某养老企业物资采购制度v.doc

物资采购管理制度版本号：V5.2恭和苑养老机构管理有限公司二零一四年八月一日目 录第一章概述3第一条适用范围3第二条管理目标3第三条职责分工3第四条物资管理工作整体概述4第二章物资档案管理5第五条物资分类管理5第六条物资档案管理5第三章请购制度6第七条请购概念6第八条请购流程6第四章供应商管理9第九条总体原则9第十条招标9第十一条竞争性比价10第十二条现金采购10第十三条补货时的供应商选择10第十四条供应商的管理11第十五条供应商评审11第十六条供货价格管理12第十七条采购档案管理13第十八条OA使用制度14第五章食材批价管理14第十九条食材批价管理14第六章合同管理15第二十条合同会签流程15第二十一条订单下达流程16第七章收货管理17第二十二条收货17第二十三条退换货18第八章结算付款19第二十四条合同付款19第二十五条付款申请21第二十六条现金报销21第九章系统数据权责21第十章其它22第一章 概述第一条 适用范围本制度适用于恭和苑养老机构管理有限公司（简称：运营公司、公司）、双井恭和苑、海口恭和苑、慈溪恭和苑、后续建设的其他恭和苑，以及委托运营公司管理的其他养老机构（视同为恭和苑、简称：恭和苑）。第二条 管理目标1、规范性目标：建立标准化的物资管理流程与机制，减少管理漏洞，提高工作效率； 2、成本性目标：持续积累，逐步形成恭和苑供应商数据库，规范供应渠道，优化供货质量，价格、服务。3、标准化目标：通过持续的积累，逐步形成恭和苑物资的标准配置，提高物资配置的稳定性。积累物资管理数据，保证数据及时与完整，并对数据进行分析，尤其是对差异点与异常点进行分析，并在此基础上逐步形成标准化成本指标。第三条 职责分工1、运营公司的职责：制定与评估优化物资管理体系、指导、支持和检查恭和苑对物资管理体系的执行。 （1）制定物资管理制度、流程、标准化表单。 （2）指导、培训物资管理制度、流程、标准化表单的应用。 （3）检查物资管理制度、流程、标准化表单的执行情况，发现问题并及时优化改进。 （4）相关物资数据查询、分析，发现问题并给出解决方案建议。 （5）恭和苑开业前期采购工作的全面支持及执行A类物资采购。2、恭和苑的职责：执行物资管理体系及B类物资采购。3、物资类别规定： （1） A类物资：运营核心标配产品，由总部开发供应商进行统一供货和服务，恭和苑只需请购即可。如：软装、标识类、家具、床品、工服、医疗设备、宜老专用设备用品。 （2） B类物资：除A类外的其他物资，供货商引进由当地恭和苑办理，供应评审及新品引进要加签给后台对应的专业部门（例如行政部、信息部、服务规划部）出具专业意见。恭和苑按标准和流程进行采购和结算如：食材、耗材、常规设备等除A类外的其他物资的合同签订。AB类物资类别管理职责划分划分A类B类供应商评审 A类供应商评审由公司采购人员、使用部门、公司财务、主管副总共同评审，通过后发起合同会签流程。 B类供应商评审由恭和苑采购人员、使用部门、综合部、财务部、院长共同评审，通过后发起合同会签流程。序号类别举例：执行说明举例：执行说明1物资运营核心标配类物资，能发挥集采优势，由公司统一标准的。如VI导视标识类、客用家具、软装/灯具/窗帘、床品、工服、医疗设备、公司用IT设备、宜老专用设备等。公司采购部门主导，使用部门参与评审。除A类外的其他物资。如食材、厨房设备、工程保安设备、办公家具（含宿舍家具）、电器、办公设备（含IT设备）、办公用品、厨房用品、餐口台布、工程保安用品、装饰物、客房用品、清洁用品、医疗护理用品、娱乐活动用品、纸品、广告/印刷/营销/礼品等。恭和苑采购人员主导，使用部门参与评审。所有B类物资的供应评审及新品引进要加签给后台出具专业意见。2服务物业外包；园林维护等。使用部门主导，公司采购部门参与评审。绿植租摆；化粪清掏；四害消杀；外墙清洗等。使用部门主导，恭和苑采购人员参与评审。3软件软件AB类别的划分标准由公司在经营过程中根据实际情况调整，并下达给恭和苑。物资分类标准序号类别最新分类备注1AVI导视固定资产2A客用家具固定资产3A软装/灯具/窗帘固定资产4A床品库存5A工服库存6A医疗设备固定资产7A公司用IT设备固定资产8A宜老专用设备固定资产9A软件软件类10A物业外包；园林维护服务类11B办公设备(含IT设备)固定资产12B厨房设备固定资产13B工程保安设备固定资产14B装饰物固定资产15B办公家具（含宿舍家具）固定资产16B电器固定资产17B办公用品库存18B厨房用品库存19B餐口台布库存20B工程保安用品库存21B客房用品库存22B清洁用品库存23B医疗护理用品库存24B娱乐活动用品库存25B纸品库存26B广告/印刷/营销/礼品库存27B蔬菜食材28B水果食材29B肉类食材30B水产海鲜冻品食材31B干货调料粮油食材32B豆制品/蛋/其他食材4、主要约定：（1）公司采购负责人：指运营公司行政部采购负责人；（2）公司采购员：指运营公司行政采购部采购员；（3）恭和苑采购员：指恭和苑综合部采购员；（4）采购管理系统：指公司统一使用的EAS采购管理系统。（5）物资：固定资产、低值易耗品、库存耗材统称为物资。第四条 物资管理工作整体概述物资管理工作包含请购、采购、库存、结算4个环节，概述如下：1、请购：所有请购均由恭和苑发起。2、采购：1) 请购审批通过后，开始采购工作；2) A类物资的采购工作由公司行政部采购人员执行，B类物资类别的采购工作由恭和苑综合部采购人员执行；3) 采购工作过程包含供应商评审、合同拟定及会签、订单下达，（食材）批价、收货管理、供应商管理、结算付款等内容，详见下文的具体描述。3、库存管理1） 所有库存管理均由恭和苑库管执行，其他部门进行配合。 2） 库存管理包括库房设立和管理、验收入库、退换货、领用出库、领用退库、食材库存、盘点、调拨。详细见库存管理制度。4、结算1） 由运营公司发起的采购由运营公司负责结算，并发起合同付款申请流程。2） 由恭和苑发起的采购由其采购员与供应商对账，发起合同付款申请流程；3） 借款流程：需要借款时，由采购经办人发起借款流程，详见财务借款流程。4） 报销流程：需要报销时，由采购经办人发起报销流程，详见财务报销流程。物资管理的总体流程如下图：第二章 物资档案管理第五条 物资分类管理1) 物资分类的管理由运营公司行政采购部采购负责人负责组织各相关部门完成具体分类的新增、修改和停用，由系统管理员负责在信息系统内的信息的具体改动。2) 对于调整后的物资分类信息，由运营公司行政采购部采购负责人下发到各恭和苑。3) 岗位职责：a) 采购负责人：提出并确认物资分类名称、标准等信息；b) 系统管理员：在系统中修改物资分类信息；第六条 物资档案管理1) A类物资档案的管理由运营公司行政部采购负责人负责，具体的工作包括物资档案的讨论和确定、在信息系统内的维护和下发等工作。2) B类物资档案的管理由各恭和苑采购人员负责维护提交，由运营公司采购负责人“审核”后方可使用。3) 物资档案的具体内容（计价方式、财务核算方式等）的具体来源部门为：a) A类物资由公司采购员填制，公司采购负责人审核；b) B类物资由恭和苑采购员填制，公司采购负责人审核；4) 物资的计价方式，统一采用先进先出计价方式，物资的批次为入库日期（同一天有多次入库的，合并为同一个批次入库）。5) 岗位权责：a) 运营公司采购负责人：维护A类物资档案、审核B类物资档案；b) 运营公司财务：提供A类物资档案中的计价方式等财务信息；c) 恭和苑采购人员：维护B类物资档案；d) 恭和苑财务：提供B类物资档案中的计价方式等财务信息；第三章 请购制度第七条 请购概念请购是使用部门根据生产需要确定一种或几种物资，并按照规定的格式填写一份要求，递交至采购部门以获得这些物资清单的整个过程。所填的表单称为请购单。请购单请购单是需向上级申报，并得到批准方可进行采购的申请单；请购单是物资采购工作开始的凭证。请购单分为库存品请购单及非库存品请购单。库存品请购单是库存量不足的补库计划，通过采购系统的请购单完成。单据内容包括:请购部门、请购日期、请购物品名称、规格、型号、采购数量、到货日期等。非库存品请购单是新需求的提出，在OA中提出申请，审批后，由采购部门确定供应商和价格后，按库存品流程进行采购除上述内容外，要注明所需物品的用途、功能要求、物品的市场参考价格、验收标准等内容。第八条 请购流程1) 所有请购单均由恭和苑发起。月度请购每月申报一次。使用部门在每月23日前向采购员提交下一月度的请购申请，采购员负责协调库管员确定总体的采购数量；针对非库存商品，由采购员确定相应的品名、规格型号和单价；在每月25日前汇总完成并在采购系统内提交审批。2) A类物资和B类物资，在请购时分开进行，单独进行审批。请购单中如果既有A类又有B类物资，按照A类物资进行审批。3) 所有食材请购由餐饮部门发起，经食材库管核实，其中日食材请购单由餐饮部主任审批后直接执行。月食材请购由综合部采购经办人确定供货价格，食材直接收货入库。4) 所有非食材类请购由恭和苑使用部门提出需求，经综合部库管核实，由各部门发起月度请购单，其中库存品请购流程：由恭和苑使用部门根据现有库存量及预计使用量拟定请购单，按月度申报，发起请购流程。非库存品（新增物品）请购，由恭和苑使用部门按月度提出需求，由采购人员组织供应商评审或产品比价，确认结果后填写请购单发起请购流程。5) 财务审核时，如果是超预算申请，在审批结果上标明超预算，后续流程按预算外流程处理；6) 应急请购由各使用部门直接发起。原则上应尽可能减少应急请购。非食材类的业务流程图如下： 食材类的业务流程图如下：7) 岗位权责：a) 使用部门：汇总本部门下月采购计划，填写请购单；b) 使用部门领导；审核请购单；c) 仓库库管：审核请购单，核实需采购数量；d) 采购员：确定申请物资有无新品，确定新品名称、规格型号、供货渠道和价格等；确定并导入月食材供货价格；审核请购单；e) 综合部主任：审核请购单；f) 恭和苑财务会计：审核请购单，确定是否在预算内；g) 恭和苑财务负责人：审核请购单；h) 院长：审批预算内请购单；审核预算外请购单；i) 公司财务会计：审核预算外请购单；j) 公司财务负责人：审核预算外请购单；k) 常务副总：审核预算外请购单；l) 总经理：审批预算外请购单。第四章 供应商管理第九条 总体原则从供应商的专业程度、价格竞争力、服务水平、采购额度等方面综合考虑选择供应商，以便发挥规模采购优势。当现有供应商无法满足需求时，或有重大品质、交货期、价格、服务等方面问题时，要对供应商进行更换，进行新供应商选择。新供应商选择主要有招标、竞争性比价、现金采购3种方式：1、合同估算总价在5万元（含）以上的采买要进行招标。2、合同估算总价在5万元（不含）以下的采买要进行竞争性比价。3、金额较小，且无法签订合同的采购可以现金采购。除现金采购外，其他采购方式必须签订合同、下达订单，执行合同会签流程。第十条 招标招标适用于合同估算总价在5万元（含）以上的采买；严禁为降低合同估算总价而分批采购；1、需求确认：招标产品的具体需求,由采购部门通过市场调研收集相关产品信息并提供给使用部门参考，由使用部门确认需求后，开始招标。2、招标：招标时开放式的选择潜在供应商，可由相关部门进行广泛推荐，由采购经办人按照招标文件模板制作招标文件，向至少三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的单位发出投标邀请。3、投标、开标、评标：1) 投标：投标文件由采购经办人接收并在开标前不得开封。2) 开标：由供应商评审小组成员全部到场后当众拆封。运营期供应商评标由恭和苑使用部门、综合部、财务、院长共同组成供应商评审小组，对供应商进行公开评选。筹备期供应商评标由公司行政部、公司财务部、恭和苑使用部门、院长共同组成供应商评审小组，对供应商进行公开评选。3) 评选标准：A、能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；B、能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低；但是投标价格低于成本的除外。通常情况下优先选按B标准评选，按B标准无法满足需求情况下按A条件评选。4) 无效标：出现以下情况按无效标处理：A、按招标文件规定时间送达的；B、未按规定要求密封、签署、盖章的；C、不具备招标文件中规定资格要求的；4、中标：根据上述评标规则选定中标单位后，由供应商评审小组在供应商评审表上注明中标单位并签字确认。采购经办人并将评标结果通知所有投标单位；并依据供应商评审表拟定合同和订单，发起合同会签流程，通过后与中标供应商签约。第十一条 竞争性比价竞争性比价适用于合同估算价在5万元（不含）以下的采买通过3家以上比价评审，选择供应商。1) 需求确认：比价产品的具体需求,由采购部门通过市场调研收集相关产品信息并提供给使用部门参考，由使用部门确认续签后，开始寻找供应商报价。2) 报价：采购经办人从多家供货渠道中筛选出3家或3家以上供货商进行报价，报价要以书面形式体现，并加盖公章；3) 比价、评审：采购经办人收到报价单后，制作供应商评审表。运营期竞争性比价由恭和苑综合部、财务部、使用部门、院长评审。筹备期竞争性比价由公司行政部、公司财务部、使用部门、院长评审。评审完成后，由供应商评审小组在供应商评审表上注明评审结果并签字确认。4) 供应商评审通过后由采购经办人依据供应商评审表拟定合同，及订单，发起合同会签流程第十二条 现金采购1) 金额较小，且无法签订合同的采购可以现金采购；2) 采购方式为，由采购经办人（或使用部门）去正规超市、公司、商店等正规经营地点进行购买，并在购买时货比多家，要选择价格低、质量好、能开具正规发票、可以退换货的商家进行采购。第十三条 补货时的供应商选择后续补货制度：1) 已签订过合同的供应商，后续补货可以续签合同，下达订单；2) 原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，可以续签合同，下达订单。3) 如果补货时发现原供应商的价格、质量、服务方面出现问题而无法合作时，则进行新的供应商选择。第十四条 供应商的管理1) 采购人员应设立供应商档案，将合作顺利、产品质量优良、价格合理的供应商纳入名单进行管理。2) 常规物资采购，必须保证有1家以上的合格供应商，保证供货的及时性；并及时在采购管理系统内维护供应商档案及其供货价格；3) 采购系统内供应商档案的全部数据由运营公司采购负责人负责管理：基本资料和采购资料由采购负责人提供，财务资料由财务部负责提供；a) A类供应商由公司采购负责人维护；b) B类供应商由恭和苑采购员维护，公司采购负责人审核；4) 对于现有供应商，要在合作期间跟踪管理，当有重大品质、交货期、价格、服务等方面问题时，即时对供应商进行更换。5) 与物资采购无关的供应商，由财务部门维护；6) 岗位权责：a) 恭和苑采购员：维护B类物资的供应商档案；b) 公司采购负责人：维护A类物资的供应商档案；审批B类物资的供应商档案；c) 财务：维护与采购无关的供应商档案；第十五条 供应商评审供应商评审的管理目标在于：零散物资采购实现灵活、便捷、高效；大宗物资集中优势供应商资源采购，确保较低成本、较高性价比。相应的评审流程如下：1) 恭和苑供应商评审由恭和苑采购人员、使用部门、综合部、恭和苑财务人员、院长进行共同评审，通过后发起合同会签流程；公司供应商评审由行政部采购人员、使用部门、公司财务人员、副总经理进行共同评审，通过后发起合同会签流程2) 供应商应主营业务专业对口，资质合格，所提供的产品或服务能满足我方需求。3) 供应商报价要包含所有税费。4) 供应商评审流程如下图：第十六条 供货价格管理1) 当供货价格变化时，采购部门需及时提交报价单，报价单审核后，自动记录物品报价，无供货价格的物品，不允许申请；2) 报价单有效期包含开始日期，不包含结束日期。3) 报价单审批的流程如下：4) 岗位权责：a) 恭和苑采购员：维护B类物资的供应商供货价格；b) 公司采购员：维护A类物资的供应商供货价格；c) 公司采购经理：审批所有物资的供应商供货价格。第十七条 采购档案管理1) 采购完成后，合同正本交恭和苑印信保管员保存。2) 采购业务中发生的请购单、报价单、合同副本、订单、入库单，供应商评审表、营业执照正副本、税务登记证、卫生许可证、资质文件、质检报告等资料，由采购经办人按整理并保存，以备查询。第十八条 OA使用制度1) 在OA上只发起合同会签和新品采购申请，其中合同会签要关联对应的请购单的OA审批2) 新签订的合同要有合同、订单、供应商评审表作为附件。补货的要有订单作为附件。第五章 食材批价管理第十九条 食材批价管理管理目标在于：结合市场价格实际波动情况，控制食材价格的成本。1) 批价内容包括：蔬菜、水果、肉禽、水产品冻品、副食、粮油干货调料，共6大类；2) 批价周期：蔬菜、水果、肉禽、水产品冻品、副食每30天一次，粮油干货调料每90天一次批价，具体执行可以依据实际情况缩短批价周期；批价后，由采购部门及时维护供货价格表。3) 批价的流程：n 报价：上期批价终止日前，供应商提供一份下期报价。n 询价：由采购经办人及恭和苑餐饮部人员、财务人员共同进行市场调查，可采用网上调查，市调时间以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。市调后由恭和苑采购人员整理市调价格。n 批价：食材批价以批价会形式按食材批价周期执行，由恭和苑综合部、餐饮部、财务部共同参加。由采购经办人整理好批价表，综合上期批价、供应商报价、市场询价（包括网上报价），由采购经办人、餐饮部、恭和苑财务部人员确认最终批价，三方签字确认价格后生成下期供货价格，批价一经确认，在价格执行周期内不受市场价格波动的影响。n 食材批价单：一式4份，一份采购经办人备案、一份餐饮部备案，一份给财务作为结算价格、一份给供应商备货。n 批价后，及时更新供货价格；食材批价流程如下图：4) 岗位权责：a) 恭和苑采购员：询价比价，导入供货价格；b) 批价小组：对食材进行批价。第六章 合同管理第二十条 合同会签流程流程管理目标：详细的审核，及时的审批。1) A类物资的合同、订单由行政部采购人员发起；2) B类物资的合同、订单由恭和苑综合部发起；新供应商签订需要附供应商评审表，新供应商的合同签订需经运营公司审核3) 所有的合同、订单需经合同会签流程审批后方可由恭和苑印信保管员盖章存档，首次订单随合同一起审批；4) 合同会签流程如下图：第二十一条 订单下达流程管理目标在于：清晰、及时、透明执行采购订单下达。1) 首次订单随合同一起审批，审批通过后由恭和苑印信保管人员盖章存档。2) 二次订单，由采购经办人发起合同会签流程，审批通过后下单。3) B类物资订单由恭和苑综合部采购人员下达；A类物资订单由行政部采购人员下达； 4) 不需要盖章的原材料订单，由采购经办人直接向供应商下达，采购经办人要汇总保存此类订单以备查。5) 相应的业务流程图如下： 6) 岗位权责：a) 恭和苑采购员：发起B类物资的供应商评审、合同会签、下达订单；b) 公司采购经理：发起A类物资的供应商评审、合同会签、下达订单；第七章 收货管理第二十二条 收货参见库存管理制度中的收货入库。第二十三条 退换货管理目标在于：节点清晰、及时、有效办理退换货。1) 相关部门提出质量问题时由采购经办人组织检验，提出解决方法。2) 采购经办人办理退货前需要获取财务信息，核对是否已经付款及是否开具发票，如已经付款，在办理退货时要通知供应商退回货款；如已开具发票则和财务配合退回发票。3) 食材验收要严把质量关，对于不合格食材，当时要求供应商进行退换货。4) 换货在采购系统中不体现，线下处理，即账面上不体现换货；5) 退货时，如尚未收货入库，直接关闭采购订单；如果已经入库，先填制入库单（退库）、收货单（退货），然后关闭采购订单；6) 对应的流程图如下：第八章 结算付款第二十四条 合同付款管理目标在于：详细的审核，及时的审批。1) 采购付款时，在采购管理系统中填写付款申请单，非食材类付款申请单必须关联采购订单；食材类直接填制付款申请单；2) A类物资的采购合同付款流程由行政部采购人员发起。B类物资的采购合同付款流程由恭和苑综合部发起。3) 院长负责审批B类物资的合同付款，A类合同付款由运营副总审批；4) 对应的业务流程图如下：5) 岗位权责：a) 恭和苑采购员：发起B类物资采购的付款申请；b) 恭和苑综合部主任：审核B类物资的付款申请；c) 恭和苑会计：审核所有物资的付款申请；d) 恭和苑财务主任：审核所有物资的付款申请；e) 院长：审批B类物资的付款申请；审核A类物资的付款申请；f) 常务副总：审批A类物资的付款申请；g) 总经理：审批A类物资的付款申请；h) 恭和苑出纳：付款。第二十五条 付款申请无合同，由经办人发起付款申请，审批后直接付给供应商；具体流程参见OA的付款申请流程。第二十六条 现金报销无合同，由经办人发起报销流程，审批后直接付给报销人；具体的流程参见OA的费用报销流程。第九章 系统数据权责为保证系统数据的准确性和及时性，针对具体的业务环节，相应的数据权责要求如下表：序号作业分类作业要求责任部门考核说明考核金额时效1物资分类物资分类的新增、修改和停用采购部负责人不及时添加新物资档案影响进度；物资档案与备案不符、财务结算不及时1个工作日2物资管理新物资录入物资编码及时性、准确性采购部负责人采购员不及时添加新物资档案影响进度；物资档案与备案不符1个工作日3物资编码问题反馈不及时采购部负责人采购员发现问题反馈不及时4物资编码问题反馈表格不统一采购部负责人采购员不按正规的途径和方式反馈5物资档案错误反馈后更改不及时采购部负责人采购员物资档案更改不及时6供货价格供货价格采购部供货价格过期后没有及时更新；新供应商没有及时添加供货价格7采购部供货价格没有及时审核，影响业务8申请请购单部门主任录入单据不及时，数据不准确包括，物资编码，日期等910部门主任申请单审核不及时，有错误没有发现11采购部录入单据不及时，不准确，包括：含税单价、控制到货数量等。12订单采购订单审核综合部主任/公司采购负责人申请单审核不及时，有错误没有发现13收货单采购收货单仓库保管员到货数量不按实际填写实际到货后1个工作日14仓库保管员收货单未区分资产、低耗还是材料15仓库保管员收货单不及时、无订单收货，包括订单与到货单不一致（规格型号，金额）16综合部主任收货单审核不及时，导致入库滞后，影响财务入账备注：所有的时效，如果为月末最后一天，则为当天完成第十章 其它