公司传真收发管理制度

传真收发管理制度第一条 传真收发工作是现代办公信息传递的重要方式之一， 为此，要求各企业、 各部门办公室负责人加强传真的收发管理，做好信息传递工作。第二条为了规范各企业、各部门和各科室的传真收发管理工作，各部门办公室应责成专人负责传真收发管理工作，并按照集团公司统一设计的传真收发格式收发传真，同时建立传真收发登记台账（见附表二），以备查阅。第三条 集团总公司、各成员企业之间的文件处理、 资料传递在不能以电子版形式发送的情况下可以通过传真的形式收发， 如领导签字后的文件、考勤、考核表等等，但要注明接收单位与部门，接收者姓名、紧急程度等。第四条 因业务往来需要， 需向业务单位发送传真时， 负责发送传真者在发送之前首先应打电话向对方说明所发传真的来历、名称、接收部门、接收人以及传真总页数、紧急程度等，在听到对方发出传真信号后，放下听筒等待发送。在传真发出五分钟后，发送者应再次拔通对方电话， 核实对方收到与否。 如因对方传真出现故障而没有收到时，发送者应继续耐心地按照发送程序，重新发送，直至对方收到为止。第五条 业务单位来电， 需要发送传真时， 接收者在接通电话后首先应热情、礼貌地与对方核实所接收传真的发送单位与部门、 名称、发送人姓名、联系方式以及传真转达人、 传真总页数和传真的紧急程度等等。如遇办公室传真临时出现故障而没有收到时， 接收者应主动拔通对方电话， 很抱歉地向对方说明接收情况， 并要求对方重新发送或发至其他传真，直至收到为止。第六条 传真接收者在收到传真后， 应及时进行分发。 如果所收传真是给部门领导的， 接收者应迅速将其送至领导办公室， 如遇领导外出办事或出差不在， 接收者应通过电话转告领导， 然后根据领导的指示，进行保管或转发。如所收传真是给部门员工的，接收者应直接将传真交与接收人。第七条 传真接收者在收到传真后应立即通知、 转交接收者， 严禁出现传真积压的情形，否则，发现一次，对当事人处以 50100 元的罚款，造成后果的，予以解除劳动合同。第八条 对于与本企业、 本项目无长期业务往来的各类传真， 办公室人员应视具体情况而接收；对于与企业利益无关的各类传真文件，一律谢绝接收。第九条本制度自发布之日起执行， 解释权和修改权归集团办公室。