电子文件归档与管理规范.docx

一、范围在企业活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。二、定义电子文件是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质（或载体）上，并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络上传递的文件。三、电子文件的种类管好电子文件，科学分类是前提。对电子文件的分类目前一般如下：1、按存储载体分，电子文件有三类：（1）磁盘文件（包括软盘和硬盘）；（2）磁带文件； （3）光盘文件。2、按内容形式分，电子文件有八类：（1）记载文字、符号和插图的文本文件；（2）用扫描仪、数码像机获得的图像文件；（3）通过计算机辅助设计获得的图形文件（CAD电子文件）；（4）用音频设备获得的声音文件；（5）用视频设备获得的影像文件；（6）用多媒体技术制作的多媒体文件；（7）存放数据的数据库文件；（8）生成电子文件所依赖的操作系统文件和命令文件。3、按生成形式分，电子文件有两类：（1）原始文件，即通过计算机直接产生的电子文件；（2）转换文件，即通过扫描仪、数码像机等设备对传统文件进行载体转换等处理而产生的电子文件。4、按属性分，电子文件有五类：（1）普通文件； （2）只读文件； （3）隐含文件； （4）加密文件； （5）压缩文件。四、电子文件的归档电子文件形成公司应指定有关部门或人员负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管。电子文件归档工作应从三方面抓起：1、归档前的鉴定（1）鉴定电子文件的真实性、完整性和有效性归档前应由电子文件的形成单位按照规定项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把技术方法和相关软件一同移交给接收单位。（2）确定电子文件的密级密级划分确定工作按照国家关于纸质文件的密级规定办理，其中将有密级文件划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。（3）确定电子文件的归档范围电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。其中机关团体参照机关文件材料归档和不归档的范围（国档发198727号）执行，企业参照国有企业文件材料归档办法（国档发20044号）执行，本专业系统有规定的执行本专业系统的规定。（四）划分保管期限电子文件保管期限的划分工作，按照国家、本行业、本系统或本单位有关纸质文件材料保管期限的规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限，一般应与内容信息的保管期限一致。对于经过鉴定确认没有保存价值的电子文件，可以按照国家关于档案文件鉴定销毁的规定进行处理，其中属于保密范围的电子文件如存储在不可擦除的载体上，应连同载体一同销毁并在网络中彻底消除，不属于保密范围的电子文件可以进行逻辑删除。二、电子文件归档前的技术条件检测在进行电子文件归档工作时，应对相关的基本技术条件进行检测，检测内容包括： （一）电子文件硬件环境的有效性；（二）电子文件软件环境的有效性；（三）信息记录格式的规范性与完备性；（四）有无病毒感染。三、电子文件的归档（一）归档的方式与时间电子文件的归档分为逻辑归档和物理归档两种形式。逻辑归档可以实时进行，物理归档一般按照纸质文件的规定定期进行。具体来说，电子文件归档的步骤方式如下：1、实时进行的逻辑归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。所以，逻辑归档就是电子文件的制发者将处理完毕的电子文件的管理权从网络上移交给档案部门的工作。由于逻辑归档是电子文件处理即完即归，所以也有人称其为“实时归档”、“即时归档”。2、定期进行的物理归档。物理归档是指把电子文件按照一定规律集中下载到可脱机保存的载体上以后再向档案部门移交的过程。物理归档比逻辑归档要复杂，具体应按照以下要求办理：凡是在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档，具体期限可根据一个单位的工作需要、电子文件数量等因素酌情确定。把带有归档标识的电子文件集中拷贝到耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套日常查阅使用，一套异地保存。凡是归档电子文件要选用耐久性好的优质载体，不用软磁盘作为永久、长期保存的电子文件的载体。国家标准推荐使用的电子文件载体的优先顺序是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。存储电子文件的载体或装具应贴有标签，用以注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等项目。同时，归档电子文件的载体要设置成禁止写操作的状态。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。将相应的电子文件机读目录、软件、说明材料等一同归档，并附上填写好的归档电子文件登记表。归档电子文件以盘为单位登记，格式如下页所示。对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的电子文件目录。电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。（二）电子文件归档前的整理凡归档电子文件，应在归档前按本单位的档案分类方案，进行系统分类整理。