集装箱运输管理系统BMS2010操作手册.doc

集装箱运输管理系统BMS2010操作手册目 录一、系统维护51.企业资料52.承运单位53.车辆资料64.司机资料75.客户资料86.供应商资料97.出纳帐户98.收支项目109.出车费用1010.系统设置1111.用户管理1112.数据备份1213.数据恢复1314.数据导入1315.数据清理16二、业务管理161.订单录入162.调度配送173.出车登记184.回车报账195.回单登记216.车辆状态217.订单查询228.调度单查询229.业务流水帐23三、车辆管理231.配件采购232.配件库存243.维修登记244.加油登记255.保养登记266.轮胎管理277.车辆固定费用登记28四、油卡管理291.油卡资料292.油卡充值303.油卡充值汇总304.油卡使用明细315.油卡使用汇总31五、现金银行311.费用支出312.其它收入323.银行存取款334.司机借还款345.现金银行余额356.现金银行明细帐簿357.现金银行明细汇总368.现金银行帐簿分类汇总369.费用支出汇总3710.其它收入汇总3711.司机报账汇总38六、应收应付381.应收运费结算382.应付运费结算393.应付配件采购结算394.应付加油结算395.应付维修结算406.应收运费对帐单407.应收运费汇总408.应收运费分月汇总409.应付运费对帐单4110.应付运费汇总4111.应付配件采购对帐单4212.应付配件采购汇总4213.应付加油对帐单4214.应付加油汇总4315.应付维修对帐单4316.应付维修汇总43七、工资管理441.缺勤登记442.工资结算453.工资设置454.司机工资对帐单46八、经营分析461.出车费用明细462.出车费用统计473.车辆收支核算474.车辆利润分析475.货物计量统计486.单车月报表487.运输线路台帐表498.驾驶员产值表499.每日汇总分析4910.耗油量分析50九、购买软件50一、 系统维护1. 企业资料编辑公司的基础资料，如公司名称、机构代码等，其中公司名称必须输入。2. 承运单位编辑承运车队的档案，包括公司自有车队、挂靠车队或个人。如果不是自有车队，需要选中【】这个选项。公司名称必须填写，如果是自有车队，公司名称可以用【自有车队】、【公司车队】、【公司名称车队】等表示。3. 车辆资料编辑车辆的资料。 车号：车辆的自编号，如果没有自编号，输入车牌号码。 所属单位：车辆所属的承运单位。 月折旧：车辆每月的折旧费。在经营分析车辆收支核算中的单车利润会减去此折旧费。 载重、空车耗油：设定车辆的载重耗油、空车耗油，单位：升/公里，系统根据此项自动计算出车辆的百公里耗油量，并计算出每趟出车油耗的节或超。如果不设定此两项，系统不自动计算百公里耗油量和节/超。4. 司机资料编辑司机的资料。其中司机姓名必填。 所驾车辆：设定此司机所驾驶的车号。如果设定了此项，会在运输单的登记中，选择了车号，自动选择出司机，从而达到简化操作的目的。 出生日期：系统会根据农历/公历进行转换，然后提醒用户司机的生日。 驾驶证年审日期：系统会自动在驾驶证年审到期前进行预警。5. 客户资料编辑客户的资料。其中客户简称必填。 客户类别：分别为【拖运方】和【报关行】。 信用额：应收运费的最高欠款，如果应收运费超过了设置的信用额，系统会自动预警。如果不需要系统预警，不需要输入。6. 供应商资料编辑供应商的资料。其中供应商简称和类别必填。供应商类别分为：配件供应商、维修厂、加油站。7. 出纳帐户编辑企业的出纳帐户。可以是现金（备用金）、支票、银行帐号。系统所有与资金往来的功能都会自动与出纳帐户关联。比如现金收到客户运费1万，现金余额会自动加上现金上面。支出以此类推。出纳帐户间的金额可以在【现金银行】【银行存取款】中互相转存。8. 收支项目编辑收支项目名称，即科目名称。 收支名称：项目名称，必填。比如【房租】、【水电】等。 收/支：此项目是收入还是支出，如果是属于收入类，选中。 平摊费用：如果要将此收支平摊到每部车辆上面，选中此项。比如【办公费用】平摊到每部自有车辆上面。 核算车辆：用于【现金银行】【费用支出】或【其他收入】，比如收支名称为【车辆出租】，选择了此项后，在登记车辆出租时，就必须选择车号，即是哪部车出租的。9. 出车费用编辑出车费用项目。费用名称必填。出车费用项目比如【加油费】、【路桥费】、【罚款】、【停车费】、【伙食】等。用户可以根据实际情况填写。其中【加油费】为系统预置的，用户不允许修改或删除此项。10. 系统设置对系统的一些参数进行设置。 备份数据：设置是否在软件退出时自动备份数据文件，并设置自动备份保存到的路径。 预警设置：设置系统提前预警的天数和刷新数据的分钟数。比如【年审】需要15天数提醒，那么在车辆固定费用提前_天预警那里输入15即可。 自定义单据编号：单据编号的格式为【两位字母前缀】+【两位年】+【两位月】+【两位日】+【三位序号】，如2010年01月08日的第一张单，生成的单据为【No010108001】。这里设置的是单据的前缀。11. 用户管理设置操作员的帐号及密码及与操作权限。12. 数据备份将数据备份到硬盘或其他媒质，以防止硬盘坏掉后数据不会丢失。选择好存放目录，点击【备份】。13. 数据恢复将备份的数据恢复回系统中。选择要还原的数据库文件，点击【还原】。注意：还原前务必先备份数据，以免误操作使数据丢失。14. 数据导入导入Excel数据到系统中。系统只支持将【车辆资料】、【司机资料】、【客户资料】导入。1、选择Excel文件及工作簿。2、选择要导入数据的对象，即【车辆资料】、【司机资料】、【客户资料】，然后选择是追加数据还是覆盖存在的数据。3、选择相应项目。4、点击【导入】进行导入数据。15. 数据清理清理历史数据。选择要清理的时间段及清理内容后，点击【清理】。注意：此操作不可恢复，建议在清理前备份数据库。二、 业务管理1. 订单录入将固定合同、临时合同登记在订单里面，供调度员调派及报关单制作、提单制作。 订单状态：支持跟踪订单的状态，订单状态包括分为完成、未完成、取消三种状态。 需要运输：只有选择了“需要运输”选项，才可以对此订单进行做箱。 需要报关：只有选择了“需要报关”选项，才可以在“报关单据”中选择此订单生成报关单据。 应收应付：记录只订单相关的应收应付项目。操作步骤：1. 点击【新建】。2. 选择委托单位、需要运输、需要报关等委托单信息。3. 输入箱号明细。即这一票中所有的箱号信息。4. 切换到【应收应付】页，并填写应收应付。5. 点击【保存】。2. 调度配送将订单安排到车辆、驾驶员进行运输。 箱封号：可以将一个订单的N个箱号拆开来分批运输。 车辆安排：调度员选择运输的车辆，系统提供了根据车辆的状态来进行安排车辆的附加辅助功能，即只能选择待命状态的车辆。 司机安排：系统会根据车辆绑定设置好的司机，简化操作。支持同时可选多名司机。 操作步骤：1. 选择要派车的订单。2. 点击【安排车辆】。3. 选择车号、司机等。4. 点击【箱封号】，选择当次安排运输的箱号。5. 点击【保存】。3. 出车登记车辆出车时操作人员进行登记，需要填写司机出车的预支款。 车辆状态：车辆的状态会自动跳转到出车状态，并生成车辆状态日志。 预支款：司机的预支金额会自动从现金银行里面进行扣减。比如现金备用金1万，当前司机当次预支1千，系统会自动从备用金扣除1千，并生成备用金支出日志。 操作步骤：1. 选择要出车登记的调度单。2. 点击【登记】。会出现出车登记的界面。3. 选择出车日期及出车支款。如果出纳已经在【现金银行司机报还款】中登记了出车支款，那么这个出车支款的金额会自动显示出来，不需要修改。4. 点击【保存】。4. 回车报账回车报账：车辆回厂后操作人员进行登记收支情况。 出车费用：填写出车费用，如加油费、路桥费、罚款、过磅费等，出车费用项目可以操作人员自定义。出车费用与单趟利润、回车交款的金额进行关联计算。 加油情况：填写该趟车的加油明细。 加油站加油：如果在加油站加油，选择具体加油站的名称或用临时加油站代替； 油卡加油：如果用油卡加油，选择用于加油的卡号。油卡余额会自动减掉加油金额； 现付金额：加油站加油，如果是现付的加油费的话，可以输入现付金额。现付金额与固定加油站的往来余额、现金银行的余额有关联计算。 单趟耗油量计算：根据车辆、货物的重量、加油量、载重公里数、空载公里数计算出油耗的节超。同时将油耗的节超对司机的补贴进行补贴或扣除。 外包运费：承运给外包车辆的运费。外包运费与承运单位的往来余额有关联计算。 公司运费：与计算司机提成的金额。比如运费5000元，但与司机提成的金额只是4500元，这个4500元就是公司运费，默认是等于实际运费。 回车还款：司机回车时实际交回来的金额（不包括已收运费），即出车借款减掉出车费用。对于未还清的款，将在工资结算时累计抵扣掉工资。 司机提成：司机的单趟提成。计算公式为公司运费*提成比例 + 节超油补贴 - 扣款。 回程车（二次运输）：车辆回程带货时进行登记，回程车也是作为同一张运输单进行核算的。 车辆状态：车辆的状态会自动跳转到待命状态，并生成车辆状态日志。 操作步骤：1. 选择要回车登记的调度单。2. 点击【回车登记】或【双击】。3. 输入加油明细。可点击右键选择【添加】、【删除】。如果用户不想输入加油明细，可直接在出车费用输入加油金额总额。4. 输入出车费用的金额。5. 输入回车还款的金额。不要包括现收金额。6. 如果有回程送货，点击工具栏【回程车】中的【添加】。7. 点击【保存】。8. 可以打印报账单进行多方签字留底。5. 回单登记运输单回单时进行的登记记录。操作步骤：1. 查找出需要回单的运输单。2. 选择需要回单的运输单。3. 【保存】。6. 车辆状态显示每部车的当前状态，即待命状态、出车状态、维修状态。车辆在出车登记后自动显示到出车状态，回车登记后自动显示到待命状态。此功能可作为调度人员的调度参考。如果用户需要手工改变状态，可点中某一车辆后，拖到目标状态窗口中。7. 订单查询查找订单登记录入的订单清单，可以筛选出订单的状态，即哪些订单已经被调度，哪些未被调度。8. 调度单查询查找调度单的清单。可以筛选出调度单的状态，即哪些调度已经出车，哪些未出车，哪些已经出车但未回来，哪些已经完成了。9. 业务流水帐浏览运输台帐。可以通过这里的【修改】、【删除】对已经输入过的运输单进行编辑。三、 车辆管理1. 配件采购配件采购回来时进行入库登记以及登记应付已付。操作步骤：1. 点击【登记】。2. 选择【供应商】。3. 填写【采购明细】。4. 输入【现付金额】。5. 【保存】。2. 配件库存查询配件的即时库存。3. 维修登记车辆维修时进行登记。维修可以分为内部维修与外部维修，外部维修需指定维修地点（维修厂），以便进行应付已付计算，内部维修会从配件库存中减掉。操作步骤：1. 点击【登记】。2. 选择维修的车辆3. 选择维修厂。如果是内部维修，不需要选择。4. 填写维修的配件明细。5. 输入【现付金额】。6. 【保存】。4. 加油登记车辆加油时进行登记。如果是出车时候的加油，可以在业务管理中的回车报账或简易登记的加油明细中登记，此处的加油登记的作用是除了出车加油外的加油。操作步骤：1. 点击【登记】。2. 选择加油的车辆。3. 选择当次加油是否用油卡加油。如果用油卡加油，则不能选择加油站，相反用选择加油站，则不能选择油卡。如果用油卡加油，会自动减掉油卡的余额。如果用加油站加油并且不是现付的话，会自动增加此加油站的应付余额。4. 填写加油的种类、重量、单价，金额自动计算。5. 输入【现付金额】。6. 【保存】。5. 保养登记车辆保养时进行的登记。下一次保养时系统会自动预警。操作步骤：1. 点击【登记】。2. 选择保养车号。3. 选择保养项目。4. 选择保养金额及付款。5. 【保存】。6. 轮胎管理登记轮胎的使用情况。此模块为单独模块，与配件采购、配件库存、维修没有任何关联。操作步骤：1. 点击【添加】。2. 填写轮胎信息。3. 【保存】。7. 车辆固定费用登记登记车辆的固定费用，固定费用项目支持自定义，比如年审、季审、保险、GPS费、一级维护、二级维护等，用户可要求实际情况进行自定义。操作步骤：1. 点击【登记】。2. 选择对应的车号。3. 选择费用项目，如年审、保险等。4. 填写金额。5. 选择到期日期。6. 选择支付帐户。7. 【保存】。四、 油卡管理1. 油卡资料编辑油卡的资料。其中油卡的编号不能为空。2. 油卡充值油卡充值时进行的登记。操作步骤：1. 点击【登记】。2. 选择要充值的卡号。3. 输入金额及支付帐户。4. 【保存】。3. 油卡充值汇总统计油卡在日期范围内充值的总金额。4. 油卡使用明细查询油卡在日期范围内的使用清单。5. 油卡使用汇总统计油卡在日期范围内使用的金额。五、 现金银行1. 费用支出企业日常经营中的除了出车费用、固定费用、工资以外的其它费用支出。 费用项目：系统支持用户自定义费用项目，比如房租、水电、办公用品、招待费等。 平摊费用：用户可以在设置费用项目时选择此费用是否是平摊费用，如果是平摊费用，在经营分析中，将会把平摊费用平摊到每一部自有车辆里面。操作步骤：1. 点击【登记】。2. 选择费用项目。3. 如果此费用是核算车辆的费用时，需要选择车号。4. 填写金额及支付帐户。5. 【保存】。2. 其它收入企业日常经营中的经营外收入。 收入项目：系统支持用户自定义收入项目，比如卖废品、租车等。 核算车辆：用户可以在设置收入项目时选择此收入是否需要核算车辆，如果核算车辆，在经营分析中，将会把此收入金额计算到车辆的利润里面去，比如租车就可以用核算车辆的选项。 操作步骤：1. 点击【登记】。2. 选择收入项目。3. 如果选择的收入项目是核算车辆的话，需要选择车号。4. 填写金额及收款帐户。5. 【保存】。3. 银行存取款将现金银行中的各帐户的金额进行转存。比如将支票的金额转入到现金或银行帐中，或者将现金转入到银行帐中。操作步骤：1. 点击【新建】。2. 选择付款帐户。比如要把现金存入到银行中，现金就是付款帐户。3. 选择收款帐户。比如要把现金存入到银行中，银行就是收款帐户。4. 输入金额。5. 【保存】。4. 司机借还款司机在出车借款、回车报账时进行登记，也可以直接在出车登记、回车报账时登记。操作步骤：1. 点击【登记】。2. 选择借还款的司机姓名。3. 选择借款还是还款。4. 选择运输单。5. 填写金额。6. 【保存】。5. 现金银行余额查看现金银行帐中各帐户当前余额。整个系统中有关金额的地方都与现金银行有关第，即产生的金额的时候都会自动产生一张现金凭证。6. 现金银行明细帐簿查看现金银行帐日期范围内的流水帐。可以根据出纳帐户、收支项目、车号、司机等条件查询。7. 现金银行明细汇总统计现金银行帐日期范围内每天的收支情况。8. 现金银行帐簿分类汇总统计现金银行帐日期范围内每科目的收支情况，即利润分析表。9. 费用支出汇总统计日期范围内各费用支出情况。10. 其它收入汇总统计日期范围内各收入情况。11. 司机报账汇总统计日期范围内司机的报账情况。六、 应收应付1. 应收运费结算应收运费结算：收到委托单位的运费时进行的登记。 选择运输单：列出选择的往来单位对应的所有未收清的运输单。比如收到的运费是上个月的运费，可以选择列出来的上个月运输单。 自动收款：当选择好要结算的运输单并输入后当前收到的运费，点击“自动收款”后，系统会自动将收到的金额计算到运输单中。比如：收到运费9000元，当前客户有2张运输单的运费分别是6000元、4000元，点击“自动收款”后，系统会自动结清第1张，自动扣除第2张运输单的3000元，第二张运输单会记录起还有1000元未付清。操作步骤：1. 点击【登记】。2. 选择往来单位。3. 选择运输单。4. 选择收款。或直接输入结算金额点击【自动收款】。5. 【保存】。2. 应付运费结算付给承运车队（外包车队）运费时进行的登记。操作使用原理与应收运费一致。3. 应付配件采购结算付给配件供应商费用时进行的登记。操作使用原理与应付运费一致。4. 应付加油结算付给加油站费用时进行的登记。操作使用原理与应付运费一致。5. 应付维修结算付给维修厂费用时进行的登记。操作使用原理与应付运费一致。6. 应收运费对帐单查找往来单位日期范围内应收运费的清单。7. 应收运费汇总统计每个往来单位日期范围内的应收、已收、未收情况。8. 应收运费分月汇总统计往来单位每月的应收、已收、未收情况。9. 应付运费对帐单查找外包单位（车辆）日期范围内的应付运费清单。10. 应付运费汇总统计每个外包车队日期范围内的应付、已付、未付运费情况。11. 应付配件采购对帐单查找配件供应商日期范围内的应付采购配件清单。12. 应付配件采购汇总统计每个配件供应商日期范围内的应付、已付、未付情况。13. 应付加油对帐单查找加油站日期范围内的应付加油清单。14. 应付加油汇总统计每个加油站日期范围内的应付、已付、未付情况。15. 应付维修对帐单查找维修厂日期范围内的应付维修清单。16. 应付维修汇总统计每个维修厂日期范围内的应付、已付、未付情况。七、 工资管理1. 缺勤登记员工在缺勤时进行登记。操作步骤：1. 点击【登记】。2. 选择缺勤人员。3. 选择缺勤项目及天数。4. 【保存】。2. 工资结算生成员工工资结算表。操作步骤：1. 点击【结算单】。2. 选择【新建一张结算单】，填结算单名称及结算范围。3. 【确定】。4. 【保存】。3. 工资设置设置员工的工资构成表，比如基本工资、补助等。司机还可以设置出车提成比例。4. 司机工资对帐单生成司机出车的工资明细，以便司机对帐。八、 经营分析1. 出车费用明细生成车辆的出车费用明细表。2. 出车费用统计统计车辆的出车费用汇总表。3. 车辆收支核算列出每部车辆的所有支出与收入，并计算出单车利润。4. 车辆利润分析列出每部车辆的所有支出与收入，并计算每笔费用占利润的百份比。5. 货物计量统计生成承运货物的清单，可以按车号、委托单位等条件进行筛选。6. 单车月报表根据车辆分类显示运输清单。7. 运输线路台帐表根据运输线路分类显示运输清单。8. 驾驶员产值表根据司机分类显示运输清单。9. 每日汇总分析统计车辆每天的收入与支出情况。10. 耗油量分析统计车辆的百公里耗油量及节超。