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检测报告的编制和管理制度日期：2008-03-05来源： 作者：字体：大 中 小 吉林化工学院分析测试中心检测报告的编制和管理制度1.为了保证检测报告的完整性、准确性以及能够真实地反映检测结果的全部信息，特制定本制度。2.本制度适用于检测报告的编号、格式和信息要求，检测报告的审核和批准，对报告内容的意见和解释，报告发送和报告的修改补充。3.职责3.1 检测人员负责检测原始记录的如实填写,并填写检测结果汇总单。3.2 检测人员及同室人员负责审核检测原始记录及结果汇总单。中心主任负责复核检测报告书。3.3 检测报告授权签字人签发检测报告。3.4 业务办公室负责检测报告的打印和归档。3.5 检测报告经签发后，由业务办公室负责向有关单位或客户发送。4 程序4.1 检测报告编制要求4.1.1 报告序号 YY-MM-XXX（年份-月份-顺号）。4.l.2 本中心的检测报告应能够准确、清晰、明确和客观地报告每一项的检测结果，并符合检测方法中规定的要求。检测报告内容包括以下部分：(a) 检测报告的标题；(b) 实验室的名称；(c) 检测报告的唯一性(编号)标识，以及表明检测报告结束的清晰标识；(d) 客户的名称；(e) 所用方法的标识；(f) 检测物品的描述、状态和明确的标识； (g) 样品接收日期和进行检测的日期；(h) 检测的结果，用国际标准测量单位(SI)表达；(i) 中心授权签字人的签字、职务、标识以及签发日期；(j) 结果仅与被检物品有关的声明。4.1.3 当需要对检测结果作出解释时，检测报告中还应包括下列内容：(a) 符合或不符合要求或规范的声明； (b) 必要时，在检测报告上加注使用测量不确定度的声明(当不确定度与检测结果的有效性或应用有关，或客户提出要求时，或测量不确定度影响到对规范限度的符合性时，检测报告中还需要包括有关不确定度的信息) ；(c) 适用且需要时，提出意见和解释；(d) 特定方法、客户和客户群体的附加信息。4.1.4 当需对检测结果作出解释时，对含抽样结果在内的检测报告，除上述要求之外，还应包括下列内容：(a) 抽样日期；(b) 抽样地点；(c) 抽样执行标准或规范。4.1.5 意见和解释。当报告包含意见解释时，则应把意见和解释的依据制订成文件，意见和解释应在报告中被清晰地标注。4.1.6 设计后的检测报告格式应由技术负责人审批使用。4.2 检测报告编制4.2.1 各检测室应将由检测分析人员签字并由同室人员、中心主任审核无误并签字的检测原始记录、检测结果汇总表、样品检测通知单、样品检测传递单等送至业务办公室，业务办公室负责根据检测结果汇总表按照承检产品项目的标准格式打印检测报告。检测报告如无特殊要求打印两份，分别交给客户和留中心存档。4.2.2 当客户有要求时，则报告格式应尽量满足客户的需求。4.2.3 检测报告的打印存储，使用中心检测程序管理系统，以做到检测报告登记、查询、报出微机化管理。4.3 检测报告的审核打印出的检测报告，由所承担检测项目的中心技术负责人负责审核。4.4 检测报告的签发4.4.1 审核无误的检测报告由业务办公室送交中心授权签字人审核签发。4.4.1.1 对外咨询超标样品的检测报告，或可能对中心造成重大影响的检测报告由中心主管主任签发。4.4.1.2 授权签字人不在时，检测报告由中心主任签发。4.4.1.3 签字后的检测报告由业务办公室加盖中心公章。4.4.2 经授权签字人批准签发的检测报告同原始记录，由授权签字人转至业务办公室。4.4.3 业务办公室将留存的报告同检测原始记录一并存档保管，并对中心检测程序库中的数据定期进行备份，以防程序库中的检测报告数据丢失。4.4.4 签发后的检测报告由业务办公室负责发送。 4.4.5 经过认证的检测项目，在报告的左上角加盖实验室标志章。4.5 对可疑结果的处理 4.5.1 当检测室怀疑或发现或由反馈得知关于报告数据有误的信息后，技术负责人应立即从业务办公室资料员处调阅原检测报告档案，迅速组织有关检测室的相关人员，对报告中的可疑数据或遗漏部分进行检查。4.5.2 在核查中对已发报告的数据和结论产生怀疑或发现问题时，技术负责人应立即起草一份书面文件，通过客户通知检测报告的持有人，要求检测报告持有人停止使用编号为：YY-MM-XXX的检测报告，声明待查实报告的数据和结论后再以书面文件告之。 4.5.3 通知发出的同时，检测室应认真做好检测数据的核查工作，并根据与客户签订的样品委托单检查检测遗漏项目。4.5.4 检测室应在核查结束时，起草一份调查报告，指出存在的问题，提出修改或补充检测报告的处理意见。4.5.5 如果需要补充检测，则检测室应提出补充检测的可行性方案，报中心技术负责人审批。4.5.6 批准后的补充检测方案，由检测室组织实施并出具补充检测原始记录。4.5.7 检测室根据补充检测原始记录和核查结果，按照4.6条的要求起草一份“检测报告的修改补充通知书”。4.5.8 检测室起草的“检测报告的修改补充通知书”应由检测室负责人签字后转至技术负责人校核。4.5.9 技术负责人应对检测室转来的“检测报告的修改/补充通知书”的修改或补充内容以及发生检测问题的追溯情况进行分析核对，经核实无误后转至授权签发人批准签发。4.5.10 经授权签发人签发后的“检测报告的修改补充通知书由业务办公室盖章待发。4.5.1l “检测报告的修改/补充通知书”的发放执行本制度。“检测报告的修改/补充通知书”应发送到所有原检测报告的持有人。4.6 已发检测报告的修改/补充4.6.l 对已发检测报告的修改/补充文件应包括以下内容。(a) 修改/补充文件的标题，如：检测报告的修改/补充通知书；(b) 实验室的名称；(c) 通知书的唯一编号标识；(d) 委托方的名称；(e) 检测物品(对象)的名称和地址；(f) 检测日期；(g) 检测执行标准或方法；(h) 原报告编号；(i) 原报告的修改之处；(j) 修改前和修改后的对照；(k) 更改原因的说明；(1) 关于本“检测报告的修改补充通知书”的使用和发放范围的声明；(m) 修改/补充通知书的编制人、审核人和签发人的签字；(n) 修改/补充通知书的签发日期。4.7 检测报告修正/补充件的存档实验室留存的“检测报告的修改补充通知书”应由业务办公室资料员同原检测报告一并存档保管。4.8 检测报告的归档4.8.1 留存的检测报告应连同样品检测委托单、样品检测通知单、样品检测传递单、原始记录、客户修改检测方案的书面申请等归档保存，保存期为3年。4.8.2 档案的管理应执行记录、档案、自动化设备管理制度。4.9 检测报告的发送程序和方式4.9.1 检测报告由业务办公室负责发送，委托送样由委托方自行来取并签收。4.9.2 当客户提出保密要求，则应通过机要部门进行交换，或通过邮局按照保密挂号邮寄。4.9.3 如客户提出通过传真或电子邮件发送报告，则业务办公室受理人应当详细询问客户的姓名、电话、传真号码(电子信箱)、收件人姓名等并认真仔细地核对委托检测合同中的记录内容并做好保密工作。