《售后服务管理制度》

1 售后服务管理制度 序 言 以客户为中心 贯彻客户第一理念 建立客户服务管理规划 建立客户信息库 加强客户资信控制 维护客户良好关系 网络建 设客户服务等工作流程 程序 标准 方法 细节 制度 表单 售后服务肩负着企业形象建设的重任 影响消费者对企业形象形成 的主要因素有 产品使用性能及厂商的服务质量 企业窗口部门的 工作质量及外观形象 企业的实力及企业的社会口碑 因此企业建 设主要有 售后服务企业外观形象建设 公共关系 提高以质量保 修 核心的全部售后服务内容的工作质量等 目 的 售后体系的建设要确定企业售后服务目标 以较低的费用获得 让顾客满意的效果和保障 减少和杜绝索赔 减化过程环节 缩短 维修时间 提高工作效益 售后服务体系内容不仅仅是投诉处理 产品维修 退换和保养等 它还涉及信息反馈 售后服务网络的建 设和维护等多项内容 售后体系建设对前台反应的质量问题能够及 时解决 处理 对返修的机器及时做出判定 分析 处理 在短时 间内给出返修结果 2 目 录 一 售后服务的工作流程 二 售后服务的人员编制 三 售后服务人员的工作职责 四 售后服务管理制度 五 顾客抱怨和投诉处理服务 八 质量问题产品费用承担 九 产品质量标准及鉴定方法 3 一 售后服务工作流程 返修机器检查拆包 登记并与客户确认 通知售后维修人员进行 维修 将维修好的机器按要求 时间进行老化测试 测试 登记相关记 录安排回寄 并 回访客户 二 售后服务人员编制 维修人员 售后服务部 林林 客服专员 客服专员 3 人 维修人员 1 人 4 三 售后服务人员工作职责 一 客服专员 1 接听客户来电 详细了解客户反馈问题 并做好记录 2 通过电话解答一般性或操作方面的问题 需维修的产品要告知客户售后维 修地址 电话 联系人 3 收到客户寄来的维修产品 先开包验货 检查产品外观是否完好 如有损 坏需及时电话通知到客户 确认损坏原因 4 将客户姓名 电话 地址 产品型号及产品相关信息登记在售后维修记录 表和售后系统中 保障售后系统数据的准确 清晰 及数据的保密性 5 要与各客户沟通落实寄货方式和运输方式 以最低成本达到最终目的 6 测试产品 确定产品的故障后送往维修部 将维修产品放置维修部待修区 域 7 测试人员前往待测试区域取回维修好的产品进行测试 确保产品故障消除 产品功能正常 8 测试好的产品 包装好以快递的形式寄回客户 若有需要 可以电话通知 客户产品已寄出 告知客户快递单号以备查询 9 定期回访客户 了解机器状态及客户需求 二 维修 1 对客户退回的产品数量进行核对 按各区域划分已维修和未维修产品 保 障整月退货的数据清晰 准确 2 维修部按先进先出的原则 在三天内将产品维修完毕 修好的产品放置待 试区域 若三天内不能修复的产品 只要外观完好 可以申请更换同型号 新产品 3 保外产品 由维修部确认故障和费用 售后专员联系客户 为客户报价 若客户同意维修 请先付费再维修 不愿维修的 将产品寄还给客户 4 每月将配件的质量问题 数据报上级审批后进行对当月的报费品处理 5 每月总结当月存在质量问题的报表及各供应商的评估 并根据出现的质量 问题需采取哪些预防措施 提供至品质部 6 按时完成上级主管临时交办的任务 7 在工作中如有出现异常现象应及时反馈 上报 5 四 售后服务管理制度 一 售后服务的标准及要求 1 售后服务人员必须树立用户满意是检验服务工作标准的理念 要竭尽全力 为客户服务 觉不允许顶撞客户和与客户发生口角 2 在服务中积极 热情 耐心的解答用户提出的各种问题 传授维修保养常 识 用户问题无法解答时 应耐心解释 并及时报告公司领导协助解决 3 售后服务部的电话不能无人值守 电话铃响三声必须有人接听 否则 将 是售后服务部员工的失职 公司对此情况做出一定处罚 放假期间必须将 电话呼叫转移到手机上面 4 售后服务人员手机不得无故停机 关机 节假日也不例外 使用电话应注 意礼节 语言简明扼要 接电话先问好 您好 瑞致达售后 有什么可以 帮您 必须将录音软件打开 5 售后员工都要做到接电话时礼貌用语 无论客户的态度如何 售后员工都 不能用过激的言语对待客户 因为每位员工与客户打交道时代表的是整个 公司 要时刻维护公司在客户心中的良好形象 6 若有客户对售后服务部员工服务态度的投诉 有损公司整体形象的现象发 生 公司在调查属实的情况下 做出通报或开除的决定 并对公司产生的 负面影响情况的严重性对该员工实施一定数额的罚款 7 顾客的投诉属非质量问题时 售后人员必须将信息及时上报公司并记录 对于客户的每一个电话售后人员都不得随便应付 售后部是一个对外的窗 口 体现的是公司的形象 8 服务人员对产品发生的故障 要判断准确 及时修复 不允许同一问题重 复修理的情况 9 录入的信息一定要准确 完整 不允许因个人原因 导致数据丢失 对日 后的统计数据造成影响 10 售后人员如果发现产品的设计缺陷 或者遇到不能处理好的售后机器 必 须及时向公司领导汇报 重大质量问题 反馈公司有关部门予以解决 二 接受客户意见与建议 1 客户提出意见与建议 客服应表现出积极接受并感谢的态度 您好 感谢 您对瑞致达的关注与支持 我们会认真听取您的意见和建议 并安排相应的人 员跟进 再次感谢您 2 客户提出意见后 应及时记录在案 并对客户表示感谢 您的建议很重要 6 我们会及时转给相关部门 谢谢您的支持 或者 非常感谢您给我们提出这 个建议 谢谢您的支持 再见 三 特殊情况处理技巧 1 电话受理时如遇客户没有话音 可礼貌的提示客户电话已经接通 经提示仍 然没有话音 可能是客户能够听得到我方的声音 而我方听不到客户的声音 可以礼貌的建议客户换部电话或者过段时间再来咨询 2 电话受理时如遇客户听不到我方的声音 而我方能听到客户的声音 可礼貌 的向客户说明情况并提出解决方法结束通话后 应立刻记录并主动回复客户 并再次向客户解释清楚刚才的情况 3 遇到电话杂音太大无法正常听清时 客服可以向客户如实反映情况 并建议 客户换部电话进行咨询 经获准后应向客户致谢 4 遇到客户咨询时语速过快或者过慢时 客服的语速不需要完全 跟随客户的 语速进行调整 可以进行微调后与客户进行沟通 5 电话受理如遇客户使用免提导致声音过小 可礼貌的提示客户电话话音过小 是否可以将话筒拿走 待客户调整后客服应向客户致谢 6 客户咨询或者投诉时叙述不清 较为繁琐 客服应善解人意 用客气周到的 语言引导或提示客户描述所要咨询的问题 8 对于尚未开通的业务咨询 应向客户致歉 9 如遇客户向客服致谢时 必须回答 不客气 这是我们应该做的 10 如遇客户向客服致歉时 必须回答 没关系 X 先生 小姐 您不必介意 四 服务禁忌 客服电话工作禁忌包含但不限于以下内容 1 讲话时轻易打断客户说话 2 与客户沟通过程不说普通话 3 在客户挂机前挂机 4 在同客户沟通过程中与同事交谈 5 通话过程中出现较长时间冷场 5 秒以上 6 精神萎靡 态度懒散 7 与客户发生争执 7 8 责问 反问 训问或谩骂客户 9 与客户闲谈或者开玩笑 八 服务态度 1 多使用敬语 您好 请 谢谢 对不起 再见 2 在服务的过程中要耐心 细致 谦和有理 热情大方 不能无故打断客户 说话 3 在与客户沟通过程中不能出现服务忌语 4 不得出现拖腔 态度生硬 教训 烦躁 质问 嘲讽 诘问等不良现象 遇到客户询问不懂或不熟悉的业务时 不能不懂装懂 不得推诿 搪塞客 户 5 工作中出现差错 要善于接受客户的善意批评或向客户道歉 主动纠正 差错 6 在向客户解释完毕后 要与客户确认是否完全明了 当客户不能完全明了 时应了解清楚客户不明白的地方再重新 7 在与客户沟通过程中 不能心不在焉或反复多次询问客户同一问题 8 要集中精力 及时回答客户提出的问题 九 处理技巧 1 快速 准确判断需求 迅速弄清客户意图 简明扼要归纳复述客户反映的 信息内容 2 控制交谈的主动性 在与客户沟通过程中正确引导客户并尽快获取所需信 息 3 专业熟练度 在与客户沟通过程中专业熟练掌握业务知识 能很好地为客 户解决问题 4 通俗易懂性 在解释过程中要深入浅出 使客户很好的理解 5 回答针对性 要针对客户提出的问题做出相应的解答 不能答非所问 五 顾客抱怨和投诉处理服务 1 在接听投诉电话或接待投诉客户时 需认真倾听 了解消费者的心声 让 消费者感觉到自己被重视 2 在处理投诉时 要理智地解决问题 不得与消费者发生争执 以免矛盾激 化 8 3 对待投诉的消费者 要有礼貌 注意语言的语调及音量 态度要诚恳 4 在了解清楚情况后 需向消费者说明投诉处理需要的过程及配合时间 向 消费者承诺投诉处理的时限 预期结果 向消费者承诺的服务要真实 可 行 明确 已承诺的就必须要兑现 六 售后服务培训及考核的管理制度 一 培训 定期对售后服务人员进行服务技巧 服务理念 检测维修技术等 二 定期考核 定期对售后服务人员在技术水平 服务态度 业务熟练程度等 各方面进行考核 做到奖优惩劣 1 考核内容和方式 2 考核时间 每月 1 日 31 日 3 考核工资标准 将员工每月应发工资总额的 10 作为绩效考核工资 根据 当月工作绩效考核结果 确定绩效工资发放比例和具体金额 4 考核内容 员工本人当月工作完成情况及综合表现