管理信息系统成功和失败案例

北京燕京啤酒股份有限公司管理信息系统成功案例 1 企业简介 北京燕京啤酒集团公司是 1993 年以原北京市燕京啤酒厂为核心发展组建的国家二级企 业 燕京啤酒集团现拥有总资产 50 多亿元 员工 12800 人 占地 220 万平方米 年产销能 力超过 160 万吨 燕京啤酒集团已经成为中国啤酒行业吨位最大的 航空母舰 燕京啤酒 集团是国家经贸委重点支持的 520 家大型企业之一 下属拥有控股子公司 厂 十六个 北京燕京啤酒股份有限公司 下文简称为燕京啤酒 是燕京啤酒集团的上市公司 2000 年 燕京完成啤酒销售量 141 万吨 实现销售收入 25 亿元 实现利税总额 9 2 亿元 一个企业的成功固然与其生产技术息息相关 然而管理的科学与否直接影响到这些先 进的生产技术能否真正给企业带来效益 良好的技术只有与优秀的管理思想相结合才能产 生预期的效果 作为一个大规模的企业 企业管理水平的高低依赖于其信息化建设情况和 信息管理水平 企业管理系统是企业管理思想的体现 燕京啤酒的成功与其科学管理有着密不可分的关系 本案例将对燕京啤酒管理系统进 行剖析 探寻其成功的经验 2 燕京啤酒管理系统解决方案 2 1 硬件方案 由于燕京啤酒公司财务 销售 仓库等部门位于不同的办公楼 办公楼之间相距上千 米 为了便于各部门实时传递信息 加强对各部门的管理和监控 需要在公司厂区内建立 一个内部网 2 2 软件应用方案 燕京啤酒管理系统主要由财务系统 销售管理系统 采购管理系统和存货管理系统等 构成 目前采购管理系统为预留系统 销售管理系统包括销售开票 送货管理 运输费管 理 结算管理 退货管理 退变质酒管理等模块 存货管理系统主要包括包装物周转管理 扎鲜啤酒桶周转管理和产成品库房管理等模块 财务系统主要包括总账 固定资产管理 工资管理 应收应付管理 UFO 报表 现金流量表 财务分析等子系统 各模块之间实时 传递信息 完全实现了销售 财务信息共享 其功能结构图如下所示 3 燕京啤酒企业管理系统应用效果评析 燕京啤酒企业管理系统在实现企业信息共享 加强业务控制和利用信息加强企业管理 等方面取得了显著的成效 3 1 满足财务和业务协同 实现企业信息共享 销售发票一次录入 销售业务信息全公司使用 实现了数据共享和信息的有机集成 全公司各部门可以根据管理需要和相应的权限及时 准确地获取财务 业务以及管理信息 销售部门和仓库部门数据的共享 为杜绝假票现象创造了条件 手工条件下 会出现利用 假票骗取企业利益的情况 使用计算机后 只要录入票据的保密信息系统就会自动显示该 票据的全部真实信息 票据的真伪当即就可以识别 3 2 降低原始数据错误率 减低企业经济损失 保证统计信息真实性 系统对于产品和客户信息都提供了参照 可以直接从系统中选取而不需人工录入 而 且在系统中选定某产品后 其对应成套包装物会自动进入销售发票 这种便捷的录入方式 不仅减轻了操作员的劳动强度 而且最大程度地消除了发票原始数据错误的可能性 为企 业对外保送报表和提取内部管理报表等提供了准确的数据源 3 3 强化客户满意与忠诚度管理 客户是企业存在和发展的支柱 维护客户的权益 在客户心目中树立良好的公司形象 至关重要 燕京啤酒在企业运作过程中强调以客户为中心的管理 因此用友 600588 行情 股吧 信息化 公司在燕京啤酒管理系统的规划中 从大模块的设计到每个功能的实现处 处体现着这一理念 3 4 加强产品管理 满足市场需求 对于产品的研究分析是管理的一个重要组成部分 不同的产品适合不同的市场 不同 产品其市场需求量也不同 同一种产品在不同时期其需求量也不同 这些信息不仅直接影 响到产品的销售 而且决定着产品的生产 3 5 业绩考核有据可依 部门 职员评价科学合理 怎样使业绩考核更科学 更有说服力 一直是理论界和实务界研究的重要课题 在该 管理系统中为部门业绩考核 员工业绩考核提供了定量分析方法 使业绩考核更科学合理 3 6 加强应收账款管理 加速资金周转 在客户数量众多的情况下 为每个客户都建立一本账 不仅可能违背成本效益原则 而且信息不准确 不及时 因此 即便企业已有很先进的应收款管理方法 手工处理方式 也制约了这些方法的使用 造成应收账款管理上出现失误 在燕京啤酒管理系统中 可以 进行账龄分析 通过对各客户所欠款项进行账龄分析 可以快捷 全面地了解其欠款情况 及时对应收款项进行催收 加速资金周转 减少坏账损失 同时燕京啤酒是上市公司中采 用账龄法计提坏账的第一家 账龄分析表为账龄法的使用创造了前提条件 3 7 及时 准确的对外提供报表 为利益相关者提供决策信息 北京燕京啤酒股份有限公司是上市公司 其财务数据必须对外披露 为债权人 所有 者 政府部门等利益相关者进行分析决策提供信息 燕京啤酒管理系统实现了财务和销售 的集成 销售系统可以将有关业务信息实时进行提炼 编制成账务凭证 自动传递到财务 系统 财务系统根据需要即可在 UFO 中快速生成企业所需各种报表和分析图表 例如可以 生成对利润构成的分析图表 如图七所示 这不仅能保证对外报表能及时 快速获取 而 且对外报表的准确性也有了可靠保障 总而言之 燕京啤酒管理系统实现了财务业务一体化 对企业的业务进行了有效的控 制 为企业管理提供了丰富的工具和手段 准确 及时的为企业提供各种对内管理报表和 对外财务报表 在企业管理升级中起到了非常重要的作用 格雷亨德管理信息系统失败案例 1 公司状态 1 格雷亨德公司是美国横贯大陆的汽车客运的大哥大 2 总部设在得克萨斯州的 Dallas 市 3 主要业务是州际客运 拥有几千台汽车和驾驶员 公司面临的内部困境 公司职员通常要查阅厚厚的汽车时刻表来安排旅程 处理起来非常缓慢 通常使用几个月前的数据手工安排汽车和驾驶员 无法有效经济地安排汽车和驾驶员 无法减少空车出站地几率 固定成本 以及发生时 选择适当的时机降价 汽车乘客在一次旅行中可能停留十次以上 不好预测 财务状况日益恶化 公司的市场份额从 1960 年的 30 下降到 80 年代的 6 公司被迫申请保护并重组 勉强躲过了被 Dial 公司收购的厄运 公司所采取的对策及行动 公司的对策 1 削减开支 2 升级汽车与设备 3 平息劳工纠纷 4 计划实施计算机订票系统其中 实施计算 机订票系统是核心 公司采取的相关行动 1 1992 年早春 Trips 系统项目开始 由一家咨询公司开发 2Trips 系统分别在 Houston Dallas Sun Antonio Austin 测试 Thompson 认为 Trips 系统 是失败的 决定裁剪功能全部重新设计 3Thompson 向执行委员会提出了警告 Trips 系统没有通过生存测试并将不能按期完成 41993 年 5 月 测试失败版本的 Trips 系统开始推出 但信息系统实施 1 年半 其效果十分不理想 1 失败的系统的特征 1 系统未被使用 2 系统所提供的功能不能完全满足需要 不得不利用一些并行的手工过程 加以辅助 3 系统产生的报表数据对决策分析无足轻重 4 系统使用起来太困难 或数据不 可靠 5 系统处理不及时 操作成本过高 或经常发生问题 2 公司信息系统的使用表现 系统不能处理所有的电话呼叫 许多顾客碰上忙音信号 经常打十几次才打通 客户在线时间由 1 分 49 秒上升到 2 分 30 秒 计算机化 5 分钟才能打印一张票 旅客失掉了联接 没有了行旅 系统经常崩溃 3 信息系统的评价 系统未被使用 系统所提供的功能不能完全满足需要 不得不利用一些并行的手工过程加以辅助 系统产生的报表数据对决策分析无足轻重 系统使用起来太困难 或数据不可靠 系统处理不及时 操作成本过高 或经常发生问题 结论 从信息系统的使用状况来看 系统是失败的 4 系统失败的原因分析 1 财务上投资分析 尽管公路的信息系统比航空公司的复杂 但投资力度远低于航空业的信息系统的投资力度 投资在公司核心竞争力即战略 MIS 系统是 6 百万美元 而其它不必要的花费却有 2 296 000 美元 从投资力度来看 对信息系统的重视不够 2 管理问题分析 1 公司未制定周密的信息系统实施计划公司没有有力的协调机制 2 对开发过程中的监控不够 3 组织问题分析 1 组织制度不完善 2 组织结构没有进行相应的变革组织的责 权 利未进行相应调整 3 信息系统是组织来推动的 但如果组织不进行任何变革 则很难推动信息系统 系统失败原因分析 结论 在公司的制度不完善的时候 管理层利用 MIS 作为工具 对公司的股票进行短期炒 作 从而为个人获利 在财务上 管理上 组织上对信息系统都缺乏强有力的支撑 从而 导致信息系统的失败 评价 A 格雷亨德公司信息系统的失败是由于公司自身的原因导致信息系统的失败 B 格雷亨德公司没有在 90 年代的汽车客运困难期间 利用信息系统增强核心竞争力 在 2001 年 9 11 恐怖事件及 11 月 12 日坠机事件对美国航空业进行沉重打击的有利时机时 无 力抢夺航空业失去的蛋糕 从而失去了重振雄风的最好时机