请款报账管理办法-正式版.doc

中国电器科学研究院有限公司管理规范CM 2C.2.A.07-2012请款报账管理办法（ 第一版 ）2012年 7月 2日批准 2012年 7月 2日实施1 目的1.1为了规范中国电器科学研究院有限公司（以下简称“公司”）及所属全资子公司以及托管单位请款报账控制流程，提高流动资金利用效率，降低财务和税务风险，特制定本办法。2 适用范围2.1本办法适用于公司及所属全资子公司以及托管单位；公司非全资子公司可执行本办法或参照本办法自行制定。3 引用文件3.1 中华人民共和国会计法3.2 企业会计准则-基本准则3.3 企业会计准则-具体准则3.4 企业内部控制规范4 职责4.1 公司财务总监或分管公司财务副总经理（以下统称“财务负责人”）负责请款报账管理工作的组织和领导，以及审批有关事项。4.2 财务部门负责接受业务请款和报账，行使财务审核和财务监督职能；对审核通过的请款和对符合要求的报账及时办理请款、报账手续；对违反请款报账有关规定的行为及时向有关部门反映，并根据规定提出处理意见。4.3 各业务部门按照规定程序和要求办理请款报账等相关业务。4.4 各归口审核部门负责按照规定对部门的请款报账行为进行归口审核。4.5 督导部门负责对违规者按有关规定进行调查和处理。5 请款报账基本原则5.1 应根据真实发生的业务请款和报账；请款和报账内容应一致。5.2 原则上“谁负责业务，谁办理请款”，“谁请款，谁报账”，请款与报账部门、请款与报账人员须一致，代为请款或报账的应在请款或报账单上注明。5.3 请款报账应本着“支出按预算，追加按程序、开支按标准”的原则办理。 5.4 需要归口审核的支出，原则上在请款和报账环节均需经过相关部门归口审核；但针对资金支出控制的特别审批（如针对大额资金、限制现金支付、结算方式不合规及结算期间不合规等的特别审批，下同），只在请款环节由特别审批人员审批，报账环节不必再履行特别审批手续。 5.5 经办人应按照规定及时办理请款报账手续。5.6 各请款、报账具体项目有专项管理办法的执行具体管理办法。6请款6.1 请款应有依据，请款的依据包括合同、协议、结算单、工程进度单、请购单、项目立项审批文件、预算审批单、会议通知、交费通知、出差审批单等，请款时应附有上述依据。（1） （1）如属材料、外协加工、技术服务、外包业务等请款，应提供合同或协议的商务部分。（2） （2）如属低值易耗品、固定资产请款，应附合同或协议的商务部分和支付通知单。（3） （3）如属基本建设或大额维修项目请款，应附项目立项审批单、经费预算审批单和建设、维修合同。（4） （4）按合同或协议需达到一定质量要求方予以支付的采购尾款（包括外协加工、固定资产、基建等）或退还的质量保证金，应附验收报告或质检报告。如属（5） （5）如属备用金请款，应附经财务部门审批的“提取备用金人员和额度备案表”。（6） （6）会议费请款，应附会议通知单。如属（7） （7）协会年费、上交上级费用等请款，应附交费通知书。如属（8） （8）培训费请款，应附培训通知或协议。（9）研发费用请款，应附研发立项通知书。按合同或协议需达到一定质量要求方予以支付的采购尾款（包括外协加工、固定资产、基建等）或退还的质量保证金，应附验收报告或质检报告。（10）其它证明业务真实性的文件资料。6.2 一份付款依据支持多次付款的，可将相应付款依据在第一次付款前备案于财务部门，以后付款时可不再提供。6.3 办理付款应按规定填列请款单据，经办人和经办部门领导对所填或所附信息的真实性和完整性负责。（1） （1）如属差旅费请款，经办人应填列请款单（见附录），注明出差事由、地点、预计天数和预借金额等信息。（2） （2）如属其它性质请款，经办人应填列请款单，注明所属请款单位信息，收款单位信息、请款内容、项目号（如有）、支付金额、支付方式（如拟支付承兑汇票，应注明票据号）和支付进度等信息。（3） （3）需要购汇对外支付的，请款单上应填列外币金额，并注明人民币限额；经办人应根据银行要求填好购汇支付申请单，一并提交财务部门。（4） （4）内部管理费以及工资、水电等代垫费用的扣划，或内部融通利息的扣划由财务部门直接填列内部结算单（见附录）办理。（5） 按合同或协议需达到一定质量要求方予以支付的采购尾款（包括外协加工、固定资产、基建等）或退还的质量保证金，应附验收报告或质检报告。6.4 请款单在交给财务审核前，应先经过请款部门一支笔审批，按并按规定需经归口管理部门审核的需经归口审核。（1）如属材料、外协加工请款，由采购部门一支笔审批；材料使用部门根据合同、协议、到货、质量等情况归口审核付款的合理性和必要性；设置成本控制员岗位的部门，成本控制员应参照预算对付款进行成本控制审核。（2）如属低值易耗品、固定资产请款，由采购部门一支笔审批；资产归口管理部门根据预算归口审核固定资产是否允许采购，是否在预算额度内；资产使用部门根据合同、协议、到货、验收等情况归口审核付款的合理性和必要性。（3）如属基本建设或大额维修项目请款，由基本建设部门或行政部门等负责建设的部门一支笔审批；审计部门根据预算和合同归口审核付款的合理性和必要性。（4）如属研发费用支出，由研发项目归属的部门一支笔审批；研发项目负责人根据项目预算进行归口审核。（5）职能部门的业务招待费请款，由部门一支笔审批后，还需经办公室和公司分管领导归口审核合理性。（6）培训费支出、工伤支出、医药费支出、体检费支出等由部门一支笔审批后，还需经人力资源部门归口审核合理性。（7）非集中性支付薪酬、福利的，由部门一支笔审批后，还需人力资源部门归口审核合理性。（8）党、团活动费用、重大疾病补助由分管公司领导审批。（9）如属超过一定金额的大额款项支付，或不符合规定的现金支出，应按照公司货币资金管理办法的有关规定，履行特别审批程序。（10）结算方式与公司规定不同的，应按照有关规定，履行特别审批程序。（11）实行资金余额控制而资金赤字的内设部门，应积极筹措资金解决资金赤字，在此之前原则上不予付款；否则应履行特别审批程序，由财务负责人审批。（12）根据经营需要开具信用证、保函的，不管是否需要向银行缴纳保证金，在开具前，应提供经付款部门一支笔审批的信用证或保函申请表，部门对信用证或保函条款的合理性进行审核。6.5 财务部门应对请款的开支范围与标准、手续的合规性进行审核，符合则给予办理；不符合不予办理。财务审核的主要内容包括：（1）有定点采购要求，或需在合格供应商名单中采购的付款，付款对象是否在供应商名单中。（2）有采购合同的款项，付款金额、付款进度是否按照合同规定执行；有结算单的款项，付款金额是否超过结算金额；尾款支付是否有验收报告或质检报告。（3）收款人信息是否与发票、合同等信息一致。（4）审批和归口审核手续是否完整。（5）结算方式是否符合公司有关规定。（6）付款部门是否有足够的资金余额满足支付。（7）有预算控制的费用，是否在预算额度内。（8）其它按规定需要财务审核的事项。6.6 公司不鼓励预付款；付款部门应在价格和结算方式、结算周期中进行平衡，在价格合理的情况下，尽量争取对公司有利的结算方式和结算周期。6.7 原则上公司不办理差旅费请款。员工可利用信用卡、公务卡等银行产品先行支付，及时报账以结算差旅费；信用卡和公务卡不能满足的可通过备用金制度解决。部门应将需提取备用金的员工名单、支取额度或变化情况报财务部门备案；备用金的每位员工额度和部门总额度不能超过财务部门当年核定的指导范围。备案范围内的员工可在备案额度内滚动支取备用金，并需在每年6月底和12月底前全额交回备用金。对于员工确实需要差旅费请款的由部门一支笔签字后报财务部门负责人审批。6.8 为提高办公效率，公司对材料采购、固定资产采购实行集中付款管理，每月固定一次或两次付款，具体以采购部门通知为准；暂时未纳入集中付款的业务应制定计划逐步纳入集中付款；已纳入集中付款管理的采购业务，拟在非集中支付期间支付的，应先经财务部门负责人审批。7 报账7.1 请款经办人员应部门应及时办理报账手续，具体规定如下：（1）有签订合同的业务，在合同中应尽量明确在付款前或付款的同时取得相应发票，并按照合同规定，在取得发票的月份报账；合同未明确规定给付发票时间的，最迟在费用结算的次月就结算部分报账。（2）未签订合同的业务，有请款的原则上应在请款的当月最迟次月报账，如果对应业务跨期较长，可在业务完成的当月报账；没有请款的原则上应在业务完成的当月最迟次月报账。由个人先行垫付的逐月发生的电话费等费用，可以合并报账；但除了12月份费用可在次年报账外，1-11月份费用须在当年报账。（3）财务部门根据情况可对部分费用推行集中报账，实行集中报账的费用只在每个月的集中期间进行报账。（4）报账期间不符合上述规定的，报账时应经财务部门负责人归口审批。7.2 办理报账，应按规定填列报账单：（1） （1）如属差旅费报账，应填列差旅费报销单（见附录）。（2） （2）如属其它类报账，应填列报账单（见附录），注明报账内容、金额，是否有请款等信息。7.3 报账单需附有效票据、单证或文件，证明业务的经济实质和发生金额。（1）国内业务的报账除了符合规定的补助外，原则上均需提供合法、真实的发票或行政事业单位收据。发票内容需完整、准确，发票抬头需为法人单位全称（机票等除外）。（2）国外业务的报账除了包干补助外，原则上均需提供有效的票证单据，证明业务的经济实质和发生金额。（3）材料报账的，应附材料采购入库单、采购结算单。（4）图书、办公用品等报账的，应附物资验收、领用（入库）单（见附录）。（5）固定资产、低值易耗品报账的，属于设备的应附设备移交单；属于房屋建筑物的应附房屋建筑物交付使用表；房屋建筑物若为自建，还应附工程决算单（或工程预结算单）；已取得房产证的应提供房产证复印件。（6）无形资产报入账的，应附有相关资产权属证明文件的复印件，如属于专利的应附有专利证书复印件、，属于土地的需提供土地证复印件等。7.4 根据规定需要归口部门审核的报账，在经过部门一支笔审批后，还需经过对应归口部门审核。8 责任8.1 财务部门应于每月终了后15日内对请款未报账情况进行清理，并同时向请款人所在部门秘书、负责人和请款人本人发送电子清单。请款人应积极回应，及时清理款项、报账或提交经部门领导审批的不能及时报账的情况说明。请款部门秘书和负责人有责任通知和督促请款人及时回应财务部门。8.2 若请款人自按规定应报账时间起超过2个月未归还欠款、未报账，亦未提供经审批的情况说明，或定出了报账计划但到期仍未报账的，财务部门将情况报部门一支笔审核、财务负责人审批后，通知人力资源部门从请款人个人薪酬中逐月扣取请款金额，直至扣足为止。8.3 对于请款报账部门存在问题多，请款未报严重，经提醒部门领导仍不予以重视和配合的，经请示财务负责人同意后，财务部门有权暂停该部门的请款办理。8.4 如因经办人员责任，导致发票如因过期、发票票面填写错误或污染、发票遗失等原因不能报帐的，责任自负。如果由于上述原因造成公司税款经济损失的，由经办人承担经济责任，并按公司发票管理办法进行相关处罚。8.5 对于财务审核过程中发现的违反国家法律法规、和公司规章财经制度、的，给公司造成资金资产经济损失的行为，财务部门一经发现应及时报告督导部门，由督导部门进行调查并后根据有关规定予以处理。对请款报账过程中因违反规定给公司造成的经济的资金资产损失，原则上由相应责任人员全额赔偿；，具体赔偿金额和责任界定由督导部门调查后予以确定。9 相关文件9.1 货币资金管理办法9.2 固定资产管理办法9.3 税务事项管理办法9.4 固定资产及消费性物品集中采购管理规范9.5 差旅费报销管理办法10 工作记录10.1 请款单10.2 报账单10.3 差旅费报销单10.4 内部结算单10.5 物资验收、领用（入库）单附录1中国电器科学研究院有限公司请款单核算单位： 日期：20 年 月 日 单据号：请款部门收款全 称结算方式现金 支票 承兑汇款网银 其他单位开户行信息账 号支付银行外币金额人民币金额票据号码（备注）预 算 号项 目 号请款用途币种金 额 千百十万千百十元角分合 计人民币大写： 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分注：1.一式两联：分别是会计记账和自存；2.差旅费请款务必注明出差事由、地点和预计天数。部门主管：归口部门： 财务主管： 请 款 人：公司主管：成本管理：会计审核： 现金签收：附录2中国电器科学研究院有限公司报账单核算单位： 日期：20 年 月 日 附单据 张，附件 张报账部门外币金额人民币金额预 算 号项 目 号报 账 内 容币种金 额千百十万千百十元角分人民币大写： 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分结算方式记 录 栏1、冲以下请款记录（合计： 元） 2、现金（退）补金额 元3、暂未付金额 元 4、其他 元公司主管： 归口部门： 财务主管： 成本管理： 会计审核： 报 账 人：附录3中国电器科学研究院有限公司 差旅费报销单核算单位： 日期：20 年 月 日 附单据 张，附件 张报销部门出差地点预算号姓 名出差事由项目号所属档次出差标准1、普通出差 2、包干已请款月日时点出 发地 点月日时点到 达地 点飞 机车船费市内车费小汽车费住宿费用杂 费备 注小 计财务结算栏伙食补助计算：路程补助计算：住宿补助计算：其他补助计算：包干补助计算：补助金额小计：结算金额合计：￥1、 冲请款金额 元2、 现金（退）补金额 元公司主管： 归口部门： 财务复核： 会计审核： 报 销 人：附录4中国电器科学研究院有限公司内 部 结 算 单 付款部门： 制单日期： 年 月 日收款部门内 容 摘 要数量单价合计金额备 注合计人民币：（大写） 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分￥部门主管： 会计审核： 制单：附录5中国电器科学研究院有限公司物资验收、领用（入库）单核算单位： 入库日期： 年 月 日 单据编号：报账部门： 币种： 金额单位：元 物资用途： 合同号/订单号/发票号： 供货单位： 序号项目号材料编号材料（物品）名称及规格型号单位数量单价金额运什费含运什费金额应收实收123456合计合计（大写） 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分负责人： 会计： 成本管理员： 领用： 点收： 经办人：负责起草部门：财务中心主要起草人：林文君 日期：2012年 6月20 日审 核 人：陈晓红 日期：2012年 6月 20日批 准 人：秦汉军 日期： 2012年 7月 2日发至：各院、所、室、公司、中心、职能部门