某通信公司采购实施管理办法范文

中国电信广东公司采购实施管理办法（修订）2012年5月目 录第一章 总则3第二章 职责分工3第一节 需求管理3第二节 采购实施分工4第三节 采购小组5第三章 采购分类及适用范畴7第四章 采购方式管理9第一节 招标采购9第二节 询价采购16第三节 定向谈判18第五章 采购需求管理20第一节 需求分类20第二节 需求填报23第三节 需求的供应26第六章 采购流程管理27第一节 采购需求发起及审批27第二节 采购实施方案制定及审批28第三节 采购执行及结果审批30第四节 合同签订及资料移交31第五节 订单创建及履约管控32第六节 紧急采购流程34第七章 采购文件管理34第一节 采购文件示范文本管理34第二节 采购文件归档管理35第八章 附则36第一章 总则第一条 为规范采购实施管理，提高采购效率，降低采购成本，根据国家相关法律法规、中国电信集团公司有关规定和中国电信广东公司采购管理办法，制定本办法。第二条 本办法所涉及的采购管理范围涵盖除财务费用与人工成本外的所有采购行为。招待费、会议费、差旅费、水电费、车辆费、邮电费和小额零星物资等即时清结的交易（各方当场履行完毕且不涉及后续权利义务的交易），按财务有关规定凭合法票据向单位财务部门报账。属于客户代建工程范畴的采购项目，可根据客户需求的特殊性，参照本办法，选择满足客户要求的设备或产品。第三条 本办法适用于中国电信股份有限公司广东分公司，中国电信集团公司、中国电信股份有限公司授权管理的广东省内各级分支机构、控股子公司，中国电信集团广东省电信公司及其分支机构、控股子公司（包括广东省电信实业集团公司）。第二章 职责分工第一节 需求管理第四条 采购需求的管理涉及采购需求专业管理部门及采购需求提出部门。根据采购需求类别不同，采购需求专业管理部门及采购需求提出部门分工见附件一广东公司采购需求及采购实施管理职责划分。（一）采购需求提出部门是指项目管理或预算执行的责任单位或物资及服务的使用单位，其主要职责是：1、 作为项目管理或预算执行的责任单位或物资及服务的使用单位，负责制订本单位需求计划；2、 负责提出采购需求，并提供采购依据、数量及供货地点要求；3、 参与所提需求涉及的供应商认证及采购实施，协助审核技术标准、质量及服务规范、评审方案；4、 负责组织到货物资接收、服务确认，协助盘活库存积压物资。（二）采购需求专业管理部门指负责对所辖专业下需求的管理部门。采购需求专业管理部门主要职责是：1、 负责组织制订需采购物资、服务的技术标准、质量及服务规范、适用场景、范围等要求；2、 负责汇总并审核所辖专业的需求计划；3、 负责在供应商认证及采购实施中对技术标准、质量及服务规范、评审方案进行审核把关。第二节 采购实施分工第五条 采购实施部门全省物资类采购项目的采购实施部门是省公司采购部。省公司、市分公司以招标方式采购的服务类采购项目，采购实施部门分别是省公司采购部及市分公司采购供应中心，其他服务类采购项目，采购实施部门是需求提出部门或需求专业管理部门。第六条 省公司与省研究院、市分公司以及专业公司采购实施具体分工按照集中采购目录执行。（一） 集团方式一及集团方式二的物质和服务如集团公司有采购结果的，直接执行；如集团未组织采购实施，在集团授权下省公司可以组织采购实施；如集团组织了供应商认证，属于非公开招标项目的，省公司在通过集团认证的供应商范围内组织采购实施，属于公开招标项目的，由省公司组织公开招标。（二） 省公司方式一的物资和服务由省公司负责采购实施，省研究院、市分公司和专业公司执行省公司采购结果；（三） 省公司方式二的服务，如省公司下发了集中采购结果，由省研究院、市分公司和专业公司直接签订采购合同；如省公司组织年度或战略供应商认证并下发框架协议，属于非公开招标项目的，省研究院、市分公司和专业公司应当在通过认证的供应商范围内实施采购，属于公开招标项目的，由省研究院、市分公司和专业公司组织公开招标。（四） 省公司方式三的服务由省研究院、市分公司和专业公司组织采购实施。第七条 省公司本部的采购实施分工见附件一广东公司采购需求及采购实施管理职责划分，省研究院、市分公司和专业公司应参照制定本单位采购实施分工。第三节 采购小组第八条 采购小组是指为完成具体采购项目，由采购实施部门牵头组织成立的工作小组，具体职责为：（一） 制订采购文件（含招标文件）；（二） 负责制订评分标准；（三） 组织制定标底；（四） 负责对供应商诚信、履约能力、产品质量等方面进行审核；（五） 负责组织采购实施，并完成采购过程文件；（六） 编制采购评审报告，提出候选供应商名单；（七） 监督招标代理机构依法开展招标活动。第九条 采购实施部门应根据项目实际情况提出采购小组组建建议，纳入采购实施方案报批。（一） 采购小组组长由采购实施部门经理人员或采购实施部门分管管理层成员（经营班子成员）担任，小组成员从采购实施部门、需求专业管理部门、需求提出部门、使用部门中选取具有相关知识、技术或商务谈判能力的骨干员工担任。对于重大采购项目，法律事务人员应作为小组成员；大宗及以上的采购项目，采购部/采购供应中心、监察部门应派遣人员进行见证。具体要求见附件二广东公司采购小组人数、成员构成及组长担任要求表。（二） 采购小组实行组长负责制。组长全面负责小组工作的协调、管理及采购具体实施。（三） 采用招标采购方式的，由采购小组负责依法组建评标委员会进行评标。第十条 采购小组成员参与评审工作时，应遵守以下工作守则：（一） 自觉遵守国家有关采购的政策、法规；（二） 遵守中国电信广东公司关于加强依法运营的八条规定及中国电信广东公司廉洁从业六条规定等规章制度；（三） 与公司签署廉洁承诺书，并自觉履行；（四） 认真履行职责，客观、公正、公平地参与评审工作；（五） 评审工作中不得与供应商串通，弄虚作假，谋取私利；（六） 不得泄漏与评审工作有关情况或资料。第三章 采购分类及适用范畴第十一条 按照采购预算金额划分，采购分为重大采购、大宗采购、小宗采购、小额采购四种类型，具体划分见附件三广东公司采购金额分类表。对于不同类别的采购，按公司经济事项审批权限规定进行审批。第十二条 按照实施单位的不同，各种类型的采购按照省公司本部、A类分公司、B类分公司三类实行不同的审批权限。A类分公司为广州、深圳、东莞、佛山市分公司；B类分公司为除A类外的其他市分公司。省公司直属中心采购实施权限比照省公司本部部门管理；省研究院（省公司下达的采购预算部分）采购实施权限比照A类分公司管理；专业公司采购实施权限比照B类分公司管理。各单位采购实施权限见附件四广东公司采购流程审批权限表。第十三条 按照流程划分，采购分为正常采购和紧急采购。紧急采购是应对抢险救灾等特殊情况，允许直接向供应商购买，事后补办正常采购手续的采购模式。第十四条 按照采购实施方式划分，采购分为公开招标、邀请招标、询价、定向谈判采购及其他符合国家和行业有关规定的其他方式采购。采购实施中应根据产品实际情况及采购方式适用范围选择合适的采购方式。第十五条 按照采购对象划分，采购分为物资和服务（以下统称“产品”）两大类。物资分为无线设备、传输设备等十九类物料组；服务分为设计、施工、监理等23类物料组。物料主数据管理包括采购产品的分类管理及支撑系统数据维护，由省公司采购部负责。第十六条 根据“供应风险”及“物资价值”，将物资分成“常规物资”、“杠杆物资“、“瓶颈物资”、“战略物资”。采购实施中应掌握采购物资对企业的价值及市场供应环境，实现采购价值的最大化。（一） “常规物资”是指采购金额在总采购中占比相对较低，供应商竞争激烈，供给充分且物料技术含量不高，对主要业务影响较小的物资种类。（二） “杠杆物资”是指采购金额较高，供应市场竞争比较充分，有很多合格供应商可以参加选型，生产工艺简单，对业务影响程度适中的物资种类。（三） “瓶颈物资”是指采购金额不高但是会对业务运营产生影响，市场供给不充分，依赖很少的几个供应商，采购难度大，重新寻源需要消耗较多资源的物资种类。（四） “战略物资”是指采购金额高，技术要求高，且对核心业务影响大，合格供应商不多，市场处于半垄断环境的物资种类。第四章 采购方式管理第一节 招标采购第十七条 对符合国家、集团公司规定，达到招标要求的采购项目，必须采用招标采购（包括公开招标和邀请招标）方式。第十八条 工程建设项目（含电信枢纽、通信、信息网络等通信建设项目）的勘察、设计、施工（含系统集成）、监理以及与工程建设有关的主要设备（含软件）、材料等的采购，达到下列标准之一的，属于依法必须进行招标的项目：（一） 施工（含系统集成）发包单项合同估算价在200 万元人民币及以上的；（二） 重要设备（含软件）、材料等物资的采购，单项合同估算价在100 万元人民币及以上的；（三） 勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在50 万元人民币及以上的；（四） 单项合同估算价低于第（一）、（二）、（三）项规定的标准，但项目总投资额在3000 万元人民币及以上的；（五） 使用国际组织或外国政府贷款、援助资金的（提供贷款或资金方有合法的特殊要求除外）。第十九条 上述依法必须招标的项目，如符合下列情形之一，可以不进行招标：（一）涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况，不适宜进行招标的；（二）需要采用不可替代的专利或者专有技术；（三）需要向原中标人采购工程、货物或者服务，否则将影响施工或者功能配套要求；（四）国家规定的其他特殊情形。第二十条 非工程建设项目的物资或服务采购，单项合同估算价在50万元人民币及以上的，应当进行招标。涉及新技术、新业务、供应来源单一的，或为了保证原有采购的一致性，或为满足服务配套以及维保服务延续性的要求，需要从有限的（不足三家）供应商中采购的，可以选择其他采购方式。第二十一条 招标方式适用依法必须进行招标的项目，应当公开招标；大宗及以上非工程建设项目的物资或服务采购，原则上应当公开招标。招标项目有下列情形之一的，可以邀请招标：（一）技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择；（二）采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大。第二十二条 任何单位和个人不得将符合本办法要求必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标；对于应当公开招标项目，不得以已进行供应商认证等为由，在特定的供应商范围内进行邀请招标或采用其他采购方式。第二十三条 招标采购必须委托招标代理机构实施。（一） 省公司采购部应每年组织全省招标代理服务采购，确定招标代理机构和招标代理服务范围；（二）各采购实施部门在进行招标采购时，应当根据省公司与招标代理机构签订的招标代理委托框架合同，向招标代理出具具体采购项目的委托书，明确具体委托内容及相关要求。 第二十四条 招标采购一般包括公告发布、资格预审、发标及投标、组建评标委员会、开标、评标、定标等环节。第二十五条 招标采购实施要求：（一） 采购标的清晰，数量、技术规格明确，资金落实；（二） 公开招标时招标公告应当在国家指定的报刊或信息网站上发布；（三） 依法必须进行招标的项目，资格预审文件和招标文件应当使用国务院发展改革部门会同有关行政监督部门制定的标准文本；（四） 需要设定最高投标限价的，应当在招标文件中明确最高投标限价或者最高投标限价的计算方法，但不得规定最低投标限价。（五） 资格预审文件、招标文件的发售期均不得少于5日。（六） 如需要对已发出的资格预审文件或者招标文件进行必要的澄清或者修改，可能影响资格预审申请文件或者投标文件编制的，应当在提交资格预审申请文件截止时间至少3日前，或者投标截止时间至少15日前，以书面形式通知所有获取资格预审文件或者招标文件的潜在投标人；不足3日或者15日的，应当顺延提交资格预审申请文件或者投标文件的截止时间。（七） 潜在投标人或者其他利害关系人在法律规定时限内对资格预审文件、招标文件提出异议的，应当自收到异议之日起3日内作出答复；作出答复前，应当暂停招标投标活动。（八） 合理确定提交资格预审申请文件的时间。依法必须进行招标的项目提交资格预审申请文件的时间，自资格预审文件停止发售之日起不得少于5日。（九） 合理确定投标人编制投标文件所需要的时间；依法必须进行招标的项目，自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于二十日。（十） 自中标通知书发出之日起三十日内，应当与中标人按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应当与招标文件和中标人的投标文件的内容一致，不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。（十一） 纪检监察部门应当对招标活动全过程进行监督。（十二） 要求投标人提交投标保证金的，投标保证金不得超过招标项目估算价的2%。投标保证金有效期应当与投标有效期一致。（十三） 根据国家法律法规规定，如出现投标人在投标截止后撤销投标文件或中标后放弃中标等情形，应当没收其投标保证金，具体按附件五广东公司投标保证金没收流程办理。第二十六条 公告发布采用公开招标方式的，应当发布招标公告。采用资格预审方式进行资格审查的，应当发布资格预审公告、编制资格预审文件。预审公告发布时间不得少于3个工作日，国家或地方对公告发布时间有规定的，从其规定。第二十七条 资格预审（一） 资格预审应当按照资格预审文件载明的标准和方法进行。依法必须进行招标的项目，应当组建资格审查委员会审查资格预审申请文件，资格审查委员会及其成员应当遵守国家法律法规有关评标委员会及其成员的规定。（二） 资格预审结束后，采购实施部门应按照采购方案审批权限将资格预审结果提交审批。布。目图审结束后，招标人（三） 资格预审结果审批通过后，采购实施部门应及时向资格预审申请人发出资格预审结果通知书。未通过资格预审的申请人不具有投标资格。通过资格预审的申请人少于3个的，应当重新招标。第二十八条 发标（一）招标文件编制及审核1、 招标文件必须清晰详实，明确价格、商务要求、质量技术要求、评标办法、指标权重及中标标准等所有评标因素，以及据此进行评估的方法。2、 采购小组应组织招标文件的会审，需求部门、需求专业管理部门、监察等相关部门应参加会审，采购小组记录会审纪要并提交参会人员签字确认；会审后的招标文件提交法律部门审核后，按照审批权限进行审批（具体审批权限见附件四）；重大项目招标文件应与采购实施方案一并上会审核。3、 招标文件经审批同意后才能向供应商发布。（二）分包1、 货物招标需要划分标包的，应合理划分标包，确定各标包的交货期，并在招标文件中如实载明；2、 服务招标项目需要划分标段、确定工期的，应当合理划分标段、确定工期，并在招标文件中载明；3、 对工程技术上紧密相连、不可分割的单位工程不得分割标段。（三）标书发售1、 招标代理机构按照资格预审结果通知书中约定的时间、地点，指定专人向通过资格预审的申请人发放招标文件；2、 潜在投标人领取招标文件时，应要求领取人在招标文件发放签收表上签字确认；3、 采购小组应对各潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他信息进行保密。第二十九条 投标投标人应在投标文件截止递交时间前，将投标文件送达指定地点，招标代理机构商务联系人收取投标文件，并填写投标文件签收表。投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人，补充、修改的内容为投标文件的组成部分。第三十条 组建评标委员会所有招标项目，由采购小组负责依法组建评标委员会，纪检监察部门应对评标委员会组建过程予以监督。依法必须进行招标的项目，其评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。专家成员应当从评标专家库内相关专业的专家名单中以随机抽取方式确定。第三十一条 开标开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标时，应要求投标人或者其推选的代表对投标文件的密封情况进行检查；经确认无误后，应当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应当记录，并存档备查。采购小组指派的招标人代表、纪检监察人员如发现开标存在违规情形的，应现场要求招标代理予以纠正。第三十二条 评标采用资格后审办法对投标人进行资格审查的，应当在开标后由评标委员会对投标人的资格进行审查，若核实投标人资格不符合投标资格要求的，应作废标处理。评标过程中不得改变招标文件中规定的评标标准、方法和中标条件。评标完成后，评标委员会应当向招标人提交书面评标报告和中标候选人名单。中标候选人应当不超过3个，并标明排序。评标报告应当由评标委员会全体成员签字。对评标结果有不同意见的评标委员会成员应当以书面形式说明其不同意见和理由，评标报告应当注明该不同意见。评标委员会成员拒绝在评标报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意评标结果。评标报告应包括下列内容：（一）评标概况（包括评标日程、评标方法和标准、评标委员会名单、开标记录、投标一览表等评标基本情况）；（二）资格审查结果及技术、服务、商务和价格比较；（三）投标人的排名顺序和评标委员会推荐意见；（四）其他重要情况说明（如被废标的投标人及原因）。 第三十三条 定标采购小组审核评标报告后，由采购实施部门按照采购实施流程提交采购结果审批。依法必须进行招标的项目，应当自收到评标报告之日起3日内公示中标候选人，公示期不得少于3日。如投标人或者其他利害关系人在公示期内对评标结果提出异议的，应当自收到异议之日起3日内作出答复；作出答复前，应当暂停招标投标活动。中标人应当在评标委员会推荐范围内确定。依法必须进行招标的项目，应当确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力不能履行合同、不按照招标文件要求提交履约保证金，或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形，不符合中标条件的，招标人可以按照评标委员会提出的中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人，也可以重新招标。第二节 询价采购第三十四条 询价采购适用范围：无须采用招投标方式进行采购，且采购的物资、服务规格及标准统一，货源充足且价格变化幅度小，潜在供应商为3家或以上的采购项目。第三十五条 询价采购主要包括采购文件编制、采购文件发放、应答文件接收、评审等环节。第三十六条 采购文件编制（一） 采购小组组织编制采购文件，采购文件应明确表述本采购项目只进行一次报价，并且是最终报价；（二） 采购文件应包括需求书、技术规范和必要的商务条款等内容，对于属于否决性指标的条款应做明细标识并在采购文件中声明。第三十七条 采购文件发放（一） 采购文件经审批同意后才能向供应商发布，具体审批权限见附件四。采购小组应指派专人在约定的时间、地点将正式的采购文件发放给潜在供应商的授权代表，并要求授权代表在采购文件发放签收表上签字确认；（二） 供应商不能到现场领取采购文件的，则由负责寄送采购文件的小组成员代签字确认；（三） 采购小组成员应对各潜在供应商名称及数量进行保密。第三十八条 应答文件接收应要求供应商在递交应答文件截止时间前，将应答文件寄送到指定地点，采购小组商务联系人应签收应答文件，并填写应答文件签收表，供应商邮寄送达应答文件的，由采购小组收件人代签。第三十九条 评审（一） 采购小组应组织集中审核应答文件的有效性，到场的小组成员不得少于小组成员总数的三分之二；（二） 有下列情情形之一的，应答文件应作废，并由采购小组在询价评比记录表上记载：1、 应答文件未密封；2、 应答文件未加盖单位印章、无法定代表人或其授权代表的签字；3、 未提供单位法定代表人的授权委托书；4、 逾期送达；5、 以联合体形式应答但无联合协议或者授权委托书；6、 内容不全或数据模糊，辨认不清且无法澄清的。（三） 采购小组将合格的资料拆封，在询价评议记录表上记载合格应答文件的价格、商务应答、技术应答等要素，采购小组成员应在记录表上签字；（四） 可允许供应商对应答文件进行澄清，但不得进行二次报价；（五） 在询价过程中双方往来的说明、澄清等文件，经加盖有效公章或授权代表签字后，可作为最终签署合同的依据；（六） 采购小组完成评议后应编制评审报告，由采购实施部门按照采购实施流程提交采购结果审批。第三节 定向谈判第四十条 定向谈判适用范围： （一） 物资或服务只能从唯一供应商处采购的。唯一是基于技术、工艺或专利权保护、首次制造、安全、法律法规、地域垄断等唯一性、独特性原因，物资、服务只能由特定的供应商制造或提供，不存在其他合理性选择，或选择替代品不能完成特定功能导致存在技术、使用、法律法规、合约等风险的情况；（二） 发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商采购，例如涉及抢险救灾等有关特殊通信建设项目，不能或来不及从其他供应商处采购；（三） 为保持与原有采购项目一致性或者服务配套要求；（四） 在原局同型号进行扩容工程而进行的设备采购；（五） 在原网络或系统上进行的软件二次开发、升级、改造；（六） 原有采购中已预先声明需进行后续扩充。第四十一条 定向谈判采购主要包括采购文件编制、采购文件发放、应答文件接收、评审等环节。第四十二条 采购文件编制采购小组应组织编制采购文件，采购文件应包括需求书、技术规范和必要的商务条款等内容，明确供应商须进行技术、商务应答并按要求报价。第四十三条 采购文件发放采购文件经审批同意后才可向供应商发布，具体审批权限见附件四广东公司采购流程审批权限表。采购小组应指派专人在约定的时间、地点将正式的采购文件发放给潜在供应商，并要求领取人在采购文件发放签收表上签字确认。供应商不能到现场领取的，可由负责寄送采购文件的小组成员代签字确认。第四十四条 应答文件接收要求供应商在递交应答文件截止时间前，将应答文件送达指定地点，采购小组商务联系人应签收应答文件，并填写应答文件签收表；供应商邮寄送达应答文件的，由采购小组的收件人代签。第四十五条 谈判（一） 采购小组组织审核应答文件的有效性。有下列情形之一的，采购小组应要求供应商重新递交或补充应答文件，并在定向谈判评议表上记载：1、 应答文件未加盖单位印章、无法定代表人或其授权代表的签字；2、 未提供单位法定代表人的授权委托文件。（二） 采购小组可组织供应商对包括价格在内的各项条款进行澄清、谈判，直到双方达成一致；（三） 采购小组应在评议表中记录各轮谈判的内容要点及成果等过程记录；（四） 谈判过程中双方往来的说明、澄清等文件，经加盖有效公章或授权代表签字，可作为最终签署合同的依据；（五） 采购小组完成谈判后应编制谈判报告，由采购实施部门按照采购实施流程提交采购结果审批。第五章 采购需求管理第一节 需求分类第四十六条 根据对准确率的要求不同，采购需求可分为预估需求及准确需求两种管理模式。（一） 预估需求是指对需求进行中长期预估，以提前做好采购寻源或供应商认证的采购需求。预估需求涵盖周期一般超过2个月，原则上要求季度预估需求准确率80、年度预估需求准确率70%。1、 适用范围：适用于采购实施计划制定、供应商认证、采购实施方案制定、持续采购实施、统计分析或承接上级部门集采或其他工作要求；2、 填报分工：一般由采购实施部门发起，采购实施部门、采购部/采购供应中心、需求专业管理部门、需求提出部门负责填报，采购实施部门收集汇总后，根据需要上报上级部门；3、 预估填报：对于通用物资，由采购实施部门组织调查，根据历史数据及年度预算等因素进行预估，经需求专业管理部门审核确认后负责填报；对于专用物资及未在现网使用或较为新型的物资，由需求专业管理部门组织调查、预测并负责填报。（二） 准确需求是指对需求作出较为准确的预估，其需求涵盖周期较短，一般为一个采购或配送周期或某个具体项目，原则上要求准确率达到100%，最低不得低于95%。1、 适用范围：适用于合同签署、框架合同订单下达，项目采购需求、配送需求、调拨需求、领用需求等；2、 填报分工：由需求提出部门根据项目建设、实际使用需要按照采购或配送周期计划发起，采购实施部门收集汇总，对于超出预估需求范围外的需求，须经需求专业管理部门会签确认。第四十七条 采购实施周期较长（原则上超过2个月）或计划签署框架采购合同的项目，可采用预估需求填报加准确需求填报两次汇总收集模式，允许预估需求与准确需求存在一定差异。对于采购实施周期较短或项目内容明确的采购，原则上采用准确需求填报模式。第四十八条 根据需求满足方式的不同，物资类采购可采用持续采购或项目采购两种模式，该两种模式适用的采购物资类型及采购需求填报发起要求不同，采购实施过程相同；服务采购需求的满足方式可参照物资需求的满足方式由采购实施部门选定。（一） 持续采购1、 适用范围：适用于对于使用频次高、使用量大、规格标准、长期需求预测准确率高的常用物资及必须储备的物资，具体包括：电缆、光缆、业务终端、无线器件等常用物资及战备应急物资；根据市场供应环境及与供应商谈判情况，持续采购可采用自有库存或供应商库存满足需求。2、 需求发起：持续采购的预估需求由库存管理部门根据安全库存量与近期需求预估发起，经需求专业管理部门会签确认后由采购实施部门组织采购。需求提出部门可根据配送周期及实际需要发起准确需求，由采购部/采购供应中心配送至需求提出部门指定地点或前来仓库领取。（二） 项目采购1、 适用范围：适用于使用频次少、规格不标准、需要定制、与具体项目内容密切相关、长期需求难以预测或不适用存放的物资，具体包括：主设备、仪器仪表、车辆、油机、空调、开关电源、电池、UPS、家具等；2、 需求发起：采购需求由需求提出部门发起，经需求专业管理部门审核后，由采购实施部门按照具体需求组织采购实施。到货后由采购部/采购供应中心配送至需求提出部门指定地点或通知需求提出部门前来仓库领取。第四十九条 需求到货周期是指从收到有效需求至物资送达需求提出部门指定收货地点或服务完成的时间段，即完整周期。需求到货周期可分为采购实施周期（即核心周期）及供应商供货周期。（一） 采购实施周期：指收到有效采购申请至完成合同签署的时间，周期的长短取决于采购分类，包含采购需求驱动方式（项目采购、持续采购）、采购金额分类（小额、小宗、大宗、重大）、采购方式分类（公开招标、邀请招标、询价、定向谈判）等因素。（二） 供应商供货周期：指合同签署至采购产品到货的时间，取决于产品分类、规格、订货规模、季节性供求、进口手续、定制化生产等因素。第二节 需求填报第五十条 每年一月，省公司采购部应组织收集年度采购需求制定采购计划。每季度第一个月，采购实施部门应组织收集季度采购需求，制定采购计划。需求填报流程详见广东公司采购需求计划流程（附件7.4）。第五十一条 根据集中采购年度计划，需求提出部门应结合实际使用需求及采购周期，提出准确的采购需求（含规格标准、技术要求及数量），采购需求应在预算批复范围。（一） 提出物资类持续采购需求，需求提出部门可根据实际需要随时发起，由采购部/采购供应中心根据确定周期配送至需求提出部门指定地点或由需求提出部门前来仓库领取，出现突发需求的情况，需求提出部门应及时告知采购部/采购供应中心做好备库准备；（二） 提出物资类项目采购需求，需求提出部门必须预留充足的到货时间，按照年度集中采购计划确定采购周期，在以下规定的时间段内发起需求，未能纳入本批次的需求只能纳入下一批次采购。原则上需求提出应有计划、集中。1、 按周提出采购需求。对于常用的、规格型号相对标准又不适合备库的通用物资（如电池、UPS、开关电源、空调、卡类、办公耗材等），采购实施部门应签署框架采购合同，需求提出部门应在每周一填报采购需求，经采购实施部门确认后，在两个工作日内向供应商下达采购订单；2、 按月提出采购需求：对于纳入省公司方式一、不常用或需要定制的物资，采购实施部门没有签署框架采购合同的(如投影仪、数码相机、打印机、零星网络主设备等)，需求提出部门应在每月20日前提出采购需求，经需求专业管理审核确认，由采购实施部门负责汇总并组织采购；3、 按季度提出采购需求：对于网络主设备，仪器仪表、备品备件等物资的采购，由集团公司或省公司每季度（或半年）组织一次集中采购；4、 紧急采购需求：指发生了如突发网络故障、自然灾害、市场紧急推广活动等不可预见的紧急情况，为恢复生产、抢险救灾、市场急需而产生的采购需求。需求提出部门可根据紧急情况，按紧急需求审批权限要求，由需求提出部门负责人或分管管理层成员（经营班子成员）口头提出采购需求，采购实施部门应立即响应紧急采购，按照紧急采购流程执行。需求提出部门必须在紧急需求发出后的一个工作日内发起正式采购需求。第五十二条 准确需求填报应在iSCM系统（或省公司采购部指定的其他IT支撑系统）中发起，内容填写应规范、准确：（一） 必填项目：采购项目名称、资金来源、规格型号、数量、预估采购金额、要求到货时间、到货地点、收货人、联系电话；资本性支出需填写工程/项目名称、工程/项目WBS号等信息，成本性支出项目还需填写预算批复文号或依据。（二） 选填项目：采购方式建议、供应商推荐建议、是否需要供应商实地考察或设备检测、特殊的服务技术及到货要求等。第五十三条 对于物资采购，型号规格明确的，需求提出部门应直接调用物料编码。对于无法确定规格型号的物资，需求提出部门应附技术规范书。对于服务采购，需求提出部门应附服务规范书、需求规范书、工作分工界面等资料。第五十四条 需求提出部门可向采购实施部门推荐采购方式及潜在供应商，推荐供应商的数量原则上不得少于三家。需求提出部门推荐采购方式时，有下列情形之一的，应说明充分的理由：(一) 根据第十九条、二十条规定不进行招标的；(二) 根据第二十一条规定不进行公开招标的； (三) 根据第四十条规定采用定向谈判方式的。 第五十五条 省公司采购部应牵头组织需求专业管理部门等部门，结合广东公司集中采购目录及物料主数据的管理要求，建立广东公司集中采购标准化产品库，并结合实际情况补充完善、每年更新。对于已纳入广东公司集中采购标准化产品库的物资及服务采购，需求提出部门提出采购需求时，原则上必须按照标准产品库中的产品名称和规格提出需求；对于非标准化的、在标准化产品库之外的采购需求，须进行说明，无有效理由的，采购实施部门应将需求退回需求提出部门重新核实。第五十六条 可归入同一采购单项的需求原则上应一次提交完毕，不得人为分拆。第五十七条 对于可预见的需求变更，需求部门应及时与采购实施部门沟通，修正采购与到货要求。采购实施部门应建立需求数据准确性的反馈机制，督促需求提出部门提高需求准确率。第三节 需求的供应第五十八条 采购实施部门应按照附件六广东公司采购需求到货周期表规定的时限要求组织采购实施。省公司采购部可根据市场环境及采购策略的变化适时更新广东公司采购需求到货周期表。第五十九条 需求提出部门提出采购需求，应充分考虑正常的到货周期，预留足够采购实施时间，提前提交采购需求。第六十条 正常的到货周期无法满足需要的，需求提出部门可在采购需求提交时注明是应急采购需求，并附应急原因及审批依据。对于合理的应急采购需求，采购实施部门立即组织采购，可在采购结果审批通过后，向供应商发送备货函，减少到货周期。由于所需物资批量大、市场供应紧张或其他因素导致物资供应短缺，不能满足需求提出部门提出的物资供应时限的，采购实施部门应及时反馈需求提出部门并共同协商确认供应时限。第六章 采购流程管理第一节 采购需求发起及审批第六十一条 需求提出部门应根据实际需要填写采购需求审批单，提出采购需求。采购需求的填写应规范、完整，采购产品的预算、规格、数量应具体、明确。第六十二条 采购需求须经过审批，具体审批权限及流程见附件四广东公司采购流程审批权限表、附件七广东公司采购实施操作流程。审批通过后提交采购实施部门进行寻源及采购执行。第六十三条 采购实施部门应对需求进行确认，发现需求提出部门所提出的采购需求不明确或不符合本办法要求的，采购实施部门应与需求提出部门协商修改，或退回需求提出部门重新审核。第六十四条 采购实施部门判断采购需求属于以下情况，无须进行采购实施，转采购部/采购供应中心满足需求：（一） 需求属于持续采购范围，由采购部/采购供应中心配送至指定地点或通知需求提出部门领用。（二） 需求属于已签署框架采购合同范围，由采购部/采购供应中心按照需求向供应商下达采购订单，并配送至指定地点或通知需求提出部门领用。（三） 需求属于集团或省公司实施中的集中采购项目范围，由采购实施部门跟进实施，到货后由采购部/采购供应中心配送至指定地点或通知需求提出部门领用。第六十五条 采购需求提交后，应严格控制需求变更。如发生技术方案改变、工程设计变更、业务需求变化等情况，需求提出部门应及时重新提交物资采购需求。第六十六条 采购实施部门与采购需求提出部门为同一部门的，无须单独提交采购需求，采购需求内容可并入采购实施方案一并提交审批。第六十七条 采购需求提出部门及实施部门不得以化整为零方式，规避正常的采购流程。第二节 采购实施方案制定及审批第六十八条 采购实施部门根据采购需求，应进行初步寻源，确定符合要求的供应商范围，选择合适的采购方式，并牵头制定采购实施方案，内容包括小组成员构成、参选供应商范围、采购方式、采购估算金额、实施计划、关键技术指标及商务条款、报价方式、废标条件、评分标准（含评分权重、价格分计算公式）等。第六十九条 除公开招标采购项目外，采购实施应在通过准入认证的供应商范围内进行。（一） 已完成战略供应商准入认证的物资或服务采购，应在战略供应商认证范围内进行；（二） 已完成年度供应商准入认证的物资或服务采购，应在年度供应商认证范围内进行；（三） 供应商准入认证要求与流程按公司供应商管理规定执行。第七十条 采购实施方案应从iSCM系统发起，根据采购规模类别逐级提交审批或提交采购决策机构上会决策，不同采购规模类别的审批权限及流程见附件四广东公司采购流程审批权限表、附件七广东公司采购管理流程。非采购部/采购供应中心实施的单项采购预算50万元人民币及以上的采购项目，采购实施方案、采购文件须经采购部/采购供应中心会签同意。第七十一条 重大采购及部分关键项目采购实施方案（具体说明见附件四）审批采用上会决策的方式，采购实施方案审批表通过EIAC系统报送至采购实施部门的公司分管管理层成员（经营班子成员）审核通过后，应提交公司总经理审核，同意后提交采购决策机构集体决策，会议审定后形成决议，具体程序按公司采购决策机构议事规则执行。第七十二条 采购实施方案经审批或上会决策通过后，采购小组应组织采购实施，包括编制采购文件、组织采购文件会审、供应商应答评审、形成采购小组评审建议等。第七十三条 对于小额采购项目，采购实施部门可直接实施采购，无需提交采购实施方案审批，执行完成后应将实施方案主要内容纳入采购结果审批。第三节 采购执行及结果审批第七十四条 采购方案经审批通过，采购小组应按照审批结果、根据选定的采购方式及采购策略执行，具体要求见本办法第四章相应内容。第七十五条 完成采购实施，采购小组（或评标委员会）应形成采购评审报告，采购小组提交书面评审报告后即告解散，采购过程中使用的文件、表格以及其他资料应当即时归还采购实施部门。根据采购小组评审报告，采购实施部门应整理采购过程关键点，在iSCM系统上发起并填写采购结果审批表，并附采购评审报告及采购结果上会资料，具体审批权限及流程见附件四广东公司采购流程审批权限表、附件七广东公司采购实施流程。非采购部/采购供应中心实施的单项采购预算50万元人民币及以上的采购项目，采购结果须经采购部/采购供应中心会签同意。第七十六条 大宗采购、重大采购结果审批采用上会决策的方式，采购结果审批表通过EIAC系统报送至采购实施部门的公司分管管理层成员（经营班子成员）审核通过后，应提交公司总经理审核，同意后提交采购集体决策机构决策，会议审定后形成决议，具体程序按公司采购集体决策机构议事规则执行。第七十七条 小宗及以上采购，采购实施部门应根据采购结果审批意见或采购决策决议，向供应商发成交通知书。成交通知书需加盖公司公章的，由采购实施部门凭采购结果审批单或采购决策决议单加盖公司公章。第四节 合同签订及资料移交第七十八条 采购实施部门应依据采购结果审核单或采购决策会议决议，编制合同并执行合同审批流程。第七十九条 采购合同签订方式有单项采购合同、框架采购合同及框架协议三种方式：（一） 单项采购合同：合同按照需求项目签订，规格型号、单价及数量、到货批次、时间等内容确定，清单所列合同物资属具体需求项目；合同金额、需求数量、到交货时间等信息发生变化双方需另行签署补充协议。单项采购合同常用于项目驱动类需求的采购；（二） 框架采购合同：即开口合同订单。合同中明确规格及单价、每批次到货时长，并预估合同金额。买方按实际需求向卖方发送明确规格及数量、到货地点等具体需求的采购订单，卖方根据订单要求履行服务、到货；双方约定合同实际执行金额在合同预估金额一定范围内（一般为20%）。框架采购合同常用于持续采购；（三） 框架协议：指广东公司与供应商签署的包含合作意向、价格上限、服务规范等内容的协议，但没有明确规定协议总金额。买方根据实际项目需求，在框架协议下按选定的采购方式实施采购，另行签订单项采购合同，卖方根据合同要求履行服务、到货。框架协议常用于年度/战略供应商认证结果。第八十条 对于即时清结的小额采购可不签订书面合同，直接按公司财务管理相关规定凭合法票据报帐。非即时清结的小额采购、小宗及以上采购项目均应采用书面形式签订合同。第八十一条 采购合同审批流程、签订与管理按合同管理相关规定执行。第八十二条 采购实施部门应在每月3日前将上月采购合同统计信息向采购部/采购供应中心报备。市分公司采购供应中心应在每月5日前，将上月的采购合同统计信息向省公司采购部报备。第八十三条 采购项目经办人应在合同电子流程审批完成后的3个工作日内向合同履行部门移交采购合同等资料。第五节 订单创建及履约管控第八十四条 采购订单一般由采购实施部门创建。（一） 单项采购合同：采购实施部门在合同提交审批时在iSCM系统上创建采购订单，采购订单信息与合同信息必须相符，合同完成审批，订单创建成功；（二） 框架采购合同：采购实施部门在合同提交审批时，录入框架明细，即明确物资或服务的规格型号、类别单价，合同通过审批后，采购部/采购供应中心根据需求提出部门的实际配送需求，按照框架明细在iSCM系统上创建免审批采购订单，根据框架合同创建的订单总额在约定范围内时，订单创建成功。第八十五条 订单需由采购实施部门以外的其他部门或下级单位创建的，采购实施部门应在合同签订后通知采购结果并提出采购订单创建要求，通知中需明确合同编号、合同签订日期、供应商及编码、物料及编码、采购数量、采购价格等创建订单必需信息，由创建订单的部门通知供应商凭采购订单送货。第八十六条 可允许供应商通过iSCM系统的SUS平台，查询并确定已创建成功的订单，要求供应商按照订单要求履行。第八十七条 对于需要入库管理的物资，由采购部/采购供应中心负责物资初步检验入库、库存管理及调拨等工作。采购部/采购供应中心负责采购订单的跟踪接收，在到货接收两个工作日内将到货情况通知需求提出部门，由需求提出部门或需求专业管理部门安排验收和领用。第八十八条 物资需要公司进行二次配送的，由采购部/采购供应中心组织二次配送，因此发生的二次配送费用，纳入采购需求工程投资或成本费用中予以列支。第八十九条 物资由供应商直接发送至使用地点的，由需求提出部门负责组织物资到货验收，并将签收单在五个工作日内提供给采购部/采购供应中心。供应商直接发送施工场地的工程投资类物资，由工程建设部门负责组织物资到货验收，并将签收单在五个工作日内提供给采购部/采购供应中心。采购部/采购供应中心应做好资金预算。第九十条 对于工程服务采购，由工程建设部门负责确认接收。对于其他服务类采购，由需求提出部门负责确认接收。第九十一条 每月20日，采购实施部门应根据已签署合同及订单满足付款条件的情况，向财务部门提交次月的付款资金预算申请。采购实施部门须核实供应商发起的付款申请，符合付款条件的逐级提交付款审批。第九十二条 财务部门应根据公司相关财务管理办法，负责付款并开展资产建帐工作。第六节 紧急采购流程第九十三条 紧急采购流程是为了快速应对紧急情况而采取先通知供应商供货，后实施采购流程的模式。第九十四条 紧急采购流程的发起必须具备如下条件之一：（一） 突发网络故障需紧急采购；（二） 突发运营支撑系统故障需紧急采购；（三） 自然灾害引发的紧急情况需紧急采购；（四） 上级部门布置紧急任务需紧急采购。第九十五条 紧急采购补办采购手续，不需上会决策的，采购实施部门应在七天内补办齐全从采购需求至采购结果审批的手续；需上会决策的，应在十五天内补办齐全手续。后续合同签署等流程仍按照正常流程执行。第七章 采购实施文件管理第一节 示范文本管理第九十六条 采购实施文件是指从采购需求至完成采购结果审批全过程的文件，包括：（一） 采购流程审批文件，包括采购需求审批单、采购实施方案审批单、采购结果审批单；（二） 对供应商发布的文件，包括招标（或采购）公告、招标（或询价、定向谈判）采购文件、中标（或成交）通知书；（三） 供应商应答文件；（四） 采购过程文件，包括采购文件会审纪要、开标记录、招标（或询价、定向谈判）评审报告。第九十七条 广东公司采购文件实行统一模版、规范管理，采购文件共有三类：（一） 简易版：适用于金额较小（小额、小宗），且需求规范、技术要求简单的定向谈判或询价采购项目；（二） 普通版：适用用于金额较大（小宗、大宗及重大），且需求及技术规范复杂的定向谈判或询价采购项目；（三） 招标版：适用于招标采购项目。第九十八条 采购实施中，应根据采购金额分类及采购方式的不同选择相应的采购实施文件，具体要求见附件八广东公司采购实施文件分类使用表。第九十九条 对于非招标采购项目，向供应商发布的采购文件可通过网站发布、电子邮件或传真方式发布。第一百条 省公司采购部应牵头组织编制采购文件示范文本，建立并动态维护广东公司采购实施文件示范文本及案例库，供全省采购实施部门使用。第二节 采购文件归档管理第一百一条 采购实施部门应指定专人负责采购实施文件及采购合同的归档管理，建立采购实施文件归档信息索引表以供快速查询。第一百二条 在采购合同审批通过30天内，采购项目经办人应将采购项目完整的采购实施文件（一套）及采购合同（二套）纸质原件提交归档管理员统一保管备查。第一百三条 采购实施文件保管期限原则上为十年。保存期超过一年的采购实施文件应移交各单位档案室保管。参选未入选的供应商应答及报价文件保存期原则上为一年。第一百四条 招标项目采购文件管理规定：（一） 招标归档文件范围：全套招标归档文件包括招标文件（投标公告或投标邀请书）、评标报告、所有投标文件、中标通知书和中标结果通知书、报相关行政监督部门的招标情况报告等；（二） 招标归档文件正本由招标代理公司负责存档，招标归档文件副本由招标代理公司在中标通知书发出后一周内或每月集中移交采购实施部门，纳入采购文件归档管理；（三） 招标项目向行业主管部门备案工作可委托招标代理公司负责，报备工作应在中标通知书发出后及时完成；依法必须招标的项目备案资料由招标代理15日内向省通信管理局报备，同时向省公司采购部提交招标采购项目备案表电子版。第一百五条 采购合同的归档管理按照合同管理相关规定执行。第八章 附则第一百六条 本办法自发布之日起实施,原中国电信广东公司采购实施管理办法（中电信粤20091916号）同时废止。第一百七条 本办法由省公司采购部负责解释。附件：附件一：广东公司采购需求及采购实施管理职责划分附件二：广东公司采购小组人数、成员构成及组长担任要求表附件三：广东公司采购金额分类表附件四：广东公司采购流程审批权限表附件五：广东公司投标保证金没收流程附件六：广东公司采购需求到货周期表附件七：广东公司采购管理流程附件八：广东公司采购实施文件分类使用表