办公打印机使用细则.doc

办公复印机使用细则第一条 复印文件资料要办理登记审批手续，详细填写复印时间、保密等级、份数，经行政主管批准签字后送打字室复印。第二条 为确保复印机的安全运转，每天下午5点关机，过时送来的文件将延至次日复印，急件经行政主管批准后，方可临时开机。第三条 不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。第四条 复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机。第五条 本规定适用于各部门所属复印机的管理。办公文具用品管理制度 第一条 为使办公文具用品管理规范化，特制订本制度。第二条 本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。1.消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等。2.管理消耗品：签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。3.管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。第三条 文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮擦、直尺等。部门领用指本部门共同使用用品，如打孔机、钉书机、打码机等。第四条 消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。第五条 消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如直线纸）不在此限。第六条 管理品移交如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。第七条 文具的申请应于每月二十五日由各部门提出“文具用品申请单”交管理部统一采购，并于次月一日发放，但管理性文具的申请不受上述时间限制。第八条 各部门设立“文具用品领用记录卡”，由管理部统一保管，在文具领用时作登录使用，并控制文具领用状况。第九条 文具严禁带回家私用。第十条 文具用品一般由管理部向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的，应酌量库存，特殊文具管理部无法采购的，可以经管理部同意授权各部门自行采购。第十一条 新进人员到职时由各部门提出文具申请单向管理部领取文具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余文具一并缴并管理部。办公用品的发放规定第一条 本公司为规范办公用品的发放工作，特制计本规定。第二条 公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。第三条 各部门须指定专人管理办公用品。第四条 各部门应于每月28日前将下月所需办公用品报计划办公室。办公室于每月6日前一次性发放各部门所需办公用品。第五条 采购人员须根据计划需要采购，保证供应。第六条 办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符。第七条 任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。第八条 应加强库房管理和消防工作，防止失盗、失火。电传机与传真机使用细则第一条 服务对象：公司领导或有电传机、传真机的各部门。第二条 服务内容：1发送按规定签署的各类电文、传真函件。2为公司的领导及时递送收文、收电。第三条 发电手续：1发送电文须填写“发电收费记录单”，并由主管签字后方可发出。2发送一次入境签证邀请电，须由部门主管签发。3发送多次入境签证邀请电，须由公司领导签发。4邀请电如以传真方式发出，须加盖部门印章。第四条 收费标准：1发电：电传、传真收费参照中国电信收费标准执行。2收电：对发给各部门的传真，按页计收成本费。长途电话管理办法第一条 为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟本办法。第二条 电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。第三条 电话使用须知：(一)辖区内的洽公。(二)时间以三分钟为限，自我控制。(三)注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。第四条 长途电话使用须知：(一)各办公场所应备置长途电话记录表，并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。本表每月转管理部呈总经理核阅。(二)长途电话限所长以上人员挂拨。(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。(四)禁止挂用私人长途电话。(五)违反长途电话使用电话需知，或控制表未记载，或记载不实者，一律作记过处分。固定资产管理制度1.固定资产定义：指单位价值大于2000元人民币并使用期限超过1年的。2.编码规则：2.1编码组成：AA-BB-DDDCC:类别大类细分产品序号成本中心代码2.2类别明细（AA）：01：电脑；02：办公家俱；03：办公设备；04：汽车；05：网站外设；06：电脑外设；07：软件类；08：仓储设备；09：通讯设备。2.3成本中心（CC）：见会计科目编码规则中的规定。3.固定资产的购买：3.1各部门因工作需要增加固定资产，填写固定资产采购申请表，后附不少于三家的采购报价单（可由产品线、采购部帮助询价），并经部门经理、CEO签字确认，交由行政部。3.2所有固定资产的购买由公司行政部统一申请，同时附报价单及固定资产采购申请表原件。3.3固定资产采购到货后由行政部填制收货领用单并编制固定资产编号贴制标示，分配至使用人。之后，将收货领用单复印件交财务做资产增加的附件。3.4固定资产领用时，使用人须在收货领用单上签字。3.5财务部固定资产会计于月末登记固定资产系统帐。3.6固定资产采购申请表原件保存在财务部存档。3.7收货领用单原件保存在行政部存档。4.固定资产的领用与归还：4.1员工离职时须将领用的全部固定资产交回公司，由行政人员按固定资产帐明细清点，有短缺者按价赔偿，行政部应及时协调财务部进行帐务处理。4.2如有固定资产暂借，可填写固定资产暂借单，不做帐务处理，但规定48小时归还。4.3固定资产还入时应办理还入手续，并在收货领用单上签字确认，4.4每月由财务部更新固定资产系统帐。5.固定资产的调拨：5.1公司规定，员工之间不得私自调换自己使用的固定资产，如有特殊情况须调换使用，5.2要通知行政部，并调出方填写固定资产调拨单。5.3行政部接到固定资产调拨单并确认其可行，在收货领用单及固定资产系统中做变更登记，且相关人员签字确认。5.4固定资产调拨单原件由财务保存。5.5行政部更新系统的资产调拨要及时准确，以便财务月末计提折旧的准确。6.固定资产的维修：6.1当事人须填写固定资产维修（升级）申请单交由行政部处理。6.2行政部门接到申请单需先查询固定资产帐，确定其维修价值，联系售后服务商；6.3维修后行政部应将固定资产维修（升级）申请单原件交财务部；并更新收货领用单；6.4财务部每月更新用友固定资产模块。7.网络设备升级：7.1当事人须填写固定资产维修（升级）申请单,部门经理签字认可，交由IT Support处理。7.2IT Support接到申请单，确认其升级的必要，申请升级硬件，7.3由IT部门进行统一购买，请款单后应附固定资产维修（升级）申请单；IT部门应将固定资产维修（升级）申请单复印件交行政部，并进行收货领用单的变更；7.4财务部每月更新用友固定资产模块。7.5固定资产维修（升级）申请单原件由财务保存。8.固定资产的盘点：财务部应定期（建议季盘，可抽盘）由行政协助对公司固定资产进行盘点，财务出据盘点报告并与固定资产帐核对。9.固定资产的报损：固定资产的报废由其责任人填写固定资产报废申请，由本部门经理、公司CEO签字，并经专业人士确认，交由行政部备案。固定资产购置、入帐指南您要添置设备，不知如何办理？设备采购后如何入固定资产帐? 科研协作为对方购置设备是否入固定资产帐？ 诸如此类问题让我们的“指南”为您提供帮助。固定资产购置、入帐通常分为四个环节：审批采购验收、建帐、建卡财务报帐。 一审批凡属于学校招标文件中规定的采购项目，必须履行招标程序（详见招标管理办法）。 所购设备为控购商品，在我科填写“控购申请表”。（控购商品目录见文件汇编）。 所购设备为手机，到校纪委和主管财务副校长处办理审批手续，将审批复印件交我科，方可购置。 所购设备单价1万元，在我科填写“仪器设备审批表”，经本单位及国资处领导签字；10万元还需主管校领导签字；20万元还要填写大型精贵仪器设备可行性论证报告。 所购设备单价小于1万元，且不属前两项者，直接进入下一环节。 二采购 自行采购 集中采购（按学校大宗物资采购办法执行）。三验收、建帐、建卡及领取设备标签 用户持发票、经费本、审批表在我科办入帐手续： 验收：必要时，我们可进行实物验收； 建帐：我科开据固定资产建帐单，加盖印章； 建卡：用户填写设备卡及领取设备编号标签。 委托物资供应中心购买设备须由该中心开据建帐单，并到我科填写设备卡及加盖印章。 购微机配件，入帐时需告诉所配微机的设备编号，不清楚可在我处“设备查询”系统获取。四财务处报销 用户持发票、建帐单去财务处报销。五不入固定资产 科研项目合同中指明为对方购置设备，课题结束后移交对方的，必须提交以下材料方可办理不入固定资产手续。 合同复印件（有关设备移交部分）。 提交经科研处领导、国资处领导审批签字的报告。 在我科开据验收单并加盖印章。 持发票、验收单去财务处报销。办公消耗品管理规定第一条 本公司为加强对办公消耗品的管理，特制订本规定。第二条 办公消耗品是指文具、纸张、账本及其他印刷物品。第三条 办公消耗品一年的消耗限额为x万元；各部门及有关人员必须节约使用，避免浪费。第四条 办公消耗品的购买与管理，由总务部负责，下设保管员处理领用事务。第五条 总务部必须把握耗品在正常情况下每月平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量，满足日常事务运营对消耗品上的基本需求。第六条 对于特殊场合作用的特殊办公用品，使用部门必须先提出书面申请，总务部据此进行必要的调查后决定是否准予采购。如果一次采购价格总额超过x万元时，须经该部门主管同意，必要时请示总裁。第七条 在订制各种账票时，如果需要改动原格式或者重新设计新格式，使用部门的主管必须起草正式文件或方案，若有相关部门，则需要一式多份，然后将这些材料送至总务部，并附上委托订制或订购申请单。之后，总务部在其责权范围内，审核新格式是否合适，订购数量是否合适，以及新格式的适用性与时效性等等。如果通过审核，还必须就是否由本公司自行复制或复印，还是委托外部进行印刷等问题，与申请部门作进一步协商。第八条 向总务部领取办公消耗品时，必须填写申请书，写明申请时间，使用场所（部门名称）以及物品名称与数量。同时申请者以及其部门主管和须加盖印章或签字。另外，特殊办公消耗品的申请，必须填写用途。第九条 局部使用或特殊用途的账簿传票的订购与领用，统一由总务部调控与管理。使用部门或申请者必须按特殊的程序提出申请。第十条 总务部必须在填写办公消耗品购进登记簿的基础上，对照各申请采购传票，在每月末进行统计，向总裁作出报告。公司资产丢失与损坏赔偿规定1、当员工因工作需要而借用或保管公司资产时，应自觉爱护使其免受损坏或丢失；2、如所借/保管资产在员工借用/保管期间遭到损坏或丢失，员工将要严格按照下述规定进行相应赔偿；3、在员工借用公司资产期间，不得私自将其转借他人，如因转借导致丢失、损坏，赔偿义务仍由借用/保管人承担。4、对于公司资产损坏的赔偿分为两种情况：a. 自然损耗引起的，维修费用由公司承担；b. 非法操作引起的，维修费用由操作人全部承担；5、对于资产丢失与损坏的赔偿规定如下：固定资产净值区间(RMB) 个人赔偿比率 (累进计算) 1万元以内(含1万) 100%1-2万元(含2万) 95%2-3万元(含3万) 90%3-5万元(含5万) 85%5万元以上 80%固定资产净值= 资产原值(采购价) - 累计折旧(财务部估算) 例如：某人将公司现值22,000元的资产丢失，那么他应赔偿的金额为：10,000+10,000*95%+2,000*90%=21,300(元) 上述规定自公布之日起正式生效，请相关人员认真保管好公司贵重资产，如在使用过程中出现损坏或丢失，当事人将严格按照上述规定给予公司相应赔偿。行政部XXXX年XX月XX日办公设备的基本常识一、使用环境 办公设备主要由电子部件和机械部件构成，非常精密及复杂， 因而对环境的要求比较高。 电压：必须 AC220V +10% 环境：远离高温、高湿与灰尘；要有通风良好，不受阳光照射； 不能接触具挥发性和腐蚀性的气体、液体 放置：设备应水平摆放，不随便搬动。二、消耗材料 品牌的系列办公设备一般应使用该品牌的消耗材料，以保证质量和设备的使用寿命。三、平常保养 保持清洁，设备不粘尘，尤其复印机的复印板玻璃，清洁时用柔软的抹布，中性清洁剂清洗。潮湿天气时要注意防潮，即使不使用机器也要每天开机一段时间，以驱除湿气，或使用抽湿机。定期检查电源线和信号线有否破损，接头有否锈蚀。复印机一般故障的排除 复印机最常见的问题是复印不清晰。首先检查文稿，有些文稿会影响复印质量。如文稿的底色发黄，这种底色使对比度复印受影响。另一些文稿类型如重氮或透明，复印件看起来会有花斑：而铅笔文稿的复印件会觉得“太浅”。如果文稿没问题，就检查复印机。 先检查复印板盖和复印板玻璃，脏了或积尘就清洁，花了就只好更换了。接下来检查电晕机构是否积尘或安放是否正确，检查电晕线有否损坏或锈蚀。再看看转引导板和进给导板有否灰尘，如果有灰尘用湿布清洗。定影组件有灰尘的话，也会影响复印质量。 最后检查复印纸是否佳能公司推荐的类型：复印纸受潮也会影响复印质量。一些外部因素导致复印有问题。最常见的是受潮和冷凝。南方春季天气潮湿，这时应使用抽湿机，没有抽湿设备，可开机一段时间驱除湿气。同时用干布抹干复印板盖和复印板玻璃、电晕机构、转引导板和进给导板等。办公设备使用规范高科技的应用与发展，使我们的办公设备也日新月异。过去我们为交换信息所常用的电传机、中英文打字机、录音电话，现在正日益被电子数据传递技术所代替，譬如电：子邮件、电子数据处理、数码还原、可视传播等等，随之出现的是速度更快，储存量更大，性能比更高的超级电脑，以及各类高效率的办公软件；还有数码文件中心这样兼具扫描、储存、处理、传送、打印功能的智能设备；可视电话会议系统，可谓应有尽有。无论这些办公设备有多么传统或者先进，无论这些办公设备使用起来多么复杂，但它们的基本操作规范都是一样的。第一， 必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。 第二， 必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公、用的。个人专用由个人负责，指定公用由使用人负责，只有明确责任到具体个人，建立责任保养和损坏赔偿制度(正常损耗除外)，才能保障设备的正常使用，有效地延长使用寿命。 第三，注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。一旦发生故障，应立即请设备维修商上门修理。如果需将设备外移修理，必须派专人全程陪护监控直至原设备返回办公室， 以防止个别损人利己的修理商借机偷梁换柱，以次充好，将原装设备弄得面目全非。高级秘书对此应该特别地多长个心眼儿， 以免遭人暗算， 因为现今这样缺德的事儿实在太多。最好的方法是同时请两家专业修理商互为顾问，交给甲方修理时，请乙方代表我们陪同前往，不暴露真实身份，只需在旁以专业眼光监督甲方修理的全过程，这样成本不高，安全系数却大大提高。对那些价值不菲，十分重要的办公设备，千万不要图方便图省钱而放任外修，一定要严加控制。 第四，未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。 第五，办公设备的使用环境温度为5至35，相对湿度为20至85，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。室内应设置防雷或防静电装置。电源接地良好，安装平稳。设备使用过后应散风冷却15分钟以上，用防尘罩遮盖。平时经常用干的软布擦拭设备表面，因为办公设备的外壳大多是工程塑料，容易在静电作用下吸附灰尘，所以防尘吸尘是经常性的工作。现代办公设备精密度越高，对外界的反应也越敏感，任何震动、撞击、不按指令地乱摁功能键， 以及使用有腐蚀性的清洁剂、杀虫剂，或者盒饭的油渍，都会产生程度不同的损害。必须像爱护自己的眼睛一样， 小心翼翼地使用这些设备。第六，如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。为了更进一步准确地强调办公设备的使用规范，我们不妨以电脑的使用和维护规范作示范。电脑是一种极为精密的人工智能型的电器设备，如果使用保养不当，轻则影响运作，缩短使用寿命；重则损伤机器，丢失重要数据。电脑的最佳工作温度为18至25，过冷或过热都会引起元器件性能参数的变化，从而造成整个系统运行不稳定甚至瘫痪死机的后果。尤其是夏天应采取必要散热措施，连续使用两个小时就应休息一会儿，即使在空调状态中，连续使用也不要超过4个小时。电脑使用时最适宜的相对湿度为35至60，过分潮湿会使机器表面生锈，过分干燥则会使元器件接线脚产生静电，冲毁机内信息，甚至烧坏芯片。灰尘是电脑的又一大敌，积累在电路板上的灰尘最易引发短路和故障， 因此，平时不用电脑时，应用干净的棉花纸罩罩起来。办公室内应有除尘设施，并应有禁烟标志， 因为烟雾也是一种灰尘。另外，定期清洁电脑也是十分必要的，用柔软的毛刷轻刷显示屏、主机、键盘内的灰尘，配置的“猫”和“鼠”也一样同步除尘，尤其是“鼠”的滚动球容易沾上汗渍手印或灰尘， 因此必须单独取出后用温肥皂水或专用清洗剂清洁，切忌用酒精或汽油擦拭， 以免造成球体变形。如果是无线“鼠”，那么其感应孔也得细心扪打理，以保持其敏感度。软盘驱动器是故障率较高的部件，平时应禁止使用劣质或发；霉磁盘，避免污损磁头。磁头上沾上灰尘会影响系统正确地读写数据，可使用磁头清洗剂清洁，酒精和清洗盘虽说也可用，但经常使用会伤磁头，不宜多用。 应避免在电压波动较厉害或附近有功率较大的电器如电钻、电焊、 电冰箱的地方使用电脑，否则会影响电脑的使用寿命。一般情况下，每台电脑都应配置UPS以应不测。如果办公室内的电脑是内部网络系统，台主服务器伺候多台终端的，那么对主服务器的散热、维护、保养应格外操心，凡是重要数据，一律备份， 以防止主服务器故障造成整个系统瘫痪。 其他要注意的事项还有： 不要让阳光直射，以免机壳老化。 不要随意放置茶水， 以免碰翻弄湿造成电脑短路。 不要在开机状态中插拔各种电缆， 以免烧坏接口。 不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘。 不要在运行程序还没有回DOS指示的情况下匆匆关机。 不要使用来历不明的软件。防止病毒侵入，并且配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性消毒。 不要在病毒入侵日使用电脑，除非我们有特殊的自我防护措施。当然，现在的病毒种类和肆虐日子越来越多，没准哪年365天天天都得关机，那真可怕! 不要自己随意处理硬件故障。 不要将电脑交给不熟悉的非专业人士修理，如有必要应全程陪护监督。电子邮件沟通的礼仪与规范电子邮件的沟通简单礼仪与规范如下：（一）慎重选择发信对象确认传送讯息的对象，并将Cc：人数降至最低（Cc全名为CarbonCopy，中 文译为副本转送）1、传送电子讯息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可善用Cc：的功能，但要将人数降至最低，否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的垃圾。掌握“广播”清单2、“广播”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。使用者只须将其问题或意见传送至特定网络广场或群体，不稍几分钟，即可获得许多在线朋友的回复。然而问题在于：一个人的问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或无心地触怒他人？因此，当使用者有“广播”需求时，务必在传送出信件前小心地检查其广播的清单。（二）注意撰写信件内容1、切记收信对象是一个人，而不是一台机器因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地忘记与自己真正互动的是远程的人。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。2、电子信件标题要明确且具描述性电子邮件一定要注明标题（Subject），因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。3、信件内容应简明扼要在线沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。尽量掌握一个讯息、一个主题的原则。4、考虑他人计算机的容量上线沟通的网友所拥有的系统与硬件不尽相同，这其中还有人仍在使用传统的终端机和陈旧的电子邮件系统（如系统无法自动断行）。为确保对方能读到自己发出的讯息，撰写邮件时应特别注意传送对象，考虑其是否有系统的限制。以一般的英文信件撰写而言，一行最好维持不要超过80个字母，并以Enter键结束每一行文字。5、了解传送出去的讯息将潜在会永久留存尽管信件有一定的邮寄对象，但经过无远弗届的网络，也许邮寄出去的信件将会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处流通。因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免他日落人笑柄。6、理清建议或意见若要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因讯息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动。7、避免使用太多的标点符号我们经常会看到一些电子信件中夹杂了许多的标点符号，特别是惊叹号的使用 ！若真要强调事情，应该在用词遣字上特别强调，而不应使用太多不必要的标点符号。 8、小心幽默的使用在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默的被误解与扭曲。若想展现幽默或特定情绪，发信者必须写明或使用“情绪符号”（smilies，如：）代表笑脸、高兴）。无论所开的玩笑是多么明显，最好加注以提醒收信者真正的意思。9、切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话在发信之前问问自己，你会在公众场所中公开面对面地对他人讲这些话吗？如果答案是否定的，请再重读重写，或重新思考到底要不要发出这么一份讯息。千万不可以因为没看到对方的脸，就毫不客气讲一些没有经大脑思考的话语。切勿在不给予响应或申辩机会的情况下批评或污蔑他人。10、于特定邮件中加上密码有些特定的邮件内容会触犯他人，为免不必要的纷争，可考虑在这些邮件上加密。密码学是一个极为专门的学问，在一般的电子邮件中是不会被应用的。想要知道更多跟密码有关的讯息，许多网络系统均设计有特殊加密和解密的功能，只要详诣网络管理者即可获知。11、勿于学术网络上从事商业行为一般学术网络是禁止商业行为的，请不要任意违反此共识。当然，张贴营利广告也是不受欢迎的，而这些附有营利性质广告包括：产品促销、自我业务推广、在特定群体中散播营利消息，及提供迅速致富的方法等等都一样。（三）养成良好传送习惯1、注明送信者及其身分除非是熟识的人，否则收信人一般无法从账号解读出发信人到底是谁，因此标明发信人的身分是电子邮件沟通的基本礼节。有许多人将自己的身分设计成一个附着档案，每当发信出去时，此档案也将自动地贴附该讯息后面。我们希望针对“身分设计”强调两点注意事项：（1）：“身分设计”应充分代表发信者自己，无论是引用文学名作词句或以图绘表示，都必须真实且充分地反映自己。有些人的身分设计为：&%$&（）C.YLiang，读来不免让人感觉他或许是一个精神错乱的人；（2）：切勿过度装饰自己的“身分设计”，例如引用名作太多或图绘太华丽等等均会妨碍电子邮件的正常沟通效益。2、遵守一般法律规定进行网际沟通时，一般日常生活中的行为准则亦须遵守。因透过计算机系统，要撷取、复制或篡改他人作品是相当容易的，因此在网际空间中对于智慧财产权的尊重是非常重要的。凡是引用或改编他人文字或图绘作品时，须要对原作者与原作品的出处详加注明，以示尊重。3、勿任意或无心地浪费频宽传送冗长文字与大型图绘均会占用大量的频宽，造成网络塞车。为避免浪费网际空间使用者的宝贵时间，应谨慎考虑传送讯息容量的大小。4、小心附件功能的使用在若干电子邮件系统中，由于附件功能的缺乏或不成熟，会造成使用者无法顺利阅读文件。使用者经常会因不便而直接去除来函，以致丧失沟通功能。如果附件内容不长时，请直接撰写于信件中。若一定要使用附件功能，也须注明附件的撰写软件，例如：“本信附件内容撰写软件为Word 6.0 for Windows”。5、勿重复传送同一讯息勿一再传送相同的讯息给相同的对象，这不仅会使网络超载而降低传输速率，同时占用他人的信箱容积。此外，传送电子信件时也须注意，不要分别发送相同的讯息给多个组群（group），因为有不少网络使用者同时隶属于几个不同的电子邮件组群，如此一传送，这些使用者势必会重复收到相同的讯息。若要传送邮件给多个组群，请一次传送完毕。 6、定期检查计算机系统的时间与日期之自动标示电子邮件传送时会以所用计算机的设定日期与时刻来标示信发送的时间，为避免不必要的误会或窘态发生，使用者须定期检查计算机系统时间与日期之设定是否正确。回复电子邮件的礼仪与规范（一）三思回复内容1、勿期盼他人会立即回复你的信件发信者通常会期盼所传送出去的邮件，能够让对方赶快阅读、处理，以及回复。我们不要对2、他人回复信件的时效性做过分期许。当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知原寄送人，忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者，都是不好的网际行为，因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信件是否到达了该去的地方？如果收信者能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误。在网际空间中，要有宽容互助的心胸，原谅别人无心的错误并热心协助。3、情绪高涨时避免立即回复讯息人们习惯于面对面的口语传播，脸部表情与身体语言都会辅助沟通的效益。然而，使用电子邮件沟通却缺乏这些看得到或听得到的辅助，极易造成误解。有很多的字句在日常口语沟通时并不会冒犯他人，例如有人以三字经作为见面时打招呼的口头禅，但若将其写入邮件传送给不明究理的人，恐怕将引起不可预期的纷争。当来信引发个人情绪高涨时，此时应等心情平静后再看一遍，恢复正常理智时，解读信件内容的方式或许全然不同。4、谨慎处理恶意中伤的邮件在网际空间中，恶意中伤或会引起争端的邮件通常被称之为Flames.对于Flames的处理要非常谨慎，以避免中计而造成连锁反应的污蔑行为。应付Flames最好的方法为：忽视它！离开屏幕继续过着自己正常而理性的生活。5、阅读信件时应设法厘清建议与意见如同撰写传送邮件时须注意厘清建议与意见一般，阅读他人邮寄来的信件也须注意这项原则。详细辨明来信到底只是表达看法、反应需求还是提出方案、鼓吹行动？如此，才能适当地回复来信。6、避免非相关主题性的言语网际空间具有八卦传播与间聊的特性，切勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题。因此，回复他人建议与意见时，必须扣紧主题，并提出相关的实证予以说明，尽量避免非相关主题的言论涉入回复信函的内容中。此外，要回复他人信件时，请使用“Reply”的功能，不要另起标题而造成对方的混淆。7、将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见在回复某一特定信函之前，请先阅读所有已回复该信的内容，也许你原定的回复内容已有十个人讲过相同的意见。若真如此，只须轻描淡写地表达即可，无须重复大家已觉厌烦的意见。在网际空间中，长篇大论往往不会引发他人阅读的兴趣，反而是那些精简有力的言论会吸引群众。8、确认将要回复的对象是谁在网际空间中进行公众事务的讨论时，请再三思考虑回复的对象到底是谁？有必要将自己的意见广播吗？或许，只须回复意见给发信者，并加注说明：如果你觉得有必要将这个意见广播给大家，敬请传送无妨！署名。署名代表着回复者对其言论负责的态度，也让回复者因其精辟的言论有所赞誉回馈。9、切勿在未经同意前，将他人信函转送给第三者若要把他人的来函转送给第三者之前，要先征询来信者的同意，否则犯了网络礼仪的大忌！对来信者而言，邮件内容是针对收信者所撰写的私人信函，不见得适合他人阅读。10、考虑替代性的沟通管道回复电子信件前，再思考一下：为何不拿起电话与对方聊聊或约个时间当面签覆？别忘了，电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助（如表情、肢体语言等）。见面三分情，即使是使用电话，状况也会完全不一样的，更何况目前太多的人都是以非自己母语的英文进行电子邮件沟通，误解与纠纷自然在所难免。最后，要提醒所有新新的计算机族群们，当你们成为优秀的好国民时，千万要遵守因特网的礼仪，不要认为在计算机的世界里，没有人可以看见你，就可以为所欲为哦固定资产管理的基本要求企业的固定资产是其进行生产经营活动的根本条件，它大体包括经营场所、经营器具两方面的内容。企业加强固定资产管理，应遵循以下几个方面的要求：(一)科学地进行固定资产的预测分析随着企业生产经营的不断发展，企业所需固定资产的数量、结构、效能也随之发生变化。因此，正确预测固定资产需要量，是固定资产管理的基础工作与首要环节。(二)正确地计提固定资产折旧固定资产在使用过程中发生的价值损耗，可以通过计提折旧的方式加以合理补偿，这样才能保证固定资产更新的顺利进行。(三)切实做好固定资产的保管固定资产是企业的重要资源，保证固定资产的完整无缺，是固定资产管理的责任所在。(四)不断提高固定资产的利用率企业通过有效的固定资产管理工作，可以节省固定资产的投资，最大限度地发挥其效能，降低产品成本的折旧费，为企业提供更多的盈利。接听电话处理技巧当你给他人打电话时，你应调整好自己的思路。那么，当你的电话铃响起之时，你应该尽快集中自己的精力，暂时放下手头正在做的事情，以便你的大脑能够清晰地处理电话带来的信息或商务。当然，上述过程应该迅即完成，如果你让电话铃响得时间过长，对方会挂断电话，你便会失去得到信息或生意的机会。以下几点是你在接电话时可以参考和借鉴的技巧：1、随时记录在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。2、自报家门一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。3、转入正题当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么？”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：“真不巧！我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。4、避免将电话转给他人自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说：“布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗？”在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。”5、避免电话中止时间过长如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去？”让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说：“约翰先生，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了”，以引起对方的注意。对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：“你能否稍等？我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。公司车辆管理制度为合理使用汽车，提高汽车使用率，降低能耗，特制定本办法。一、公务用车1公司经理、总工等公司领导人员在市内开会、参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。2来公司办事的各省、市、区政府领导和相当局级的重点企事业单位的主要负责人，尽量安排车辆接送。3公司其他职工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。二、班车1在职工居住比较集中，距离公司远和交通不便的地区，视实际情况及财力可能，安排班车。2按照市公安局交通管理处的规定，班车须持班车通行证按照固定的路线及站点行驶及停车，不得随意停车。3公司组织集体活动，酌情安排用车。三、非因公用车1。职工因重病急诊、重病住院和女职工生产住院必须用车的，经批准可以免费使用。2经批准的其他非因公个人用车，一律按规定收费。3离休人员用车收费标准按公司另行规定。四、用车手续1凡可预见的活动用车，请在活动前一天与办公室预约，以便安排。2职工非因公用车(因伤病除外)，提前二天预约，由办公室酌情安排。挂号与汇款邮件的处理挂号邮件必须按邮递员的要求签名或盖章。 汇款邮件，一般都应填人汇款登记簿。汇款数目应按信函或所附账单上写的数目进行核实，并且应将汇款数额、支付方法以及收信的姓名缩写在文件的一角注明。收发人员在发出以前一定要查明有何不符之处。有些公司，汇款登记簿交总出纳员，由他在登记簿的每项款数上签字。如何恰当安排公务接待住宿公务接待住宿安排要根据客人的身份、人数、性别、年龄、身体状况、生活习惯和工作需要来酌情安排，选择宾馆要根据接待经费预算、宾馆实际接待能力、口碑与服务质量、周边环境、交通状况、安全条件等因素来考虑，基本生活需要如空调、热水、卫生间、电话、电视、娱乐、购物及办公、会议设施要符合要求。接待人员要让来宾产生“宾至如归”之感，体贴入微、善解人意，但要以不妨碍对方私生活为准、以不限制对方个人自由为限、以不影响对方休息为度。如何接待上司无法会见的来访者当上司不能接见来访者时，秘书应该诚恳地说出恰当理由，以免来访者误会，说话时要看着对方的眼睛。具体操作如下：1、如果上司正在开会：“让您久等，很抱歉，他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人与你先谈？”2、如果上司公务繁忙：“真对不起，某某现在正忙，放不下手边的事。您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉。”3、如果上司即将外出：“对不起，某某先生已经安排好要外出办事，没法与您见面。他让我向你致歉，能否由我转达留言。我叫XX，是他的秘书。”如果来访者同意，秘书应该将留言记录下来。4、当来访者离开时，因为让对方白跑一趟，所以秘书的态度应格外地友善，尤其是对初次来访的客人，要指点其回程的路线以及交通工具的时刻表，留意一下他是否有忘记带走的物品，尽量博取对方的好印象。如果来访者有物品要求托管，秘书应该双手接过物品，除非是太重的物品，否则都要拿到腰部以上的位置，以示尊重。