公司费用报销管理制度

公司费用报销管理制度 一 目的 为了加强公司财务管理 强化费用控制 二 适用范围 河北 XXX 费用报销管理 三 职责 1 财务部负责制度的制定 2 各部门负责按照制度执行 四 费用报销规定 1 费用报销审批权限 公司的费用开支均由各部门经理负责审核 财务部核实 但最终批核权由总 经理审批 2 如遇总经理外出 又急需于支付时 可按下列情况处理 费用在 500 元以下的 经部门经理审批后 财务部可予以先行报销 费用在 500 元以上的 先由部门经理向总经理报告 再由总经理口头 电话 或书面 传真 E mail 指示财务人员先行处理 以上两种情况 财务部必须待总经理回来时 再将有关单据交给补签 3 具审批权限的人员 不得签涉及自己的费用 其费用则由其上级主管人员负 责签批 4 所有的费用开支必须先获享有审批权人同意 才能实施 不得 先斩后奏 五 费用报销流程 1 当费用发生后 受款人必须在三天内填写有关的报销凭证 并办妥本部门的 审批手续 再送往财务审核 超出 3 日的费用不予报销 责任自负 2 财务部必须认真 负责地审查有关的报销凭证及原始单据 重点要审查其 内容是否真实合理 计算是否正确无误 手续是否完备无缺 有无违反公司规 定和作弊嫌疑 如有异议时 财务部应当拒绝受理 并退回当事人重新办理 情节严重的 必须立即报至其部门经理及总经理知晓 3 由受款人按规定填写好 费用报销单 交部门经理审批 经财务部审核无 误的单据 由财务部送给总经理签批 4 财务部在收到经获总经理 部门经理 500 元以下 批核的单据时 应当尽 快 足额地支付有关款项给受款人 并在费用统计表上签收领取金额款项 5 受款人到财务部领取款项 在收款时 应当面点清款项 并在费用统计表上 相应领取的金额栏内签字确认 六 借款事项 1 当事人因公办理涉及到费用需借款 必须填写借款申请单 2 借款时写清借款的理由或用途 当日借款金额在 500 元 含 以内的经部门 经理审核 审批 借款金额超过 500 元时 除完成以上程序外 还须上报至总 经理报准后方可支付 3 借款人在办妥相应的事项后 应及时办理报销手续 尽速与财务结算清楚 4 借款人在财务处已有借款没有还清时财务部有权拒付二次借款 5 当借款人不及时结清借款之项目时 财务部有权从薪资中抵扣 七 重点费用有关规定 1 工资 每月 15 日为薪金发放日 薪资计算周期 每月 1 日至最后一日为一个月周期 每月 25 日后入职 当月不发放薪资 计入下一个月薪资内 公司行政部在每月 6 日前 将上月各部门员工的 考勤工资 上报财务 部 财务部在每月 10 日前 将所有员工的工资计算完毕 并交总经理签批 2 交通费用及其他费用报销规定 员工在市内交通费及其他费用根据实际情况 由经手人到行政部申领报销单 据 经部门经理核实批准签字后 按经手人提供的合法发票实报实销 3 交际应酬费 一般人员不能以任何理由请客送礼 确因需请客送礼 应当掌握分寸 发生金额在 100 元以下 事先须经部门经理同意 如发生额在 200 元以上 餐次 的 必须先获总经理的批准 一次的金额应控制在人均 50 元以内 如发生额在 500 元以上的 必须有 证明人签字 4 市内交通费 经部门经理批准 因公外出的车费 油费 仅限公司车辆 可实报实销 无特殊事由交通工具均以公交车 地铁为主 如遇紧急情况和恶略天气 可以乘坐出租车 其他特殊情况 总经理批准 5 费用报销的有关规定 每次报销费用 必须在事项结束起 3 日内完成 特殊情况一周内完成 过期财务部可不予报销 有关费用必须按相关 费用报销凭证 准确 如实地填写 具体要求如 下 报销凭证一律使用黑色水笔或钢笔填写 报销人姓名一律使用中文字书写 字体要清楚 所属部门按报销人所在部门的名称填写 填报日期按填写当日的日期填写 附件张数按所附单据数量填写 大 小写金额必须填写一致 不得涂改 发票 收据必须分开填写有关 费用报销单 凡涉及购物或非本人事项的报销 必须有本部门同事作验收或证明人的 签名 如填报未符合上述要求 财务部有权要求经办人重新填报 所有费用报销 必须凭 发票 或 收据 为原始凭证 如确实无法取 得原始票据的 须以 支付证明单 代替 并必须注明未能取得票据的原因 如遇有票据丢失的 将视同没有发生费用 相关的损失由票据丢失人承 担 所有票据必须真实 如发现作弊时 财务部将按票面金额的两倍处罚当 事人 6 关于办公用品的采购及维修 各业务部门及各分部所需采购办公用品必须于每月 10 日前上报行政部 由 行政部进行审核汇总 上报总经理审批 行政部根据审批采购计划 填写 借支单 到财务部借支采购 所采购的物品必须统一保管 领用物品时填写领用表 办公设备的维修 要求事先申请到行政部备案 由行政部负责 请专人维 修及购置维修所需物件 各部门无权自行处理 7 其它 7 1 本规定由财务部制订并归口管理 7 2 本规定将会根据公司实际情况随时修订 7 3 本规定自签发之日起实施 财务部 2017 10 17