考勤管理系统说明书V

考勤管理系統說明書V8.0.1更改記錄序號版本更改內容摘要更改人更改日期1原始創建Jamson2011-06-282345重要提示： 添加设备时,带简易报表输出的机器请选择M9A，其它机器请选择M9目錄考勤管理系統說明書V8.0.11系統管理31.系統登錄32.主界面33.權限管理54.數據維護6基礎設定65.考勤規則66.統計規則7人事管理107.部門設定108.人事基礎設定119.人事錄入11設備管理1410.設備管理14考勤管理1511.班次設置1512.排班登記1713.請假登記2014.人工補卡2115.公休登記21報表管理2216.數據分析2217.打卡記錄2318.考勤日報表2319.考勤月報表24系統管理1. 系統登錄注:Admin是管理員,初始密碼為空 年份與月份是指當前考勤月份,系統登錄成功之后進入2. 主界面注: 2.1 主界面提供考勤管理系統的操作菜單,航圖提供了日常使用的功能. 2.2 系統主要包括六大功能: 1) 功能一:系統基礎設定,主要包括:l 公司設定, 可設定公司的名稱l 考勤期間, 即設定考勤月份的起止日期l 考勤規則, 考勤規則提供可設定的功能包括員工重復打卡在多少分鐘內有效, 出勤超過多少分鐘之后開始計算加班, 遲到多少分鐘內不計遲到, 遲到早退超過多少分鐘之后計曠工l 班次設定, 可設定員工的作息時間表l 節日設定, 可設定哪些日期為節假日, 設定節假日之后, 考勤報表將會在節日公休項目體現出來, 如果在節假日員工有上班, 則系統將會統計在考勤報表中節日加班項目l 請假類別設定, 系統對請假類別的項目提供可修改其名稱的功能, 以滿足企業的實際用途,這些請假類別將會在考勤報表統計項目中體現出來.l 密碼修改, 每個用戶登錄此系統后可自行修改其登錄密碼2) 功能二: 人事管理l 部門設定, 可設定本企業相關的職能部門等l 人事基礎設定, 可設定職位,學歷,崗位,民族,籍貫等l 人事檔案:A 可建立本企業員工檔案, 上面預先設定的, 將在員工建 檔時用到, 其中部門必須先設定才能建立員工檔案. B 提供從EXCEL中導入人事檔案功能, 人事導入界面提供EXCEL導入標準格式. C 提供人事信息批量修改功能, 可批量修改部門,班次,考勤規則與入職日期等3) 功能三: 設備管理主要提供以下功能:l 添加考勤機l 設置考勤機,如修改考勤機時間,取消管理員權限,清除考勤機記錄,初始化考勤機等l 數據採集, 如從考勤機採集數據, 從U盤導入數據, 從文本文件導入數據等l 人員註冊:A如從考勤機讀取員工檔案信息B從考勤機讀取員工所登記的指紋信息保存至本地數據庫中C導入U盤採集的指紋信息保存至數據庫中D將本地數據庫所保存的員工指紋信息寫入考勤機中E將人事檔案的中員工姓名寫入到考勤機中F刪除員工在考勤機上所登記的指紋信息G將人事檔案中錄入的ID卡號寫入到考勤機中4) 功能四:考勤管理 主要提供以下功能:l 班次設置可設定企業的作息時間表l 排班登記可設定員工每天的出勤班次, 班次在班次設定中要先定義好l 請假登記可登記員工請假時間, 可設定具體的起止時間點,按實際時間來設定, 請假類別將調出在中的名稱列表l 人工補卡如果員工忘記打卡, 則可在此補錄相應的出勤時間l 公休登記主要設定員工周末休息時間, 常用于月薪員工,比如固定周六,周日休息, 則在此設定即可.5) 功能五: 報表管理 主要提供以下功能:l 數據分析, 即根據員工的打卡記錄,排班班次,補卡記錄,請假記錄等信息計算出考勤日報表.l 打卡記錄, 即員工的原始打卡記錄, 從考勤機采集數據或人工補卡均能在此體現出來.l 考勤日報表, 在數據分析之后才會有考勤日報表的記錄.l 考勤月報表, 即對考勤日報表的匯總6) 功能六: 系統維護 主要提供以下功能:l 權限管理, 可設定系統操作用戶,可設定允許其操作系統的哪些功能,可具體設定每個功能的添刪改的權限l 數據維護, 可進行系統初始化(適用于初次使用此系統,或重建系統),數據備份,數據恢復,數據庫壓縮,恢復默認設置(主要提供恢復考勤規則與統計規則的默認設置)3. 權限管理注:在此可添加新用戶及其登錄默認密碼等.4. 數據維護注:在此可進行系統初始化, 數據庫備份, 數據庫恢復, 數據庫壓縮, 清除歷史數據,恢復默認值設置等.基礎設定 5. 考勤規則6. 統計規則人事管理 7. 部門設定8. 人事基礎設定9. 人事錄入 9.1 添加修改人事信息: 其中:部門在中進行預先定義好, 職位,學歷,崗位等在中預先定義好, 班次在中預先定義好, 考勤規則在中預先定義好等.9.2選中員工右鍵可設定員工離職及取消離職9.3 可對人事檔案顯示表格列的顯示順序及其是否顯示進行設定. 9.4 人事導入:目前支持從EXCEL中導入: A首先,點擊, 然後進入如下界面: B然後點擊, 導出,系統會打開當前導出的EXCEL文件,記住點擊此EXCEL文件,保存此EXCEL時會提示 選擇.C注意:前4列(工號, 登記號碼, 姓名, 部門)為必須導入項,在EXCEL中預先設置好, 建議第5列也預先設置好,因為本考勤管理系統的考勤分析及人事檔案與職員的入職日期密切相關,當然入職日期可以在人事檔案中進行批量修改.以下是導入的基本標準格式,注意其中入職日期的格式為YYYY-MM-DDD: 系統會根據部門名稱自動加入部門設定表中.設備管理 10. 設備管理注: A 添加考勤機-USB通訊B添加考勤機-TCP/IP通訊C 添加考勤機-RS232/485通訊考勤管理 11. 班次設置操作說明如下:9.1點擊新增,注: 正常出勤超過多少分鐘計入平時加班,這里不能設為0,此設置的作用是: 有些企業要求上班超過8小時,則超過的出勤時間計為平時加班,則此處應設為480分鐘,系統默認設置為1440, 即相當于不啟用此功能.9.2 班段設置:注:A 班段類別有兩種選擇一是出勤,另一種是平時加班,如: 09:00 18:00計出勤,即日常作息時間,此時班段類別應選擇出勤, 但如果晚上19:0021:00計加班,則此時班段類別應選擇平時加班B 上班是否打卡,如果打勾,則數據分析時如果上班未打卡,則系統默認漏卡,將會出現曠工現象.如果不打勾,則如果上班未打卡,則系統將會默認為班次定義的上班時間.C 下班是否打卡,同上班是否打卡D 是否計遲到,即此班段上班打卡遲到了是否要求計算遲到E 是否計早退,即此班段下班提前打卡,是否要求計算早退F 是否計曠工,即結合考勤規則,遲到早退超過一定界限是否要求計曠工.G 平時加班段,一般設置不計遲到,不計早退,不計曠工9.3 夜班段設定注: 如果夜班是00:0008:00, 則要求開始時間為前一天,即24點以前,要求大于上班時間 為了將夜班出勤統計在前一天,即使夜班班段為03:0008:00, 則同樣要求開始時間設為23:5912. 排班登記 操作說明:12.1 點擊新增,然後選擇參與排班的員工12.2 選擇班次,此班次是在中預定義好的, 所選擇的班次將會在當前選中的班次框中顯示出來12.3 智能班次,即一天可設定多個班次,數據分析中會選擇一個最接近的班次來計算.12.4 起止時間,即設定本次排班的起止時間12.5 手動選擇, 特別適合于更為方便的設定月休 12.6 排班刪除 A 在瀏藍狀態下, 當前班次選中的班次為空, 雙擊列標題為1-31相應單元格即可刪除相應日期的班次 B 刪除月排班, 選中第一列的單元格,然後點擊刪除按鈕 13. 請假登記 注:A請假類別有個調休, 常用于管理將休息日調整為正常出勤, 如: 節假日占用了平時上班時間,則節假日之后需將休息日調整為要正常出勤. B 通過設定起止時間,一次可請多天假, 可以只請假幾個小時, 也可以是整天, 但請假時要注意班次時間,如夜班20:0004:00, 則請假開始時間為當前20:00,結束時間為次日04:0014. 人工補卡15. 公休登記報表管理 16. 數據分析數據分析說明如下:16.1 統計班次優先級規則如下:l 如果當前日期在中有設置,則取排班登記的班次, 如果排班登記時相應日期有多個班次,則系統會根據員工的打卡記記錄來自動找最接近的班次進行計算.l 如果沒有排班登記, 則取固定輪班管理中設置的班次l 如果沒有輪班登記, 則取人事檔案中設置的默認班次l 如果排班登記與人事檔案中均沒有定義班次, 則系統將不進行統計,此時可查看日志,系統會記錄哪個員工哪天未設定班次.16.2 考勤報表統計規則如下:l 根據請假記錄,即在中登記的,統計出時各種請假類別相應的請假時間各是多長.l 根據中記錄的周幾休息,報表將會在相應日期以公休的項目體現出來.如果公休日有打卡記錄,則報表將會在相應日期以公休加班的項目體現出來.l 根據中記錄的節日休息時間, 報表將會在相應日期以公休的項目體現出來.如果節日有打卡記錄,則報表將會在相應日期以節日加班的項目體現出來.l 遲到,早退,加班及曠工等項目的統計結果是基於的定義的相慶規則來計算的.l 統計結果的值的單位是基於中相應項目所定義的單位來計算的, 統計項目實際值的取整情況是基於在中定義的取整基數與向上向下取整方向來確定的.16.3 考勤報表統計之后,將在考勤日報表與考勤月報表中體現出來, 注意12.1或12.2等其中任何一處發生變化, 均要重復進行數據分析,否則考勤日報表與考勤月報表是不會改變的.17. 打卡記錄18. 考勤日報表19. 考勤月報表