会议沟通ppt课件

,会议沟通,第 10 讲,1,本讲主要内容：,2,10.1 会议沟通心理,一.领导者的会议沟通心理 （一）两个例子 例一： 某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议主席。 在会议进行过程中， 公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。 但在会议进行过程中， 负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见。他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花， 还不如采用“各个击破”的战略， 先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。 如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决？如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结？,3,10.1 会议沟通心理,例二： 某高校科学馆会议厅内正在召开“新时期管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA 教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法。有人认为MBA教学应该以案例教学为主；有的则认为应以理论修养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈。眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。 如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同的观点主张，你将如何面对和进行总结?,4,10.1 会议沟通心理,（二）两个例子分析 1.对例一： 会议主席，他作为总经理，必须就这两种思路提出最后的决策，或者采用公司副总经理的思路，或者是采用部门经理、副经理的思路，或者是采用第三种思路。如果没有最后的决策，这样的会议也就失去了意义和价值。 2.对例二： 对于第二种情形的会议，这样的会议在性质上是研讨会，与会代表提出各种不同的主张，正是这样的会议所完全允许的，甚至是研讨会所提倡的。作为研讨会的领导者，完全没有必要就不同的观点作一个“谁对谁错”的结论。也就是说，会议领导不需要在不同观点之间作什么抉择。,5,10.1 会议沟通心理,（三）会议主席或领导者的角色 1.主要任务 主持会议、维持会议秩序。 2.为此，他应考虑： 尽快地让会议成员明确会议的目的、规则和行动计划，并按时组织开会，为与会者提供参考资料。 即，会议主席和领导者在会议开始之前就讲清楚任务、会议任务和目标的明确为领导者提供了会议控制的基础，并作为对其他与会者的指导。 明确的目标来自于认真细致的准备和清晰的会议日程，这将为团队工作奠定良好的基础。,6,10.1 会议沟通心理,二.其他人员会议沟通心理 （一）被领导者的会议沟通心理 作为被领导者，他们一方面有对于会议的渴望和需求，希望通过会议获取信息，会见熟人，结识领导等。 但是，他们对于太多太空的会议，对于重复上级精神的会议，往往心生怨气，就会采取逃避、心不在焉等消极方式应对。 （二）团队成员的会议沟通心理 对每个团队的成员，他们心理上是需要开会这种集体活动的。 如果团队经常召开一些有意义、高效率的会议，团队成员则形成开会的积极性。 反之，如果团队开会流于形式，解决不了什么实质问题，甚至经常开会不欢而散，团队成员就会对会议产生抵触或厌恶情绪。,7,10.1 会议沟通心理,（三）与会个人态度 1.与会者首要责任是树立对会议的积极态度，敞开思想倾听他人 以积极心态参加讨论，即使这个讨论并不是直接关系到个人的问题。 接受别人的知识和观点，从同事的背景和经历中获取最大量的信息，对所执行政策和决策的要有参与感。 更好地了解和正确评价同事，积极地与他人交换思想，以别人的眼光评价你的个人观点、信念和态度。 2.与会者第二个责任是保证自己做好准备和了解会议主题 每个群体成员拥有的信息质量决定着会议的质量。 3.认识群体过程 就会议本身而言，对“群体过程”和群体功能的认识都有助于人们树立正确的态度、更好地参与。 人们应当意识到领导者的责任和问题，以便人们能够更好地理解他们的领导方法，也有助于积极协助他们实现会议目标。,8,10.2 会议沟通行为,一.会议及其分类 （一）会议的特征 大会议首先是一种群体活动 这个群体可能是相对稳定的（某公司定期召开的董事会）； 也可能非常易变，其成员经常更换（产品展示会）。 会议是人际交往的一种形式 人们常常通过会议的形式表现出精神的、社会的各种联系。 处于同一群体的会议参加者通常感到一种内敛力。 会议往往表现权力 会议中的成员都是有等级的。 会议是解决问题的途径 就某个问题互相交流认识、经验、对策。这种集体的智慧，常常比一个人的思考要科学、全面得多，而且也更能解决问题。 会议是一种易于接受的约束 会议的决议对每个参加会议的人都有较强的约束力，因为他们郡是决议的参与制订者，虽然他们可能并没有对这件议案投赞成票。,9,10.2 会议沟通行为,（二）通常会议可分成以下几种类型 1.告知信息型会议 很多会议召开仅仅是为了传达一些已知的信息。例如，本月的销售状况、目前公司面临的财务危机、新产品开发进度。 2.产生创意型会议 有些会议要求与会者就某些问题各抒己见，找到这些问题的解决方案。会议上充满活跃气氛。 例如，销售部门讨论新产品投放市场的策略，究竟在销售渠道上还要做哪些改进？公共关系部门讨论近期举行的一次大型公益活动还要做哪些准备工作？ 产生创意的会议要考虑到事实上的各种制约条件。例如，公司是否有那么大的经济实力实施计划，币场容量是否足够大等等。 3.分配任务型会议 在每年的计划工作会议中，经理人都要部署下个阶段的工作任务及每位员工的工作。,10,10.2 会议沟通行为,另外： 会议还可以根据是否涉及公司外部而分成外部会议和内部会议 外部会议，指的是类似新闻发布会这样涉及外界公众的会议。这类会议由于关系到企业的社会形象，因此需要加强准备。“其主持人也要精心挑选，应当知识丰富、口齿伶俐、思维敏捷，并且应对会议中可能遇到的各种问题提前准备好应对措施。 内部会议，它比外部会议运用得要更多。其信息披露也相对广泛，不必像外部会议那样对信息控制得较严，不用担心泄露公司机密。会议议程也相对灵活。 根据参与会议的人数多少 可将会议分成大型会议、中型会议和小型会议。,11,10.2 会议沟通行为,二.会议的参与者 （一）参与人数与范围 1.开会首先应当考虑出席会议的人数 一般来说，解决问题的专门会议的参与人数不宜太多，应当控制在十人以内，最好是五至八人。 人数越多就会有越多的人发挥不了作用。 2. 应由哪些人参加会议 最起码的要求是对会议内容比较了解的人才可以参加会议。 比如，举行一个财务会议，讨论下年的财务预算，请来一位尖技术人员可能意义不大，这个人只会在会议上听。,12,10.2 会议沟通行为,（二）参与者角色 1.主持人 介绍会议主题和与会人员介绍 主持发言和讨论，或进行表决； 对会议过程、结果进行总结。 2.会议组织者 会议组织者应对会议的全过程负责，包括确定： 会议的主题和目标，制订会议活动计划，安排会议议程； 还要选择会议的参与者，发放会议通知，布置会场 3.与会人员 与会者对会议议题和议程要事先了解与思考，阅读相关材料。 有效参与： 包括贡献出有创造性的思想， 能冷静地倾听别人的意见， 在别人与自己观点有冲突时，要控制自己的情绪，不要发生争吵。 自己发言时要简洁、清晰，不要剥夺别人的发言机会。,13,10.2 会议沟通行为,4.记录人员 记录会议要点，整理的相关资料（包括参加会议人员、缺席人数、会议时间地点、会议议程、与会者意见、最终的决议等信息）。 5.会议服务人员 例如分发文件、水果、饮料，传接电话等。 会议服务人员的选择、培训、组织也十分重要。 特别是公司组织的外部会议，如产品订货会、新闻发布会等，如果服务质量欠佳，也会大大影响公司形象。,14,10.2 会议沟通行为,三.会议沟通艺术与技巧 （一）开会的难点有两个： 一是开会成功，目的达到； 二是节约成本，减少费用。 （二）会议沟通艺术与技巧：十个方面 1.会议的时间巧安排 会议刚开始时，一般与会者都精力旺盛，注意力较集中，此时可以讨论一些复杂的、关键的问题。会议节奏可以稍快一些。 在会议的后半段，与会者可能略显疲劳，这时候可安排一些例行的，易于达成目标的活动，会议节奏可以相应放慢一点。 会议举行的时间不宜过长，一次会议时间不应超过两小时。如果有很多议案需要讨论，可以分几次会议举行。 会议进程中，每隔四五十分钟应休息一会儿，聊聊天，活动活动。 按照议案的重要性分类，会议中应将大部分时间用来讨论主要的问题。不要在次要问题上纠缠太多时间。 为了便于主持人控制会议进度，通常在主持者正对的墙上挂一块大钟。,这些都需要会议的技巧与精心策划、艺术安排。,15,10.2 会议沟通行为,2.恰当对待会议中的不同意见 如果仅仅是因为考虑不周而造成意见分歧的，一般可不予理会。 倘若个别人因为其他原因而故意发表不同见解或反对意见，就有必要严肃对待了。 不过，会议中应尽量避免出现不偷快而弄得人际关系紧张的事情。 尤其要防止出现的情况是，某个人只是无意在言语上不当，而主持人却神经过敏，以为此人心怀恶意，从而小题大做，弄得人心惶惶。 3.做好会议准备 对会议议程应进行认真推敲，否则易导致会议讨论内容重复，时间太紧或太松。 会前应当检查供电情况、粉笔、幻灯机、话筒、录音机 4.会议座次安排 通常坐在主持人旁边的人地位较高，并且易受重视，发言机会也较多。这些人由于靠近主持人，常常是主持人拉拢的对象。 坐在一起的人易结成联盟，在与会者相对而坐，形成两列时，这种现象尤其明显。,16,10.2 会议沟通行为,5.注意会议礼貌 会议中应当尽量避免一些小动作，例如敲桌子，把椅子摇得嘎嘎响，嚼口香糖等等。 不要打磕睡，即使与会者在十分疲倦的时候。 不要随意打断别人的话， 如果不同意对方的见解，不应牵涉到对方个人，不作“人身攻击”。 发言时，要准备充分，将自己的观点整理成简洁的若干条，并阐述理由，不要多说与主题无关的废话。 6.参与会议的要点 会前应当仔细阅读会议资料，针对会议中的议题，整理自己的观点。另外可找寻一些辅助性资料，作为自己发言的依据。 会议上，要积极参与讨论。简要记录下别人的观点，与自己的观点进行比较，运用自己的智慧，不断为会议提供新的想法。,17,10.2 会议沟通行为,7.新人首次参加会议 主持人应当将新人姓名、职务、背景介绍给会议其他人员。并且将其他人员的姓名和职务简要介绍给这位新人。 新人一般比较拘束，主持人可以向他提出一些简单的问题，引导他的发言，并且容忍他可能因不了解情况而发生的错误。 8.对待非正式团体 譬如说，会议中可能有位优秀者观点很独到、很精辟，受到其他人的尊重。这样，其余几个希望获得大家尊重，却又提不出什么有水准的建议的人，就会产生不满，进而组成一个小团体，窃窃私语，攻击那位优秀者，这样就形成了一个非正式团体。 非正式团体在会议中有利有弊。 弊端之处在于人为地将会议分割成几块，必然影响会议的团结和举办效果。 可能具有的优点在于，如果运用得当，可以作为正式团体的补充，为会议获得成功做出贡献。例如，主持人在会后专门找几位有相类似背景的与会者讨论某一问题，这个小会的气氛一定十分活跃。,18,10.2 会议沟通行为,9.会议的预算 会议成本与费用： 一方面体现在与会者参加会议而丧失进行其他工作的时间（机会成本）可以简单地用他们的工资率乘以开会所占用的时间求得。 另一方面表现在组织者需要明确支付的各种费用，包括与会者的交通费、住宿费，会议场所、设施的租用费，演讲者的演讲费，服务人员的工资，有关的娱乐及餐饮费用，文件打印复印费用 会议组织者应该做好有关费用的预算，并做好支付的准备。 在举办会议中，所有相关的费用支出都应予以书面确认，以防发生经济纠纷，影响组织者声誉。 10.会议礼品和游玩 对于一般的会议，为了增加与会人员的热情和友好，可以在会议开始赠送一些礼品或纪念品，如文具、手袋之类。 在会议结束之前，往往安排一次参观或旅游之类的活动，以增加与会人员沟通交流的机会。,19,10.3 会议的有效组织,一.会议的准备 （一）明确会议主题和必要性 1.明确会议主题 工作会议的主题一般是解决发下两类问题： 一种可能是工作中出现了问题，然后开会研究解决问题的方案。 一种可能是前瞻性的会议，解决将来工作中可能发生的问题。 围绕着会议的主题，应当设置一个比较具体的并且经过努力能够达到的目标。如统一认识，达成协议等。 2.会议的必要性 只有当大量的信息需要在短时间内扩散到较大范围，并且需要多方协商时，才有必要召开会议。,20,10.3 会议的有效组织,（二）制定会议的议程 会议的议程即指会议中所讨论问题及讨论的先后顺序。 议程涉及的问题不应该太多，否则开会时间过长，使与会者感到疲倦。如果确实需讨论的问题较多，可以分成若干个会议召开。 议程表上的内容不能写得太简单，要让会议参与者知道将要研究什么事项。应将要讨论的部分重点有条理地标出来，让与会者事前有所准备。 议程中所讨论的问题应具逻辑性。 例如要先确定是否要进行经营扩大化，然后再讨论进入哪一个行业。 比较重要的议题要先进行讨论，因为这样与会者的精力较旺盛，并且有较充足的时间安排。 议程应该在会议前发放给与会者，提前的时间应该具体视与会者需要准备多少时间而定。,21,10.3 会议的有效组织,（三）辅助工作 包括：选择会议时间，选择会议场所，会场布置和其物质准备 1.确定会议时间 如果是外部会议，要避开节假日或有重大社会活动的日子。 如果早上开会时间太早，会导致与会人员的迟到或忙中出错。 如果希望就某一问题迅速达成协议，那么最好把会议时间安排在下班前一个小时。 2.确定会议地点 一般要遵循交通方便的原则。可能的话，应是离与会者工作或居住较近的地方，以保障与会者能方便及时地赶到。 会场应该能够适应会议的级别和与会者的身份，不能太简陋。当然也不必太奢侈，应符合经济适用的原则。 会场应大小适宜，有良好的通风状况。 会场的照明情况也很重要，光线明亮会使人精神振作，提高会议效率。,22,10.3 会议的有效组织,3.与会议有关的设施 会场内应具有一些与会议有关的设施，包括黑板、粉笔，以便于与会人员板书。 电源、银幕、投影仪、幻灯设备，可以展示会议的一些背景资料及议程大纲。 扩音设备，在较大型的会议中尤显重要，倘若与会者听不清主持人的发言，那将是一次多么失败的会议。 录音设备，可以录下会议进行的实况。 此外，还应该有其他一些基本的条件，如桌椅，茶水等。 倘若举行的是较大型的外部会议，那么还要考虑外来与会者的饮食、住宿问题，以及来回的飞机票、车船票预订等。 有些时候应为会议准备一些必要的宣传资料和参考文件。这有利于提高与会者对会议的重要程度。另一方面，也可以加强对有关背景信息的掌握。这些资料都应当和会议议程一起，提前分发给与会者。,23,10.3 会议的有效组织,专业会议布置,口字型,口字型,24,10.3 会议的有效组织,4.发放会议通知 会议通知一般应注明会议时间、地点、名称、参与人员、主要议题、主办单位、个人需支付的费用、对方答复是否参加的最后期限及回复的地址、电话。 但是很多人可能对这种约定最后期限的方式比较反感，而不愿意回复允诺。所以组织者应在最后期限前后打电话向各位受邀人征询一下，以确定他们是否参加会议。对于能收集到的回函要进行登记，最后给那些可能参与会议者安排座次，食宿等。 重要的会议，可以先寄发会议通知，对方答复后再寄发精美的请柬，这样可以表示对他们的尊重。,25,10.3 会议的有效组织,二.会议的主持 （一）会议开始 1.与会人员介绍 由主持者介绍与会人员，主要包括与会者的姓名、身份。有必要的话，也可以介绍一下与会人员的工作经历和工作成绩。 这一部分也可以由与会人员做自我介绍，这样可以调动起会议的气氛，提高与会者的参与意识。 介绍可以按照各人职务的高低或者是简单地依据座次进行。 2.会议介绍 主持人重申本次会议的主题、重要性、会议议程，主要展开方式以及有关注意事项。 注：如何应对迟到 有经验的主持人对待这种情况总是毫不留情地立即开会，这样就会化被动为主动。,26,10.3 会议的有效组织,（二）讨论主题 1.通常主持人的工作有两点： 首先是要维持好会议气氛，以使会议按照预期的步骤进行下去； 另一方面是围绕会议主题，促使会议获得一些有意义的结论。 2.具体： 辩论：秩序，热烈而不失理智。 提问：很有效的控制方式。 提问首先可以鼓励那些保持沉默者多发言， 其次可以让发言者将他的观点表达清楚。 还有一点最重要的就是主持人可以利用提问将话题逐步引向深入。 总结：要抓住各位与会者发言的内部逻辑，将他们的意见分类整理和归纳，从而得出比较清晰的若干条结论。 协调不同意见：首先应当制止争论。其次，应当就各方的不同意见具体进行分析，明确他们的分歧点究竟在哪里。 会议记录：这是会议内容和过程的真实凭证，记录的原则是符合实际、简明扼要，避免揉进记录者个人的好恶。,27,附：罗伯特议事规则,一.背景简介 罗伯特议事规则（Roberts Rules of Order） 作者：亨利马丁罗伯特将军，生于1873年5月2日，1901年他从陆军退役后开始从事工程咨询工作，于1923年5月11日逝世。 1876初版，名为议事规则袖珍手册（Pocket Manual of Rules of Order）。几经修改后于2000年出了第十版。 罗伯特议事规则：体现秩序和效率 有专门讲主持会议的主席的规则， 有针对会议秘书的规则， 当然大量是有关普通与会者的规则， 有针对不同意见的提出和表达的规则， 有关辩论的规则， 还有非常重要的、不同情况下的表决规则。,28,附：罗伯特议事规则,二.逻辑原则：避免争执 原则上，现在在美国的国会、法院和大大小小的会议上，在规范的制约下，是不允许争执的。 如果一个人对某动议有不同意见，怎么办呢？ 他首先必须想到的是，按照规则是不是还有他的发言时间以及是什么时候。 其次，当他表达自己的不同意见时，要向会议主持者说话，而不能向意见不同的对手说话。在不同意见的对手之间的你来我往的对话，是规则所禁止的。 例如：美国国会辩论。 说是辩论，不同意见的议员在规定的时间里，名义上是在向主持的议长或委员会主席说话，而不能向自己的对手“叫板”。自己发言的时候拖延，或者强行要求发言，或者在别人发言的时候插嘴打断，都是不允许的。,29,附：罗伯特议事规则,因此，罗伯特议事规则： 就像一部设计良好的机器一样，能够有条不紊地让各种意见得以表达，用规则来压制各自内心私利的膨胀冲动，求同存异，然后按照规则表决。 这种规则及所设计的操作程序，既保障了民主，也保障了效率。 罗伯特议事规则： 是在洞彻人性的基础上，经过精心琢磨而设计的。 正是这种对细节把握得精致完美的规则，才最大化地实现了公平与效率。,30,附：罗伯特议事规则,三.我们应该从哪里着手学习罗伯特议事规则呢？ 我们说有规则是最重要的，当然规则是什么也很重要。 我们不能规定什么样的规则是最好的，是绝对正确的，但是我们一定知道我们想追求什么样的原则，什么样的精神，这些原则和精神正是议事规则的精华和意义所在。,31,附：罗伯特议事规则,四.根本原则 1.平衡 保护各种人和人群的权利，包括意见占多数的人，也包括意见占少数的人，甚至是每一个人，即使那些没有出席会议的人，从而最终做到保护所有这些人组成的整体的权利。 2.对领袖权力的制约 集体的全体成员按照自己的意愿选出领袖，并将一部分权力交给领袖，但是同时，集体必须保留一部分权力，使自己仍旧能够直接控制自己的事务，避免领袖的权力过大，避免领袖将自己的意志强加在集体的头上。 3.多数原则 多数人的意志将成为总体的意志。 4.辩论原则 所有决定必须是在经过了充分而且自由的辩论协商之后才能做出。 每个人都有权利通过辩论说服其他人接受自己的意志，甚至一直到这个意志变成总体的意志。 5.集体的意志自由 在最大程度上保护集体自身，在最大程度上保护和平衡集体成员的权利，然后，依照自己的意愿自由行事。,32,附：罗伯特议事规则,五.具体原则（源自 1689年英国议会出现了一本手册叫做议会） 1.同时只能有一个议题 一旦一个提议被提出来以后，它就是当前唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决同意把它先搁置了，然后才能提下一个提议。 2.意见相左的双方应轮流得到发言权 辩论的时候有人请求发言，主席应该先问他持的是哪一方的观点，如果其观点与上一位发言人相反，那么他有优先权。 3.主席必须请反方表决 必须进行正、反两方分别的表决，缺一不可。不可以正方表决后，发现已经达到表决额度的要求，就认为没有必要再请反对方表决。 4.反对人身攻击 必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱骂或讥讽的语言。 5.辩论必须围绕当前待决议题 如果发言人的言论显得与议题无关，而且其他与会成员已表现出了对此的反感（如嘘声），发言人的发言应该得到制止。 6.拆分议题 如果一个待决议题可以被分成若干小的议题，而且与会成员倾向于就其中小的问题分别讨论，可以提议将议题拆分。,33,附：罗伯特议事规则,六.农村版罗伯特规则 （安徽省南塘村，袁天鹏） 第一条：会议主持人专门负责宣布开会制度，分配发言权，提请表决，维持秩序，执行程序。但主持人在主持期不得发表意见，也不能总结别人的发言。 第二条：会议讨论的内容应当是一个明确动议，动议必须是具体的，明确的，可操作的行动建议。 第三条：谁先举手谁优先发言，但发言要得到主持人允许，要起立，别人发言时不能打断。 第四条：尽量对着主持人说话，不同意见者之间避免直接面对面发言。 第五条：每人每次发言时间不超过两分钟，对同一动议发言每人不超过两次，或者大家可以现场规定。 第六条：讨论问题不能跑题，主持人应该打断跑题发言。 第七条：主持人打断违规发言的人，被打断的人应当中止发言。,34,附：罗伯特议事规则,第八条：主持人应尽可能让意见相反的双方轮流得到发言机会，以保持平衡。 第九条：发言人应该首先表明赞成或反对，然后说理由。 第十条：不得进行人身攻击，只能就事论事。 第十一条：只有主持人可以提请表决，只能等到发言次数都已用尽，或者没有人再想发言了，才能提请表决。如果主持人有表决权，应该最后表决。防止抱粗腿。 第十二条：主持人应先请赞成方举手，再请反对方举手。但不要请弃权方举手。 第十三条：当赞成方多于反对方，动议通过。平局等于没过。,35,36,