总经理秘书岗位职责及工作内容.docx

总经理秘书岗位说明书岗位名称总经理秘书所在部门总经办岗位定员1直接上级总经办主任直接下级-职位编号职系职级员工级修订日期所辖人员本职：负责公司层面的会议管理、计划管理、对重点工作进行督办，做好总经理的日常办公服务及出差行程安排。岗位目标：职责与工作任务：职责一职责表述：会议管理工作任务1、建立、完善会议管理制度2、公司级会议的筹备及组织3、做好会议记录，根据会议需要整理会议纪要并发布4、对会议决议和布置的工作负责跟进督办，并及时向总经理汇报完成情况职责二职责表述：计划管理工作任务1、建立、完善计划管理制度2、负责公司级工作计划制作的时间节点安排及通知3、负责各部门阶段性工作计划的汇总与整理4、协助总经理制定公司战略规划、经营计划及各阶段工作计划分解职责三职责表述：文档管理工作任务1、集团下发的各类通知的宣贯及督办 2、总经理要求下发的各类通知的发布、存档3、人事任命发布、存档4、公司大事记资料存档5、建立、完善文件管理规定6、公司级文件格式及模板规范职责四职责表述：总经理日常事务管理工作任务1、总经理日常工作事务安排 2、总经理出差行程安排（预订机票及酒店、联系预约人及接机人、准备差旅费及材料等）3、总经理费用报销4、总经理日常办公服务（茶水、加湿器、文件整理、工作提醒、来宾接待等）5、总经理演讲报告及演示材料的制作6、需总经理签批的各类文件整理、报批7、总经理邮箱管理职责五职责表述：总经理相关的外联事务沟通协调岗位工作标准：序号工作内容工作标准年度工作1每年10-12月根据集团安排组织年度经营计划研讨会会务服务工作及时、高效2每年12月-次年2月向集团提报次年年度经营计划及预算及时、无误3每年1-2月份组织系统年会的外联事宜细致、礼貌4每年10-12月份制作总经办次年预算精确、合理月度工作7每月5日前将公司月度工作计划与总结的制作及上报集团及时、无误8月度经营分析会的通知、材料制作、组织召开、会议记录、督办汇报等及时、高效日常工作9总经理邮箱每日管理、每周反馈每日查看、合理反馈10总经理办公服务及日程安排细致、周到、11规范上报文件并报批合规12工作流流转及时13公文撰写、发布及存档细致、齐全14公司级会议的组织、记录、督办及汇报及时、负责15总经理出差行程安排及预订工作及时、周到16更新行政督办表并发布按时17总经理票据报销细致、无误18外来拜访人员的接待及总经理指定人员的约见礼貌19撰写总经理需要的有关报告、文件等20总经理交办的一切临时办公事务权力：1、对各部门上报文件有规范性的审核权2、对总经理交办事项有跟踪督办权3、对公司级工作计划有到期催收权及修改建议权工作协作关系：内部协调关系与公司各部门进行业务协调及集团相关部门；外部协调关系与总经理及公司相关的合作单位；任职资格：教育水平大学本科以上学历；专业文秘及管理类相关专业；培训经历秘书培训，公共关系、文书写作及行政管理培训等；经验1年以上相关工作经验；知识结构知识全面，了解基本管理、财务及法律方面知识，能迅速掌握与公司业务相关的各类知识，精通秘书知识，掌握基本行政管理、经济、法律等知识，熟练使用办公软件，具备基本的礼仪知识、网络知识及公文写作知识等；技能技巧具有较强的组织、协调、沟通、应变能力、敏锐的洞察力、较强的判断决策能力与计划执行能力、良好的职业道德及高度的责任心等；其它：使用工具设备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）、录音录像等工作环境办公室，间或出差；工作时间特征正常工作时间，偶尔加班；所需记录文档各类会议纪要、通知、发文、报告、材料、工作计划、工作总结等公司文件；备注 本人签字： 日期： 部门经理签字：日期：