电商财务核算流程

电商财务核算流程 一 实现电商销售百货店和云中央同时确认的前提 1 类似联合营销 一个是统进 一个是统销 门店是云中央的供货商 采用 经销模式 门 店的售价是云中央的进价 考核时 云中央销售额返还给门店 2 云中央的销售 库存管理仍使用 600系统 二 组织架构与业务模式 电商 ERP系统 下设云中央 中心店 山西路等分库 ERP 然后再按各店业务 部门架构下分 目前门店电商主要销售各实体店的商品 走的流程比较复杂 另外还有一部分是电商招商 后期各门店电商自己招商将不存在 由云中央的 招商部门统一对外招商 云中央 600系统的商品分为两块 一是云中央自己招商 经销 代销 联营 一是各门店的商品 云中央与各百货店签订经销合同 在各门店电商部门设置一台云中央的 POS机 领取云中央的卷式发票 发生销 售时 录入云中央 POS 发票开给顾客 1 门店的商品 电商平台根据顾客的订单到门店采购商品 系统提供门店商品 的售价即云中央的进价 电商前台系统自动进入 600 库存一进一出 即进货 与销售 系统未开发好前 此项工作需各门店电商人员在云中央的 600里做商 品的维护 进货 销售 云中央的进价由门店给 门店经销 代销的商品进价 都可以从 SAP直接查到 联营商品的进价需要根据回款率计算出来 例如 中心店与某供应商签订合同 同意线上销售商品 并约定线上销售其某 款商品的售价为 500元 17 税率 中心店的供货价为 485元 云中央售出该商 品后 云中央 借 支付宝 500 贷 主营业务收入 427 贷 销项税 73 借 库存商品 414 贷 应付账款 中心店 不含税 414 中心店 借 应收账款 货款云中央 不含税 414 贷 主营业务收入 414 库存按正常出结算单 2 门店电商部门自己招商的商品 若还存在的情况下 电商 ERP库属于各门店 门店电商人员在自己电商的 ERP库里做销售 以约定价格卖给云中央 同时在 云中央 600里做进货 销售 由云中央买给顾客 建议 1 云中央的结算期为每月 28日 门店有时间月末将卖给云中央的销售 款入账 次月将增值税专票开给云中央 云中央付款 2 需要将云中央 ERP库 里各门店的经销商品开放给各门店电商商品的维护 进货 销售 对账都有各 店自己管理 完成 需要与信息部 营运部商讨 三 待解决的问题 1 需要统计各百货店所有的收款方式 云中央将开通所有平台所有收款方式 2 目前使用的管易系统 以中心店为例 顾客下单在任一电商平台购买中心店 的商品 管易抓单 发出系统采购订单 中心店电商部门汇总当日的采购订单 到中心店采购进货 做商品验收录入云中央的 600 中心店经销商品进货 中 心店电商再汇总当日发货商品清单 清单中至少要包括以下栏次内容 线上 订单号 交易平台 收款方式 商品信息 售价 优惠金额 收 取顾客邮费 成交价格 发货单位 中心店电商设置专岗 类似 实体店收银员 根据发货清单打印 POS票和出货单 仓管人员核对 POS票和 出货单 拣货 包装 填写物流单 发货 在此设置专岗及仓管复核 是因为 录入 即作为收入 所以必须保证 单的录入无误 中心店电商人员 将成交价格录入云中央的 POS 打印云中央的发票 云中央的发票给顾客 云 中央的 600系统将于每日 24时自动将当日的 POS汇总做销售 但是云中央收 入需要核对每笔成功交易 从 未确认 转入 各支付宝账户 目前管易系统完全无法实现上述清单内容 其中 3 6 都需要人工查询后再加工 形成新的发货商品清单 采购清单作为验收入库单的附件 手工核对情况下 发货清单作为核对每笔成 功交易的工作底稿 关于网上销售收取顾客邮费的问题 经与国税局沟通 作如下处理 云中央公司是委托第三方物流公司 快递公司 邮寄商品 属于代收代付的价外收费模式 若网上销售收取顾客邮费 则 POS 小票按商品价格和邮费合计金额打印 财务上属于混合销售 交 17 的增值税 具体方法 在云中央 600里虚拟一份合同 设定个商品编码 约定所有收取的 顾客邮费通过这个特殊编码录入 POS 该合同的结算扣率 100 建议如果顾客不需要邮费发票 收取的邮费则不录入 POS中 因为一进入 POS 即作为销售 交 17 的增值税 月末统计出冲减支付给快递公司的邮费 对账问题 云中央录入 当天即日处理做销售 对账的工作由财务完成 目前现状 所有电商平台的销售都集中在云中央 云中央自建平台还在不断的 增加新的收款方式 管易系统现阶段不支持系统对账 重要字段需要都要手工 获取数据 手工对账的难度较大 我们希望系统能早日实现自动对账 各门店的库存 销售 退换货 支付宝都由各店操作 建议各平台的对账由各 店财务自己完成 线上交易 淘宝后台导出交易明细表 根据发货清单中 线上订单号 查找 发货清单中对应的 POS号 以确认收入到账 定期将到账的成功交易表发给云 中央财务 用以入账并作为附件 支付宝账户相当于银行账户 每月末各店需 将本店支付宝明细交易导出 发给云中央财务作为对账单 支付宝 云中央公司在 其他货币资金 网上支付 中增加辅助核算科目 未 确认 借 其他货币资金 网上支付 未确认 贷 其他应收款 销售收款方式 网上支付 借 其他货币资金 网上支付 各支付宝账户 贷 其他货币资金 网上支付 未确认 年末 将 未确认 余额冲电商销售 月末 其他货币资金 网上支付 未确认 会有余额 为暂未到账的销售收 入 年末 将此余额冲销售 但是不调整结算货款 次年年初再调整回来 月末盘点会有已入系统销售暂未发货的商品 可以通过后台将 等待发货 的商品找出 支付宝到账金额中除正常销售款和售后退货外 收取以下费用 淘宝佣金 返点积分 支付宝费用 淘宝客费用及特殊情况 缺货理赔 月末 导出支付 宝账户明细 费用 缺货理赔可以查出 银联在线支付 各银行直连 POS 等同线下交易 财务和银联 各银行对账 回款 线下交易目前开通 现金 支票 信用卡 储值卡等 销售款归集主要有两种 方式 一种直接进云中央账户 一种由百货店代收 挂往来账 月末双方对账 清账 收到现金 可将云中央销售收到的现金交存各百货店代收 双方挂账 借 应收账款 代售销货款 现金 各百货店 贷 现金 收到支票款 借 银行存款 贷 其他应收款 支票 若是收到抬头为百货店 则进百货店 同时挂账 借 应收账款 代售销货款 支票 各百货店 贷 其他应收款 支票 收到信用卡款 前期可考虑使用各店现有的银联 POS 电商的销售由各百货店和银联结算 百货店和云中央相互挂账 借 应收账款 代售销货款 信用卡 各百货店 贷 其他应收款 销售收款方式 信用卡 后期可开通云中央公司的银联 POS 由云中央直接与银联结算 借 银行存款 财务费用 手续费 贷 其他应收款 销售收款方式 信用卡 月末销售收到的储值卡 借 其他应付款 储值卡结算 各百货店 贷 其他应收款 销售收款方式 储值卡 2 费用的处理 除了公司正常的营运费用 电商特殊费用主要有 支付给快递公司的邮费 月 结 淘宝佣金 返点积分 支付宝费用 淘宝客费用及特殊情况 缺货理赔 建议 电商销售平台所发生的费用由云中央承担 邮寄运费由各百货店承担 缺货理赔由相关责任人赔付 天猫做账和操作流程 一 天猫店铺的年度 技术服务费 1 性质 天猫年度技术服务费类似于店铺的年度天猫平台使用费用 一般为 30000元 年 通常为年初的时候从余额中通过相关支付协议扣减 扣减时账务 处理分录 借 其他应收款 浙江天猫科技有限公司 30000 贷 其他货币资金 在途资金 支付宝 30000 2 后续处理方式 1 年度技术服务费当店铺达到协议销量的同时 该费用将给予返还 账务处 理分录 借 其他货币资金 在途资金 支付宝 30000 贷 其他应收款 浙江天猫科技有限公司 30000 2 年度技术服务费当店铺没有达到协议销量的同时 该费用将扣减 同时需 要向天猫申请开具年度技术服务费发票 及时催收发票 收到发票后及时作如 下财务处理 借 营业费用 店铺费用 天猫年度技术服务费 应交税费 应交增值税 进项税额 贷 其他应收款 浙江天猫科技有限公司 备注 年度运营中如有店铺关停现象 按实际发生的技术服务费扣减 同时冲 减费用和其他应收款 如年度根据协议销售量可以确定当年度需承担技术服务 费 则应在当年度即确认该笔费用 二 天猫 店铺的佣金 1 性质 天猫平台按收入的金额计提 5 做为其佣金收入 通过实物交易完成 后 自动从店铺的支付宝中扣除其佣金支出 做如下账务分录 借 其他货币资金 在途资金 支付宝 其他应收款 天猫佣金 其他应收款 天猫积分 财务费用 POS 手续费 贷 主营业务收入 应交税费 应交增值税 销项税额 后续处理方式 当月发生的佣金支出于次月 10号左右及时在天猫店铺后台向天 猫做出开具佣金发票的申请 发票收到后 做如下账务分录 借 营业费用 店铺费用 天猫佣金 应交税费 应交增值税 进项税额 贷 其他应收款 天猫佣金 备注 平时月份可这样处理 但在年末或某些时点需进行审计的话 按权责发 生制记账 即将当月佣金计入当月 三 天猫 店铺的天猫积分 1 天猫按收入金额的 0 5 计提天猫积分 交易完成后 一般和佣金同步在支 付宝余额中扣减 天猫开具的积分发票 借 其他货币资金 在途资金 支付宝 其他应收款 天猫佣金 其他应收款 天猫积分 财务费用 POS 手续费 贷 主营业务收入 应交税费 应交增值税 销项税额 后续处理方式 同佣金的处理方式一致 借 营业费用 店铺费用 天猫积分 应交税费 应交增值税 进项税额 贷 其他应收款 天猫佣金 2 天猫店铺的消费积分是指客户在天猫店铺购买商品用自己账户拥有的天猫积 分进行充抵部分货款 当交易形成时 一般会形成货币支付和积分支付两种途 径 简单来说 客户支付一部份现金 那一部分由天猫积分支付形成一笔完整 的交易 借 其他货币资金 在途资金 支付宝 其他应收款 天猫佣金 其他应收款 天猫积分 财务费用 POS 手续费 贷 主营业务收入 应交税费 应交增值税 销项税额 后续处理方式 由客户消费积分形成的相关交易 于次月 10号左右需向天猫公 司开具所售商品的专用发票 店铺如若不开具发票给开猫公司 也可选择打款 给天猫公司进行收入冲减处理 备注 给顾客的开发票金额 需要减掉消费积分后的金额 开票 四 天猫 店铺的信用卡刷卡费 线上支付服务费 性质 天猫店铺的线上支付服务费即客户在购物交易中使用信用卡方式产生的 相关手续费 等同于日常中的 POS机刷卡手续费用 借 其他货币资金 在途资金 支付宝 其他应收款 天猫佣金 其他应收款 天猫积分 财务费用 POS 手续费 贷 主营业务收入 应交税费 应交增值税 销项税额 五 天猫店铺的 淘宝客佣金 性质 天猫店铺的淘宝客佣金即指客户在购买过程中 通过淘宝客 中介性质 进入店铺后 到最终完成交易 商家给淘宝客所给予的相关交易比例的返点金 额 一般是交易完成后的一周内给予从支付宝余额中扣减 借 其他应收款 淘宝客佣金 贷 其他货币资金 在途资金 支付宝 后续处理方式 由淘宝客佣金形成的相关交易 于次月 10号左右需向天猫公司 开具发票 借 营业费用 广告宣传费 淘宝客 贷 其他应收款 淘宝客佣金 备注 同天猫佣金 平时处理可以发票来记账 但至年末需进行计提相关费用 六 天猫店铺的聚划算 钻展 直通车等促销费用 性质 天猫店铺的聚划算 钻展 直通车等促销费用是指为了保证店铺公司流 量的提升 同时最终形成销售做铺垫推广所产生的相关费用 借 其他应收款 贷 银行存款 后续处理方式 及时在后台向天猫公司申请对应的促销费用发票 收到后做相 关费用的 借 营业费用 广告宣传费 聚划算 营业费用 广告宣传费 钻展 营业费用 广告宣传费 直通车 贷 其他应收款 备注 同上处理 年度之间不跨期 需进行计提