千方百剂医药管理系统模块说明.doc

千方百剂医药管理系统模块说明随着医药卫生体制改革的深入，医药连锁经营的推行以及日趋激烈的商业角逐，越来越多的医药经营企业意识到提高企业管理水平的重要性，迫切要求加快管理信息化的进程。 千方百剂II医药管理系统是以SQL Server大型网络数据库技术作为其程序开发的底层数据库，是专门针对我国医药企业药品经营管理开发的医药软件产品，用于药品销售企业进行批发及零售管理。该系统在规范管理的基础上结合管理实践和业态趋势，集进、销、存、财务、经营分析及GSP管理为一体，充分满足医药经营企业的各种需求。并通过采购管理、库存管理、销售管理、配送管理、零售管理、财务管理及往来管理等功能模块，为药品经营企业建立完善的物流管理平台和良好的信息管理平台，并通过药品价格跟踪、药品货位管理、多仓库管理、销售（采购）退补价、门店权限下传、严谨货位盘点、批次跟踪查询、销售成本查询、多种报警功能、门店缺货通知以及自动生成采购计划、决策支持等多种管理工具，为企业提供良好的信息管理渠道，最大程度的保障药品经营企业，业务处理的流畅性和安全性，促进医药企业的高效运作。 该系统具有药品销售企业所必须的批次管理及效期管理，并可对批准文字、注册商标、国家批发价及国家零售价等进行管理，充分满足了医药行业的特殊需求。该系统将GSP管理全面融入到整个业务流程中，对药品在流通领域中全面质量管理的各个环节进行记录与管理，提供了包括管理职责、人员与培训、售后服务、设备与设施、检查验收、储存与养护及出库管理等模块的GSP报表近百余种。千方百剂医药管理系统的基本信息管理是整个系统所有操作的信息来源，贯穿于整个系统的业务流程；因此，基本信息数据的准确性直接影响到整个系统数据的准确性，在进行基本信息录入时，一定要做到准确、详细。基础信息的建立，是开始使用本系统之前所必须做的重要工作之一。 在建立正确的基本信息前，用户应该意识到基本信息在整个系统操作过程中是作为公共信息使用的，在基本信息中加入了商品、往来单位等信息后，业务操作过程如销售、进货时只需选择某商品或往来单位就可以了，不用再重复录入，因此信息输入要准确、详细。进入系统主界面后点击基本信息菜单，弹出子菜单，共二十类，业务单据包括：采购单、采购退回单、销售单、销售退货单、配送单、配送退回申请单、配送退货出库单、门店收货入库单、配送退回入库单、处方单、零售单、零售退货单、零售汇总单、成本调价单、批号修改单、同价调拨单、变价调拨单、报损单、报溢单、获赠单、赠送单、其他入库单、其他出库单GSP报表包括：首营药品审批表、首营企业审批表、质量保证协议、合格供方档案表、药品质量档案表、检验报告管理、进口品种一览表、采购计划查询、采购记录、购进药品到货请验单、质量验收记录、入库通知单、可见异物检查报告、抽样记录、抽样批次汇总表、药品拒收报告单、购进药品退出记录、药品养护记录、进销存催销表、重点养护药品确定表、药品养护档案表、中药材/中药饮片在库养护记录、中药饮片装斗复核记录、中药品种分装记录、中药品种分装一览表、中药标本目录表、重要标本目录表、中药标本台帐、客户资格审核表、直调药品质量验收记录、销售记录、出库复核记录、销售退回通知单、退回收货记录、退回请验单、销售退回验收记录、退回入库通知单、退回药品台帐、销出药品追回记录、委托运输记录、运输记录、质量事故报告、药品质量处理通知单、药品质量投诉记录表、用户接待记录、药品质量/质量管理意见征集意见书、药品不良反应报告、药品事故报告表、售后药品质量问题跟踪表、药品复检通知单、药品停售通知单、药品解除停售通知单、不合格药品台帐、不合格药品报损清单、不合格药品报损审批表、不合格药品情况汇总分析表、药品销毁记录、配送出库复核记录、配送出库记录、配送退回通知单、配送退回请验单、配送退回质量验收记录、配送退回入库通知单、配送退回药品台帐、处方药调配销售记录、拆零销售记录采购管理作为进、销、存管理的重点环节主要对采购订货及合同、采购入库及退货、采购付款等方面进行重点管理。 千方百剂II医药管理系统软件的采购流程可以根据在GSP管理/GSP系统设置中设置的不同，可以分为在GSP严格控制下的采购流程和根据采购业务自动生成GSP报表两个流程，但无论属于哪个采购流程，只要相关的业务单据过账后，相应会计科目和数据会发生变化。销售管理作为业务重点涉及销售订货、销售退货、销售收款、往来账结算和相关统计查询业务。 千方百剂II医药管理系统软件的销售流程可以根据在GSP管理/GSP系统设置中设置的不同，可以分为在GSP严格控制下的销售流程和根据销售业务自动生成GSP报表两个流程，但无论属于哪个销售流程，只要相关的业务单据过账后，相应会计科目和数据会发生变化，库存管理主要用于处理药品非经营性出入库、成本调价、报损报溢、效期管理、批次跟踪、库存盘点以及库存上下限报警管理等等。库存管理和配送管理配合使用，可以更好地实现药品调拨和物价管理功能。库存管理的各单据功能如下： 库存成本调价单用于对库存商品成本价格的调整； 出库单和入库单用于非经营性库存药品的出库和入库； 报损单和报溢单是商品发生损、溢时填写的； 库存盘点用于对库存药品的盘点，盘点结果可直接录入库存盘点录入表，也可使用库存盘点（自动盘溢盘亏功能）自动生成报损、报溢单； 商品折装单和生产模板可将药品重新组装。财务管理模块主要用于对资金进行账务管理，内容涉及公司的费用、收入、资产以及会计凭证。报表中心能帮您快速准确的查询各种报表。其主要将各功能模块中所有的查询报表归纳在一起，您不需要在进入任何功能模块，只需要直接进入该中心便可以对各功能模块中多种报表的详情与原始凭证进行轻松而快捷的查询。 由于报表的操作都相对简单，录入相关查询条件后确定就行。所以，我们不再进行报表的详细说明。 下面介绍一下常用的按钮： 查询：即重新弹出查询条件进行统计。 列表：即选择部份或者全部列表，以展开明细方式进行统计报表体现。 明细账本：即查看针对信息对应的每一笔明细情况，以核算统计的正误。 查看凭证：即查看明细对应的原始单据。 单据选择：即选择需要参与统计查询的单据类型 系统维护涉及退出系统、更换账套、更换用户、数据管理、数据结存、超级用户管理、期初建账、单据格式配置以及软件信息等，在系统维护中可对系统进行相关设置及维护。GSP管理作为药品销售企业在未来几年内的重点已经受到越来越多的关注，千方百剂医药管理系统提供包括管理职责、人员与培训、售后服务、设备与设施、检查与验收、储存与养护及出库管理等七大模块的GSP报表报表近百余种。 在千方百剂医药管理系统系统中，可通过两种方式生成GSP报表:（一）严格按照GSP控制流程一步一步的生成GSP报表；（二）自动生成GSP报表；下面我们对不同的方式进行简单的说明： 1.GSP控制流程 进入GSP系统设置时，如下图；用户可以看到整个设置中除了人员值班以外，我们对四个模块：采购管理、销售管理、采购退货、销售退货进行分别的独立控制，既是用户可以在采购管理模块使用严格的GSP流程控制的同时，可以在采购退货模块采用自动生成GSP报表，所以用户在进行GSP控制设置，巧妙的根据需求选择设置，可以大大的提高软件运用的灵活性。 数据的关联性：在整个GSP流程控制中进行业务操作时，应注意到不同单据之间数据的关联性。如在采购流程中从采购计划到入库通知单这六个步骤中，上一个步骤的报表审核以后都可以自动生成下一步骤的调用草稿，如“采购计划”审核以后，在录制采购合同时可以调用由采购计划审核以后生成的采购合同草稿，在“销售出库、销售退货、进货退货等”模块里同理，具体的调用操作，我们将在独立模块中进行详细的介绍。 调用草稿的操作为用户带来的很大的便捷性：但是利用数据的关联性，应注意的操作是：如果要采购合同调用采购计划生成的草稿数据，则在选择了采购计划的同时，下一步骤应该选择采购合同，如果没选择，则采购计划过账以后会生成购进记录表的调单来源。所以选项的选择与否对上下步骤都有较大的影响。 2. 自动生成GSP报表 在以上四个模块中，用户可以选择自动生成生成GSP报表； 所有的报表都是在相应的业务单据过账以后，自动生成。用户在上图中可以看到采购管理模块能够自动生成的GSP报表有四种，如果用户没有在选项前打勾，不会自动生成该GSP报表，因此用户可以根据自己的需求选择所需生成的GSP报表。 注意：GSP流程签字中，如果不希望操作员选择其它人进行签字，只能自己签字，则注意GSP签字权限里的“允许选择其它人员签字权限”。没有此权限时，签字只能以当前操作员进行签字，没有签字权限时就不能签字，也不能选择其它有签字权限的人进行签字采购流程中的GSP管理在“GSP流程控制”中，系统提供了8个选项，其中有6个选项用户可以根据需求决定选择与否，而有两项是系统默认为必选项；下面我们将对这个7个设置选项以及整个流程做一个详细的介绍。数据的关联性：用户在整个GSP流程控制中进行业务操作时，应注意到不同单据之间数据的关联性。如在采购流程中从采购计划到入库通知单这六个步骤中，上一个步骤所生成的单据草稿，都可以被下一个步骤进行单据录入时所调用，在“销售出库、销售退货、进货退货等”模块里同理，具体的调用操作，我们将在下面做详细的介绍。 “采购计划”选项是否选择都可以录入，并在勾选的下一步流程单据中可调用，如选择该选项，则下一步流程单据只能调用审核后的采购计划，不允许手动录入商品明细；反之则下一步流程的单据即可以调用审核后的采购计划，也可以手动录入商品明细。 “采购订单”选项是否选择都可以录入，并在勾选的下一步流程单据中可调用，如选择该选项，则下一步流程单据只能调用审核后的采购订单，不允许手动录入商品明细；反之则下一步流程的单据即可以调用审核后的采购订单，也可以手动录入商品明细。 “采购记录”，该选项与“采购订单”选项连动，当完成采购订单后由系统自动生成，不需用户手工录入。 “购进药品到货通知单”，该项为必选，如未勾选采购计划或采购订单，则选择该选项，则在录入到货通知单时调购采购录生成的草稿完成通知单后自动生成下一流程的数据来源。 “收货记录”，如选择该选项，则在录入收货记录时可以调上个流程的数据完成自动生业务记录，如不选择该选项，则不用录入收货记录。 “购进药品到货请验单”，如选择该选项，则在录入到货请验单时可以调上个流程的数据完成请验单后自动生成药品质量验收记录，如不选择该选项，则不能录入药品到货请验单，完成购进记录表后生成药品质量验收记录的草稿。在此，我们建议用户选择该选项。 “药品质量验收记录”为灰色不能修改，是必选项。 “购进药品入库通知”如打勾则可以录入，并且提示生成采购入库单草稿。不打勾则不能录入该单据，采购入库单草稿在完成“药品质量验收记录”后提示生成。销售出库GSP流程控制在“GSP流程控制”中，系统提供了2个选项，其中有2个选项用户可以根据需求决定选择与否，而有两项是系统默认为必选项；下面我们将对这个4个设置选项做一个详细的介绍。 “销售订单”选项是否选择都可以录入，但如选择该选项，则完成销售订单后会自动生成销售出库单草稿。 “销售开单”为必选项不能修改，完成该单据后自动生成出库复核记录的草稿。 “药品销售记录”，该选项与“销售开单”选项连动，当完成 销售单审核后由系统自动生成，不需用户手工录入。 “出库复核”为必选项不能修改，完成该单据后自动生成销售记录草稿。销售退货的GSP流程控制 1）“退货通知单”选项为灰色用户不可以自行选择，系统默认为必选项。如果用户此时选择了下一步骤“退货请验单”，则该通知单审核以后，系统自动生成退货请验单草稿，如果用户不选择“退货请验单”，系统自动生成退货验收记录草稿。 2）“退货请验单”如打勾则在录入退货请验单后自动生成退货验收记录，如不打勾则不能录入该单据，只能查询。 3）“退货验收记录”选项为灰，为必选项。录制该记录时，只能调用由上一流程“退货通知单”或“退货请验单”生成的“退货验收记录”草稿，不能自行选择药品进行录入。 4）“退货入库单”处打勾则录入该单据时只能调用从“退货验收记录”生成的草稿，用户不能自行选择药品进行录入。采购退货GSP流程控制 1）“进货退货通知单”该选项为灰色，是必选项，该单据完成后生成退货出库复核记录草稿。 2）“退货出库复核”该选项为灰色，是必选项，调用草稿完成该单据后自动生成进货退货记录草稿。 3）“进货退货记录”该选项为灰色，是必选项，必须录入该单据，不能跳过不做录入。GSP验收设置 对抽样验收时，需要统计一个抽验记录，以及澄明度检查记录，点击GSP系统设置/验收设置。 根据GSP相关规定对验收的抽样数量进行确认，再选择澄明度检查的类型。 抽样比例设置 对验收时的抽样进行设置，如果验收时是药品的小包装，则系统会自动换算，系统将会根据此处所设定的比例生成相关的记录。（根据GSP对验收抽样的规定，当验收药品数量为50件是则抽取2件，验收药品的数量每增加50件时，则要对多抽取2件，即如果此次验收的药品数量为200件，则需要抽取样品8件。验收数量不足50件时,按50件计算） 可见异物检查类型选择 选择需要进行可见异物检查的药品类型的选择。（根据GSP对验收的相关规定，当企业购进水针剂或者口服液类药品时，在验收时应采用异物检查检查进行验收，即使用澄明度检查仪进行检查。） 质量验收审核后生成抽样检查记录选择该项目后，系统则由已经设置好的验收比例，根据验收的数量自动生成抽样检查记录。 质量验收审核后生成澄明度检查记录选择该项目后，在质量验收以后，系统会根据验收的情况自动统计澄明度检查记录。 直调记录审核后生成采购记录、验收记录和销售记录 该选项如勾选，则在直调记录审核后会自动生成采购记录、质量验收记录、销售记录。并且直调生成的这三种记录，与普通药品的三项记录分开。（在这三个GSP记录查询的查询条件中，增加条件是否直调，该条件为下拉列表选择，可选项有：全部、非直调、直调，默认选择全部）选择该选项后，在完成直调验收记录后，系统会自动生成购进记录和销售记录。 直调记录验收审核后生成采购入库单和销售出库单草稿：选择该选项后，在完成直调验收记录后，系统会自动生成采购入库单和销售出库单。退货加倍抽样检查：选择该选项用于控制退货验收的抽样数量按采购入库抽样数量*2