采购管理工作规范化操作全案光盘内容定稿.doc

采购管理工作规范化操作全案肖书和 编著机械工业出版社前 言在经济全球化、信息化发展的今天，市场竞争程度激增，很多优秀企业越来越重视采购管理，甚至从战略高度看待采购，以求提升企业在产品价格、质量、创新等方面的竞争优势。然而，重视不等于规范，目前很多企业还没有形成科学、完善的采购管理体系，采购流程不畅、采购成本过高、管理秩序混乱等问题还可能存在。本书以“规范化操作”为基点，通过“五位一体”的内容结构设置，旨在帮助企业避免或解决采购管理各环节可能出现的各种不良问题，帮助企业建立完善的采购管理系统，实现采购管理的规范化、标准化。本书从采购管理规划谈起，全面、系统地阐述了“采购组织管理、采购计划与预算管理、供应商管理、采购谈判与合同管理、采购交期管理与库存控制、采购质量管理、采购结算管理、采购成本控制、采购绩效与评估管理、采购人员招聘与培训管理”这十大模块中的管理目标与工作要点，并给出实操指引、管理流程与工作标准、管理工具表单、管理制度方案文书模板，让采购管理者迅速抓住采购管理实质、掌握采购管理方法，让企业的采购管理工作科学、高效、标准地实施。“看了解惑、用了解难”是编撰本书的目的，“内容全面、符合实际”是本书的特点，“拿来即用、改了能用”是本书的特色。可以说，本书是企业采购部进行规范化管理必备的工具书，也是采购管理人员、采购从业人员进行规范化操作的指导手册。读者通过阅读、使用本书，不仅能够提升采购部的运作效率，对于优化企业管理系统、促进企业的管理效益、增强企业的竞争力等方面亦大有裨益。为了方便读者，本书特附赠光盘。光盘中收录了书中的部分内容，您可在实际工作中，结合企业的实际情况，直接拷贝使用这部分内容或稍作修改后借鉴使用。本书适合企业中高层管理人员、采购管理从业人员、企业咨询顾问、企业培训人员以及高校相关专业师生阅读。书中若有不足之处，敬请批评指正！在本书的编写过程中，叶江颖、黄慧慧、江鸿皎、韩振莲、王文静、姜波、李慧、刘宝华、王宏、刘益星、柳洪涛、李静、刘建芳、易超、刘莉莉、王强等人给予了大力支持，在此表示衷心感谢！ 编者 2014年11月 目 录第1章 采购管理规划611 企业采购管理职能与内容6111 明确采购与采购管理6112 企业采购管理的基本职能812 企业采购战略规划9121 采购战略规划的内容9122 采购战略规划的要点913 企业采购管理制度设计10131 采购制度化管理必要性10132 采购管理制度设计要点11134 企业采购管理制度体系11135 企业采购管理制度范例1214 企业采购管理图表设计15141 使用采购管理图表必要性15142 采购管理图表的设计要点16143 企业采购管理图表的种类1615 企业采购管理流程设计17151 采购管理流程设计要点17153 采购管理流程图的绘制17154 采购管理流程表现形式19第2章 采购组织管理2321 采购组织管理工作目标及要点23211 采购组织管理的工作目标23212 采购组织管理的工作要点2322 采购部的组织结构设计24221 采购部的组织结构设计要点24223 企业采购部的组织结构模板2523 采购部的职能与工作职责26231 采购部的职能26232 采购部的工作职责27233 各类型企业采购部职责示例2824 采购部的权力29241 采购部的具体权力29242 采购部的权力分配3025 采购部各岗位职责32251 采购管理岗位职责32252 采购计划岗位职责34253 供应商管理岗位职责35254 采购合同管理岗位职责36255 采购进度控制岗位职责37256 采购质量控制岗位职责37257 采购结算与成本控制岗位职责38258 采购绩效管理岗位职责39第3章 采购计划与预算管理4031 采购计划与预算管理工作目标及要点40311 采购计划与预算管理工作目标40312 采购计划与预算管理工作要点4032 采购计划与预算的编制事项实操41321 采购计划的编制4134 采购计划与预算管理工具43341 采购预算表43342 物料采购计划表44344 订单采购计划表44349 采购变更审批表453410 替代品采购申请单4635 采购计划与预算管理模板46351 采购计划管理制度46第4章 供应商管理5041 供应商管理工作目标及要点50411 供应商管理工作目标50412 供应商管理工作要点5042 供应商管理事项实操51421 供应商开发51422 供应商考评5344 供应商管理工具54441 供应商调查表54444 供应商筛选表56447 订购更改通知单56448 供应商信用纪录表5745 供应商管理模板57451 供应商管理制度57455 供应商开发方案60第5章 采购谈判与合同管理6451 采购谈判与合同管理工作目标与要点64511 采购谈判与合同管理的工作目标64512 采购谈判与合同管理的工作要点6452 采购谈判与合同管理事项实操65521 采购价格管理6554 采购谈判与合同管理工具68544 采购价格审批表68546 采购谈判纪录表685410 采购合同信息统计表6955 采购谈判与合同管理模板69551 采购价格管理制度69557 采购合同主要条款及合同样例72第6章 采购交期管理与库存控制7661 采购交期管理与库存控制工作目标与要点76611 采购交期管理与库存控制工作目标76612 采购交期管理与库存控制工作要点7662 采购交期管理与库存控制事项实操77621 采购交期管理77622 采购库存控制7864 采购交期管理与库存控制工具80641 采购订单80642 采购进度控制表80643 采购物资跟催表8165 采购交期管理与库存控制模板81651 采购交期管理制度81第7章 采购质量管理8571 采购质量管理工作目标与要点85711 采购质量管理工作目标85712 采购质量管理工作要点8672 采购质量管理事项实操86721 采购物资质量验收8674 采购质量管理工具87741 样品质量评价单87742 品质管理标准表88744 物料验收记录表89747 退货换货明细表9075 采购质量管理模板90751 采购质量控制制度90756 供应商质量保证协议94第8章 采购结算管理9681 采购结算管理工作目标与要点96811 采购结算管理工作目标96812 采购结算管理工作要点9782 采购结算管理事项实操97821 采购付款结算9784 采购结算管理工具99841 付款申请表99842 付款结算表100843 预付款申请表100844 现金采购申请表101845 采购结算清款表10185 采购结算管理模板102851 采购结算管理规定102第9章 采购成本控制10491 采购成本控制工作目标与要点104911 采购成本控制工作目标104912 采购成本控制工作要点10592 采购成本控制管理事项实操106921 采购成本分析10694 采购成本控制管理工具107941 采购成本预算表107942 采购成本分析表107946 采购费用计算表108947 采购支出登记台账109948 采购成本差异汇总表10995 采购成本控制管理模板109951 采购成本管理制度109第10章 采购绩效与评估管理112101 采购绩效与评估管理工作目标及要点1121011 采购绩效与评估管理工作目标1121012 采购绩效与评估管理工作要点113102 采购绩效与评估管理事项实操1131021 采购绩效考核指标的设立113104 采购绩效与评估管理工具1151042 采购绩效考核表1151043 采购绩效奖惩表116105 采购绩效与评估管理模板1161052 采购绩效评估管理制度116第11章 采购人员的招聘与培训管理119111 采购人员招聘与培训管理工作目标与要点1191111 采购人员招聘与培训管理工作目标1191112 采购人员招聘与培训管理工作要点119112 采购人员招聘与培训事项实操1201121 采购人员招聘120114 采购人员招聘与培训管理工作表单1231141 采购岗位需求说明表1231142 采购岗位招聘宣传单123115 采购人员招聘与培训管理模板1241151 采购人员试用期管理规定124第1章 采购管理规划11 企业采购管理职能与内容111 明确采购与采购管理1关于采购的概念关于采购的概念，有狭义和广义之分。狭义的采购就是以货币获取物品，即买东西。个人、企业、组织、项目业主等为了自身的消费、生产、经营、发展以及工程建设等的需要，都会根据实际，通过选择供应商、商务谈判、合同签订、履约等一系列活动，获取所需物品。广义的采购，则是指除了以购买的方式占有物品之外，还可用租赁、借贷、交换等途径取得物品的使用权，进而达到满足自身需求的目的。总之，采购就是以不同的途径获取物品及劳务的使用权或所有权，以满足自身的使用需求。而根据采购方法、输出的结果等的不同，采购的形式如表1-1所示。表1-1 采购的内容及形式说明表分类标准类别具体内容或形式输出结果有形采购物资采购、设备采购、工程项目采购、土建工程采购等无形采购咨询服务、培训服务、广告服务等采购方法招标采购国际竞争性招标、有限国际招标、国内竞争性招标非招标采购国际、国内询价采购、直接采购、自营工程等另外，随着互联网技术、电子商务的不断发展以及经济全球化趋势的形成，很多企业在采购某些物资时也会通过网络进行线上采购，或者线上与线下相结合，使得采购网络化、电子化、规模化。总之，企业应根据自身实际情况和所采购内容来确定采用哪种采购形式。2关于采购管理采购管理，是企业、组织等对整个采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制，以保证采购活动顺利、供应过程顺畅，实现自身需求的及时到位。采购管理需要企业设立相应组织、配置人员，并与企业其他相关部门协调配合，以实现“供应整个企业的物资”的职能。其管理目标如表1-2所示。表1-2 采购管理的目标说明表采购管理目标目标解析目标1：保证供应保证各类产品原材料、辅料等的连续供应，不缺料，确保生产与销售的顺利进行；建立与管理供应链，实现供应各环节畅通、采购工作高效执行目标2：降低采购成本通过提高采购工作效率、定期谈判、优化供应商、实施本地化、与供应商共同改进项目等方式直接减低成本；通过缩短供应周期、增加送货频率、减少原材料库存、循环使用原材料包装等方法间接降低成本目标3：提高产品质量通过改进采购过程、加强供应商管理等提高物料质量，进而提高产品质量目标4：提供最新信息及时掌握采购资源市场（包括物料的市场价格、可用性、新供应源、新物料及新技术信息），及时反馈，定期提交信息报告；推进新产品开发，寻找替代产品等目标5：提升企业竞争力上述目标的实现，最直接的影响就是提高企业的竞争力，产品在市场上拥有价格、质量、创新等诸多优势112 企业采购管理的基本职能虽然各个企业采购管理系统的运作流程与模式不尽相同，但采购管理的基本职能是相同的，即负责采购物资，确保企业正常运营所需物资的及时供应，并由此衍生出另外两个职能：为企业营造宽松有效的资源环境；为企业的物资采购与生产决策提供信息支持。企业的采购管理活动，应通过实施有效的计划、组织与控制，掌握大量市场信息、产品信息，并与供应商建立稳定有效的互惠合作关系，不断优化采购渠道等，为企业营造宽松有效的资源环境，为企业降低经营成本、加速资金周转和提高经营质量等方面发挥作用。同时，企业的采购管理活动，通过所掌握的各类物资信息，可以为企业的生产决策、采购计划等提供信息支持，主要表现在以下8个方面，如图1-1所示。1为产品研发部门提供最新的用料规格、性能、价格等资料信息2为生产部门适时、适量、适质地提供各类所需物料及物料库存信息、市场信息等3协助品质部进行物料验收，确保入库物料保质、保量4为仓储部提供及时的采购信息及入库信息5为营销部门提供材料成本资料信息，为产品定价、销售策略制定等提供帮助6为财务部提供采购成本信息，确定合理的采购批量，寻找降低采购成本的方法7为人事部（培训部）提供采购相关人员的培训建议8其他内容信息、相关资料的提供图1-1 企业采购信息支持职能的主要表现没有必要的物资，企业就不能正常的生产和运行。所以，企业采购管理的基本职能关系着企业能否正常运营，而另两个衍生职能又关系着企业能否更好地运行。12 企业采购战略规划121 采购战略规划的内容相关数据显示：降低1 的采购成本相当于增加10的销售额。对于一个成熟的市场而言，将销售额提升10很难，但将采购成本降低1，对于目前社会平均采购水平来说，就非常容易做到了。因此，企业应将采购管理提升到战略高度，制定相应的采购战略。企业采购战略，是指企业采购活动策略，即企业采购所采用的带有指导性、全局性、长远性的基本运作方案，它是由企业发展战略决定的。企业采购战略规划，是对企业采购战略的设计、制定，其根本原则是必须支持企业战略和业务战略，要与企业发展战略进行整合，协助企业战略的实现。所以，采购组织部门必须在充分考虑企业战略的基础上制定采购战略。根据采购管理的职能，企业的采购战略规划的内容应包括以下5个方面，亦被称为“采购战略五要素”，具体如图1-3所示。即采购产品的品种种类、性质、数量、质量等的选择方案采购品种战略即采购主体、采购技术、采购途径、联合方式等的选择方案采购方式战略即招标方式、考核方式、评价方式与标准、使用方式等的选择方案供应商选择战略即确定采购品种、规格、数量、质量、价格、服务和风险、责权和义务等的谈判策略、合作模式选择方案等订货谈判战略即采购货品的运输方式、运输路径、运输商等的选择策略采购进货战略图1-3 采购战略规划5内容122 采购战略规划的要点采购战略规划，是企业采购管理工作的方向性文件，为企业采购的各项工作指明了方向。在进行采购战略规划时，企业的管理人员、采购相关负责人需要考虑哪些问题呢？具体如图1-4所示。采购战略规划必须从企业整体利益的角度出发进行考虑、设计明确企业战略，考虑采购战略该如何与之相配合12主动进行需求预测，明确哪些是最重要的采购资源、是买方市场还是卖方市场根据企业各部门的职能、权限，考虑如何与其他部门之间建立有效的工作接口采购战略还应解决其他实际业务问题，如采购成本模型与成本结构的优化；与供应商的联系渠道；采购风险管理；追求成本、质量、效率与服务的平衡的价值分析；政府和立法机构的行为对采购的影响；电子商务等354图1-4 采购战略规划的5个工作要点13 企业采购管理制度设计131 采购制度化管理必要性战略制定的再好，如果实施不好、执行不到位，那么也达不到管理目的，影响企业采购效率与物资的供应，甚至影响企业的经营与发展。企业采购的各项工作要想有序、高效进行，要想实现采购战略规划，必须有一套规范化的制度、表单来规范采购的各项工作、采购相关人员的行为等。因而，根据本企业的管理需求、采购工作的需要，循序渐进地设计出符合本企业管理理念、采购工作实际情况、有利于高效执行的采购管理制度非常必要。1健全的采购管理制度，不仅能够规范采购人员的行为，还使各项工作有据可依。2采购管理制度的完善，会使各项工作的评价方法有标准可循。3完善的采购管理制度，对各项采购作业效率、采购工作品质的提升提供了制度保障。4采购管理制度能够明确各岗位、各项工作的权责，使得职责清晰、权责明晰，让各项工作能够有序进行。5有完善的制度约束，大家公平竞争、能者多酬，进而提升员工的工作士气。6有完善的制度制约、明确的执行标准，会让采购人员在工作中规范操作、专业执行，有助于塑造良好的企业形象。如今，规范化管理已经成为企业管理的趋势。而制度不仅是规范企业员工行为的标尺之一，也是企业进行规范化、制度化管理的基础。因而，制定健全、适用的采购管理制度，使企业内各项采购作业规范化、标准化，这必将给企业管理水平的提升、企业的正常运营与发展等带来积极意义。132 采购管理制度设计要点采购管理制度设计得是否规范、合理、符合企业实际，直接关系着制度的有效执行、采购管理的规范性以及采购战略的实现。因此，采购制度设计人员在进行制度设计时，应做好以下6项工作，具体如图1-6所示。角度定位：每个采购制度制定之前，制度设计人员都应弄清其切入角度，如战略角度、企业管理角度、部门管理角度、业务作业管理角度等，一个准确、清晰而科学的定位是制度有效执行的前提。角度不同，制度的语言、内容、形式等均应不同明确问题：制定制度是为预警性地避免问题的出现或将已出现的问题及危害控制在一定范围内，避免或减少不必要的损失。因而，制度设计之前，应明确采购工作中可能出现的问题、需规范的行为等，确定采购具体制度，建立采购管理制度体系12 3调研访谈：要想让采购制度更加适用、内容更具针对性，制度设计人员还应通过访问、观察、会议、查阅等方式进行调研，发现问题、了解管理需求等，整理分析后总结出制度应包含的内容，设计出真正能满足企业、采购管理需求的合适制度4符合规范：采购制度的设计还应做到“三规范”，即规范制度的制定者（品质好、业务能力强、经验足、了解企业各项业务及国家的相关法律法规等）；规范制度的内容（有针对性、适合企业等）；规范制定过程（营造环境、职责清晰、多交流）5意见征询：采购制度草案出来后，一定要通过意见征询、试行等方式获得相关建议、意见，发现不足，以便对其进一步修改和完善，直到最终定稿；经过审批通过而实行的制度，也要在实施过程中不断进行意见征询、建议收集等，用以修订制度立足实际：设计制度时，要先分析企业所处的发展阶段、人员状况、管理水平以及经济、社会政策环境等，掌握企业当前的采购管理环境，在此基础上进行制度设计才能更符合企业发展的需要、管理的需求6图1-6 采购管理制度设计工作要点图解134 企业采购管理制度体系完善的采购管理制度体系不仅是企业管理规范化的一个方面，更可以规范采购人员的行为、采购作业流程，进而起到规范采购各项活动的作用。所以，企业应按照采购管理各职能模块，构建适合本企业的采购管理制度体系。一般而言，采购管理制度体系主要包括以下7方面的内容，具体如表1-5所示。表1-5 采购管理制度体系的内容说明表序号制度类别内容说明1采购控制程序即采购程序要点、流程图、采购的相关文件、表格以及采购各相关部门、有关人员的职责等，其目的是使采购工作有所依据，高效完成采购职能2采购管理办法即针对企业采购流程中的每一个作业步骤或工作事项进行详细说明、规范，如采购作业的信息收集、询价（比价、议价）采购、供应商的评估与选择、采购合同签订、请购、订购、与供应商的协调沟通以及催交、进货验收、整理付款等进行规定3采购物料规范指将所需采购物料的规格、要求等详细说明，作为采购人员要求供应商遵守的规范。包括所需物料的商标或商号名称、蓝图或规格表、化学分析或物理特性、材料明细表及制造方法，用途及使用说明、标准规格及样品等4采购作业指导书指对采购各项工作进行指导的文件5外协加工管理办法是对外协工厂的要求。具体包括外协加工的目的、规范、类别、厂商调查、选定方法及基准、试用、询价、签订合同、申请、外协、质量控制、不良抱怨、付款、模具管理、外协厂商辅导以及考核等的详细规定6物料与采购管理规定主要是对材料分类编号、存量控制、请购作业、采购作业、验收作业、仓储作业、领料发料作业、成品仓储管理、滞料废料处理等的有关规定7采购争端解决规定指规定解决采购争端的要求、解决采购争端的常见方法等总之，企业规模、类型不同，采购种类、方式等亦有很大差别，所以采购管理制度体系亦会繁简不一。只有适合自己的个性化的采购管理制度体系才能对企业的采购管理真正起到作用。所以，企业要根据自身的管理需要、实际的采购需求等来设计本企业采购管理的各项制度，并随着企业的发展、业务的变化、市场的变化等对其进行修改、不断完善，形成自己的制度体系，以保证企业所需物料的及时供应、采购作业的高效执行，采购战略目标的实现。135 企业采购管理制度范例具体到每一个采购制度，一般包括名称、总则、正文、附则、附件等，各个项目的具体设计要求如表1-6所示。表1-6 制度结构解析表制度结构包含内容拟定原则或设计要求制度名称制度名称的一般形式为：受约单位（个人）+基本内容+文种，若受约主体清晰，则可略去受约单位（个人），如“公司采购计划管理制度”、“ 公司采购作业管理办法”等清晰、简洁、醒目、高度概括，让人一看便知其内容主旨制度总则“总则”是对制度的总体概述，具体内容包括：制定本制度的原因（或目的）、本制度所依据的法律法规或企业内部相关制度文件等、适用范围（或对象、原则）、受约对象或对其行为的界定、定义或解释制度中出现的重要术语、制度中受约单位（或个人）及相关单位（或个人）的职责描述、本制度与企业其他制度之间的关系说明等简单、明了、表述清晰，尤其要注意“制度中受约单位（个人）及相关单位（个人）的职责描述”，更要注意二者间的先后及权责之间的逻辑关系制度正文“正文”即制度的主体，是对受约对象或具体事项的详细约束条款。其设计思路有：根据人员的行为顺序进行分章分条，逐项规范；按具体事项的流程分章并对各事项分条予以规范做到全面、合乎逻辑，语言表达清晰、没有歧义等制度附则“附则”是对制度的制定、审批、实施、修订、使用日期等进行说明的文字，主要包括：对制度未尽事宜的解释；制度的制定单位、修订单位、审批人及审批权限；制度生效的条件、适用的起始日期或生效日期；其他与制度相关的内容“附则”应以增强制度的真实性、严肃性为己任，各条目语言要清晰、准确、明白制度附件即制度执行过程中需要用到的表单、附表等；相关制度文件，即与本制度密切相关的制度体系内的其他制度；促进制度执行的方法，如行政措施、精神激励办法、经济奖励措施等；相关资料，即与本制度相关但更新频繁、无需列入的文件一定是本制度在执行过程中需要用到的或有利于本制度执行、修订等的文件、图表等了解了制度的基本结构及设计要求，下面给出两个制度样式供参考。示例1：制度名称公司采购管理规定编 号执行部门第1章 总则第1条 目的第2条 适用范围第3条 职责123第2章 第4条 第5条 第3章 第14条 第4章 附则第17条 编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期示例2：编号： 执行部门： 公司采购管理制度（编号）第一章 总则第一条 目的第二条 适用范围第三条 相关术语12第二章 各相关部门及职责规定第四条 123第三章 第五条 第四章 附则 企业在制定采购制度时可根据自己的习惯、喜好等选择使用上述制度样式，亦可自行设计。但要注意保证制度格式的标准化，确保各个制度内容完整、格式规范、要素齐全。即要统一规范各个制度中所使用的名词、编号体例等；统一各项制度的模板，包括字体、字号、目录排列方式、纸张大小及页边距、页码格式等。至于具体的制度内容，您可参考后文各章中的制度，并根据本企业的具体情况、采购作业状况，设计出适合本企业的采购管理制度。14 企业采购管理图表设计141 使用采购管理图表必要性光有科学、合理、规范的采购管理制度还不够，在实际的采购管理与采购作业流程中，还需要借助图、表来进行具体工作的开展与控制。一般情况下，一项制度规定下来，必须落实到具体的表单来加以实施，做到“事有所知、物有所管、人尽其责、物尽其用”。比如在采购计划与预算、供应商管理、订单跟踪、采购品质控制、采购价格与成本控制、采购付款与结算、采购绩效管理等项工作中，都需要一系列的表格来辅助完成工作，以实现采购工作的高效运作，体现制度的严肃性、可操作性。另外，图表具有简洁、明了、易操作、利于执行等优点，能在企业采购管理中迅速、直接、有重点地传达信息并明确地显示信息间的关系，因而图表在实际采购作业中发挥着重要作用。总之，管理图表化是企业规范化管理的主要实施途径，也是制度落实的重要途径。把制度转化为图表、用图表表达制度并将制度化的东西转化为可实际操作的内容，这就是在管理中使用图表的积极意义。142 采购管理图表的设计要点既然图表与制度相辅相成，是企业规范化管理不可缺少的因素，那么，企业就要做好图表的设计工作。在采购管理中，为了更好的发挥图表的上述作用，采购相关图表的设计要遵循以下5个原则，具体如图1-8所示。每张图表的内容都要与标题相对应，并传达一个明确的信息以采购管理制度为依托设计，为制度服务，辅助相关制度及工作的有效执行12图表的内容应少而精、清晰易懂，格式要简单明了，易于填写与使用对于表格来说，最好是一单多功能，以提高采购效率。如请购单不但可作为申请单位的需求凭证，还可提供给采购部作为核准采购的凭证、给会计部门作为审核付款的凭证、给仓储部作为验收数量的凭证等各种用途表格可尽量采用一次自动套写的方式，不必用复写纸，这样不但可节省填写的时间，也可减少出现错误的可能性；另外，将套印的表格迅速传送相关部门，进而提高采购的作业效率354图1-8 采购管理图表设计要点图解143 企业采购管理图表的种类管理中使用图表，就是将文字、数据等信息内容转化为图形、表格形式，方便接收者快速、准确地接收和理解所要表达的信息。这些图表自然是分为图形和表格两大类。其中，图形主要包括数据类图形和概念类图形两大类，前者主要以统计图（即通过Excel自动生成的图形，如饼图、柱状图、散点图等）为代表，后者包括树图、模型图、组织结构图、矩阵图等多种样式。这些图形在日常的工作中都比较常见，在此不一一列举。管理表格主要分为文字表、工具表、数量表三种，具体如表1-7所示。表1-7 采购管理表格的种类表格种类用途说明在采购管理中的应用文字表将文字信息按要求整理成表格形式，借以说明某一概念或某一事项制度中有关事项的概括表述、汇总名词术语解释、职责汇总等，多用文字表形式展现，以便一目了然工具表在工作中供人们使用的表单即在采购作业中，上传下达、作为凭证等的各类表单，如请购单、样品评估表等数据表用来呈现数据以便进行统计的表单一般用于所需采购物料的统计、供应商交货情况统计、采购数量统计与比较等本书后文中，就各项采购作业都提供了一系列的表格供参考，且大多为工具表。企业可根据自身实际情况进行个性化的设计、修改，做到简洁而不繁杂、务实而不空洞。15 企业采购管理流程设计151 采购管理流程设计要点流程设计是采购管理中的一项重要工作，尤其是对规模大、采购金额高的企业，更应重视采购管理流程、作业流程的设计、制作。所谓流程，就是解决一项工作“先做什么、后做什么、由谁来做、怎么做、如何有效地做”的一系列精心设计的活动，它清晰地表述了一项工作的若干个作业项目或工作环节及其责任人、责任人之间的工作关系等。而流程设计，就是企业根据自身需求、市场要求等来分析、设计、优化流程，以期达到规范化、流程化管理，为企业创造更多价值的目的。虽然采购的来源（国内采购、国外采购）、采购方式（询价、招标）、采购对象（物料、工程发包等）以及企业管理水平等方面的不同，各个企业在采购作业的细节上存在若干差异，但基本的流程则大同小异。那么，企业在进行采购管理流程设计时，应注意哪些要点呢？1事情（做什么与怎么做）：即过程与具体步骤，要注意关键点的设置以及各步骤的先后顺序，注意流程的流畅性、一致性。2人（谁来做）：即责任部门与责任人，应明确各项作业手续及核查责任，明确权责规定及查核办法，譬如请购、采购、验收、付款等权责均应予以区分。3时间：何时开始与何时完成，尤其是完成的时间要限定，注重流程的时效性。4标准（为什么）：即做得怎么样，要确保一个采购作业在各个阶段、关键环节均能追踪管制。譬如国外采购，从询价、报价、申请输入许可证、开信用证、装船、报关、提货等均应有管制要领及作业标准。153 采购管理流程图的绘制流程图能直观、形象地表现企业的各项业务流程，使流程的结构和运行过程更加清晰、明确，因而流程图的绘制是流程标准化的一项重要工作内容。采购管理流程设计人员必须掌握绘制流程图的方法，描绘出标准、科学、美观的流程图，以使其最大限度地发挥作用。如何绘制流程图，将流程设计的成果以书面形式展现出来呢？1确定采购流程范围按照上述流程设计步骤，先确定某项采购流程及其涉及范围、部门等，具体工作事项包括：理顺某一项采购工作的过程，找出过程中的各个环节及其相互间的关系；确定关键节点，明确各个关键节点的工作内容及工作标准；界定流程的范围，确定参与该工作的各个部门（岗位）以及他们的职能、权限、发挥的作用等。2绘制各项采购工作流程图目前国际上通用的流程图形式为“矩阵式”。绘图时，将流程图分成纵、横两个方向，纵向表示工作的先后顺序，横向表示承担该项工作的部门和岗位，从图的左上角开始，职位级别从高到低排列。这样，通过纵、横两个方向的坐标，就解决了先做什么、后做什么的顺序问题，还解决了由谁来做的责任问题。在绘制采购流程图时，流程设计人员可使用美国国家标准学会（ANSI）规定出的管理流程设计标准符号，并做到企业内部所有流程符号统一。在矩阵式流程图中，不同符号的含义是不同的，具体如表1-8所示。表1-8 矩阵式流程符号的含义说明表流程符号名称在流程中的含义符号示例椭 圆表示流程的开始或结束矩 形表示具体的任务或工作菱 形表示需要决策的事项带箭头的直线用来表示流程线倒 梯 形表示信息来源平行四边形表示信息储存与输出文档符号表示作业过程中涉及的文档信息实际上，绘制流程图可使用的标准符号还有很多。但是，为了流程图的简洁、明了，一般情况下，上表中的符号基本就可以满足实际需要了。3分析讨论流程图的准确性采购管理的各项流程图绘制完成后，设计人员应组织与流程有关的所有人员一起讨论、分析流程的准确性，对不当之处进行调整和修改。同时，最好挑选流程设计工作做得较好的一、两家单位，以其为“标杆”进行对比分析，寻找自己流程存在的不足并加以改进。4试行、调整改进流程采购流程设计完成，上报领导审批通过后开始在实际工作中试行。一般情况下，流程试行半年左右就能反映出一些问题。因此，相关人员要注意收集、分析、研究各项采购管理流程在执行过程中的各种反馈信息，并对现有流程进行梳理、调整。5修改流程图，汇入流程图册依据采购管理流程在实际使用过程中出现的问题，结合企业实际，改进现有流程，重新绘制流程图。修改过的采购管理流程图经相关领导审核、公司管理层审定后最终正式公示、执行，同时应一并归入企业管理流程图册。154 采购管理流程表现形式一般来说，企业的流程分为一、二、三级，即企业级流程、部门级流程和部门内具体工作流程。各个级别的流程图环环相扣，上一级别流程图中的某个节点，到下一级别就可能是一张完整的流程图。因此，在绘制采购管理的流程图时，应注意以下5个事项：1确定清楚流程的层级，做好流程图的编号。采购管理流程多半是二、三级流程，因而绘制采购流程图时，要按照企业惯例做好编号，上、下方各栏也要清晰填写，以便于信息化管理及方便存档。2整个流程应是一个从“开始”到“结束”的闭环过程，因此，采购流程图中要描述出流程的起点和终点，还要一一绘出流程的关键节点，避免遗漏某个节点。3注意流程节点的连接方式，是并行连接还是串行连接都要事先确定清楚；要注意每一节点的工作事项一定要与相应的职位对应；注意流程线的指向，以使流程图顺畅。4要将流程节点中的一些关键输入输出变量在流程图上标示出来。5每一个流程图都应尽量简单、明了，每个节点的内容应高度概括，不太重要的内容和解释说明性的文字可在流程说明中表述，没必要都在流程图中表现。至于采购管理流程图的表现形式，企业可根据自身情况设计，而矩阵式流程图、泳道式流程图都是企业常用的形式。在此，笔者列举3种样式的流程图供参考。示例一：部门名称流程名称负责人任务概要生效日期单位ABCD节点1节点2节点3节点4开始公司名称密 级共_页 第_页编制单位签发人签发日期示例二：流程名称任务概要流程层级流程编号编制人 开始编制单位密 级签发人及签发日期关键节点说明节点1节点2节点3示例三：业务执行程序单位ABCD开始需要说明的是，“示例三”是泳道式流程图的范本。从图中可以看出，此形式流程图也是通过纵、横双向坐标来设计流程，纵向为各分项具体工作环节，横向则是承担工作任务的部门、岗位（即执行主体）。实际上，它与矩阵式流程图非常相似，只是在业务流程的执行主体上，主要通过泳道（纵向条）进行区分。在应用时，企业可根据自身的实际情况和习惯，将其设计成“卧式”的，即将执行主体这一行做成列，将“自上而下的流向”做成“自左至右的流向”。第2章 采购组织管理21 采购组织管理工作目标及要点211 采购组织管理的工作目标采购组织是指完成采购任务的机构，是企业组织结构框架中的重要一环。采购组织管理，主要是构建企业战略采购团队，对采购部门组织进行设计、规定职务或职位、明确责权关系、人员配备、作业指导、绩效考核等，建立一支专业、高效的采购管理组织，进而达到如图2-1所示的目标。根据实现企业目标所需要的活动内容以及内、外部环境等因素，确定设立采购部门组织机构及其上下隶属关系等根据企业采购活动内容，按专业化分工的原则进行分类，并按类别设立相应的工作岗位规定采购组织各个职务或职位，明确各自的责任、工作内容，并授予相应的权力根据企业发展战略、采购内容等制定相应的规章制度，建立与企业其他部门之间的纵横关系，让采购活动规范化目标权责清晰、人适其岗、制度规范，高效完成企业采购的各项工作，实现企业规定的采购目标，满足企业经营发展的需要图2-1 采购组织管理工作目标图解总之，采购组织管理，就是要明确采购组织都有哪些工作、都有什么岗位、谁去做什么、该承担什么责任、具有什么权力、与采购组织中上下左右的关系如何以及与企业内其他接口部门之间如何沟通等。只有这样，才能避免由于职责不清造成采购活动执行中的障碍，让企业采购的各项工作有序进行，保证采购任务的及时完成，采购组织目标的顺利实现。212 采购组织管理的工作要点采购组织管理，关系着企业采购活动的正常开展，更关系着企业其他各项业务活动的正常运行。所以，做好此项工作非常重要。那么，企业管理人员、采购负责人在采购组织管理中，需要做好哪些工作呢？具体如图2-2所示。注意各岗位职责清晰、权责明确，避免模糊不清而误事，影响采购工作的有效开展，给企业带来不必要的损失采购管理组织的设立，要考虑如何去配合企业的生产经营目标以及与其他部门间的协调配合，以期发挥整体的作用，及时获得经济、有效的物资供应1注意人员的配备是否合理、是否因事设岗、岗适其人，避免机构臃肿、人浮于事，影响采购效率、增加企业人工成本注意各项规章制度是否完善、科学、合理，是否有助于采购工作的规范化操作、是否有助于提高采购效率、工作效益324依企业内外部环境的变化及经营发展状况，不断健全采购管理组织、完善采购管理制度体系，提升采购组织管理水平，适时提升采购职能的地位，让其成为企业的一个重要竞争因素，成为对企业发展具有重要战略意义的职能5图2-2 采购组织管理工作要点图解22 采购部的组织结构设计221 采购部的组织结构设计要点组织结构是为了实现企业的战略目标，以企业的价值链和主导业务流程为基础，通过对工作进行分工协作，在职务范围、职责及权力等方面所设定的框架机构体系。而采购部则是企业组织结构框架体系中的一个专业组织。不同的企业，会因其主营业务、采购需求、规模、外部环境、市场资源情况等内、外部因素，设置不同的采购部组织结构。而企业在设计采购部组织结构时，通常会考虑企业战略、规模、供应市场结构、人员类型、高层认知度、物资价格弹性以及客户需求等因素，同时遵循以下5个原则（如图2-3所示），以确保采购工作顺利、高效地开展，保证企业正常运转。精简原则：设置合理的采购流程，并根据采购需要设置岗位、配备人数，确保采购组织的高效性、灵活性，不可出现冗余、人浮于事等情况统一原则：采购部的组织结构设计应与企业的发展战略、性质、主营业务、规模等相适应；与整体发展目标相协调、与采购部门的职权范围相适应1高效的原则：根据采购的任务量考虑采购组织结构的大小，设计采购组织结构合理的管理幅度与层次，形成严谨、高效、专业的队伍责、权、利相结合的原则：职责清晰、权力明确、利益公平，三者相结合，达到协调统一，提升各岗位人员的工作积极性、主动性324动态管理原则：企业的采购组织结构并不是一成不变的，应随着企业的发展、市场的变化、内外部客户的需求等的变化而适当进行调整，动态的进行管理5图2-3 采购部组织结构设计要点图解总之，适合企业的就是最好的。比如能够适应市场环境变化的需要、适应企业内部各部门间沟通的顺畅、适应整体运行的高效率、能够及时供应企业所需各项物资等，就是适合企业的采购组织结构，就是最好的。另外，在现代的企业管理中，采购被越来越多的优秀企业从战略高度看待，将其视为成本中心，更视为利润中心，将采购视为企业日常运营中的一个核心环节，是直接影响企业盈利水平的关键环节。所以，企业在设计采购组织时要尽可能给予采购更高的定位、尽可能提高采购部门的汇报级别、尽可能推动跨部门的团队采购，以实现战略采购，发挥采购在企业运营中的核心价值。223 企业采购部的组织结构模板1不同规模企业采购部组织结构采购部组织结构的设立，主要取决于企业生产规模及所生产产品的性质、特点，还要考虑采购工作的实施和监督。因此，不同规模的企业，因其业务繁杂程度、对物资的品种需求、采购职能的重要程度、管理层自身的知识及认识水平等不同，其采购部的组织结构存在很大差别，如在企业总的组织结构中所占位置、隶属关系、内部岗位设置等均有不同。（1）小型企业采购部组织结构小型企业采购部的组织结构如图2-5所示。采购部经理采购专员A采购专员B图2-5 小型企业采购部组织结构示例（2）大中型企业采购部组织结构大中型企业采购部组织结构示例如图2-6所示。分管采购的副总行政科采购科运输科订货组票据组文书组追踪组物料组原料组零件组设备组包装运输组运输督查组运输事务组图2-6 大中型企业采购部组织结构示例（3）大型企业采购部组织结构大型企业采购部组织结构如图2-7所示。采购总监采购部经理采购总监助理采购计划主管采购主管采购合同主管采购行政主管采购计划专员采购预算专员采购专员A采购专员B采购合同专员采购结算专员文员采购成本控制专员供应商管理专员图2-7 大型企业采购部组织结构示例23 采购部的职能与工作职责231 采购部的职能采购部的职能是指采购部在企业部门分工与合作中的责任，主要包括采购职能、执行职能以及采购管理和支持职能。将这些职能逐级分解为可执行的作业项目，具体如表2-1所示。表2-1 采购部职能及职能分解说明表序号工作职能职能分解1采购职能 根据企业的生产经营战略目标、所需物资状况等制定采购计划与采购预算 依据采购计划与预算，完成各阶段不同的采购指标，适时、适量供应所需物料 对采购过程进行追踪、评估、改进等 新品、新项目的开发和引进，企业所需物资的补充与退换、品种结构的调整 所采购物资资料的检验与维护2执行职能 执行企业的采购理念、相关采购制度与政策 履行采购职能，认真执行企业下达的各项采购任务 依据企业对物料的需求，选择、评估、确定供应商 进行采购谈判并签订采购合同 协调物资的配送、调拨，确定合理的库存量，并对库存量进行实时监控3采购管理及支持职能 管理职能：采购部组织结构设计与调整；制定采购政策及各项管理制度；采购人员的招聘与培训管理；采购绩效考核管理；采购成本管理等 支持职能：为企业各相关部门提供有益的信息（详见第1.1.2）232 采购部的工作职责企业的采购部门主要负责采购企业所需的各类物资，其主要工作职责如表2-2所示。表2-2 一般企业采购部主要工作职责说明表序号工作职责职责说明1采购计划制定 依企业的产销计划、存料及耗用等数据资料，制定年度、季度、月度采购计划 制定采购战略规划及原材料等的采购计划 关注企业产销及发展状况，分析采购需求，为各项计划的制定、调整提供依据 根据采购计划、所需物料市场价格等编制采购预算2资源市场调研 调查采购市场状况，如资源分布、供应商、品种质量、价格、交通运输等，掌握产品供应状况、渠道等，不断优化采购策略、渠道等 寻求新材料、替代品等，改善物资供应状况、减低采购成本 收集相关政策、法规，规避采购风险 撰写资源市场调查报告，为领导决策提供依据3供应商管理 寻找供应商，评估其信用、产品状况等，进而正确选择供应商 分阶段对供应商进行评估，对供应的价格、品质、交期、交量等作出评判 供应商考核、优化，并依据具体情况开发新的供应商 建立供应商档案，并与之建立良好的供应合作关系4采购实施 根据采购规划，及时组织人、财、物，实施各项采购计划 询价、比价、议价，组织进行采购谈判，确定价格、产品规格、交货期、运输及相关条件，签订完整的采购合同 采购订单的制定、发放、跟进与保存，交货的催促与协调 采购货款的请款与付款5物料品质与库存管理 对采购的物料进行验收、入库、保管、保养，确保物料品质 关注物料库存状况、发货情况，对库存量进行实时监控 确定合理的库存量，预防呆料、废料的产生，及时处理呆、废料6信息管理 有关采购过程的各项信息资料的管理 采购合同管理 供应商信息管理 物料信息管理 采购人员的档案管理7采购成本控制 制定措施控制物料采购价格、采购成本 分析采购物料的成本结构，评估产品成本、分析竞争情况 核定与控制储备资金8人员管理 规划和配置采购部的人员岗位及职责 招聘、培训采购人员，推动采购人员的晋升和职业生涯发展 监控采购作业进度，约束和规范采购人员的行为 对采购人员的绩效考核9其他职责 向相关部门定期或不定期地反馈采购信息，实现采购部的支持职能 与各相关部门及时沟通协调，以保证采购工作的顺利进行 其他相关职责233 各类型企业采购部职责示例1酒店、宾馆采购部工