企业会计档案管理条例

会计档案管理措施第一条 为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为公司发展服务，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定，制定本措施。 第二条 我司所属的，分公司，事业部，应遵循本措施管理睬计档案。子公司应参照本措施管理睬计档案。 第三条会计档案工作应接受各级人民政府财政部门和档案行政管理部门的指引、监督和检查。 第四条 公司必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序寄存、以便查阅、严防毁损、散失和泄密。 第五条 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体涉及： (一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其她会计凭证。 (二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其她会计账薄。 (三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，涉及会计报表、附表、附注及文字阐明，其她财务报告。 (四)其她类：银行存款余额调节表，银行对账单，其她应当保存的会计核算专业资料，会计档案移送清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文献，如合同、章程、董事会计等多种会计资料。 第六条 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档规定，负责整顿立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移送清册，移送本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。 移送本单位档案机构保管的会计档案，应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整顿的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整顿，以分清责任。 第七条会计档案的借用。财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务部长批准，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位简介信，经财务部长批准后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员具体登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。会计档案一般不得带出室外，如有特殊状况，需带出室外复制时，必须经财务部部长批准，并限期归还。 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、25年5类。 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 第九条 本措施规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应按照本措施附表所列期限执行。 各单位会计档案的具体名称如有同本措施附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。 第十条 保管期满的会计档案，除本措施第十一条规定的情形外，可以按照如下程序销毁： (一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 (二) 经部门经理审查，总经理在会计档案销毁清册上签订意见,报上级有关部门批准后执行。 (三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。 (四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销状况报告给总经理。 第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和波及其她未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。 具有采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。 第十三条 单位因撤销、解散、破产或者其她因素而终结的，在终结和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终结单位的业务主管部门代管。 第十四条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其她方可查阅、复制与其业务有关的会计档案；单位分立后原单位解散的，共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管，各方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所波及的原始凭证，应当单独抽出由业务有关方保存，并按规定办理交接手续。 单位因业务移送其她单位办理所波及的会计档案，应当由原单位保管，承办业务单位可查阅，复制与其业务有关的会计档案，对其中未结清的会计事项所波及的原始凭证，应当单独抽出由业务承办单位保存，并按规定办理交接手续。 第十五条 单位合并后原各单位解散或一方存续其她方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 第十六条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移送给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。 第十七条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理睬计档案交按手续。 移送会计档案的单位，应当编制会计档案移送清册，列明应当移送的会计档案名称、卷号，册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 交接会计档案时，交接双人应当按照会计档案移送清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移送清册上签名或者益章。 第十八条 国内境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的公司(简称境外单位)的会计档案，应当按照本措施和国家有关规定进行管理。 第十九条 预算、筹划，制度等文献材料，应当执行文书档案管理规定，不合用本措施。 第二十条本措施合用于公司总部、下属全资及控股公司。 第二十一条本档案管理实行措施，应报财政部门和档案局备案。 第二十二条本措施由财务部负责解释，自年月日起执行。附表一：公司和共她组织会计档案保管期限表 序号档案名称保管期限备 往一会计凭证类1原始凭证2记账凭证3汇总凭证二会计账薄类4总账涉及日记总账5明细账6日记账钞票和银行存款日记账保管25年。7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年。8辅助账簿三财务报告类涉及各级主管部门汇总财务报告。9月、季度财务报告3年涉及文字分析10年度财务报告（决算）永久涉及文字分析四其她类11会计移送清册12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年