深圳地税计算机开票系统操作指引

深圳地税计算机开票系统操作指引V1.1版目 录1系统安装31.1安装注意事项31.2软件安装步骤32系统初始化62.1登录6离线登录6在线登录72.2申请在线用户92.3服务号码和密码恢复10在线用户103发票开具操作113.1系统使用流程113.2发票开具功能操作12纳税人信息设置12发票模板打印设置13购进发票录入14发票开具16发票作废18发票红冲20发票库存查询21开票信息查询22发票领购验销申请表24自印发票领用存销报表32开票常用信息维护334系统功能介绍354.1“菜单”功能介绍35深圳地税计算机开票系统35帮助35系统配置36设置显示图片37用户资料38注销39退出394.2数据备份、恢复404.3系统升级404.4服务414.5导航421 系统安装在开始安装之前，请先确认系统的软、硬件配置是否满足要求。一切就绪后，就可以通过安装文件方便地安装本系统。初次使用时，需要对系统的一些固定参数进行设置。1.1 安装注意事项1） 安装之前请先确认您的操作系统配置符合“系统软件环境配置”中所列出的要求，否则可能会导致软件无法正常安装与使用。2） 深圳地税计算机开票系统安装过程中，请不要运行其他程序，并且按提示进行安装；3） 如果安装程序过程中，系统提示错误，且错误信息中有忽略或者跳过按钮，请你直接按这些按钮继续安装，安装后一般不会影响程序的运行；4） 如果程序重复出现错误，无法继续进行安装或者系统提示的错误您无法理解和解决，请咨询相关人员；5） 如果您的计算机安装有太多的其他软件，这些软件有可能导致您的计算机系统的混乱，从而导致本软件无法安装或者运行。6） 系统配置要求：具体配置支持配置建议配置CPUPentium（R）3以上P4 2.80G以上硬盘50M以上可用空间8G以上可用空间内存256M以上1G以上显示器1024*768、真彩32位或者更高1024*768、真彩32位操作系统配置Windows2000/2003/XP/Win7/VistaWindowsXP1.2 软件安装步骤1） 双击图标开始安装，根据下图提示，点击“下一步”进行安装； 2） 可选择安装位置，或按照默认路径安装。点击“安装”； 3） 系统自动安装软件； 4） 安装完毕，点击“完成”按钮；5） 系统安装完毕，点击“完成”按钮。2 系统初始化2.1 登录系统完成安装以后，软件登录窗口自动显示，或双击桌面上图标打开登录窗口。（如图所示）。深圳地税计算机开票系统的登录方式分为2种“离线登录”和“在线登录”2.1.1 离线登录1）在登录窗口的“登录方式”中通过下拉菜单选择离线登录（如下图所示）。2）选择成功后，点击按钮。2.1.2 在线登录使用在线登录可以通过即时通讯的方式使用开发商提供的技术支持服务。1）在登录窗口的“登录方式”中通过下拉菜单选择离线登录（如下图所示）。2）选择成功后，输入成功申请在线用户时系统分配的服务号码和注册时填写的密码进行登录（如图所示）。（注册在线用户操作描述可参见2.2申请在线用户）3）在登录窗口可选择以下在线登录功能：a) “登录状态”：登录后向其它用户显示自己的状态（登录后在服务界面再次选择）。b)：在选中的情况下登录成功，在下次打开系统的时候会自动显示用户名与密码，不需再次输入，用户可直接点击按钮。c)：在选中的情况下登录成功，在下次登录系统时，系统不会显示登录窗口，自动进入开票界面。不需要此功能时，可通过“菜单”-“注销”功能返回登录窗口取消勾选（注销功能的操作描述参见注销）；或通过系统“菜单”-“系统设置”中取消选择自动为我登录功能（操作描述参见4.1.3系统配置）。 4）点击按钮登录开票系统。说明：离线登录可以使用深圳地税计算机开票系统的所有业务功能，和在线登录的唯一区别是无法通过即时通讯的方式使用开发商提供的技术支持服务。2.2 申请在线用户用户可以上互联网的时候在登录页面选择进行申请。1. 按申请向导要求填写企业资料。填写说明：带红色*号的为必填项，其中电子邮箱不能与其他已申请在线用户的电子邮箱重复，否则不允许申请；建议填写手机号码与固定电话。2. 点击链接到税窗用户注册协议界面，请仔细阅读协议内容后点击“返回”按钮进入申请向导界面；3. 填写完申请信息之后，点击按钮，系统自动分配出服务号码。建议妥善保存好服务号码与密码。4. 申请完成后可以立即使用该服务号码进行登录。2.3 服务号码和密码恢复2.3.1 在线用户在线用户忘记服务号码和登录密码可以通过申请时提供的电子邮箱取回，步骤如下：1. 点击登录窗口的进入取回密码界面；2. 在电子邮箱地址输入框内输入您申请在线用户时填写的电子邮箱；3. 点击“确认”按钮，如果您输入的电子邮箱正确，则系统会生成新的随机密码（为了保证您的密码安全，保存在本系统里面的密码都是经过加密的，也就是说系统无法找回您原来的密码，因此只能生成一个随机密码作为您的新密码），与服务号码一并发送到您的电子邮箱，您只要收取邮件就可以看到您的服务号码与新密码了；【注】：为了保证您的密码安全，请在取回新密码之后立即登录系统并修改密码，注意要妥善保管您修改之后的密码。密码修改操作描述参见用户资料。3 发票开具操作3.1 系统使用流程如果您是第一次使用该系统进行开票，需要按照如下流程完成数据的初始化。用户第一次登录深圳地税计算机开票系统的操作如下：1、设置纳税人信息，包括纳税编码、经办人身份证号码、纳税人识别号、开票单位名称、工商登记号、营业执照号、实际经营地址及开票人等信息，详细描述参见纳税人信息设置。2、打印设置调整，可以通过手工调整发票打印参数，详细描述参见发票模板打印设置。3、购进发票录入，根据实际情况录入在税务机关购进发票的信息，详细描述参见购进发票录入。4、完成以上操作后，即可进行发票开具。3.2 发票开具功能操作3.2.1 纳税人信息设置1）首次进入系统时，系统自动显示设置界面要求用户填写纳税人信息；或点击的“纳税人信息设置”功能打开“纳税人信息管理”界面（如图所示）。2）填写表中相应的信息，带红色*号的为必填项。3）点击“新增开票人”按钮，在开票人设置栏中填写开票人信息，可增加多个开票人。反之，选中相应开票人，点击“删除开票人”按钮，可删除开票人。4）如用户添加多个开票人，系统在登录时将提示用户通过下拉菜单选择相应开票人进入系统。当用户在纳税人信息管理中勾选对应开票人的“默认开票人”功能后，登录时系统选择界面默认显示此开票人名称。5）填写完成后，点击“保存信息”按钮。并点击“关闭”按钮退出纳税人信息管理界面。6）首次登录设置完成后，系统进入“开票系统导航”界面（如图所示）。【注】：当增加一个以上的开票人时，请通过“菜单”“注销”功能回到登录窗口，重新登录并选择相应的开票人进入系统。3.2.2 发票模板打印设置1）在“开票系统导航”界面点击的“发票模板打印设置”功能打开设置界面（如图所示），或通过“发票开具”界面点击“打印参数调整”进入。2）首先通过“发票模板选择”选择发票种类，工作区将显示对应票种的默认设置。3）点击“选择打印机”功能选择开票的打印机，默认为电脑打印机设备的默认首选项。用户可以在左边距、上边距中直接输入数值（单位为毫米）进行调整，也可点击“左移”、“右移”、“上移”、“下移”进行调整。测试过程中，可以点击“测试打印”进行模拟输出。4）调整无误后，点击“保存”按钮以保存打印设置方案，设置方案将在下次打印发票时生效。可点击“还原”按钮返回到上一次保存时的设置方案。5）完成后，请点击“关闭”按钮退出调整界面。 【注】：建议每种票样在首次打印前，或换一台打印机打印前，使用此功能进行调整和测试打印，以防止废票。3.2.3 购进发票录入1）在“开票系统导航”界面点击的“购进发票录入”功能打开“购进发票录入”界面（如图所示）。2）根据发票类型点击“新增统印发票”或“新增自印发票”按钮。 3）根据实际情况填写发票信息。填写完成后，点击“保存”按钮。4）如需要继续添加发票数据可点击“继续新增”按钮后再次填写发票信息；如不需要再次新增可点击“关闭”按钮退出填写界面。5）单击对应发票行后，通过点击“修改”按钮进行发票信息的修改，或点击“删除”按钮将发票信息删除。6）用户可通过选择查询条件点击“查询”按钮，进行发票的分类查询。7）此功能可查询到系统中所有发票的数据。【注】： 录入购进发票信息时，发票的起、止号码必须要与分配到开票人手上的纸质发票号码一致。使用多台电脑同时开票的用户，发票号码起止一定要核对准确。 录入时，相同发票代码的发票号码不能重叠 修改或删除发票记录时，系统会对已开发票做对比检测。只能修改和删除未开具的发票数据。3.2.4 发票开具1）在“开票系统导航”界面点击的“发票开具”功能选择相应的发票，或在“开票系统导航”界面下方的“发票库存情况”点击相应发票行的“开具”按钮（如图所示）。2）可通过“发票种类”和发票模板选择其它发票进行填写。3）选择相应的交易货币类型，系统默认为人民币。4）根据实际情况填写发票信息，带红色*号的为必填项。合计金额大小写系统自动计算带出，不允许修改。5）填写完成后，点击“保存”按钮保存票面信息。6）点击“打印发票”按钮进行发票的打印。打印前可通过“打印参数调整”功能进行打印机数据的调整（调整的操作描述可参见发票模板打印设置）。7）开票完成后，如需要继续开票，可点击“继续开票”按钮，或票面信息变动不大的情况下点击“复制开票”按钮继续开票。8）保存发票信息后，可暂不打印，以后可通过“查询统计”“开票信息查询”功能打印发票（详细操作流程可参见开票信息查询）。【注】： 如果已经开具并打印发票，有信息错误只能通过“发票作废”功能作废发票后重新开票；如果未打印发票，可以在发票开具模块中输入发票号码修改发票内容，保存后再打印发票。 发票界面上显示的发票号码系统默认根据升序的方式顺序显示。发票号码可修改。 打印发票时，请注意放入的纸质发票代码和发票号码与系统显示的一致。 系统中发票上显示的发票代码与号码，打印时会打印在纸质发票的备注栏，请留意发票代码与号码的一致。 填写发票备注栏时，可使用键盘的ctrl+Enter键进行回车换行操作。 发票开具成功后，系统将自动保存票面信息，在下次开票时可双击对应发票栏或输入文字拼音开头字母，系统会显示信息列表由用户选择。 系统保存的票面信息可通过“系统管理”“开票常用信息维护”功能进行编辑，详细操作参见开票常见信息维护。3.2.5 发票作废1）在“开票系统导航”界面点击的“发票作废”功能，进入发票作废界面，请根据实际情况输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示发票列表（如图所示）。2）确认将要进行作废操作的发票后，点击“操作”栏中的“作废”，系统将进入作废发票的界面（如图所示）。3）在该界面中，无须对发票本身的信息作任何修改，只需选择作废原因，如果选择其他，请自行录入作废原因。完成后，点击“作废”按钮，系统经校验后将提示是否作废成功。4）如多张发票需要作废，而作废原因相同，可在“选中”栏中勾选相应的发票，点击“批量作废”功能，自行录入作废原因。完成后，点击“确定”按钮完成作废操作。【注】： 发生错误开具、发票损毁或打印不成功等情形时，可能需要对已开具的发票进行作废操作，本系统只允许对本月开具的尚未验销的发票做作废处理。 如已验销的发票需要取消验销，可到“查询统计”“发票领购验销申请表”或“自印发票领用存销报表”功能中删除验销表，详细操作描述参见3.3.9.3发票领购验销申请表-删除申请表和3.3.10自印发票领用存销报表。 本系统只显示符合作废条件发票的操作栏中的 “作废”按钮。 其中作废原因的“放错发票作废重打”，指当用户使用其它发票号码的纸质发票进行打印，而造成发票号码不对应时可通过此功能进行发票的作废，作废时填写或选择需要作废的纸质发票号码。作废成功后，系统提示放入对应的发票号码进行打印。3.2.6 发票红冲1）在“开票系统导航”界面点击的“发票红冲”功能，请根据实际情况输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示发票列表（如图所示）。2）确认将要进行红冲操作的发票后，点击“操作”栏中的“红冲”，系统将进入红冲发票的界面（如图所示）。3）在该界面中，无须对发票本身的信息作任何修改，只需点击红冲原因的下拉菜单，选择红冲原因，再点击“红冲”按钮，系统经校验后将提示是否红冲成功。红冲成功后，红字票面将打印对应蓝字发票的号码。查询时红字发票将显示对应蓝字发票的号码；查询蓝字发票时，将显示对应红字发票的号码。【注】： 如果发生以前月份开具的发票出现错误、销售退回等原因时，可能需要开具一张对应的红字发票进行冲销。 本系统只允许对以前月份开出的蓝字（正数）发票进行红字冲销。比如当前为2010年8月，则只能对2010年7月31日及以前的发票进行红字冲销。 已冲销的蓝字发票不允许再次作红冲处理。 开出红字发票，也将占用当月开票限量。 单张发票金额不允许部分红冲。 本系统只显示符合红冲条件发票的操作栏中的 “红冲”按钮。3.2.7 发票库存查询用户可通过此功能查询剩余还未使用（如还未开具、作废和红冲）的发票信息。1）在“开票系统导航”界面点击的“发票库存查询”功能，进入发票库存查询界面（如图所示）。2）可输入相应查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示发票列表。3）用户可根据实际需要选择点击“导出”按钮，导出Excel表格。表中内容根据当前系统查询结果显示的格式与内容进行导出。【注】： 当发票库存数量为0时，“发票库存查询”界面不显示此发票数据。 当用户需要查询全部发票的数据时，可通过“发票管理”“购进发票录入”功能进行查询（详细操作请描述参见购进发票录入）。3.2.8 开票信息查询用户可通过此功能查询已开具、作废和红冲成功的发票信息；并可查阅开票的统计数据。1）在“开票系统导航”界面点击的“开票信息查询”功能，进入开票信息查询界面（如图所示）。2）请根据实际情况输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示发票列表（如图所示）。3）开票查询界面下方显示当前页面和查询结果中发票份数与总金额。4）用户可以点击“发票号码”以查阅该张发票的全部信息（如图所示）。但在发票信息查询界面中，用户不能做任何数据修改操作，但能够进行发票的打印 (系统中发票上显示的发票代码与号码，打印时会打印在纸质发票的备注栏，请留意发票代码与号码的一致)。5）在开票信息查询界面，用户可通过勾选“统计条件”框中的条件对查询后的结果进行统计查看，可多项选择（如图所示）。6）用户可根据实际需要选择点击“导出”按钮，导出Excel表格。表中内容根据当前系统查询结果显示的格式与内容进行导出。3.2.9 发票领购验销申请表在“开票系统导航”界面点击的“发票领验申请表”功能，进入发票领购验销申请表界面（如图所示）。3.2.9.1 新建申请表1）点击“新建”按钮，进入查询数据界面。新建申请表的方式有两种： a）直接点击“生成报表”按钮，生成空白的申请表进行手工填写。 b）输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示发票列表（如图所示）。勾选需要验销的发票后，点击“生成报表”按钮。 2）建议按实际情况进行修改和填写。完成后，点击“保存”按钮。 3）保存成功后，点击申请表中的“关闭”按钮退出。3.2.9.2 编辑申请表1）在发票领购验销申请表界面，输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示申请表列表（如图所示）。2）在“选择”栏中勾选一条记录，点击“编辑”按钮可以进行该申报表的编辑。 3）按实际情况进行修改。完成后，点击“保存”按钮。 4）保存成功后，点击申请表中的“关闭”按钮退出。3.2.9.3 删除申请表1）在发票领购验销申请表界面，输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示申请表列表（如图所示）。2）在“选择”栏中勾选申请表记录（可多选），点击“删除”按钮即可。3）删除该申请表后，原申请表中的发票的验销标志将自动恢复为未验销。3.2.9.4 导入申请表1）在发票领购验销申请表界面，点击“导入”按钮，在弹出的对话框中选择系统规定的文件进行导入（如图所示）。2）核对表中数据无误后，点击“保存”按钮。3）保存成功后，点击申请表中的“关闭”按钮退出。3.2.9.5 导出申请表1）在发票领购验销申请表界面，输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示申请表列表（如图所示）。2）在“选择”栏中勾选一条记录，点击“导出”按钮。 3）在对话框中选择保存的地址并在文件名栏中编写文件名称后，点击“保存”按钮。完成文件的导出操作。3.2.9.6 合并申请表 当需要将多张申请表中的发票数据合成一张申请表时，可通过此功能进行数据的合并。1）在发票领购验销申请表界面，输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示申请表列表（如图所示）。 2）在“选择”栏中勾选申请表记录（可多选），点击“合并”按钮进入发票验销申请表界面。 3）检查数据无误后，点击“保存”按钮，系统生成一张新的领购验销申请表。 4）点击申请表中的“关闭”按钮退出。【注】： 选择用于合并的申请表不会自动删除。 当企业多台电脑进行开票，可将所有发票领购验销申请表导出至同一台电脑中合并成一张申请表。 申请表中，同一种类的发票，其结存、领购数量将统计显示在一行记录中。3.2.10 自印发票领用存销报表自印发票领、用、存、销报表界面的功能与发票领购验销申请表功能一致，操作可借鉴发票领购验销申请表3.2.11 开票常用信息维护发票开具成功后，系统将自动保存票面信息，保存的信息可通过此功能进行编辑。 1）在“开票系统导航”界面点击的“开票常用信息维护”功能进入“常用信息管理”界面（如图所示）。2）选择常用信息维护框中相应的信息项目（如图所示）。2）对应项目内的资料是在用户成功开具发票时，系统自动保存校验通过的信息。可通过点击对应信息的“修改”按钮进入相应的信息修改窗口（如图所示）。3）用户可根据实际情况进行修改，填写完成后点击“确定”按钮退出。4）如有不需要的信息，可通过栏勾选（可多选），选择完成后点击按钮。5）当需要写入Excel表中已存在或填写的信息，可通过“导入”功能进行数据的批量写入（如图所示）。在导入界面中填写Excel表中的列号，如c、d等。完成后，点击“导入”按钮。【注】：导入数据时请留意选择左方“常用信息维护”框中的项目，以确保开票界面中常用信息显示的位置。4 系统功能介绍4.1 “菜单”功能介绍点击工作界面右上方的，可见以下界面：4.1.1 深圳地税计算机开票系统“菜单”“深圳地税计算机开票系统”中的下级菜单的功能与右侧的功能模块相同，可选择使用，具体使用流程可参看3.2发票开具功能操作。4.1.2 帮助“菜单”“帮助”的下级菜单包括：软件信息和使用帮助，2个功能。1、 软件信息，可查看系统版本与手动进行系统检查升级等（如图所示）；2、 使用帮助，提供该软件的系统帮助手册。4.1.3 系统配置“菜单”“系统配置”下级菜单包括：常规设置和网络设置2个功能。1、 常规设置：a） 开机自动运行程序：选中这一项后，在电脑开机时，该软件将自动启动；b） 记住我的密码：此项与登录窗口的功能相同，方便用户选择登录功能； c） 自动为我登录：这一项与登录窗口的功能相同，方便用户取消自动登录功能；d） 停靠桌面边沿时自动隐藏：选中此项后，当非最大化的系统界面靠在电脑桌面边缘时，系统自动隐藏；e） 关闭主面板时的：这一项是选择当点击系统界面右上角的时，系统退出程序或最小化到windows系统托盘。2、 网络设置：如果用户是使用代理上网，则在此进行网络设置，如下图：4.1.4 设置显示图片通过使用此功能选择服务通讯头像。1）点击“菜单”“设置显示图片”功能，进入选择您要显示的图片界面（如图所示）。2）选择界面左边方框中的图片，或通过“浏览图片”按钮选择自定义图片。3）完成后，点击“确认”按钮。4.1.5 用户资料通过此功能可对用户注册时的信息和密码进行修改和维护。1）点击“菜单”“用户资料”功能（如图所示）。2）在方框内修改相应信息，完成后点击“确认”按钮退出。4.1.6 注销“注销”即退出目前正进行操作的界面，回到系统登录窗口。可通过此功能切换其他开票人进行操作；4.1.7 退出“退出”即退出深圳地税计算机开票系统软件。4.2 数据备份、恢复 当用户需要卸载并重新系统时，可通过此功能进行整个开票系统的数据保存并恢复。 当用户需要备份整个系统数据的时候，通过“立即备份数据”功能可以完成。选择导出目录，完成整个系统的数据备份工作 当用户需要回复上一次备份的整个系统数据时，通过“立即恢复数据”功能，选择导入文件，完成数据的恢复工作。 当用户希望系统自动备份，可勾选“退出软件时自动备份数据到指定目录”功能，并选择自动保存的目录。4.3 系统升级系统可通过两种方式进行升级：1、自动升级，在联网状态下运行深圳地税计算机开票系统的时候，系统自动监测是否有升级包，如果有系统则自动完成下载和安装操作。2、手动升级，用户可通过“菜单”“帮助”“软件信息”“检查更新”功能进行手动的升级（操作可参见帮助）。4.4 服务为了及时解决用户在使用深圳地税计算机开票系统过程中遇到的问题，系统提供了即时通信功能，并安排专门的客户服务人员在线解答问题。使用该功能必须具备以下两个条件：1、已经申请在线服务号码，申请操作流程参见2.2申请在线用户；2、能上互联网。使用“在线登录”方式和申请在线用户生成的服务号码、密码登录系统，通过即时通讯的方式和客户服务人员以及企业之间进行咨询交流。即时通信的主要功能有：1、文字对话；2、文件传输；3、远程操作；4、群发信息。在在线登录的情况下，点击即可看到相关的咨询服务客服人员（如图所示）。双击客服人员头像，系统弹出对话框（如下图所示）。4.5 导航为方便用户，系统将常用的税务网站的链接加入导航里面，分为深圳地税、广东地税、广东国税与自定义导航四个栏目，点击模块的链接可以直接打开对应的工作界面。用户可以添加自己常用的网站在导航中，通过在“自定义导航”空白处点击右键然后选择“新建导航”，在弹出窗口里面设置导航的名称与目标。