劳动合同 的，由人力资源行政部协同用人部门与员工协商一致后，签署劳动合同变更协 议书，作为原劳动合同的附件。3.2若属公司主体变更的，经与员工协商一致后，重新签订劳动合同。4、劳动合同解除与终止4.1员工解除。有下列情形之一的，依照劳动合同法规定的条件、程序，员 工可以与公司解除劳动合同：4.1.1员工与公司协商一致；4.1. 2员工提前30日以书面形式通知用人单位的；员工在试用期内提前3日 以书面形式通知用人单位的；4.1. 3劳动合同法规定的其他法定情形。4.2公司解除。有下列情形之一的，依照劳动合同法规定的条件、程序，公 司可以与员工解除劳动合同：4.2.1公司与员工协商一致；4.2. 2员工出现公司员工奖惩管理办法中约定的“严重违反公司规章制度的 情形”的；4.2. 3劳动合同法规定的其他法定情形。4.3合同终止4.3.1劳动合同期满、员工退休、劳动合同主体资格丧失等情形下，劳动合 同终止。4.3.2公司提出解除或终止劳动合同的，由人力资源行政部及用人部门负责 人与员工进行协商，达成一致意见后，双方签署劳动合同解除/终止协议书。5、劳动关系相关协议管理5.1劳动关系相关协议5.1.1保密协议：公司要求所有员工必须签订保密协议，保密协议作为劳动 合同或聘用协议的附件，在首签劳动合同或聘用协议时一并签订。5.1.2竞业禁止协议：公司要求签订竞业禁止协议的人员，在该员工离职之 日签订竞业禁止协议。5.1.3其它相关协议：指本管理办法暂未提及的但与劳动关系相关的协议， 由公司与员工协商签署。如培训协议等。5.1.4劳动关系相关协议均作为劳动合同的补充，与劳动合同具有同等的法 律效力。5.2劳动合同及相关协议的规范要求5.2.1合法性：劳动合同及各项劳动关系相关协议的签署，必须符合国家及 地方各项劳动法规。5.2.2及时性：人力资源行政部必须确保公司与员工签订劳动合同及各项劳 动关系相关协议的最佳时机。5.2.3公平性：公司与员工签订、变更、续签、解除或终止劳动合同及各项 劳动关系相关协议时，人力资源行政部及员工所在部门负责人必须与员工充分沟 通，协商一致后方可办理。5.3劳动合同及相关协议编号的书写规范5.3.1劳动合同及相关协议编号劳动合同及各种相关协议编号由人力资源行政部填写。编号由三部分构成： 公司劳动合同类型代码（HR01表示劳动合同、HR02表示保密协议、HR03表示竞业 限制协议、HR04表示培训协议）+签订年月（yymm）+两位流水号（01-99）+合同 签订次数（1、2、3）。如合同编码为HR01-1表示，类型为劳动合同、签署年月 为2014年3月、当月的第一份劳动合同、为初签。5.3.2书写规范（1）甲方部分由人力资源行政部填写，乙方部分由员工本人亲笔填写（必 须用黑色水笔进行填写）。劳动合同及各种相关协议的填写内容严禁涂改，否则 无效。（2）劳动合同及相关协议涉及时间期限的，统一为阿拉伯数字。如2010 年12月31日。（3）员工的通讯地址要具体到房号，能够接收到信件；该地址可以与身 份证地址不一致。5.4劳动合同及各种相关协议的印刷与存档5.4.1劳动合同及各种相关协议由人力资源行政部统一印刷、下发、回收及 存档。5.4.2劳动合同为一式三份，经双方签字盖章后，公司留存两份、员工留存 一份；各种相关协议一式二份，双方各执一份。5.4.3劳动合同及各种相关协议按“一人一档案”形式放至各员工的人事档 案中保管。5.4.4劳动合同及各种相关协议除了留存纸质文档外，还要扫描，保存电子 文档。5.4.5员工离职时，须将劳动合同及相关协议交回人力资源行政部归档，并 妥善存档至少3年，经公司领导审批确认后再行销毁。6、附则6.1员工个人信息发生变化的，应当在变化后的30日内向人力资源行政部提 出办理变更手续；否则，因此造成的后果由员工承担。6.2本办法自发布之日起执行，原有规章制度与本办法有抵触的，均以本办 法为准。6.3本办法由人力资源行政部负责解释。附件1：劳动合同续签审批表2：劳动合同签收表3：劳动合同变更协议书4：劳动合同解除协议书5：劳动合同终止协议书6：劳动合同续签通知书7：劳动合同续签通知书回执8：保密协议模版9：劳动合同模版*有限公司二O一四年三月十日