医药医疗器械公司财务部制度

医药医疗器械公司财务部制度总则为加强财务管理，规范财务工作，促进公司经营业务的发展，提高经济效益，根据国家有 关会计的法律法规，结合本公司实际情况，特制订本制度。第一节印章管理规定第一条：财务印章指定专人负责保管，法人章由财务经理保管，财务章由山纳保管， 发票章由开票会计保管，河北法人章总经办保管，财务章财务总监保管。保管人员收到印 章后，必须登记财务印章保管登记表。第二条：财务印章必须上锁安企保管，并且经常检查，非经主管财务的领导和茧事长 同意，保管员不得携带外出，未经批准，不得相互易手保管。第三条：财务部门使用财务印章必须基于发生的真实、合法，手续完备的财务会计业 务，加盖财务印章时，应位置恰当，端正整洁，图形淸晰，无需进行登记。禁止非财务事 项加盖财务印章。如果遇有需要请示董事长盖财务章的文件直接向董事长汇报。第四条：其他部门因特殊原因事项使用财务印章的，必须进行登记，保管人员经公司 财务总监批准后方可允许使用，且保管人员必须严格监控印章的使用过程。第五条：建立财务印章使用登记表，登记保管人非正常财务业务使用印章的每一 笔事项，注明印章名称、使用事项、经手人、使用H期、及其他事项。第六条：财务人员凋动或调岗时，须办理印章交接手续，交接财务印章及相关资料。第七条：公司名称变更或印章受损，需要更换财务印章时，应提前做好有关准备工作 ，确保及时更换银行预留印鉴和通知各有关单位续办有关业务，并按印章刻制办理公司内 部更换申请。第八条：停用的印章应及时送交经管部封存或销毁，个人不得擅0处理。第二节资金筹集管理规定第九条：资金的筹集分两部分，即从外部筹集资金和内部拆借。第十条：对外筹集由财务总监根据公司业务和计划耑要负责安排并上报董事长研宂， 批准后由财务总监实施。第十一条：对内拆借是指各个部门之间因业务需要可经部门总经理和财务总监同意进 行相互拆借。第十二条：公司无论对外或对内相互使用资金都坚持有偿使用的原则。第三节资金使用管理规定第十三条：公司资金的使用严格按照资金使用计划进行（资金使用依据：合N、项目 、经营、工资、合理支出、零星费用等）。第十四条：公司资金的使用严格执行董事长或总经理签审制度。第十五条：公司对外结算凡是在结算起点（1000元）以上的原则上使用转账支票和电 汇、网银等方式结算，特殊情况除外。第十六条：外来单位或个人直接到财务部办理结业务时，须持有本单位各项业务主 管人员填写的资金使用申请单或报销单，并经财务总监和董事长或总经理签字后方可办理 结算业务。第十七条：使用资金后的报销须持合法途径取得的合法票据，按本办法规定的手续办 理。第十八条：财务部负责人有权对各项开支进行合理的审核、监督、控制；根据本公司 财务状况，必要时可以对各项开支重新调整U划安排（重要事项须将明细情况报董事长或 总经理）。第十九条：公司各项资金使用均要使用如下资金使用审批单，逐级审批签字后到财务 办理付款。资金使用审批单年月曰领用部门领用事由用款金额用款方式现金支票汇票电汇收款人信息董事长签字主管总经理签字财务总监签字部门经理签字申请人签字资金用途:第四节现金收支管理规定第二十条：财务的支票由出纳保管和开据；第二十一条：山纳收到现金部分需开具收款收据，按时入账。山纳员每天下班前一小 时去酒店前台收款，食堂每周交款一次。严禁酒店和餐厅坐支现金，做到收支两条线。第二十二条：库存现金控制在核定限额内（5000元），原则上不得超限额存放现金（ 建设施工期除外）；第二十三条：各项支出必须按审批程序签批后才可支付；凡出纳以现金、电汇或者网 银的形式针对个人支付的款项，须由董事长签字或电话确认。第二十四条：出纳人兄必须及吋登记资金口报表，下班前与库存现金进行核对，做到口清月结，账实相 符。第二十五条：出纳员去银行提取现金，超过两万元的由公司派车一同取款。第二十六条：出纳员每円下班前或次円9点前发送资金日报表给财务负贵人及做账人员 ，报告当口的资金使用及冋款情况。第五节银行存款管理规定第二十七条：开设银行账户或个人卡必须经公司审批方可开立，原则上个人卡不允许 以出纳名义开设，并办理短信提示业务。第二十八条：银行账户的账号必须保密，非因业务需要不准外泄。第二十九条：出纳必须每口登记银行存款口记账，月末与银行对账单进行核对，对未 达账项及吋做好月末余额调节表备查。第三十条：出纳人员凭相关单据办理银行付款。第三十一条：出纳员每FI下班前或次FI9点前发送银行存款日报表给财务负责人，报告 当R的资金使用及回款情况。第六节往来账款管理规定 第三十二条：应收账款的管理应收账款对账期客户要签订有详细条款的书面合同，由业务员直接负责跟进和催收，根据 需要财务可以提供支持服务。1、业务经理每月督促和配合业务人员催收货款，并对客户建立信用额度及应收款账期，对问 题款项要及时上报主管总经理。3财务部门建立应收账款分析制度，每月对应收账款进行分析催收，并于每季度次月10U前 上报应收账款分析表给分管总经理和董事长。4、为保证资金周转顺畅，提高资金使用效率，财务部对应收款项建立奖惩措施，根据各医院 应收账款账期（各医院回款账期）督促业务进行及时催收，并纳入对业务部门的考核。对 分销业务有账期的客户建立考核管理制度。5,财务部对应收账款建立定期对账制度，每季度末会计人员要根据业务需要配合业务进行对 账，内包括欠款以及库存的核对，对有差异的，及时核对差异，清查原因后上报处理。第三十三条：其它应收款：公司各部门的借款及采购保证金等形成其他应收款。这部 分款由出纳和采购部相关人K负责定期催收，个人出差借款在回来后5个工作日报账，备用 金借款3个月要更换借款手续，+办理手续的在当月工资中扣还；第三十四条：预付货款应按照规定程序和权限办理，预付货款必须依合同付款，并在 合同约定的时间内清算完毕。第三十五条：应付账款：财务部对应付账款及时进行账务处理，登记相应的账薄，定 期对账；第七节存货的管理规定第三十六条：仓库管理人员凭财开具的出库箏办理商品的出库手续，仓库必须建立严 密的出入库管理制度和保管规范，仓管人员每月初三个工作FI内向财务部报送库存盘点表 .对有出入的存货，要在两个工作口内查明原因，请示负责人签署意见后三个工作日内更正 处理。第三十七条：仓库应实行每月0盘，每季度由财务部会II人员会同仓库管理人员一起 实物盘点，并编制库存物资盈亏表上报财务负责人，处理程序同上。第三十八条：对库存商品的盘盈盘亏、毁损等建立考核制度，季度盘盈盘亏率不得超 过盘点时库存的0.1%，超过0.1%对储运部进行考核。对盘盈盘亏结果由相关部门人员审核 后，报董事长审批后处理。第八节固定资产管理规定第三十九条：固定资产的界定范围：指生产产品、提供劳务、出租或经营管理而持有的、使用期限在一年以上，单位价值 较高的资产；非生产经营用的使用期限在一年以上，单位价值在2000元以上也列为固定资 产处理，否则按低值易耗品处理。第四十条：固定资产新增和报废程序：1、新增同定资产必须由使用或基建部门提出设计预算或购賈计划，经财务部落实资金 來源，报茧事长批准后，方能新建和购置。2、报废固定资产必须由使用部门提出申请，经总经办或行政部、采购中心、财务部等 部门共N组织鉴定，提山处理意见，报董事长批准后，方能报废。第四十一条：固定资产的分工管理：1、公司财务部负责公司固定资产的资金管理。建立固定资产的明细账，组织会计核算 业务、办理新增、报废、盘盈、盘亏等增减变动的有关财务手续，并负贵提取折旧费用。2、总经办和行政部负责公司固定资产的实物管理，建立实物卡片，并负有养护、维修 的责任，使其口常处于良好状态。对新增、报废、盘盈、盘亏等进行实物验收和技术鉴定第四十二条：固定资产的折旧方法、残值比例及折旧年限: 固定资产的折旧方法采用直线法。残值比例按固定资产原值的5 %扣除。折旧年限参考表如下：丁、丨|/企、Ik分类折旧年限流通企业分类折旧年限机械设备1014年机械设备1014年运输设备4 一 12年运输设备4 一 12年生产w房2040年生产用房2040年非生产用房3545年非生产用房3545年电子设备5年电子设备5年器具、工具等5年器具、工具等5年仪器仪表化验等设备712年简易房8-10年我集团公司所属企业统一按如下年限计提折旧：1、生产、办公用房屋、建筑物按20年计提折旧。2、机械、机器和其他生产设备按10年计提折旧。3、交通工具按5年计提折IH。4、电子设备以及与生产经营有关的器具、工具、家具等按5年计提折旧。第四十三条：固定资产的清查盘点制度：为了保证固定资产的完整，公司每半年进行一次盘点，由财务部牵头，行政部、总经 办配合，组织固定资产盘点。发现盈亏，查明原因，明确责任，及时上报处理。第四十四条：固定资产的损坏赔偿制度：由于使HI保管不当，造成固定资产损坏、丢失，要认真分析原因，明确责任，并对造 成的损失（包括修理赀用和固定资产的净值）根据责任大小，由责任者赔偿损失的10-50%。需要由责仟者赔偿损失的，应提出财产损失赔偿单，经各级审査报董事长批准后，交财 务部扣款。第九节低值易耗品管理规定第四十五条：低值易耗品的范围：使HI年限在1年以上，不列入固定资产进行核算但单位价值又较高的物品。第四十六条：低值易耗品的新增和报废程序1、新增低值易耗品必须由使用部门提出屮请，经财务部、经管部批准，方能购賈.。报 废补充的低值场耗品将根据报废清单随时补充；2、报废低值易耗品必须由使用部门提出申请，经总经办或行政部、采购中心、财务部 等部门共N组织签定，提山处理意见，经管部批准后方可报废。第四十七条：低值易耗品的分工管理1、公司财务部负责公司低值易耗品的资金管理，建立低值易耗品明细帐，组织会计核 算业务，办理新增、报废、盘盈、盘亏等增减变动的有关财务手续。2、总经办或行政部负责公司低值易耗品的实物管理，按品种和部门建立实物卡片，并 负责对新增、报废、盘盈、盘亏等进行实物验收和技术鉴定。3、凡是金额管理的低值易耗品，必须与公司财务部低值易耗品明细帐核对相符。采用 实物管理的低值易耗品，由使用部门自行掌握。第四十八条：低值易耗品建立损坏赔偿制度由于使HI不当，造成低值易耗品损坏、丢失的，须认真分析原因，明确责任，并对造 成的损失（包括修理赀用）根据责任大小，由责任者赔偿损失的20-80%。需要由责任者赔 偿损失的，应提山财产损失赔偿单，经各级审查报董事长批准后，交财务部扣款。第四十九条：低值易耗品的清查盘点制度为了保证公司财产的完整，公司每半年由财务部牵头，组织低值易耗品大清查。发现 盈亏，分析原因，明确任务，及时上报处理。第五十条：低值易耗品的摊消方法采用五五摊消法。第十节无形资产管理规定无形资产的摊销按合同有关规定期限摊销，无规定期限的按10年摊销。第十一节费用报销管理规定第五十一条：费HI报销时按报销内容使HI相应的报销单据，一般费报销使用费用报 销单，差旅赀报销使用差旅赀报销单，按报销内容填写相应的赀用项目。第五十二条：报销须附有发票粘贴单，粘贴单按内容进行填写，并经相关人员审批签 署。第五十三条：费用报销时按费用项目贴票，不同的费用项目不得混在同一张粘贴单内 .粘贴单内容填写齐全，事项说明，费用金额，核销人及主管签字齐全。第五十叫条：费用报销人员对费用及票据的真实性负责，费用报销人记在办理相应的 事项时应取得真实有效的凭据，如发票，如不能取得发票，须索取相应的收据，并加盖出 具单位印章，同时须有相应金额的其他发票抵冲，但严禁以餐费发票抵冲。第五十五条：费用报销单填写时注意应填写报销的项目或月份费用等，摘要类填写相 应的说明。第五十六条：报销车辆赀用请注明车辆牌照号码；报销房租、电话赀、电费等期间赀 用须注明费用所属期间；第五十七条：购买物品费用请附所购物品淸单。公司代垫费用请在粘贴笮上注明公司 及个人分别承担金额。第五十八条：特殊费HI须提前经有权人审批，报销时须附有相关的审批资料。第五十九条：差旅费报销，按次分行填写，写明出差时间及出差费用。第六十条：发票抬头必须是医药有限责仟公司或者坤泰医疗器械有限公同的全程。第六十一条：报销的各张节据必须用同体胶整齐粘贴，不允许用曲别针夹羊报销。第六十二条：报销人在业务办理完成后，应尽快完成费用核销，后勤部门费用当月费 用一般应在当月核销，业务部门当月报销上月费用。第六十三条：食堂费用报销详见酒店公司财务管理制度。第六十四条：费用报销应按相应的审批流程进行审批，后附直观详细的费用报销流程第六十五条：报销时应遵守相应的费用报销规定，避免因报销不规范，缺少项目而引 起单据的來冋传递，影响工作效率。第六十六条：趁山差或调换工作之便，回家探亲办事的，其超山正常车票部分均由个 人自理。第六十七条：公司财务人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性 、真实性进行审核，若违反制度规定一律不予报销，财务有权拒付。第十二节借款管理规定借款指因公借款及备用金借款，但不包括已经审批同意的赀用以借款形式支山部分。一、个人借款第六十八条：个人借款本着“上不清，下不借”的原则执行。第六十九条：个人借款包括出差借款，支付房租水电费借款，代开发票及购买发票借款，车辆费用借款 等因公借款。第七十条：个人借款必须填具借款申请单，并按流程进行审批。第七十一条：个人借款应在事项办理完成后的三FI内核销个人借款。第七十二条：财务部定期对个人借款进行检查清理，对异常情况及时上报，及时处理。对耑进行清理的 个人借款，由财务部提交清理报告，经董事长审批后执行。第七十三条：借款人离职前必须归还各类借款，未经财务部签署，不予办理离职。如因相关部门人员责 任，导致个人借款无法收回，相关人员应承担赔偿责任。二、备用金第七十叫条：备叫金使用范围包括：备用金W于经常性的，在吋间上不便于频繁报账 的支出。第七十五条：备用金由本部门经理统一借出，公司不对普通员工借备用金。第七十六条：备用金使用及核销：设立备用金的部门或个人，视备用金使用情况，凭真实合理的凭据，经财务部门审核无误后核销，补足备HI金。第七十七条：备用金使用必须3个月换一次借款手续，如人员发生岗位调动及离职，必 须对备用金进行交接或归还，否则+予办理相关手续。第十三节票据的管理规定一、销售发票的管理财务部是发票管理的贵任部门，负贵对发票管理工作的具体实施；第七十八条：财务部办理公司各类发票的购买、缴销及纳税申报等事务，保证发票运 用正常；第七十九条：公司发票包括：增值税发票、普通发票两种，两种发票均需在电脑系统 一机多票税务软件中开具；第八十条：会计人员根据耑要，每月初持税控TC卡到当地税务机关申请购领发票手续 ，发票和1C卡应放入保险柜中保管；第八十一条：领取发票、开具发票应由专人负责，责仟到人；建立发票购买、使用专 用登记薄，己备查录。第八十二条：不准转借、转让发票，发票只准本单位开票人按规定开具，禁止代开发 票。丢失发票的，必须及时向经理报告情况，并由公司出面向税务机关登记备案；第八十三条：公司的销售发票分由公司财务部开据，开票人K要严格执行公司开票规 定。第八十四条：发票开具完毕，应盖财务或发票专用章，通知有关人员领取，并做好必 要交接手续。第八十五条：凡作废发票要收齐所有联次加盖作废印章（增值税发票三联，普通发票 两联），并与存根一起妥善保存。第八十六条：财务开票人员未经批准私自开具普票或增值税发票者，造成一切不良后 果由个人承担，并追究相关责任人责任。二、进项发票的管理第八十七条：进项票是公司购进货物的有效凭证，采购部购进药品后必须索収进项税发票，并建立台账 ，对进项发票进行管理，定期与财务部进行核对，并对未开具进项发票的及时向供货方索 取，财务部会计每月初检杳预付账款明细，对未平账的预付款项按时催促采购部索要发票第十四节会计档案的管理规定第八十八条：按照国家及有关部门关于财务档案的管理要求管理财务档案。第八十九条：各公司主管会计负责管理财务档案，定期收集财务资料，对收集到的凭 证、账簿、文件、请示、报告、计划等各种资料，要分门别类，建档立案，编制目录，装 订成册，以备查阅。同时要检查各帐簿填写是否齐全，印花税是否粘贴和画线等情况。第九十条：妥善保管财务档案，防止丢失、损坏，要定期检查，按保密制度，注意保 密。第九十一条：建立财务档案查阅审批登记制度，需要查阅财务档案的，要首先请示领 导批准后，详细登记调阅的档案名称、调阅円期、调阅人姓名和工作单位、调阅理由、归 还时间等，经主管人核对无误后，方可查阅，调阅人员一般不得将档案带出单位，需要复 制、拍照、录像的要另行请示批准后方可。第九十二条：对保管到期的档案，要按照档案管理办法规定，会同有关部门，经批准 后进行处理，对需要销毁的档案，要填写“会II档案销毁清册”。仟何个人不得私6销毁 财务档案。第十五节会计人员工作交接管理规定第九十三条：会计人员因工作变动或离职，必须由公司指定监交人负责监交，并编制 移交清册，在公司规定的期限内，将本人所经管的全部会计工作移交清楚，未办完交接手 续，未将本人所管的会U工作全部移交接替人员不得离开原工作岗位。木制度由财务部制定并解释和执行