计算机应用基础教材

第一章办公自动化的应用卷导入课程办公自动化（OA）是指将计算机技术、通信技术、信息技术和软件科学等先进技术 及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最 大限度地提高工作质量、工作效率和改善工作环境。而办公软件是可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、简单数据库处理等方面工 作的软件。目前办公软件的应用范围很广，达到社会统计，小到会议记录，数字化高速发展的今天更离不开办公软件的鼎力协助。Ofice2007就是微软公司推出的最新的Ofice系列软件，是办公处理软件的代表产品，不仅在功能上进行了优化，还增添了许多更实用的功能，且安全性和稳定性更得到了巩固。Ofice2007集成了 Word、Excel、Powerpoint、Access和Outlook等常用的办公组件。本章将向用户介绍办公自动化系统的基本概念、基本功能，现代办公自动化设备的基 本常识，以及办公软件的基本知识，通过本站个学习，可以使用户快速了解最新版本办公 软件的相关知识。込重点难点了解办公自动化系统的定义和功能 了解办公系统的基本设备熟悉Office2OO7各个组件及其功能使用语言功能 使用帮助文档1.1办公自动化系统概述随着科学技术的飞速发展，当今社会进入信息时代。办公自动化技术已成为处理、传 递信息的重要手段之一，并高效率地参与着现代化的管理。本节将向用户介绍办公自动化 的主要特点及其功能作用。1.1.1办公自动化系统的概念及特点办公自动化是在管理信息系统（MIS ）和决策支持系统（DDS）发展的基础上迅速兴起的一门综合性技术。它是以先进的科学技术武装办公系统，达到提高效率、提高管理水 平，使办公系统达到信息灵活、管理方便和决策正确的目的。禾U用办公自动化系统，即可 使管理更加现代化、科学化。1.办公自动化的定义办公自动化是指利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于各种现代化办公设备中，并由这些设备和办公人员构成服务于某种目的的人-机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策，求得更好的 效果。办公自动化涉及行为科学、社会科学、管理科学、系统工程学和人机工程学等多种学 科，并以计算机、通信和自动化等技术为支撑技术，且将工作站（WorkStation ）和局域网（Local Area Network ）作为 OA的两大支柱。OA系统可分为组织机构、办公制度、办公人员、办公环境、办公信息和办公活动的OA系统。其功能结构技术手段6个基本要素。各部分有机结合、相互作用，构成有效的如图1-1所示。二亠 I PiERsoft应用射域啊用户 品城阿用户时蛀网用户办公自动化系统图1-1 OA系统图2.办公自动化的特点办公自动化是高级的决策支持系统，它将各种先进设备和各种软件功能紧密组合，是 信息化社会的重要标志。它具有以下几个特点。探 办公自动化是一门综合性科学一般人常常让你为办公自动化只是自动化科学的一个分支，其实办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型边缘学科，它涉及行政管理、电子、文秘、机械 和物理等多种学科，是信息化社会的产物，是在计算机、通信设备较普遍应用，下哦纳西 业务空前繁忙的情况下应运而生的。探 办公自动化是一个人机信息系统，是具有信息处理功能的学科一个较完整的办公自动化系统应包括信息采集、加工、改造、传递和存储等环节。其 主要任务是向各级办公人员提供各种所需的信息。因此，人、信息系统、各种设备和辅助 工具是办公自动化系统的 3个互相联系的基本组成部分。信息是加工的对象，及其是加工 的工具，认识加工过程的设计者、指挥者和加工结果的享用者。探 办公自动化是对于因、数据、图像和文字等信息一体化的处理过程办公自动化可以将基于不同技术的办公设备在网络上使用，将文字处理、语音处理和 图像处理等功能组成在一个系统中，实现设备共享，使办公室具有综合处理这些信息的功 能。探 办公自动化的目标是提高办公效率和质量，是产生更高价值信息的辅助手段办公自动化加速了信息的流通，提高了办公效率和准确性，提高了办公人员的决策质 量，为决策人员提供更多的信息和更多的决策方案。办公自动化使办公人员的劳动智能化、 办公工具电子化和机械化、办公活动无纸化和数字化，这必将大幅度提高办公人员的工作 效率。1.1.2 办公自动化的功能 办公自动化系统是通过寄托计算机网络，围绕群件管理这个核心，来实现收发文件以 及档案管理自动化，以提供工作效率。创造无纸化办公的优越环境的。整个系统涵盖了收 发文管理、外出人员管理、会议管理、领导活动安排、论坛管理、个人用户工作台等多个 功能子系统。每个子系统都可以独立完成某一单项办公事务，相互之间又有机结合，真正 实现了无纸化的办公自动化。办公自动化系统具有以下几个基本功能。1收发文管理 收发文管理主要负责公文的拟定、手法、审批、归档、查询检索和打印等工作流的全 过程。当需要送交一份公文时，先有起草人起草公文，之后通过网络发给审批人，审批合 格之后进行签发。而当收到一份公文时，应先进行收文登记，然后发送给公文拟办人，在 拟办人指定批办、承办人之后，公文将自动发送到批办、承办人处，最有由专人将公文归 档。 收发文管理能够实现内部文档从你搞、批阅、签发，最后的整理、归档这一流程的自动化 控制，达到文档手法自动化。2 外出人员管理 外出人员管理主要通过电子公告板方式实现对外出人员扼等级管理， 外出人员利用此 公告板公布自己的外出事由、外出时的联系方法、外出时间以及外出期间指定的工作代办 人和代办事项，还可以将自己外出的消息通知给有关人员。3 会议管理 在传统方式下，召开会议时需要大量文件让人头疼不已，而在办公自动化系统方式下 则要轻松许多。利用办公自动化系统可以实现网络远程实时会议控制，图文、影音在线传 输，并通过浏览器安排、管理会议。4 领导活动安排OA 系统可以负责对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排和 每日活动安排，相关人员可以据此安排日程，以便进行相应的工作，而不至于发生冲突。5 论坛管理 所谓论坛，类似现实生活中的公告牌，用于系统内容人员在其发布相关公开信息。论 坛管理主要负责对这些信息的管理，如信息分类、更新等。公告牌可以用来发布各种信息 通知或者其他公用信息。 同时， 可以在内部开通电子邮局， 并具备和系统外部交流的能力。6 个人用户工作台 个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一管理，如安排日程、活动，查看和处理 当日工作，存放个人的各项资料、记录等。此外，个人用户还可以通过电子邮件与其他单 位或个人交流意见、讨论问题及传送材料。7 电子邮件 电子邮件系统可以完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等功能 8 远程办公 当员工远离办公室或者需要外出，而同时又非常需要了解单位某些数据信息时，可以 通过电话网、 DDN 专线等连接的远程计算机，完成所有相关办公的功能。9.档案管理办公自动化系统可以实现交互式的劳资人事管理，将员工资料与考勤制度、 工资管理、人事管理相结合，从而有效提高员工的工作效率，降低管理费用，实现高速、实时的查询 管理。* 理一 S收文1.-存档笞理厂 L5 - 厂 -13 二T电子印童匸苴它辅助系统L 匚吕外公自时化系蜕图1-2办公自动化的功能图1.2办公系统的基本设备办公自动化设备是现代工作和生活中不可或缺的高科技产品。它是微电子技术、计算 机技术、电磁技术、电机技术、光电技术、传感技术、数字通信技术和塑料技术、精密机 械技术的综合体。禾U用这些办公设备，可以进行复印、打印、存储和扫描等工作，从而能 够大大提高人们的工作效率。1.2.1存储设备存储设备在计算机系统中起着非常重要的作用，人们日常所接触的硬盘、光盘以及U盘等都属于存储设备。其作用在于能够长期保存信息，并且不依赖于电来保存信息。1 .硬盘硬盘又称硬磁盘驱动器，它是计算机系统中最主要的外部存储设备，就像仓库一样， 内部存放着计算机中所有的数据。与内存相比，硬盘具有容量大、关机后存储数据不会丢 失等特点，如图1-3所示。图1-3 硬盘随着用户需求的提高，硬盘已经从早期的几十MB、几百MB发展到现在常见的 80GB、160GB。目前，常见的硬盘接口主要分为IDE和SATA两种，它们分别通过两种不同的数据线与主板进行连接，如图1-3所示。提示:除了上面介绍的采用IDE、SATA接口的硬盘外，另外还有采用 SCSI和FC （光纤通道）的硬盘产品。由于 SCSI和FC接口的硬盘主要应用于服务器，因此这些产品在市场 上并不常见。2 光存储设备一切采用光盘作为数据存储介质的设备统一被称为光存储设备（光驱）。目前，光驱的种类很多，根据光盘的存储技术可以将其分为CD光盘驱动器和DVD光盘驱动器两大类。根据光盘是否可擦写的特性，光驱又分为普通光驱（即只能读取，不能写入）和刻录 机（可读可写）两种；按照光驱与主板连接接口的种类，又可以将其分为IDE接口光驱、SATA接口光驱、SCSI接口光驱和USB接口光驱。其中除了 USB接口光驱属于外置式外， 前3种接口的光驱都属于内置式产品，如图1-4所示。图1-4光存储设备提示:在各种光驱产品的宣传资料中，常看到 48X、52X和16X的字样，这些指的都是光驱的工作效率，分别是指 48倍速、52倍速、16倍速的光驱产品。其中，常见的 CD光驱大都为48X或52X的产品，DVD光驱则以16X、18X最为常见。3移动存储设备移动存储设备是近年来发展速度较快、使用也较为普及的新型存储产品，它具有存储 容量大、携带方便等特点。其产品形式主要分为优盘、移动硬盘以及数码随身听等多种类 型。探优盘随着存储容量的增长，优盘（U盘）已经成为移动办公及文件交换的理想存储产品。 它是一种小型的移动存储产品，不需要外接电源，具有体积小、重量轻等特点，非常适合 随身携带。优盘采用的都是USB借口，这使得优盘的使用非常方便，用户只需将其插入计算机中的USB借口即可，如图1-5所示。图1-5 优盘探移动硬盘与优盘相比，移动硬盘的存储容量较大，它是以硬盘为存储介质，强调便携性的存储 产品，大都采用USB借口与计算机进行连接，也有部分采用IEEE 1394接口移动硬盘产品, 如图1-6所示提示:目前主流移动硬盘的容量已经达到了80GB，其他还有160GB甚至250GB的移动硬盘产品。由于计算机可以通过 USB接口向USB设备供电，因此大多数移动硬盘在使用时 与优盘并没有太大的不同，但也有部分移动硬盘必须配备额外的供电设备才能够正常使 用。探数码随身听数码随身听主要指 MP3播放器、MP4播放器等数码影音播放设备，其名称主要来源 于它们播放的影音文件格式，如图1-7所示。图1-7 数码随身听1.2.2打印机打印机是连接在计算机上主要的外围输出设备，它在人们日常的计算机应用中占据着 非常重要的地位。目前，家庭及办公中常用的打印机有针式打印机、喷墨打印机和激光打 印机等。1 .针式打印机针式打印机也称撞击式打印机，它的打印头由多支金属撞针组成。针式打印机在执行 打印操作时，打印头在纸张和色带之上行走，当指定的撞针到达某个位置时，便会弹射出 来，在色带上打击一下，让色素印在纸上做成其中一个色点。配合多个撞针的排列样式， 便能在纸上砌成文字或画图，如图1-8所示。图1-8 针式打印机2 喷墨打印机喷墨打印机适合打印单页纸，其打印质量很大程度上取决于纸张的质量。它的进纸方 式及面板控制和针式打印机相似，但它是通过墨盒的喷嘴将墨滴直接在纸上印出图像的。 如图1-9所示为一台喷墨打印机。飞芦冏判皿.阿图1-9喷墨打印机提示:喷墨打印机价格便宜，而且打印时的噪声较小，图形质量较高，是当前家庭打印机的 首选产品。3.激光打印机激光打印机是最先由 Xerox公司在20世纪60年代末研制成功，它采用的是电子照相(Electrophoto graphic)技术。该技术利用激光束扫描光鼓，控制光鼓将墨粉转印到纸上 形成打印结果，如图1-10所示。图1-10激光打印机提示:在针式、喷墨、激光打印机中，激光的效果最好，喷墨其次，而且这两种的噪声都很小，针式打印机的噪声相对较大，但它可以打多层纸，而且消耗材料相对较便宜，所以使 用量仍然很大。1.2.3复印机复印机是从书写、绘制、印刷的原稿得到等倍、放大或者缩小的复印品的设备。复印 机复印的速度快，操作简便，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无需经 过其他制版等中间手段，而能直接从原稿获得复印品。按照其工作原理的不同，可以将复 印机分为3类。1 光化学复印光化学复印有直接影印、蓝图复印、重氮复印、染料转印和扩散转印等方法。直接影 印法用高反差相纸代替感光胶片对原稿进行摄影，可增幅或缩幅；蓝图法是复印纸表面涂有铁盐，原稿为半透明材料，两者叠在一起接受曝光，显影后形成蓝底白字图像；重氮法与 蓝图法相似，复印纸表面涂有重氮化合物，曝光后在液体或气体氨中显影，产生深色调的 图像；染料转印法是原稿正面与表面涂有光敏乳剂的半透明负片合在一起，曝光后经液体 显影再转印到纸上；扩散转印法与染料转印法相似，曝光后将负片与表面涂有药膜的复印 纸贴在一起，经液体显影后负片上的银盐即扩散到复印纸上形成黑色图像。2 热敏复印热敏复印是将表面涂有热敏材料的复印纸，与单张原稿贴在一起接受红外线或热源照射。图像部分吸收的热量传送到复印纸表面，使热敏材料色调变深即形成复印品。这种复 印方法现在主要用于传真机接收传真。3 静电复印静电复印是现在应用广泛的复印技术，它是用硒、氧化锌、硫化镉和有机光导等作为 光敏材料，在暗处充上电荷接受原稿图像曝光，形成静电潜像，再经显影、转印和定影部 分，如图1-11所示。图1-11复印件静电复印主要有3个部分：原稿的照明和聚焦成像部分；光导体上形成潜像和对强项 进行显影部分；复印纸的进给、转印和定影部分，如图1-12所示。静电复印有直接法和间接法两种。直接法是在涂有光导材料的纸张上形成静电潜像， 然后用液体或粉末的显影剂加以显影，再将图像转印到普通纸上，定影后即成为复印品。 20世纪70年代以后，间接法已经成为静电复印的主流和发展方向。1.2.4扫描仪扫描仪是一种高精度、光电一体化的高科技产品，用户通过扫描仪能够将图片、胶片, 以及各类图纸图形和文稿输入到计算机中，以便计算机对这类信息进行处理。它是除键盘 和鼠标外，另一种被广泛应用的计算机输出设备。扫描仪的种类很多，按接口类型分为IPP、USB和SCSI这3种。按其扫描原理可分为手持式扫描仪、滚筒式扫描仪、平板式扫描仪。图1-12所示即为平板式扫描仪。图1-12平板扫描仪提示：通常情况下，扫描仪向计算机中输出的都是图像信息。但在扫描文字内容时，通过使 用专门的OCR （光学字符识别）技术，扫描仪也可以直接向计算机中输入文字信息。1.2.5传真机传真机是应用扫描和光电变换技术，将文件、图表、照片等静止图像转换成电信号，传送到接收端，以记录形式进行复制的通信设备，如图1-13所示。图1-13 传真机传真机按其传送色彩，可分为黑白传真机和彩色传真机；按占用频带，可分为窄带传 真机（占用一个话路频带）和宽带传真机（占用12个话路、60个话路或更宽的频带）；按用途可分为气象图传真机、相片传真机、文件传真机、报纸传真机等。其记录方式多用电 解、电磁、烧灼、照相、感热和静电记录等。目前市场上常见的传真机可以分为4大类：热敏传真机（也称为卷筒纸传真机）、热转印式普通纸传真机、激光式普通纸传真机（也称为激光一体机）、喷墨式普通纸传真机（也称为喷墨一体机）。传真机的工作原理非常简单，即首先扫描即将需要发送的文件，并转化为一系列黑白 点信息，该信息再转化为声频信号并通过传统电话线进行传送。当接收方的传真机“听到”信号之后，即可将相应的点信息打印出来，这样，接收方就会受到一份原发送文件的复印 件。1.2.6多功能一体机理论上，多功能一体机具有打印、复印、扫描和传真等多种功能，但对于实际的产品 来说，只要具有其中的两种功能，就可以被称为多功能一体机了。目前，较为常见的产品在类型上一般有两种：一种是涵盖了打印、扫描和复印3种功能的一体机；而另一种则是涵盖了打印、复印、扫描、传真4种功能的一体机，如图 1-14所示。图1-14多功能一体机提示:另外，根据打印方式的不同，多功能一体机也可以分为激光型和喷墨型两种类型；根据产品性能的不同，可以分为打印主导型、复印主导型、传真主导型，而扫描主导型的产 品较为少见。1.3办公软件概述随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入、文字处理、排版编辑、 查询检索等应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统。通过联网将单项办公业务系统连接成一个办公系统，再通过远程网络将多个系统连接成更大范围的办公自动化系统。简 历Intranet/Extranet已经成为办公自动化发展的必然趋势。而办公软件是针对办公环境设计的软件，中文办公软件将向智能化、集成化、网络化 的方向发展。目前，在所有办公软件中，最为常用的办公软件即为微软公司的Ofice办公软件。Office2007是Microsorft公司推出的主流办公软件，可以更方便第进行日常办公处理。该软件包含了可应用于不同领域的多个组件，如子处理组件Word、电子表格处理组件Excel、创建精美演示文稿的组件PowerPoint。本节就向用户介绍各个Office组件的具体功能作用。1.3.1 Word 2007Word 2007是Office中的字处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一，主要用来 进行文本的编辑、排版、打印等工作。例如，运用Word 2007中的设置字体格式、设置段落格式、添加页眉和页脚，以及设置水印效果等相关功能，制作一份“使用说明书”的小 册子，如图1-15所示。缶住査亡企走七&*Xt-i-*缶衣奋査件矗*世七占*矗杳舟曉杏Ifra査弘Tfr血血掛奋金金-*舟4A査去备杏在打古击曲右*费*丹知杏图1-15 Word2007制作的说明书1.3.2 Excel 2007Excel 2007是Office中的电子表格处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一，主 要用来进行繁琐计算任务的预算、财务、数据汇总、图表、透视表和透视图等的制作。例 如，利用Excel 2007制作一个“年终奖金发放表”表格，如图1-16所示。1.3.3 PowerPoi nt 2007PowerPoint 2007是Office中的演示文稿程序，可用于创建动感美观的演示文稿和幻灯片及投影片等。例如，运用PowerPoint 2007制作“风景图片”演示文稿，如图1-17所示。MHM&4笛1.4语言功能为了处理专门用于每种语言的转换和需求，在Ofice 2007的【审阅】选项卡中提供了一系列的翻译和中文简繁转换功能。其中，翻译是将一种语言产物，在保持内容也就是意 义不变的情况下，改变为另一种语言产物的过程；而简繁转换就是实现简体中文与繁体中 文之间的互相转换。1.4.1 翻译文字使用“信息检索”（或直接运用“翻译”）功能，用户不仅可以利用双语字典翻译单个 字词或短语，还可以搜索参考资料，如字典、百科全书或翻译服务。在文档中选择要翻译的文字，如选择“检索”文字，并选择【审阅】选项卡，单击【校对】组中【信息检索】按钮，如图 1-28所示。炉歆解斗英语H祥歳黑船图1-18信息检索此时，在弹出的【信息检索】任务窗格中，单击【搜索】栏中的下位按钮，选择【翻译】 选项，并单击【翻译为】下为按钮，选择一种要将“信息”文字翻译成的语言（如选择“英 语”项），单击【开始搜索】按钮，即可翻译出所需的信息，如图1-19所示。图1-19翻译结果提示:在【信息检索】任务窗格中，单击【翻译为】下为按钮，在弹出的下位列表中提供了 可供翻译的14种语言，用户可根据需要选择合适的语言进行翻译。技巧:单击【校对】组中的【翻译】按钮，也可弹出【信息检索】任务窗格进行翻译操作142英语助手英语助手是一项Microsoft Office Online服务，用于帮助以英语为第二语言的Office用户书写专业的英语文字。该服务提供了集成的参考指南，帮助提供拼写检查、解释和用 法，以及对同义词和搭配（一般或经常一起使用的两个单词之间的关联）的建议。例如，将光标置于Storm Petrel后，单击【校对】组中的【英语助手】按钮，如图1-20 所示。為醤译屏尋提示 设星诺言 申英语闡手 最字数统计 迪車新输入法词典檯对图1-20英语助手1-21 所此时，即可在弹出的【信息检索】任务窗格中显示该单词的中文释义，如图 示。图1-21搜索结果提示:在【信息检索】任务窗格中，单击【搜索】下位按钮，选择【英语助手（中国）】选项，可搜索出相应单词的中文含义。在该任务窗格的【搜索】文本框中输入文字，还可以 选择【翻译】选项，实现翻译字词的功能。1.4.3 简体与繁体的相互转换在排版过程中为了增加文档的古韵或便于查看文档，经常会使用简繁体互相转换功 能。下面介绍如何实现简繁体的互相转换，以及自定义词典功能。1 简繁互换随着中国加入世贸，以及中国大陆、中国台湾和中国香港之间交流和互动的日益深入, 很多国际性公司和机构都需要将重要档同时翻译为简体中文和繁体中文。此时，用户便可 以利用Ofice 2007中的简繁互换功能。在文档中选择要转换的文字，并选择【审阅】选项卡。然后，单击【中文简繁转换】 组中的【简转繁】或者【繁转简】按钮，即可将所选文字由简体转换为繁体，或者由繁体 转换为简体。例如，选择文档中的一段文字，单击【中文简繁转换】组中的【简转繁】按钮，此时， 即可将所选简体文字转换为繁体文字，如图1-22所示。1 |曲亠厲，赭樹叭陵腮国擄鞠錮呻蹈粒敞湖哦朋撅入 醪娜船郦牖巖縫蠶同翩鬍瞬蚊O咬胯舶蒯图1-22简繁转换提示:要使繁体转换为简体，只需选择要转换的繁体，并单击【中文简繁转换】组中的【繁转简】按钮即可。另外，在进行简繁体互相转换时，也可以通过【中文简繁体转换】对话框进行设置。 选择【审阅】选项卡，单击【中文简繁转换】 组中的【简繁转换】 按钮。然后在弹出的 文简繁转换】对话框中选择【转换方向】栏中的相应单选按钮，如选择【简体中文转换为 繁体中文】单选按钮，即可将所选文本内容转换为中文，如图1-23所示。【中ffifeMit：体的相互特换，在排版过程中为了増加文档的古韵或便手查&文尚 经常会傻埔簡繁傑直相饕换功能 卩面介绍如何实规简鄭体的互相转换，处自定义询典功毎心1.简緊互換隨著中國加入.世貿-以灰中國犬陸、中國肆和中國香港之間交流#暄動的日益深入 很多酢性公司和機構翹將重萸檔同畤翻譯為简體中文#嗓體中文。此畤-用戶便可丄 和用Office 200-中的簡繁互換丁垢总在文档中选择要转换甲申的【简转繁】躺【鑿转严吐蛀觀 站简体 p例如，选摄文档中的一那可将所進简体文宇转换共PJ转换方向锂区的异体字I常用爲匚3转换常用诩匚1自定义词典确定取消“Il肩面 12/13 字鲨：91/9J90$图1-23利用【中文简繁转换】对话框提示:若在文档中选择的是繁体文字，需将其转换成简体，只需选择【中文简繁转换】对话 框中的【繁体中文转换为简体中文】单选按钮即可。2.自定义词典在Ofice 2007中，系统还允许用户自定义词典。单击【中文简繁转换】组中的【繁简 转换】按钮，在弹出的【中文简繁转换】对话框中，单击【自定义词典】按钮，即可弹出 【简体繁体自定义词典】对话框，如图1-24所示。图1-24 简繁体自定义词典在该对话框中，分别设置转换方向、要添加或者修改的字词、要转换为内容，以及词 性等内容，单击【添加】按钮即可。另外，用户也可以利用该对话框导入或者导出繁体字。单击该对话框中的【导入】按 钮，在弹出的【打开】对话框中选择要导入的繁体字文件，并单击【打开】按钮。然后在 弹出的【自定义词典】对话框中，单击【确定】按钮即可，如图1-25所示。图1-25导入繁体字提示:在“中文简繁转换”中所导入的词汇是以CSV格式存储的，即用户的计算机上必须有此 格式的文件才能导入。如果用户不熟悉导入的词汇文件格式，可以先导出词汇，取得一个 示例文件当作参考。若要导出词汇，可先在【简体繁体自定义词典】对话框中设置【编辑】栏中的各项。 然后单击【导出】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入要保存的文件名，单击【保存】 按钮，即可弹出【自定义词典】对话框，提示已成功导出，如图1-26和所示。图1-26导出词汇提示：在“中文简繁转换”中所导出的词汇是以CSV格式存储的，用户使用Excel打开，即可 轻松地编辑及管理词汇。这个CSV档案由“转换方向”、“添加或修改” “转换为”和“词性个主 要字段。1.5使用帮助用户在自学过程中，可以通过Office的帮助功能，来学习使用该软件。该帮助功能在安装Office程序时就已安装在计算机上。本节以Word 2007为例，向用户介绍使用帮助文档的具体操作方法。1.5.1使用关键字在使用帮助文档时，利用关键字搜索帮助信息，是大多数普通用户搜索信息的有效手 段之一。它可以方便、快捷地帮助用户查找到需要查看的信息。若要使用关键字的方式搜索帮助信息，只需单击 Word 2007工作界面右上角的 【帮助】按钮，即可打开【Word帮助】窗口，如图1-27所示。图1-27 Word帮助窗口在该窗口中，用户只需在【搜索】文本框中输入要搜索的关键字， 如输入“插入图片” 文字，并单击【搜索】按钮，即可在该窗口中显示相关的帮助信息， 如图1-28所示。然后, 单击要查看的帮助链接即可。图1-28搜索帮助信息1.5.2使用目录除了使用关键字的方式搜索帮助信息之外，Ofice 2007办公组件还按照一定的顺序，将相近的帮助信息整理归类，从而使用户能够以目录的形式查看帮助信息。在【Word帮助】窗口的【浏览 Word帮助】栏中，列出了与 Word 2007操作相关的帮 助信息，用户只需单击要查看的链接文字，如单击【页眉和页脚】链接，如图1-29所示图1-29单击链接此时，即可进入相应的帮助页面，如图1-30所示。图1-30 帮组页面另外，用户也可以单击【Word帮助】窗口上方的【显示目录】按钮 送I,即可在该对 话框左侧显示目录。 然后，用户可以一次展开要查看的信息，即可在右侧出现相应的内容，如图1-31所示。图1-31使用帮助目录野小结：希望通过本章的学习要求掌握办公自动化系统的基本概念、基本功能，现代办公自动 化设备的基本常识，以及办公软件的基本知识。模块二 Word 2007Word是微软公司推出的 Ofice系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字编辑 软件之一。利用该软件，用户不仅可以方便的进行文字编辑和排版，还可以方便地在文档 中插入图片、剪贴画以及表格，编排出精美简报、信函、名片、制作各种商业表格等实用 文档。与之前老版本的 Word相比，新界面的Ofice 2007无论对于办公软件新手， 还是Ofice 系列的老用户，都有一种耳目一新的感觉，合理的工作界面可以帮助用户更迅速地创建文 档。第一章 Word 2007基础操作；宀导入课程本章首先介绍 Word 2007的工作界面，然后依次介绍在 Word 2007中文档的基本操作, 以及一些使用技巧，如创建和保存文档的方法、如何使用文档视力，以及查找和替换文本 的方法等。曼y重点难点O熟悉Word 2007的工作界面O使用文档视图O文档的基础操作O如何编辑文本O查找和替换和定位篷/知识体系2.1 Word 2007的工作界面Word 2007在界面上有着非常明显的突破，不仅美观大方，而且更加合理和人性化， 同时其功能也得到了较大的改进。它不但具有易于操作的窗口界面，而且还具有一套完整 的编写工具。用户可以比以往任何时候更加方便、快捷地创建具有专业水准的文档。单击【开始】按钮，执行【程序】 | Microsoft Office | Microsoft Office Word 2007 命令, 即可启动 Word程序。另外，用户也可以双击已经保存的Word文档，进入其工作界面，如图2-1所示。Hie-扳皴垂直拆尺好制聽也* BFfF握区选项担谖动条4匣峰测蒐n-ftE-WWll: F ,*-.IttiKfl p单rb A ,皐.心星_二岂上勺IL!i|Ff.* * .llwnrt 叩 swdtV fjt-fB.SAA 0.w t1跆FV当削船PT融斗亠文榕观圈方衣文檜显示出直宇数改鹫状禹fl|Rd忙划命EkttiirW*t*M* * 出SfeP tfr 图2-1 Word 2007工作界面在Word 2007编辑文档的过程中，用户可以利用其工作界面中的不同组成部分，进行 相应的操作，从而创建出自己满意的文档。其中，各组成部分的功能作用如下所示。1. Office 按钮单击Word 2007程序左上角的Office按钮，在弹出的菜单中，除常用的打开、保存、新建等命令之外，还包括发送、发布等新的命令，如图2-2所示。利用这些新命令，用户可以直接将Word文档发布为博客或者发送给电子邮件和传真等。officc-2007- Mlcrcnoft图2-2 Office按钮2 快速访问工具栏在Office 2007默认的工作界面中，快速访问工具栏位于Office按钮的右侧，包含一组独立于当前所显示选项卡的命令，是一个可以自定义的工具栏。用户可以将一些常用的命令添加到快速访问工具栏中进行使用。默认情况下，快速访 问工具栏中仅3个按钮，其名称和功能作用如表2-1所示。表2-1【快速访问工具栏】各按钮名称及其功能表按钮名称功能保存快速保存Word文档9撤销撤销用户的上一步操作0重复在没有进行撤销操作的前提下，重复用户的最后一步操作用户可以改变快速访问工具栏在Word 2007工作界面中的位置。单击其右侧的下拉按钮，执行【在功能区下方显示】命令，即可将其移动到水平标尺上方。另外，用户也可以 快速访问工具栏，执行【在功能区下方显示快速访问工具栏】命令，更改快速访问工具栏 的位置。3. 窗口控制按钮窗口控制按钮包括【最小化】按钮、【最大化】按钮和【关闭】按钮。在 Word文档中，单击【最小化】按钮可以使Word窗口隐藏为任务栏中的一个窗口按钮；单击【最大化】按钮，可以使窗口最大化显示；单击【关闭】按钮，可以关闭当前活动文档。当Word2007窗口界面最大化显示时，原来【最大化】按钮的位置上，将显示【向下还原】按钮， 它可以使文档窗口还原至原来大小。4. 标题栏Office按钮、快速访问工具栏和窗口控制按钮共同组成了标题栏。它位于Word 2007工作界面的最顶端，并显示了当前活动文档的文档名称和文件格式。5. 选项卡和组选项卡和各选项卡中包含的组共同构成了功能区，它取代了当前版本中的菜单和工具栏。功能区能够比菜单和工具栏承载更加丰富的内容，包括按钮、库和对话框等内容。通常吓，Word窗口中包含【开始】、【插入】、【页面布局】、【引用】、【邮件】、【审阅】、 【视图】和【开发工具】共 8个选项卡。除此之外，当在文档中插入表格、图片等对象时， 用户只有选择 Word文档中的表格或者图片时，功能区将添加相应的工具栏及选项卡，如 图2-3所示。堆工4. V w- J -i _. jig -i r/- tmiii w-.-JI * F Au 19lir -Estill蚣h：匕DlH格式选项圧Umd山丸鞫的过 Iffl户 中的itt-rrtREffl ifrff-處出13c!朋的5T扫.且中冉熾应耶皆的功紐惟L-. tnEi HrHI-fliifi 口色记 2i? WFFE上 JS 的 口Z住岀ffjMHa=F- feJKtHffiH-ff-. fin. JliHB BHeSS建理.建布 爭雪帕哼m flriffl s号灵 H HIK也冊爷r HIFII：JJI1SW 叭丸档St命知ID畫It暨議股5,恢MiiAfm工H护il Offlce HW? IltlA的工PF图2-3【格式】选项卡6. 标尺标尺可以分为水平标尺和垂直标尺两种其主要腹胀在于对齐文档中的文本、图形、表 格或者其他元素。标尺的显示与文档的视图模式有关：在普通视图和Web版式视图中仅显示水平标尺；在阅读版式视图和大纲视图中，将不显示标尺；而在页面视图中，将同时显示水平标尺和 垂直标尺。在Word文档中，用户可以选择【视图】选项卡，通过启用或者禁用【显示 /隐藏】组中的 【标尺】复选框，来控制标尺是否在文档中显示；用户也可以单击水平标尺右侧的【标尺】按钮，来显示或者隐藏标尺。如图2-4所示。7. 制表位在键盘上按Tab键之后，光标插入点移动的位置被 称为制表位。单击编辑区的【制表位】按钮，即可在不 同的制表位之间进行切换。其中，制表位包含有左对齐 式制表位、居中式制表位、右对齐式制表位、小数点对 齐式制表位、竖线对齐式制表位、首行缩进和悬挂缩进。8滚动条图2-4【显示】、【/隐藏】标尺利用滚动条可以查看文档窗口中超出当前视力范围的内容。Word文档中的滚动条包括垂直滚动条和水平滚动条两种，分别用于上下移动和左右移动。用户只需单击滚动条两 端的，或者拖动滚动条，即可对文档的指定内容进行查看。9 文档编辑区水平标尺和状态栏之间的区域统称为文档编辑区。该区域是用户输入和编排文档内容的主要工作区域。用户可以在该区域中输入文字、插入图片、绘制图形或者进行其他操作。当启动Word 2007时，编辑区中只有一个被称为插入点的闪烁光标，表示当前编辑的 位置，插入点的位置将随着输入字符位置的改变而进行移动。10.选择浏览对象单击【选择浏览对象】按钮，在弹出的列表框中包含12种不同的救命按钮，选择所需选项，即可选择指定的方式对文档进行浏览。其中，在【选择浏览对象】列表框中各按 钮名称及其功能作用如表2-2所示。表2-2【选择浏览对象】按钮及其功能表按钮名称功能0定位选择要跳转的项目类型查找找到某个的项目特定$按编辑位置浏览单击此按钮，用户即可按文档中的编辑位置浏览文档内容-按标题浏览单击此按钮，【前一页】按钮和【下一页】按钮将被更改为【前 一条标题】按钮和【下一条标题】按钮，单击按钮即可按文档 中的标题进行浏览國按图形浏览单击此按钮，【前一页】按钮和【下一页】按钮将被更改为【前 一张图片】按钮和【下一张图片】按钮，用户可以单击这两个 按钮，查看文档中的所有图片。按表格浏览单击此按钮，【前一页】按钮和【下一页】按钮将被更改为【前 一张表格】按钮和【下一张表格】按钮，用户可以单击这两个 按钮，查看文档中的所有表格|W|按域浏览单击此按钮，【前一页】按钮和【下一页】按钮将被更改为【前 一域】按钮和【下一域】按钮，用户可以单击这两个按钮，查 看文档中所有的域1制按尾注浏览单击此按钮，用户即可对文档中的所有尾注进行浏览區II按脚注浏览单击此按钮，用户即可对文档中的脚注进行浏览回按批注浏览单击此按钮，用户即可对文档中的批注进行浏览匝按节浏览单击此按钮，用户可以查看文档中的所有节百按页浏览单击此按钮，即可查看文档中的所有页11.状态栏位于Word 2007工作界面最底端的一栏被称为状态栏，其作用在于显示当前文档的状态内容，如当前页数和总页数、文档字数、视图方式和文档显示比例等。其中，状态栏中 各部分名称及其功能如表 2-3所示。表2-3【状态栏】各部分及其功能表按钮名 称作用烦 7/24文档页码显示当前所在的页数及总页数，单击弹岀【查找和替 换】对话框W7文档字数显示整个文档中的被除数，单击可弹岀【字数统计】 对话框校对发现校对错误，单击即可更正语言显示当前文本的语种及国家，单击可弹岀【语言】对 话框JfiA.改写状态输入的文字将插入到插入点处录制宏单击该按钮，弹岀【录制宏】对话框，开始录制新宏询1页面视图切换至页面视图阅读版式视图切换至阅读版式视图Web版式视图切换到Web版式视图大纲视图切换至大纲视图=普通视图切换到普通视图10C缩放级别显示当前文档的缩放比例显示比例调整文档的缩放比例提示:用户可以拖动【显示比例】栏中的滑块，或者通过单击【缩小】按钮和【放大】按钮,来调整Word文档的现实比例效果。2.2文档视图方式Word 2007提供了多种在屏幕上显示文档的视图方式，不同的视图方式可以适应不同 的工作特点。因此，充分满足了用户在不同情况下对文档进行编辑和查看的需要。本节将 详细介绍 Word 2007中的5种视图方式，通过本节的学习，可以帮助用户快速掌握不同视 图的用法。2.2.1 页面视图页面视图是 Word文档中的默认视图方式，也是Word编辑过程中最常用的一种视图方式，用户可以在该视图中查看与实际打印效果一致的文档。另外，在该视图中不仅可以 完整地显示所有的图形对象（如文本框、图形、水印、页眉和页脚），还可以查看精确位置的图文项目。若要切换至页面视图，可以选择【视图】选项卡，单击【文档视图】组中的【页面视 图】按钮即可。技巧：用户也可以按 Ctrl+ Alt +P 组合键，或者直接单击状态栏中的【页面视图】按钮，切 换至页面视图方式。2.2.2 阅读版式视图在Word 2007中，该视图方式是进行了优化设计的视图方式，便于在计算机屏幕上以 最在的空间来阅读文档。用户可以在该视图中，选择以文档在打印页上的现实效果对其进 行查看。若要切换至该视图，只需选择【视图】选项卡，单击【文档视图】组中的【阅读版式视图】按钮，即可切换至该视图中，如图2-5所示。在计BI乩屏鼻_LL乩,在的仝旬義冊宜档甲户即晟在谀碗中”栽评 训丈笞左打印页上的現实效黑时K进丹丢藝切妊茂趣只祁世楼ErOiE 2-5 闻注皈兰畅担圖i琛苴褪图帆阳口可L.ffiSE方的寻作虫挾档世斤V-限忑同ts色宴出3：示対口铀拄示立莘取击该憔召施点出昱示覆击-J斯虐杷汪霸立孚芥睛垃It注tr-n1二瞥球swt至製苕中的 面前9正谨按即可ZE娈出曲峯田中is 耳的强旳惶# 1T一両学主可桂至当胡帀施看一荷弄用址主茂摂谯，可诃圍逍的莹单中国If农示闻询K式画中，用户也可击左下住田热初，ftinSTiL,菱青单 壬右下福的技向U.J科甘曲咒削閣陆版式.ura能協:JJR疝的理式显示;瓯代吐1 i置用干茨送电子 页辞:s创種開頁i賈嗣嚴艾时忧馬：t覧楓r翻油便它不察膵*丁印 田無軀示文hr rff*交早县示鼻相科耙仁并便民匹口动鋼亍 iTiSPSH 口萄黃芒農h皈戎血貝翩璃I軀迭师晶 单主【丈档迎團 出自前.乘弍题】注袒或看E主世昵中的【uh啦弍姬】 拴囲EP可 上2丄尢繚越工!印干模舫戒又苕甲悔甄的尉囲怜它可馴肪 徨蛆折空和龊幵甘涉眼的袞档.融匀肾倔塢广匡应用于d比摂钮功能rrHi9_a单主京慢诩.可在具下应華审中迭 科耶国工貝Fto*接作臭中，售握鈕的書评忌片力住如暑*号示 乖M展I債乘式軀沪按说茗称亞耳功能图2-5阅读版式视图在阅读版式视图中，用户可以利用界面上方的各个按钮对文档进行编辑操作。其中, 各按钮的名称及其功能如表2-4所示表2-4 阅读版式视图中按钮名称及其功能按钮名称功能Id保存保存当前文档團打印打印当前文档工具单击该按钮，可在其下拉菜单中选择相应的 工具以不同颜色突出显示文 本阅读过程中突岀显示文字， 双击该按钮可进 入突出显示模式新建批注选择文字并添加批注A前一页单击可转至当前页的前一页K-跳转至文档中的页或节单击该按钮可在弹岀的菜单中选择要转到的位置 1下一页单击可转至当前页的后一页5-视图选项单击该按钮，可在弹出的菜单中进行相应的 设置关闭关闭阅读版式视图提示：在阅读版式视图中，用户也可以单击左下角的按钮，向前翻页，或者单击右下角的按钮，向后翻页。2.2.3 Web版式视图Web版式视图能够以网页的形式显示Word文档，适用于发送电子邮件和创建网页。该视图最大的优点是联机阅读方便。它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得 相对较大，并使段落自动换行，以便适应当前窗口的大小。若要 Web版式视图，只需选择【视图】选项卡，单击【文档视图】组中的【Web版式视图】按钮，或者单击状态栏中的【Web版式视图】按钮即可。2.2.4 大纲视图大纲视图主要用于设置 Word文档中标题的层次结构。它可以很方便地折叠和展开各 种层次的文档，因此，大纲视图被广泛应用于Word长文档的快速浏览和设置中。在【视图】选项卡的【文档视图】组中，单击【大纲视图】按钮，即可切换至该视图方式，如图2-6所示。丸堀幵始拓入反園；引用由：!件审闻国加裁J格式主J3档大舸观垦箪2章 Word 20.,. M _第一章 Word 200 基础操作4 ，导入课程 本章苜先介绍 Word 2007 作界面，然后依欢介紹在呼 掾作，UA及一些便用技巧。如创產和保存文档的方法、如 查找和替換文本的方挂等.4 重点难点.,反面：5/41J1DO96 WnF J图2-6大纲视图技巧:另外，用户也可以单击状态栏中的【大纲视图】按钮，切换至大纲视图方式中。此时，系统将自动添加一个【大纲】选项卡，在该选项卡中，用户可以通过不同组中的各个按钮，进行相应的操作。其中，各按钮的名称和功能如表2-5所示。表2-5大纲视图中各按钮名称及其功能按钮名称功能提升至使选择的文本直接升级至标题1升级使选择的文本升级为其上一级标题正文文芯大纲级别显示大纲级别降级使选择的文本降低一级降级为使选择的文本降低为正文 |上移使选择的文本上移一行下移使选择的文本下移一行井展开使选择的大纲级别展开折叠使选择的大纲级别折叠显示级别单击其下拉按钮，可以在其列表中选择要显示的大纲级别匡競示文林式显示文本格式禁用此复选框，则在大纲视图中将不显示文本的格式仅显示首行仅显示首行启用此复选框，可使大纲视图中只显示每级标题下的第一 行；禁用则显示文档中的全部内容225 普通视图在普通视图中，取消了页面边距、分栏、页眉和页脚，以及图片等元素的显示，而仅 显示标题和正文内容。因此，该视图方式是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。与其 他视图方式相比，该视图的显示速度相对较快，因而非常适合文字的录入。单击状态栏中的【普通视图】按钮，或者单击【文档视图】组中的【普通视图】按钮， 即可切换至普通视图中。2.3文档基本操作在熟悉了 Word 2007的工作界面及其视图方式之后，便可以开始着手编辑文档。本节 将向用户介绍在 Word 2007中创建、保存、打开和关闭Word文档的各种操作方法。2.3.1 新建文档在Word 2007编辑或者处理文字之前，首先需要创建一个用于存储内容的新文档。若 要创建新文档，不仅可以根据现有文档来创建新的空白文档，还可以基于Word 2007的模板功能来创建新文档。1 .新建空白文档当用户第一次启动 Word 2007时，系统将自动创建一个名为“文档 1”的空白文档。 若要继续创建新的空白文档，只需单击Ofice按钮，执行【新建】命令，在弹出的【新建文档】对话框中，选择【空白文档】选项，并单击【创建】按钮，即可创建一个名为“文 档2”的空白文档，如图 2-7所示。图2-7 创建空白文档在【新建文档】对话框中，包含了模板列表、模板选项和预览框3部分。用户可以根据自己的需要在列表中选择要使用的模板，模板选项中则会显示该类模板中所包含的所有可用模板。当用户选择一种模板时，即可在预览框中对其进行预览。技巧:另外，若要创建空白的Word文档，还可以直接按 Ctrl +N组合键2 利用模板创建文档模板是 Word中一种特殊的文档类