SAP-FI财务-2

SAP FI Module Account PayableVersion:2.0版本Date:2001/10/01制作:胡 敏AgendaAccount Payable Process Invoice verification for Purchase Order Down Payment Payment Run&Outgoing Payment Clear Open Item Reset Clear Item&Reverse Document 員工借支員工借支3.1HR/3 4.6FILOHRAccount Payable:簡稱簡稱AP,即應付帳款即應付帳款,屬公屬公司負債司負債.是因購買材料是因購買材料,商品和接受勞務供應商品和接受勞務供應等而發生的債務等而發生的債務,要用公司所擁有資產如銀行要用公司所擁有資產如銀行存款存款,現金等去支付現金等去支付.在台達依在台達依AP來源可分為來源可分為:正常原材料及正常原材料及MRO訂單訂單,Vendor consignment,匯開發票立帳匯開發票立帳,財務部費用財務部費用AP立帳立帳,員工員工;依依AP對象可分對象可分:材料供應商材料供應商,MRO供應商供應商,財務部費用類付款對象財務部費用類付款對象,員工員工.AP是什麼是什麼AP Process Main step Overview采購下訂單采購下訂單倉庫收料倉庫收料AP立帳立帳付款付款Dr.Raw materialCr.GRIRCr.Freight(3%)Dr.GRIRCr.VendorDr.VendorCr.BankDr.Raw materialCr.Bank一般來講,AP 立帳在倉庫收料之後,根據廠商所送發票成立應付帳款的過程.大致分為以下幾種作業類型:一.正常訂單 及外加訂單二.Vendor Consignment 三.匯開發票立帳四.特殊作業:價差折讓,退貨折讓 AP 立帳立帳正常訂單正常訂單 及及 外加訂單外加訂單YMI1Enter invoice numberEnter company codeSelect this radio button to entry invoiceInvoice date如果是立如果是立invoice,系統系統自動帶自動帶51類類document type,詳細對照點下拉詳細對照點下拉鈕鈕,列出所有傳票類型列出所有傳票類型為立帳日期為立帳日期,可根據實可根據實際情況修改際情況修改正常訂單正常訂單 及及 外加訂單外加訂單Enter the amount of invoice勾選後勾選後,系統會自動計算稅額系統會自動計算稅額正常訂單正常訂單 及及 外加訂單外加訂單Please Check the item on the screen is correct,the amount just for Goods amount,not include tax正常訂單正常訂單 及及 外加訂單外加訂單If All item include is correct,Click to post this Document,Else Click to adjust the amount正常訂單正常訂單 及及 外加訂單外加訂單IF you want to check the FI Document,Pls.Use FB03Or,you can entry next invoice or Credit memoFB03 Initial Screen正常訂單正常訂單 及及 外加訂單外加訂單Dr.GRIR(21450000)Cr.AP_Vendor(21410011)匯開發票立帳作業匯開發票立帳作業匯開發票立帳作業匯開發票立帳作業,Evaluate Receipt settlement,簡稱簡稱ERS.指廠商交貨時指廠商交貨時不隨貨附不隨貨附發票發票,待月底時待月底時,廠商彙總開立一張發票廠商彙總開立一張發票,此類此類廠商必須經過稅捐單位同意的優良廠商廠商必須經過稅捐單位同意的優良廠商,並且並且送貨次數相當頻繁送貨次數相當頻繁,才可以不隨貨附發票才可以不隨貨附發票,此類此類材料不應有進貨價差發生材料不應有進貨價差發生.此類此類Vendor的的Purchasing view中中ERS(Evaluate Receipt Settlement)必須必須ON起來起來,在往後的在往後的PO/GR產產生時生時,才可以使用彙開發票立帳作業才可以使用彙開發票立帳作業.好處是可好處是可以減少立帳次數以減少立帳次數.匯開發票立帳作業匯開發票立帳作業Enter ERS Vendor CodeEnter Company CodeIf you need,You can enter PO numberYou can also select just for test before postMRRS匯開發票立帳作業匯開發票立帳作業This screen show you that there are two of PO be settled,If you want the detail of AP Document,reference slide Page 10 匯開發票立帳作業匯開發票立帳作業Path:In ME21N screenChoose Purchase Order Other POEnter you PO then Press Enter Choose Item area PO history Vendor Consignment 1.收料時,沒有FI傳票,即不承認材料存貨價值的產生,待月底時由採購提供給廠商“材料領用明細表”開立 發票,並由成會執行AP立帳,此類材料不應該有進貨價差產生 2.為簡化MM發料作業,倉庫收料後,以movement type 403將材料從consign倉移到可用倉,此時系統自動產生FI傳票,借:材料庫存 貸:GRIR-Clearing 3.月底時,倉庫應將剩餘材料以movement type 404將材 料移回consign倉,此時系統自動產生FI傳票,借:GRIR-Clearing 貸:材料庫存,成會將參考此金額,配合“材料領用明細表”做為AP立帳的依據 此種作業方式可減輕台達庫存壓力,且在材料價格變動,不會影響到公司的經營成本.Vendor Consignment點選點選consignment在正式立帳之前在正式立帳之前,請選請選display,無無誤後誤後,選選settleMRKOVendor Consignment出現此畫面表示立了一筆出現此畫面表示立了一筆,FI Document:1510000069,單擊單擊Document Number可進入可進入Document display ScreenVendor ConsignmentConsignment立帳的立帳的FI傳票傳票Down payment PathDown Payment:在材料采購中在材料采購中,預預付一部分材料款給廠商付一部分材料款給廠商.在在SAP分兩分兩個步驟進行個步驟進行,第一由采購立第一由采購立DownPayment request,第二由財務做第二由財務做立帳並付款立帳並付款Down payment Request 1#付款對象付款對象60:Vendor Down PaymentDown payment Request 2#需要付款的日期需要付款的日期需要付款的金額需要付款的金額Down payment Display在這里在這里,我們可以看到有一筆金額為我們可以看到有一筆金額為NT$60,000預付需求預付需求,財務部就應做立帳並付款財務部就應做立帳並付款Down payment PathDown payment Post 1#要付給那個廠商要付給那個廠商付款銀行對應的總帳科目付款銀行對應的總帳科目Down payment Post 2#Click this Check Box to Choose the item you need to Payment Down payment Post 3#點磁片圖標點磁片圖標,在最下方出現一個傳票號碼在最下方出現一個傳票號碼,即表示立帳完成即表示立帳完成Payment Run Path應付帳款由人工設定可應付帳款由人工設定可付款條件參數後付款條件參數後,執行由執行由系統自動去挑選符合付系統自動去挑選符合付款參數且無止付狀態及款參數且無止付狀態及相關資料完全者相關資料完全者(如付款如付款方法是電匯者方法是電匯者,則則Vendor須有銀行資料方可被系須有銀行資料方可被系統視為可付的明細統視為可付的明細)的可的可付明細付明細.Payment Run Maintain Parameter 1#Run data+Identification在系統中唯一,不可重複 Payment Run Maintain Parameter 2#此日期應比到期日多一天 要付款的廠商要付款的廠商Payment Run Maintain Parameter 3#下拉此鈕下拉此鈕,選選相關的相關的Field,再在再在Values 輸入相應的值輸入相應的值Payment Run Maintain Parameter 4#2&3互為排斥項,不可全部選要付款的廠商要付款的廠商Payment Run Proposal Schedule 1#Payment Run Schedule Proposal 2#表示根據以前下的參表示根據以前下的參數數,有一筆符合要求有一筆符合要求Payment Run Schedule Payment 1#Payment Run Schedule Payment 2#需手動輸入此程序名需手動輸入此程序名RFZALI00:列出可付款明細列出可付款明細RFZALI10:不可付明細不可付明細Payment Run Schedule Payment 3#有付出一筆為有付出一筆為NT$50,000的的款項款項Payment Run執行完成執行完成Account Payment Balance Display對應的應付帳款已經在對應的應付帳款已經在Payment run時自動時自動clearOutgoing Payment Path與與Payment Run對比對比,Outgoing Payment用于處理單筆款項用于處理單筆款項.一般一般適用于急件及月結外幣付款者適用于急件及月結外幣付款者Outgoing Payment 1#付款銀行相關資訊付款銀行相關資訊廠商資訊廠商資訊我們要用何種標準支我們要用何種標準支選擇要付款的那筆款選擇要付款的那筆款項項,假設我們知道立假設我們知道立帳日期帳日期,就可選就可選Posting date.Outgoing Payment 2#要執行付款的要執行付款的傳票的日期傳票的日期Outgoing Payment 3#Outgoing Payment 4#AP Clear PathAP Clear 就是沖銷應付帳款就是沖銷應付帳款AP Clear 1#選擇何種AP G/L ind參與clearing,如果沒有指定,則選正常O/I勾選表示包括正常的Open Item.依可種方式選擇要沖銷的Account,如立帳時間,金額,幣別等.AP Clear 2#AP Clear 3#AP Clear 4#AP Clear 5#Reset Clear Item Path在應付或應收帳款沖帳產生一張在應付或應收帳款沖帳產生一張clear傳票傳票,但如果沖帳結果不是實但如果沖帳結果不是實際需要的結果際需要的結果,此時就必須取消此次此時就必須取消此次沖帳沖帳,首先應取消兩張傳票的對沖關首先應取消兩張傳票的對沖關系系 SAP中為中為Reset),然後反轉沖帳然後反轉沖帳傳票傳票(SAP中為中為Reverse)Reset Clear Item 1#沖帳傳票號碼沖帳傳票號碼 AP DocumentClearing DocumentReset Clear Item 2#Reset Clear Item 3#傳票互沖關系取消後傳票互沖關系取消後,原原AP的的Item被重置為被重置為open狀態狀態Reverse Document-PathReverse Document process選擇反轉原因選擇反轉原因Overview reversed document 原始傳票分錄原始傳票分錄Overview reversing document反轉傳票分錄反轉傳票分錄Employee Advance OverviewGLDr.Travel expense Cr.員工借支員工借支TRDr.員工借支員工借支 Cr.Cash or BankEmployeeEmployee Advance PathEmployee Advance header dataSelect you want type,Double clickHeader Text29:立立Vendor(員工員工)借方借方Z:出差借支出差借支員工在員工在SAP中建立的中建立的VENDOR CODEEmployee Advance item enter 1#貸方及對應的總帳科目貸方及對應的總帳科目借支金額借支金額Employee Advance item enter 2#Plant codeEmployee Advance overviewDocument Overview,two line itemEmployee Advance Path此作業目的為員工出差回來此作業目的為員工出差回來,報報銷差旅費銷差旅費,如果借支多于差旅費如果借支多于差旅費,多余部分需交回多余部分需交回,如果差旅費多如果差旅費多于借支金額于借支金額,需根據實際部分報銷需根據實際部分報銷.在這里在這里,我們假設借支金額大于實我們假設借支金額大于實費用費用.Employee Advance header dataHeader Text因為此作業為沖銷以前的借因為此作業為沖銷以前的借支支,故要選此項做沖銷動作故要選此項做沖銷動作出差費用出差費用Employee Advance item enter1#實際發生的費用實際發生的費用美元現金科目美元現金科目員工歸屬的部門代碼員工歸屬的部門代碼Employee Advance item enter 2#多余現金數目多余現金數目Employee Advance overview手工錄入的兩個手工錄入的兩個item,金額總數為金額總數為500Employee Advance select open item 5#以前錄入的兩個以前錄入的兩個item要沖哪個員工的借支要沖哪個員工的借支You can select the Posting data if you know the document posted date.Or you can select others by you ways.KVendorDCustomerSGL AccountAAssetEmployee Advance selection criteriaEnter the document posted date,you can enter a range of date or single one day.Employee Advance simulate手工錄入金額借支金額,即為Open item Amt.Employee Advance posting傳票分錄傳票分錄,因為因為TW00 Local Currency 為為TWD,所以拋所以拋出的分錄有出的分錄有4個個item.Employee Advance result傳票號碼傳票號碼,可用可用FB03支查詢支查詢Huggins2001/09/15演讲完毕，谢谢观看！