非商品合同签订及审批管理规定.doc

非商品合同签订及审批管理规定 1范围本标准规定了苏州万亚商业管理发展有限公司非商品合同管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核、报告和记录。 本标准适用于苏州万亚商业管理发展有限公司的非商品合同管理工作。2 定义2.1合同归口管理部门:可对外签订合同的部门称为合同归口管理部门。2.2 采购合同：采购设备、材料等物资，应签订买卖合同，它是出卖人转移标的物所有权于买受人，买受人支付价款的合同，应遵照合同法买卖合同的有关条款执行。2.3 承揽合同：设备检修、维护、清洗，保洁，垃圾清运，配件的委托加工等应签订承揽合同，它是承揽人按照定作人的要求完成工作，交付工作成果，定作人付给报酬的合同，应遵照合同法承揽合同的有关条款执行。2.4建设工程合同： 工程施工等外包工作应签订建设工程合同，它是承包人进行工程施工、发包人支付价款的合同, 应遵照合同法建设工程合同的有关条款执行。2.5 租赁合同：房屋及场地的出租或租入，大型机具租入或出租（如音响、舞台），应签订租赁合同，它是出租人将租赁物交付承租人使用、收益，承租人支付租金的合同，应遵照合同法租赁合同的有关条款执行。2.6 其他合同：其他包括购电、水、燃气合同、保险合同、广告合同、委外或外委的职工教育培训合同等应遵照合同法总则的规定，并参照相关合同的条款执行。3 管理职责3.1 人事行政部职责3.1.1 人事行政部是公司的综合管理部门，有权对各部门签订的合同的合法性、正确性进行监督检查，发现问题及时通知有关部门或向公司领导反映。3.1.2 人事行政部有权对所有合同的签订、执行和终结随时抽检审查。3.1.3 负责组织与合同相关的规章制度的学习、宣传。3.1.4 负责对与合同有关的管理制度进行制订与修改工作。3.1.5 负责审查各部门送交盖章的合同会签单的手续是否完备，对手续不全者应拒绝盖章。3.1.6 负责合同章的保管，合同章应由专人保管，每次使用必须做好用章登记，不得随意移交他人和移作他用。3.2 归口管理部门的合同签订及履行职责3.2.1 负责审核所要签订合同的必要性、合法性，并组织有关部门和人员对所签合同业务项目的技术标准、质量要求、数量、时间和价款进行审核会签。3.2.2 代表本公司在授权范围内对外签订有关职权范围内合同，负责所签订的合同应符合法律和行政法规，保证合同的合法性、有效性，维护本公司的合法权益。3.2.3 负责监督生效合同的有效执行和处理合同的变更和解除，追查违反合同的责任，处理合同纠纷。3.2.4 合同归口管理部门应对合同进行编号、登记、存档，在合同执行完毕后应进行归档。3.2.5 负责合同会签单的提出，会签单应有标的、价款、数量、质量要求、履行时间等内容。3.2.6 在合同履行过程中，由于某种原因需要对合同的部分工作内容进行变更时，应交财务部一份变更单备存。3.2.7 在合同执行过程中，当合同部分条款需要变更时、或出现违反合同规定的事件时、或与合同对方发生纠纷时，各职能部门要进行妥善处理。3.3 财务部职责3.3.1 财务部应参与有关合同的会签和会审工作。有权对各部门签订的合同实行财务监督，发现问题应及时通知有关部门纠正或向公司领导反映。 3.3.2 财务部应根据公司的有关规定,在合同归口部门发出付款通知后，认真审核，按财务制度办理付款，凡无合同付本和必要附件或违反合同条款的，财务部有权拒绝付款。3.3.3 合同执行过程中,如与对方发生纠纷，财务部应负责向合同归口管理部门提供有关财务资料，并协助处理。3.3.4财务部有权对各合同的履行情况及收付款进行监督核实。3.4 合同归口管理部门的权限3.4.1 物业部a)负责设备材料、劳保用品的采购、订货、备品配件加工及相应的买卖、承揽合同和设备器具的租赁合同。b) 负责公司运营和生活所需的外包建设工程及全公司各设备委外修理承揽合同。c) 负责购销电合同、征用地合同以及其他非合同归口管理部门签订的对外合同。d) 负责机组、设备或系统的有关试验、测试或者进行技术改进等项目所需签订的技术合同。e)负责相应的环境卫生合同，物业管理、园艺绿化等合同。f)负责办公用品的采购、订货合同。3.4.2 人事行政部：a)负责劳动合同、养老及医疗保险合同。b)负责财产保险合同。c)负责公司委外或外委培训合同。d)负责公司员工住宿的房屋租赁合同。3.4.3客服部： a)负责本公司与场外各企事业单位的有关销售活动合同及团购合同。 b)负责本公司与场外各企事业单位租用本公司场地的租赁合同。 c)负责本公司与场外各企事业单位（异业联盟）的互惠互赢活动的合同。3.4.4企划部 a)负责本公司的广告策划与发布合同。 b)负责本公司的广告类、宣传类工程合同。3.4.3 财务部：a)负责借款合同。b)负责公司软件维护合同、信息设备的维护合同。c)为物业部在签订与弱电工程有关的合同时，为其提供技术支持。d)负责公司通讯、网络的合同。3.4.4营运部 a)负责场内供应商广告发布相关合同4 管理内容与要求4.1 合同订立的要求4.1.1本公司对外发生的经济交往，除即时结清者外，均应当采用书面形式订立合同。4.1.2 本公司对外签订合同的对方应是具有民事权利能力和民事行为能力的法人或其他经济组织，在生产经营必需时，也可以是个体工商户。4.1.3本公司对外签订的合同，合同的内容由当事人约定，按合同法的规定一般应具备以下主要条款：a)当事人的名称或者姓名和住所；b)标的（指货物、劳务、工程项目等）；c)数量；d)质量；e)价款或者酬金及付款方式；f)履行的期限、地点和方式；g)违约责任；h)解决争议的方法。4.1.4 合同签订后若需后补条款，必须在后补条款处由当事人双方盖章确认。4.2 合同订立的程序4.2.1各部门确定需要发生合同前，需先填写内部报告签程单说明要签订合同的原因及询价结果，报总经理（或常务副总经理）签字审批。4.2.2 物资采购、加工承揽合同，具体办法按物资采购管理制度执行。4.2.3 签订合同前，应由提出部门按照“合同会签单”(其格式见附件1不包含招商部商品联营合同会签单)要求，交有关部门和人员进行会签,报总经理（或常务副总经理）批准，方可签订合同。4.3 合同的印章管理4.3.1 合同章应是公司刻制的具有代表法人资格的专用章,在签订合同时加盖合同专用章或公司公章，不能用部门章代替合同专用章。合同专用章只能在公司法人的授权范围内使用，不得在超越权限的合同上使用。4.3.2 公司备有合同专用章，由人事行政部门保存；其他部门签订合同时，在办理完合同会签手续后，到人事行政部确认盖章。4.4 合同变更、解除与纠纷处理4.4.1合同的变更和解除：依法成立的合同一经签订就具有法律约束力。如因我方原因确系生产需要,经慎重考虑后需变更或解除合同时,应由归口管理部门提出“合同变更(解除)单”(其格式见附件2)，阐明理由，由原会签部门签署意见后，报请公司分管领导批准,按国家法律程序，办理合同的变更或解除手续。如果对方提出对已生效的合同需要变更或解除，由合同归口管理部门依合同法处理。4.5.2 合同纠纷的处理：当合同在执行过程中发生纠纷时，由合同归口管理部门负责代表本公司进行处理，首先与合同对方进行协商，协商解决不成，则向仲裁机构申请仲裁，直至向法院起诉或应诉。附件1 苏州万亚商业管理发展有限公司 非商品合同报审单 报审部门： 报审日期： 年 月 日合作单位联系人联系电话项目名称合同金额小写付款方式 大写费用承担集团 购物中心 厂商 银行 物业公司 合同类别工程合同 金融合同 采购合同 广告合同 服务合同 租赁合同 项目合同 其他合同 预算情况预算内 预算外合同有效期限 合同内容附件( )份合同文本 营业执照 税务登记证 招标评标汇总表 招投标文件 预算及审核意见 相关收费文件 价格比价单 报价单 签呈单 （请在以上附件清单上直接打表示后附实际附件） 商业公司签约部门 相关部门人事行政部财务部常务副总经理本表一式三份，本部门留存一份、人事部一份、财务部一份。附件2苏州万亚商业管理发展有限公司非商品合同变更(解除)单变更合同名称合同编号提出部门提出人提出日期变更理由归口部门意 见 相关部门意 见财 务 部意 见人事行政部意 见常务副总经理审批 注：由原合同会签的部门和公司领导进行签署意见。