数据库原理(第四章).ppt

第4章ACCESS数据库,数据库原理与应用,数据的分析输出报表数据的自动化处理宏,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,2,本节要求,了解报表的功能及类型。掌握使用向导创建报表的方法，包括自动创建、图表向导与标签向导等。掌握使用设计视图创建和修改报表的方法。了解创建高级报表的方法，包括基于一般查询、参数查询的报表及子报表。了解报表的打印设置。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,3,本节要求,理解宏的定义及功能。掌握创建与设计宏的方法。掌握创建与设计宏组的方法。掌握宏的执行条件与执行方法。了解常用宏操作。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,4,4.6数据的分析输出报表,报表是Access中专门用来统计、汇总并且整理打印数据的一种格式。1、报表的概念报表的功能对数据进行分组和嵌套。对大组数据进行比较、汇总、求和。可包含子窗体、子报表。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,5,可包含图形、图表以及其他OLE对象。能按特殊格式排版、如生成清单、发票等商业格式。能打印所有表达式的值。在每页的顶部和底部打印表示信息的页眉和页脚。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,6,报表的结构Access的报表可以在三种模式下查看，分别是“设计视图”、“打印预览”和“版面预览”。“设计视图”中可以指定或修改报表设计、自定义对象、设置控件属性等。设计视图中的报表工作区包括如下五部分：,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,7,同窗体一样，报表中每一部分也称为节。Access中所有空白报表都包含“页眉”、“主体”和“页脚”三个节。报表页眉：在报表开头出现一次，通常用来设置报表的标题。页面页眉：出现在报表中每页的顶部，可以用来显示列标题等项目。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,8,主体：用来显示报表包含的记录。页面页脚：出现在报表中每页的底部。可以用来显示页码等项目。报表页脚：在报表的末尾出现一次。可以用来显示诸如报表总计等项目。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,9,2、报表的分类Access中，报表主要分为4类：纵栏式报表：其布局与纵栏式窗体相似，可以包括汇总设计和图形。也称为窗体式报表，像窗体一样可以显示同一记录的详细数据；与窗体不同的是，报表只能查看数据而不能输入数据。在纵栏式报表中，既可以分段显示一条记录，也可以同时显示多条记录。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,10,表格式报表：是将数据信息以表格的形式打印输出，其布局与表格式窗体类似。它可以对数据进行汇总，还可以包括摘要和分组等。也称为分组/汇总报表，是一种比较常用的报表类型。与纵栏式报表不同的是，其记录数据的字段标题信息被安排在页面页眉区内。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,11,图表式报表：是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图表，可以更直观的表示数据之间的关系。标签式报表：是一种特殊类型的报表，可以用来在一页内建立多个大小和样式一致的卡片式方格区域，大多用于表示联系人地址、电话等较简短的信息。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,12,3、创建报表的方法创建报表的方法与创建窗体的方法类似，Access2003提供了三种方法。自动创建报表使用“向导”创建报表使用“设计视图”创建报表,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,13,自动创建报表此种方式最为方便快捷，自动创建报表可以选择数据来源和纵栏式版面或者表格式版面。用户可以使用数据来源中所有的字段并自动应用用户最近使用报表的格式。其操作步骤如下：S1：打开数据库窗口，选择“报表”对象，单击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,14,S2：在对话框中选择“自动创建报表：表格式”或“自动创建报表：纵栏式”，然后选择数据来源，单击“确定”按钮完成报表创建。例如，选择数据来源是“学生基本情况表”，创建报表如图所示。,学生基本情况纵栏式报表,学生基本情况表格式报表,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,15,使用“向导”创建报表使用“向导”创建报表比自动创建报表更具灵活性，它还包括了指定排序、分组和汇总等新选项。例，为“学生基本情况表”使用向导创建报表，操作步骤如下：S1：启动报表创建向导。在打开的数据库窗口中，选择“报表”对象，双击“使用向导创建报表”，打开“报表向导”对话框。如图所示。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,16,S2：选择报表中需要包含的字段，设置好后单击“下一步”按钮。S3：对字段进行分组，可以将某些具有相同属性的记录作为一组显示，同时还可以进行数据汇总。设置好后单击“下一步”按钮。S4：字段排序，可以设置每个组内字段排序的顺序。设置完成单击“下一步”按钮。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,17,S5：选择报表布局，设置完成单击“下一步”按钮。S6：选择报表样式，设置完成单击“下一步”按钮。S7：设计报表标题，Access将把这个标题作为报表本身的文件名，并显示在打印预览报表的标题栏上。设置完成单击“下一步”按钮。S8：完成报表设计。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,18,使用“图表向导”创建报表使用这种方式创建的报表可以把数据以图表的形式表示出来，使其更加直观。例：使用“图表向导”创建报表为“成绩表”创建报表，操作步骤如下：S1：启动图表向导。在“新建报表”对话框中选择“图表向导”，并选择创建图表的数据源，单击“确定”按钮，打开“图表向导”对话框。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,19,S2：选择要在图表中显示的字段，设置完成单击“下一步”按钮。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,20,S3：选择图表类型，设置完成单击“下一步”按钮。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,21,S4：选择图表布局方式。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,22,S5：输入图表标题。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,23,S6：完成报表设计。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,24,使用“标签向导”创建报表标签是报表的另一种形式，它以卡片形式显示简短信息。例，使用“标签向导”为“学生基本情况表”创建报表，步骤如下：S1：在“新建报表”对话框中选择“标签向导”，并选择创建图表的数据源，单击“确定”按钮，打开“标签向导”对话框。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,25,S2：设置标签字体。选择好标签类型后，在随后的对话框中设置字体类型、大小等。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,26,S3：填写标签信息，用户通过选择字段和输入所需文本来设置标签信息。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,27,S4：选择排序字段。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,28,S5：指定报表名称。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,29,S6：完成报表创建。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,30,使用“设计视图”创建报表在很多情况下，利用向导生成的报表在布局上都或多或少有不足，但这些向导却没有提供足够的灵活性让用户修改报表，使用设计视图创建报表则可以解决这一问题。例：使用“设计视图”为“学生基本情况表”创建报表，其步骤如下：,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,31,S1：打开设计视图。在“新建报表”对话框中选择“设计视图”，并选择报表的数据源，单击“确定”按钮，打开报表设计视图窗口，如图所示。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,32,S2：把字段加入报表视图。用户可以把字段列表中的字段拖放到报表视图中的合适位置。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,33,S3：安排字段的布局。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,34,S4：添加页面页眉和页面页脚。通常在页面页眉和页面页脚中添加一条直线，以突出报表的主体。在工具箱中单击“直线”按钮，然后添加到页面页眉和页面页脚处，用户可根据自己喜好适当修改线条属性。S5：添加报表标题。报表标题一般添加到“报表页眉”处，在“报表页眉”里添加一个标签控件，并设置属性。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,35,S6：插入页码。报表的页眉通常会插入到报表的页眉或页脚。用户可以单击“插入”菜单中的“页码”菜单项，打开页码对话框进行设置。S7：保存报表，完成创建。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,36,4、创建高级报表（了解）高级报表是指基于一般查询、参数查询的报表以及子报表等，这些高级报表能显示数据库的数据之间的深层信息。1）基于一般查询的报表在创建报表时，数据源选择任意一个查询即可。如图所示，基于“学生基本情况表查询”报表。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,37,2）基于参数查询的报表使用参数查询的报表，输入不同的参数就可以生成不同的报表。3）子报表的创建子报表是出现在另一个报表内部的报表。包含子报表的报表叫主报表，一张主报表能包含多张子报表，但一张主报表最多只能包含两级子报表。如图所示，“学生”报表中创建成绩表子报表。,主/子报表,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,38,5、打印报表的设置（了解）在打印报表之前应仔细检查报表设置，使用“预览报表”打开报表，单击“文件”菜单中的“页面设置”菜单项，在打开的“页面设置”对话框中完成设置。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,39,4.7数据的自动化处理宏,1、宏和宏组的基本概念宏也是一种操作命令，和菜单操作命令一样，只是他们对数据库施加作用的时间有所不同，作用的条件也有所不同。菜单命令一般用在数据库的设计过程中，而宏命令则用在数据库的执行过程中。菜单命令必须由使用者施加操作，而宏命令则可以在数据库中自动执行。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,40,宏：宏是由一些操作组成的集合，创建这些操作可以帮助用户自动完成某些功能。宏组：是单个数据库对象的已命名的宏的集合。通过显示“宏名”栏并在此栏中输入名字，可以在宏组中命名宏。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,41,宏操作的功能：可完成窗体或报表中的数据处理。例如移动窗口、改变窗口大小，打开、关闭表单或报表，打印报表，执行查询等。数据的导入、导出。对象处理。执行任意的应用程序模块。为控制的属性赋值。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,42,2、常用宏操作（P285-289）3、创建宏或宏组创建宏和宏组的区别在于：创建宏可以用来执行某个特定的操作，创建宏组则是用来执行一系列操作。宏是Access将要自动执行的任务列表，对于必须重复执行的任务应考虑创建宏，这些任务包括打开窗体、关闭窗体、打印报表以及在窗体上设置控件值。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,43,宏的设计视图分为上下两部分，上部分是一张表，表中每一行都是一个宏操作的内容。表的行数是不定的，所以一个宏对象可以包含任意多个宏操作。下半部分是当前宏操作的参数编辑区，左边是参数名字，右边是参数值的输入框。如图所示。,宏设计视图,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,44,宏名：包括宏名字，紧邻在操作的后面。当一个宏窗口中只包含一个宏，而不是一个宏组时，“宏名”栏为空，因此可以隐蔽。条件：包括任何条件，以逻辑表达式的形式存在，这些条件确定是否执行“操作”栏的操作。操作：包含待执行的指令。注释：包含描述每个操作的任何注释。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,45,利用设计视图创建宏宏设计视图用于宏的创建和设计，类似于窗体的设计视图。操作步骤如下：S1：在数据库窗口中，选择宏对象，单击“新建”按钮，打开宏设计视图。S2：单击“操作”栏中的单元格，在其下拉菜单中选择任意一项，即可选定一个操作。S3：将创建的宏对象保存。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,46,例，以“学生管理”数据库为例，创建一个宏，该宏的功能是可以打开一个窗体并将它最大化。S1：打开“学生管理”数据库窗口，选择宏对象，单击“新建”按钮，打开宏设计视图。S2：单击“操作”栏中的单元格，在其下拉列表中选择“Hourglass”选项。选择此操作的目的是通过光标检查是否执行这个宏。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,47,S3：将光标移到下一单元格，在“操作”列中选择“OpenForm”选项，在“注释”列中输入此操作的目的。S4：设置“OpenForm”操作参数，如图所示。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,48,S5：将光标移到第三行，设置第三个操作。选择“Beep”操作，并在注释中输入“窗体已打开”，光标移到下一行，选择“Maximize”宏操作，此操作的效果是将窗体最大化。如图所示。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,49,S6：保存创建好的宏对象，输入宏名字“打开学生基本情况编辑窗体”。S7：单击“单步按钮”，然后再单击“运行按钮”，检验宏运行是否符合要求。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,50,创建与设计宏组多个宏放在一起就组成一个宏组，它的创建类似于宏。例：创建一个宏组，命名为“宏组的演示”，它由四个宏组成：“打开学生基本情况编辑窗体”、“打开课程窗体”、“打开成绩窗体”和“关闭窗体”。创建步骤如下：,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,51,S1：建立一个窗体，单击工具箱上的命令按钮，将此4个按钮设置宏组名称为：“打开学生基本情况编辑窗体”、“打开课程窗体”、“打开成绩窗体”和“关闭窗体”。S2：关闭“窗体”窗口，在弹出的对话框中输入名称“宏组的演示”。单击确定将其保存。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,52,S3：打开“学生管理”数据库窗口，选择宏对象，打开宏设计视图。S4：在宏设计视图中“宏名”列分别输入“打开学生基本情况编辑窗体”、“打开课程窗体”、“打开成绩窗体”和“关闭窗体”四个宏名，并分别设计它们对应的操作，输入注释。如图所示。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,53,S5：打开“宏组的演示”窗体，为各命令按钮设置“单击”事件，如图所示。S6：运行窗体，单击各按钮后执行宏组中相应的宏。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,54,4、为宏的操作设定条件在有些情况下，要求当某个条件为真时才执行宏中的某一个或一组操作命令，而条件为假时则执行宏中的另外一个或一组操作命令。此时，需要在宏中使用“条件”来控制宏的流程。其操作原理是：条件是逻辑表达式。宏将根据条件结果的真或假而沿着不同的路径执行。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,55,例：结合实例创建条件宏操作。S1：在数据库窗口中选择“窗体”对象，打开窗体设计视图。S2：将窗体命名为“条件宏”；在窗体窗口中添加一个标签、一个文本框和一个命令按钮。如图所示。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,56,S3：单击“确定”按钮，在其“属性”对话框中选则“事件”选项卡。单击“单击”事件右边的生成器按钮，打开“选择生成器”对话框，如图所示。S4：选择“宏生成器”，单击“确定”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入宏名：“条件宏”，进入宏设计视图。如图所示。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,57,S5：在“条件”列中输入条件，如图所示。S6：关闭宏设计视图，并将其保存，执行该宏。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,58,5、宏的执行创建宏之后，可以在不同位置上执行宏，通常有如下几种执行方法：在“数据库”窗口中选择宏对象，双击相应的宏名执行该宏。在宏的设计视图窗口中单击工具栏的执行按钮，执行正在设计的宏。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,59,在菜单栏的“工具”菜单中选择“宏”子菜单的“执行宏”命令，弹出“执行宏”对话框，按“确定”即可。在窗体、控件和菜单中调用宏。自动执行宏：将宏名字设置为“AutoExec”，则在每次启动该数据库时，将自动执行该宏。,2020/6/11,DatabaseTheoryandApplication,60,还可以嵌套执行宏，即在一个宏中还可以调用另一个宏：在宏中加入操作“RunMacro”，并将该操作的参数“宏名”设为想要执行的宏。如图所示。,