集团综合办主任岗位职责标准说明书

集团综合办公室岗位职责标准说明书岗位名称综合办公室主任所属部门集团综合办公室文件编号文件名称集团综合办公室主任岗位职责标准说明书版本页数3直接上级岗位后勤副总经理直接下级岗位集团综办副主任、车辆管理科长岗位核心价值负责集团的会议、后勤、车辆、接待服务、法律事务、企业文化、办公类固定资产、对外关系等行政综合管理，确保集团日常办公秩序顺畅高效，为集团和各子公司提供有力的综合服务保障。职责与工作结果职 责工作结果会议管理1、负责组织集团召开的各类大型会议，编制会议议程，记录会议内容，整理会议纪要，提交总经理或分管领导审核通过。2、负责集团会议场所的管理，确保会议室设施、设备正常使用，完好率达到100%。3、负责集团各类大型会议和本部门会议的通知，确保参会人员通知率达100%。4、负责组织安排集团各类会议用品的准备，会场布置，会议期间服务，确保参会人员满意度100%。5、负责监督检查集团召开的重要会议精神在子公司的贯彻落实情况，确保会议精神的传达、执行率达到100%。文秘管理1、负责组织集团计划、报告、总结、决议的起草成文工作，提交分管领导或总经理审批通过。2、负责各类文件、通知的上传下达，确保文件信息传达及时到位，不延误。3、负责上级部门和集团文件资料的按时归档，确保各类归档资料归档率达100%。档案、印鉴、证照管理1、负责组织收集集团文件、合同档案资料的归档汇总，对子公司档案归档情况进行检查，确保各类档案资料及时归档，完整准确率100%；2、负责集团印鉴的统一管理，严格按照公章使用制度规范使用，确保印鉴使用无差错。3、负责集团和子公司各类证照的统一保管，确保证照使用规范。企业文化1、负责组织集团的文化建设，采用不同手段，通过各种渠道弘扬企业文化，确保企业在社会的知名度不断提高。法律事务管理1、负责全集团合同规范管理，确保各类合同及时有效在部门间传达，并按时归档，及时传递和归档率达100%。2、负责组织协调对外事务及周边村民的纠纷，确保矿区的安定和谐后勤管理1、 负责集团后勤事务的日常管理，督促检查子公司后勤工作，确保后勤物资及时供应，2、 负责集团部室后勤设施及时进行保养维修，确保各类设施完好率达100%，正常使用率达100%车辆管理1、 负责集团车辆的日常管理和调配，服务集团领导和各部室工作，确保车辆正常运行，完好率达100%，及时到位不耽误工作；2、 负责全集团车辆手续办理、登记上户、档案完善，确保车辆的各类档案资料齐全完整率达100%；接待服务1、 负责集团日常来客的接待服务，确保来宾满意率达100%；2、 负责组织本部人员做好集团各类会议、活动、上级单位检查等大型接待任务，确保工作失误率为0； 地面质量标准化考评负责组织后勤部室对子公司进行地面质量标准化考评，确保考评结果客观、公正、准确无误，失误率为0.办公类固定资产管理1、负责后勤系统固定资产管理，确保资产管理全覆盖，覆盖率达100%；建账率达100%；2、负责组织人员对资产进行核查，确保资产完好率达100%；办公用品管理1、 负责集团部室办公用品采购计划审批申报，确保办公用品不短缺，不积压，工作失误率为0。2、 负责各部室办公用品的领用审批，确保各部室办公用品领用不超标。非生产类材料使用监督对各部室领用的材料进行监督，控制，确保材料使用不浪费。公共关系管理1. 负责集团规章制度在部室和系统的贯彻执行，工作计划、目标、方法、措施和战略等传达、讲解，确保员工知晓率100%；2. 负责本部室岗位工作标准的培训，确保培训上岗考试，合格率100%；3. 负责对外协调工作指标的分解、落实，责任到人，确保各项任务按时完成，客户满意率达100%； 客户关系管理1. 负责集团员工投诉和反馈信息及时处理，确保投诉及时处理，处理率100%；2. 负责及时了解回访员工反馈问题解决情况、维护工作正常开展，确保回访率100%，满意度100%。3. 负责外部客户反馈问题的收集汇总，及时有效地加以解决，维护好企业形象，确保客户满意率达100%。部门协作1. 负责在行政事务、日常办公、会议场所、后勤服务、上传下达、合同档案等工作方面为集团部室和子公司提供方便快捷的优质服务，确保集团工作快速、高效、运作部门间满意率达到100%； 成本控制1. 负责编制部门月度、季度、年度费用预算，提交财务部审核通过；2. 负责控制集团各类活动、会议接待、日常开销等费用，确保在预算控制内，可控率100%。团队建设1. 负责本部门人员培养，关注人员思想动态，做好人才储备，为部室业务发展提供人才保障；2. 负责编制本部门各岗位人员岗位职责说明书，提交总经理审批通过后，进行讲解和确认，确保知晓率达100%，并将岗位职责说明书提交人力行政部备案；3. 负责对本部门人员进行业务技能和专业知识培训，并进行工作指导、检查，确保人员工作胜任率100%；4. 负责对本部门人员进行绩效考核与评估，并及时提出改进意见，根据其表现提出调级、调任、聘用、解聘、奖惩建议，报总经理审批；5. 负责运用能力培养、业绩考核等教育管理方式，培养激励员工，确保年度员工流失不超过 10%。制度建设1. 负责建立与完善集团办公室各项管理制度和流程，提交总经理审核通过；2. 负责建立与完善本部门各项工作标准，提交总经理审核通过后，报送人力行政部备案；3. 负责对本部门人员进行各项制度、流程、标准培训，确保考核通过率100%。岗位职业行为禁区绝对禁止1. 泄露或出卖公司商业机密，领导和员工个人信息，包括客户资料、竞争战略、财务成本数据等；2. 严重渎职，导致本职工作出现重大纰漏，给公司造成重大经济损失； 3. 对公司重大事件恶意隐瞒不报，对公司造成严重影响和损失；4. 拉帮结派，在公司内部形成帮派体系，严重影响公司正常运营；5. 以权谋私，利用权力收受员工或外部人员贿赂，谋取个人私利。后果严重具有上述行为者，均属违反公司重大制度规定，公司将给予罚款以及相应处分；情节严重者，将依法解除劳动合同；情节特别严重者，通过司法部门追究相应民事或刑事责任。核心权限1. 对本部门员工工作的指导权、监督权、管理权、绩效考核权；2. 对本部门人员调级、调任、聘用、解聘、奖惩的建议权。3. 本部门工作计划的提报和组织完成权；4. 对本部室成本预算和控制权；5. 对集团部室办公用品领用的审批权；6. 公司各项活动的策划和建议权；任职资格要求准入学历专科及以上学历专 业文秘、企业管理等相关专业经 验3年以上办公室工作和管理经验，2年同业同规模办公室主任（副主任）以上工作经验。知识与技能1. 有一定的应用文、公文写作功底和煤矿专业相关知识；2. 具有较强的计划、组织、沟通、协调能力；3. 具有一定的活动策和报告撰写能力；4. 具有基本的办公软件使用能力。5. 具有一定的指导和训练能力；6. 具备行业相关的政策、法律知识； 职业素养1. 具有强烈的事业心、责任感、团队协作精神、较强的时间观念和积极的工作态度；2. 能做到诚实、守信、公平、公正、廉洁、自律、自觉、负责、原则立场坚定，信守保密制度，敢于担当；3. 具有较强的工作结果导向意识；工作条件工作场所的固定性固定职业危险因素预防职业危险因素的知识和防护协作要求内部客户公司全体员工外部客户政府相关部门、同业、业务部门、职工家属、社会各界人士等