参考例子ERP采购管理子系统需求分析报告

ERP采购管理子系统作者填写日期版本：1.0修改修改日期审核：审核日期6 / 6文档可自由编辑打印1. 采购管理子系统1.1. 子系统概述1.1.1. 子系统目标、范围采购管理通过对采购业务过程进行组织、实施与控制，达到适时、适量、适质、适价为各项目部提供生产和装配所需要的原材料、辅料、标准件及工量具等。主要功能包括：采购申请，采购询报价，采购订单管理，外协采购管理，供应商管理。1.1.2. 业务流程u 采购作业流程采购作业流程图u 外协加工流程外协加工流程图1.1.3. 需求描述u 采购申请1) 请购单建立。相关请购部门（如采购部，质检部，各项目部）根据需求提出物料采购申请，建立请购单，所请购的物料信息将转到物料需求计划进行审批。2) 物料需求计划审核。物料需求计划内的物料有三个来源，它们分别是请购单内的物料、技术部投料清单的物料及低于安全库存量的库存物料。仓库管理员根据物料需求计划内的物料库存情况，确定是否提交采购。经过审核的物料信息提交到采购计划列表。3) 采购计划列表。通过列表里面的物料的状态查询到物料当前的采购进程，包含已询价，已报价，已建立订单，待审核，已发送等几种状态。该功能可以输入不同的查询条件来查询采购计划，可以删除采购计划，删除后的采购计划返回物料需求计划等待审批。u 采购询报价1) 建立采购询价单。可以从采购计划列表中选择需要询价的物料，录入询价单并发送询价单。发送询价单可通过传真或E-MAIL等方式。2) 采购报价单录入。可以直接从采购计划列表中选择需要物料录入报价信息，建立报价单，也可以选择已经建立的询价单录入报价信息。u 采购订单管理1) 直接建立采购订单。在特殊情况下，可以选择直接建立采购订单，录入供应商及采购物料相关信息。建立后的采购订单等待采购经理进行审批。2) 自动建立采购订单。可以从报价单列表选择报价单建立采购订单，也可以直接从采购计划列表中选择所需采购的物料建立采购订单。建立后的采购订单等待采购经理进行审批。3) 采购订单审核。采购部经理对建立的采购订单进行审核，确定是否需要提交上级主管领导再审核，如果不需要二审，则等待采购人员发送采购订单给供应商。4) 采购订单二审。集团主管领导对提交二审的采购订单进行审核，如果审核通过则等待采购人员发送采购订单给供应商，否则返回修改后重新建立采购订单。5) 采购订单发送。采购订单可以通过传真或E-MAIL等方式发给供应商。6) 采购收货。核对到货清单，进行收货确认。u 外协加工管理1) 外协加工计划。各生产项目部的生产订单内包含有外协物料，经审批后提交到外协加工计划列表。2) 建立外协询价单。可以从外协加工计划中选择需要外协的物料，录入外协询价单并发送。发送外协询价单可通过传真或E-MAIL等方式。3) 外协报价单录入。可以直接从外协加工计划选择需要录入报价的物料，建立外协报价单，也可以选择已经建立的外协询价单录入报价信息。4) 建立外协加工单。从外协加工计划选择所需外协加工的物料建立外协加工单，也可以从外协报价单列表中选择外协报价单建立外协加工单。外协加工单可通过传真或E-MAIL等方式发给供应商。没发送的外协加工单转入待发外协加工单列表。5) 待发外协加工单列表。对没发送的外协加工单通过传真或E-MAIL等方式发给供应商。u 供应商管理供应商管理可以对供应商的基本信息、供货能力进行管理，而且还可以对供应商的供货质量，供货周期、价格进行比较、评估。其意义在于：可以完整管理供应商信息，动态评估价格、质量、交货期，货比三家优选供应商。2) 供应商信息管理。可以录入供应商基本信息，对供应商信息进行规范管理。其中供应商类型分为原材料供应商、委外加工供应商、运输服务供应商。对已建立的供应商信息进行更改，删除等操作。3) 供应物料管理。录入供应商供应的物料信息，对供应物料统一管理。可将供应商提供的物料按不同方式排序，进行对比，利于成本控制。4) 供应商评估。可以从价格，交货质量，交货情况分别进行统计，以便合理选择供应商。1.2. 执行者及其职责分析本模块包括如下几个执行者：采购人员、仓库管理员、技术人员、生产人员，采购部经理，集团主管领导。其职责分述如下：执行者功能描述采购人员建立并发送采购询价单录入供应商报价信息建立采购订单负责采购收货负责采购跟踪订单变更联系建立并发送外协加工询价单录入外协加工报价信息建立外协加工单外协交货期跟踪负责外协收货仓库管理员根据仓库物料库存信息生产补货计划审核物料需求计划制定物料采购申请技术人员生成投料清单项目部经理审核外协加工申请，生成外协加工计划相关请购人员建立请购单采购部经理对建立的采购订单进行审核，确定是否需要提交集团主管领导审核集团主管领导对采购部经理提交上来的采购订单进行审核