网络环境下高校图书馆参考咨询服务的实践和思考

n网络环境下高校图书馆参照征询服务的实践与思考顾 江 李 芳（上海交通大学 图书馆 上海,40）摘要 虚拟参照征询服务（VRS）是一项直接在网上面向读者提供的服务，文章通过对上海交通大学图书馆虚拟参照征询服务开展状况的简介，结合对读者虚拟参照征询服务的调查记录和分析，论述了如何更好地从管理层面完善这一服务系统。核心词 虚拟参照征询 网上参照征询 读者调查 个性化服务Practice and Considerations ofOnline Virtual Reference Service In Chinese University LibraryAbstract Virtual Reference Service is a network-based virtual interactions. Based on the survey of users needs of Virtual Reference Service and the operation of Shanghai Jiaotong University Library VRS, this paper discusses how to improve the system at the management level.Keywords Virtual Reference Services, Online Reference Service, Users Survey日新月异的现代信息技术和迅猛发展的数字化资源从主线上变化了人们获取知识的方式，作为图书馆信息化服务重要内容之一的老式参照征询服务受到了极大的挑战，随着网络技术的发展，在二十世纪八十年代初，国外图书情报界率先开发了数字化参照征询服务，目前已广泛运用软件开展实时交互服务，并启动了基于网络化合伙的数字参照征询服务。国内的某些重要图书馆也在紧跟这项服务模式，不少图书馆已把虚拟参照征询服务（Virtual Reference Services, 如下简称VRS ）作为数字图书馆建设的一种重要构成部分。上海交通大学图书馆在吸取国内外先进经验的基本上，启动了虚拟参照征询系统项目的建设，推出了VRS项目筹划。它由如下五个部分构成：学习中心、网上知识导航、FAQ知识库管理、网上实时解答、常用工具及常用软件。该项目中的网上实时解答、FAQ知识库管理等服务，已于7月开始在上海交通大学图书馆的三个校区图书馆实行开放。1 上海交通大学图书馆虚拟参照征询服务的实践：11 采用chat技术的网上实时解答，实现了面对面交谈式的征询模式，并且通过改善，避免了Chat系统的过于自由化。该技术可以实现征询员和读者之间通过输入文字的措施来进行交流。12 采用co-browsing技术的网页推送，在读者的电脑屏幕上将会浮现征询员正在浏览的某网站的页面，对于数字图书馆的征询中常遇到的数据库如何操作、网站如何进入、检索环节如何等等，需要用诸多文字体现、读者也不易理解的问题，都可以用这种网页推送方式十分形象、直观地解答。1.3基于知识库的FAQ管理，读者的每次提问和征询员的解答都会自动存入后台的FAQ库中，便于读者的查询，当征询员没有在线时，读者也可以将自己的提问通过电子表格发送到此题库中。 14 合伙化的征询：上海交通大学有三个校区，在系统设计中设定了三个征询台，每个征询台均有各自的征询员在线征询，读者可以任意选择征询台，也可由系统自动派发到某征询台进行征询。目前，三个馆的征询台既可以独立地为读者提供征询，又可以通过网络等手段派发本征询台的读者提问，进行合伙征询，探讨具体征询问题的解答。近一年来，读者征询的问题大体波及到如下几方面：电子数据库基本运用、数据库的检索措施和技巧、图书馆书目查询、图书馆多种规章制度、声像资料的运用等。在通过大量数字图书馆有关技术的研究与实践之后，目前上海交通大学图书馆虚拟参照征询服务的推出，在一定限度上满足了读者的信息需求，一方面读者可以不受时间和空间限制，全天候24小时向征询员发送问题或提出征询祈求，另一方面征询员也可以在任何时候向读者反馈征询成果。目前从技术层面上说，chat技术和co-browsing等有关VRS技术为满足读者的多种需求提供了也许，但是从管理层面上来说，如何结合读者的需求特点，发挥这种技术优势，最大限度地满足网络环境下读者信息需求，这方面的工作在国内还没有引起足够注重和研究，本文试图在交大图书馆推出VRS近一年的实践基本上，对这方面的工作展开调查并进行探讨。2 上海交通大学图书馆虚拟参照征询服务的调查5月，我们采用抽样与随机调查相结合的方式，对来自上海交通大学各个不同院系的344名读者：（专家、副专家、讲师、博士生、研究生生、本科生）做了一项调查，发放调查问卷344份，收回335份，有效问卷335份。调查成果登记表白，在使用过该系统的读者当中，满意度还是比较高的，但还是存在如下问题：21 读者对图书馆提供的虚拟参照征询服务理解不够调查表白，77%的读者从未使用过网上实时解答系统，55%的读者不懂得图书馆的虚拟参照征询服务（见图一），这些不懂得该项服务的读者对于文献和信息需求，60%是通过自己上网查，22%是征询身边的同窗、教师，只有18%是通过到图书馆询问有关部门。图一 与否懂得和使用过网上实时解答服务的读者数量比例表高校读者在有服务需求的时候，她们还得通过请教同窗、教师，直接跑到图书馆有关部门去征询，而不是通过网上参照征询服务来满足这些需求，就阐明这项服务虽然已经推出一年，但还不为广大读者所知。虽然不少图书馆在建设虚拟参照征询项目的同步，都不同限度地对它进行了宣传，但总的来说，存在如下问题：（1）宣传是一种短期行为：图书馆在主页的重要告知里或者在滚动条里对参照征询服务进行宣传，一般1-3个月就被其他新闻或告知替代，不再在醒目位置浮现，对于不是常常浏览图书馆主页的读者来说，也许就起不到作用。 （2）宣传工具单一：图书馆或者运用自己的主页，或者在参照征询台前，宣传虚拟参照征询服务项目，而读者只有常常上图书馆的网页、或者到征询台来才有也许看到，我们对到阅览室来查文献的同窗做过大体调查，86%的同窗（大学二年级-四年级）从没有上过图书馆的主页。那么，在主页上作宣传就没有起到相应的作用。从读者在实时解答系统中提出的问题和我们调查的成果，也能反映出，图书馆已有的服务或资源，仍有相称的读者处在不理解状态。2.2 服务时间段的设立不能满足读者需求：在调查问卷设计中，我们在“参照征询服务时间段”设立上提供了四个选择，上午、下午、晚上和其他时间段，66%的读者选择了晚上，选择上午和下午的读者分别为13%和19%（见图二），这个成果表白，晚上的时间段是推出虚拟参照征询最受欢迎的时段，究其因素，与读者的教学、科研需求的特点有关。上午和下午是读者进行学习、教学等活动的重要时间，活动场合一般在教室，而她们可以运用来查找资料的时间段，图书馆的面对面征询或网上的实时解答都没有征询员在岗或在线，这使得读者无法在最以便的时段获悉和运用这项服务。 图二 读者选择参照征询服务时间段的读者数量比例23回答滞后：在有关“虚拟参照征询服务不能满足需求的因素是什么？”这一问题的调查中，有14%的读者选择了回答滞后，因素可以归结为如下几方面：（1）征询员在兼顾网上实时解答的同步，还要接待面对面的读者，这样就会有一种时间差，而在网上几分钟的等待，对读者来说，就会产生不及时、回答滞后的感觉。（2）读者对网上实时解答方式的接纳度：习惯了老式面对面征询服务的读者，当征询员为读者查找文献或资料的时候，是能切身感受到征询员忙碌的身影，而会觉得等待几分钟甚至十几分钟是很正常的，但是在网上，读者的心理感觉就不同了，征询员整个查找的过程，她都看不到，读者自然会有等待时间长，回答滞后的感觉。建议准备某些更有针对性的提示用语，在读者等待时发送，以减少读者等待时的烦躁心情。（3）征询台时间设立：由于晚上没有在线征询员，读者通过电子表单提交的问题，要到第二天才有也许收到征询员的答复，读者急需的祈求就得不到及时回答。（4）征询员素质：征询员素质是提供精确、快捷参照征询服务的重要因素。如果征询员对馆藏资源理解不够、对学科专业的熟悉限度不够，都会在应对读者问题时不能及时精确。同步，征询员的打字速度等也会直接影响参照征询服务的反馈速度。24服务内容的针对性不够 在调查表中有关“虚拟参照征询服务不能满足您的需求的因素是什么？”的问题，有不少读者提出，服务内容的针对性不够。不同的读者也许会提出某些我们已列为常用问题的提问，但她们有着不同的学科和专业背景，需求也不尽相似，而如果征询员只是一句常规的回答，读者也许觉得回答还不够到位，针对性不强。如读者问“如何查找国外大公司的专利”，类似这样的问题不少读者都问过，但每个人的需求却不同样，或者侧重点不同样，有的也许侧重于查找专利的措施，也许则侧重于查找专利的资源分布，尚有的也也许两方面都需要，这时征询员的回答既要针对不同需求，给出尽量全面的精确答案，又要言简意赅，不反复罗嗦。固然，读者提问时的用词不确切或体现模糊，也会使得征询员在理解上有偏差，导致回答的针对性不够。 3 对虚拟参照征询服务实践的思考：31 长效的宣传：高校图书馆通过不断改善专业服务软件，就是想在日新月异的网络环境中，将专业的征询服务和现代新科技有效结合，并且积极地把专业化的征询服务带给任何也许的顾客，而不是坐在图书馆等着读者上门。而每年新生的入学和老生的毕业使图书馆的读者每年有固定的流动比例，可见进行长效的宣传是十分必要的。（1）采用老式媒体与网络媒体相结合的方式进行宣传，如，海报宣传、阅览室的小宣传单、图书馆主页、BBS专版、学生宿舍楼的留言版BBS在广泛性和读者参与度方面有它的优势，学生宿舍楼的留言版更是读者每天留意之处。（2）主题宣传：图书馆开展“虚拟参照征询服务月”，每年都进行这样的服务月宣传，在宣传服务的同步，提供便捷的、或某一主题的征询服务。（3）通过与校园网其她院系及研究生网页的链接而加大图书馆服务的宣传。32 多种形式的全方位征询服务：充足发挥既有的不同形式的征询优势，既不保守地停留在老式的面对面的征询方式，也不能盲目追求网络的实时解答来取代整个参照征询工作。而是应当将几种不同的征询方式在时间上、空间上、资源上有机地结合起来，将老式面对面的征询、网上实时解答、bbs公示、email等形成优势互补，为读者提供完善的、深层次的、全方位的参照征询服务。3.3不同层次的、多种类型的个性化参照征询服务每一位读者需要的是为她量身定做的个性化参照征询服务，通过对读者专业特性、研究爱好的资料收集、建库、图书馆资源的重新组织等，真正建立具有针对性的读者参照征询服务。331 建立读者专业特性和研究爱好的个性化图书馆：读者可以随时登录，输入个人信息和专业研究爱好，收集和组织个人的数字化资源，并可随时修改，参照征询馆员可以从这里理解到读者查找文献的方向、措施和其常用的资源，在线征询馆员可以根据登录网上读者的信息，随时从读者信息库中，查询该读者资料，针对读者需求，提供真正个性化的信息服务。332 定期向读者提供E-mail告知：告知内容涉及与读者专业、爱好特点有关的图书馆新到资源。如美国康奈尔大学图书馆MyLibrary中提供的 MyUpdates 服务，顾客将需要定制的信息或其他需求输入MyUpdates，系统就会定期检索图书馆新到资源的联机目录，如发既有新到资源，即自动发送电子邮件告知读者，读者可将这些资源组织到自己的个性化图书馆中。333 成立以不同类型读者群为单位的参照征询服务团队，有针对性地为不同读者群提供专业服务。毕业生服务小组，可以针对毕业生毕业设计的主题，指引她们运用多种与主题有关的图书馆资源和网络资源；研究生服务小组，则可以跟踪她们课题研究的进展，不断提供所需的信息资源。334分析预测读者的个性需求和潜在需求：除了根据读者的类型、不同特性提供以上具有针对性参照征询服务的同步，还可以运用读者之间的相似性、资源与读者爱好的相似性积极地向读者推荐其也许需要的信息，并进行动态跟踪。这种基于内容的个性化推荐，是一种比较深层次的、积极性的服务方式，也是数字图书馆个性化参照征询服务的发展趋势。34 网上参照征询馆员的经验积累：通过调查我们发现，许多读者但愿问题的解答要简要扼要，快捷精确、通俗易懂。网上征询馆员不仅要具有一般参照征询馆员应有的业务素质，还要不断的积累网上回答问题的经验，针对读者的询问，在措辞和用语上不仅要使读者一看就懂，学科专业用语要精确，还要避免堆积某些读者不理解的图情专业词汇。这样才干满足网上实时解答的规定，更充足的发挥网上参照征询的优势。本文对参照征询服务的管理层面做了某些粗浅的探讨，随着网络时代参照征询技术的不断发展、成熟，参照征询服务的管理模式会渐趋完善，高校图书馆作为高校的信息集散中心，将越来越进一步地渗入到读者的教学、科研活动当中去，真正成为读者导向型的高校信息服务机构。 参照文献1赵乃瑄.国内图书馆实行数字化参照征询服务的探讨.图书馆学、信息科学、资料工作，（4）：92-952黄敏，杨宗英.网上征询服务的重要形式与发展趋势.大学图书馆学报，（1）：33-363刘静.虚拟参照征询.国外社会科学，（1）：76-784马文峰.数字图书馆个性化信息服务的摸索.图书馆杂志，（5）：30-325谢友宁，王美珍.中国内地学生与香港青年网络运用现状之比较.江苏图书馆学报，（4）：39-405李桂华.美国高校图书馆网上信息服务的调查及分析.图书情报工作，（7）：78-826石萍.上海大学文萃图书馆读者需求的调查与分析.上海高校图书情报学刊，（2）：547扬帆.Refexpress-网络聊天参照征询的一种实例.图书情报工作，（1）：76-788 9本文刊登在上海交通大学学报增刊