公司项目分析报告.doc

实验报告宁夏龙平农业机械有限公司项目报告一、企业概况：宁夏龙平农业机械有限公司是成立于一九九八年的个人独资企业，主要经营农用手扶拖拉机、单缸柴油机及配件的批发零售工作。公司在经营中坚持品牌和品质、诚信经营与真心服务想结合的宗旨。2007年销售收入3219万元，实现利润总额150万元，2008年1-6月销售收入1752万元，利润总额69万元。在2002年-2007年连续六年被工商局评为“质量信得过经销单位”和“消费者信得过单位”，2007年和2008年被兴庆区消协评为“诚信单位”宁夏农机生产与流通协会先讲单位，公司的诚信同时也获得了许多生产厂家的好评。2002年被中国常柴股份有限公司评为“全国优秀经销商”2005年至2006年连续被常州亚美柯集团评为“星级经销商”的光荣称号。先后成为“中国常柴股份有限公司”“常发集团常州常发动力机械有限公司”“州亚美柯机械设备进出口公司”“江苏仪征双环公司”“山东鑫亚工业股份有限公司”“山东康达集团”“河南中原内配公司”等多家国内知名企业在宁夏的特约经销商。以下是公司行政管理的组织机构图董事长总经理财务部销售部配送部业务部图1.1 组织机构图二、发展战略：龙平农业机械有限公司的现阶段发展目标是:三至五年内通过降低运营成本和参与政府补贴项目，扩大市场占有率，在整体实力和经营水平上，成为本地区同行业中占绝对优势、成为西北地区同行业中名列前茅的大型农机产品销售代理企业。龙平公司信息系统建设的目标，是以强化公司管理为中心，以经营战略管理、市场营销管理、财务管理、库存管理为重点，建立健全管理制度，理顺各部门的关系，借助信息系统提高工作效率和管理水平。三、SWOT分析：优势：龙平公司建立之初就以“最低的价格卖最好的产品”为宗旨，代理我国著名品牌“常柴”的农机产品并由厂家直接分派三包业务员进行售后服。龙平公司以销售高质量产品和优质的售后服务，在2002年-2007年连续六年被工商局评为“质量信得过经销单位”和“消费者信得过单位”，2007年和2008年被兴庆区消协评为“诚信单位”宁夏农机生产与流通协会先讲单位，公司的诚信同时也获得了许多生产厂家的好评。在企业的信息化建设方面，龙平公司在宁夏地区的同行业中率先使用管理软件对企业事务进行管理，公司选择管家婆软件对公司的财务和销售业务进行处理。劣势：宁夏农机产品市场所销售的产品品牌繁多，质量良莠不齐，一些小品牌产品质量低，但在价格上占有优势，一些二级代理商和农户在忽略质量的情况下更愿意买低价格产品，这使得龙平公司在价格上处于劣势。机会：龙平公司正在积极参与国家为扶持农户而推广的农产品购置补贴项目，在增报产品中有多种农机产品中标，这有利于公司扩大市场份额、提升知名度，提高企业综合竞争力。威胁：农资城里其它公司也陆续上了管家婆软件，管理信息系统的使用使各公司管理效率得到很大提升，不断缩小了与龙平公司的差距，龙平公司在农资城的龙头地位受到威胁。四、存在的问题：公司内部实行总经理一把手管理模式，加之公司自上而下都是亲属，因此存在很多问题。经过总结有以下几点问题 1、龙平农业机械有限公司是典型的家族式企业，从高层管理者到基层业务员都有一定的亲属关系，因此在实际工作中权责不明，业务管理缺乏规范性，人员随意性强。2、公司的柴油机、拖拉机等大型产品都摆放在室外，而柴油机配件、润滑油等小型产品则堆积在营业室和办公楼里，比较混乱，给进货、发货以及盘库都带来极大的不便。3、公司信息系统不完善，部门之间交流过少。公司的信息系统主要是管家婆软件，但只限于在公司财务和销售环节，而在库存管理和人事管理方面还需要再建设。一、系统规划（一）系统开发背景与调查结果 （1）开发背景龙平公司是一个商业销售组织，该公司是众多知名农机生产企业的一级代理商，主要业务是品牌区代理兼营零售，制造商将货物发到公司，公司再以区代理的身份将货物配送至宁夏、内蒙古等地的二级代理商和区内各市的零售商。其全部数据处理都由人工操作。公司之前的经营主要侧重于农机的销售，为了满足顾客对农机配件、润滑油等相关产品的需求，增强企业在同行业中的竞争力，公司扩大了经营范围。现在公司销售的商品品种丰富，产品流量大，因此业务人员及库存人员的工作量十分庞大。经营品种、范围和数据处理的工作量大大增加，需要建立一个库存管理系统，以减轻库存工作人员的劳动强度，提高管理水平，适应新的发展。（2）系统调查结果现行系统的组织结构及工作任务：现行系统在董事长的领导下，设有销售部配送部和财务部和业务部，如下图所示。该公司是众多知名农机生产企业的一个代理商，主要业务是品牌区代理兼营零售。公司现运用管家婆软件对公司业务进行管理，但只应用于财务和销售模块，而库存方面，没有切实应用管家婆软件进行管理 二、业务流程规划龙平公司是正在成长中的企业。管理与运营业务流程还不够完善，根据公司的发展目标与战略，一些流程需要进行改革。1 对公司原问题进行分析，龙平公司流程图设计如下处理数据存储物或单据物或信息流输入或输出物外部环境采购部制定采购计划财务部拨款购买运输验收库管部销售部接收客户订单及反馈信息发货装配收款记账开票付款客服人员售后维修董事会审批客户查看库存量出库处理库存清单出库申请单位发货单入库单入库图1.2 业务流程图物资采购员验收单验收入库入库单入库管理登记库存管理库存清单统计主管客户查询表订货单销售部出库申请单出库管理登记发货单财务部配送部配送图1.3 库存管理业务流程图2业务流程与现有组织机构的关系 表1.1 流程/组织矩阵表 组织流程董事经理财务经理出纳业务员销售员售后人员制定采购计划发订单采购运输验收入库入库管理库存数据管理出库管理发货配送客户订货客户服务市场研究销售计划市场调查售销分析售货收款付款制定财务计划记账会计核算账表处理三、信息系统总体结构规划1. 龙平公司信息需求分析(1)流程-信息表表1.2 流程-信息表流程产生的信息使用的信息制定采购计划采购计划库存数据、定货数据发订单采购订单、供应商档案采购计划采购采购数据、采购发票采购订单运输采购订单验收验收报告验收申请单入库管理入库单采购数据库存数据管理库存数据入库单、出库单出库管理出库单销售数据库存数据统计库存报表库存数据发货发货单配送顾客档案发货单客户订货合格定单、订货数据订货单、客户服务顾客档案订货单市场研究销售计划市场数据、订货数据销售计划销售计划市场数据、库存数据市场调查市场数据外部数据售销分析销售统计分析销售数据售货发货单订货数据收款记账凭证销售发票付款记账凭证采购发票制定财务计划财务计划报表记账记账凭证销售发票、采购发票等原始单据会计核算总分账、明细账、日记账记账凭证账表处理报表总分账、明细账、日记账根据前面的分析，可以得出主题数据与企业流程的关系表1.3 流程-主题数据矩阵（U/C矩阵）调整后的UC矩阵表1.4 流程-主题数据矩阵（U/C矩阵）系统功能规划与子系统划分：表1.5 基本功能子系统的划分子系统的类型及相互关系示意图基本功能子系统表1.6 采购管理子系统系统名：龙平农业机械有限公司 编号：1子系统类：基本功能子系统 子系统名：采购管理子系统输入主题数据：库存数据、定货数据、采购订单输出主题数据：采购数据、采购发票、供应商档案、采购计划功能说明：进行企业日常所需物品或销售产品的购买和运输的管理，并制定采购计划和产生采购数据备注：表1.7库存管理子系统系统名：龙平农业机械有限公司 编号：2子系统类：基本功能子系统 子系统名：库存管理子系统输入主题数据：采购数据、验收申请单、入库单输出主题数据：验收报告、库存单、出库单、库存数据、盘库表功能说明：对企业的销售产品进行科学的合理的管理，确保企业的利益以及使企业的总体目标得以实现备注：表1.8 销售管理子系统系统名：龙平农业机械有限公司 编号：3子系统类：基本功能子系统 子系统名：销售管理子系统输入主题数据：销售数据、发货单、订货单、订货数据、市场数据输出主题数据：顾客档案、销售计划、销售统计分布、发货单功能说明：进行营销情报的收集和目标市场的选择，并根据获得的市场情报和目标市场特征，制定企业的营销计划和营销方案备注：表1.9账务管理子系统系统名：龙平农业机械有限公司 编号：4子系统类：基本功能子系统 子系统名：账务管理子系统输入主题数据：销售发票、采购发票、报表、记账凭证、输出主题数据：账务计划、记账凭证、总分账、明细账、日记账、报表功能说明：对企业的资产和所产生的收益采用各种账务的形式进行科学的管理，避免和减少坏账、死账的出现，直接反映企业的各个季度或年度的损益情况，确保企业的目标得以实现备注：（其他子系统从略）二、系统分析报告一、企业概况：宁夏龙平农业机械有限公司是成立于一九九八年的个人独资企业，主要经营农用手扶拖拉机、单缸柴油机及配件的批发零售工作。公司在经营中坚持品牌和品质、诚信经营与真心服务想结合的宗旨。2007年销售收入3219万元，实现利润总额150万元，2008年1-6月销售收入1752万元，利润总额69万元。在2002年-2007年连续六年被工商局评为“质量信得过经销单位”和“消费者信得过单位”，2007年和2008年被兴庆区消协评为“诚信单位”宁夏农机生产与流通协会先讲单位，公司的诚信同时也获得了许多生产厂家的好评。2002年被中国常柴股份有限公司评为“全国优秀经销商”2005年至2006年连续被常州亚美柯集团评为“星级经销商”的光荣称号。先后成为“中国常柴股份有限公司”“常发集团常州常发动力机械有限公司”“州亚美柯机械设备进出口公司”“江苏仪征双环公司”“山东鑫亚工业股份有限公司”“山东康达集团”“河南中原内配公司”等多家国内知名企业在宁夏的特约经销商。二、系统环境的初步调查系统环境的初步调查采用的重要方式是系统分析与设计人员走访龙平公司，与公司上下层进行交谈，了解他们的信息需求，并到实地进行观察了解，经过初步调查，了解到龙平公司情况如下：龙平公司是一家个人独资企业，公司是从代理商发展起来的，主要代理常发集团的品牌，但也与其他农机生产商有业务往来。主要经营农机以及农机配件，销售规模比较大。公司由于是家族管理模式下的经营方式。董事长主管外部市场的业务往来，总经理主要管理公司内部人员以及公司正常业务的往来，公司下设财务部，销售部，业务部和配送部，有三个仓库以及300平米的营业面积。公司信息管理的主要方式大多基于文件，表格等手工操作，对于工资核算，财务处理已经开始使用管家婆软件进行管理，但是库存管理经常出现错误，给公司带来一些不必要的损失。企业领导已经逐步认识到计算机应用到管理部门的重要性，急需先进的管理手段，使各部门工作规范化、程序化，提升企业内部的管理工作。但是公司没有专门的计算机开发及应用的专业人员，为此，公司引进了管家婆软件并在一财务和销售环节使用，使员工的工作简化，管理者对数据的掌握更加明了及时，但在库存这一方面货物的存储和盘点都是基于表格、文件等纸介质的手工处理，工作量大、容易出错，管理方式因人而异，缺乏系统、规范的管理体制。从公司行政管理和职能分工角度划分，龙平公司的组织机构图如下所示。董事长总经理总会计师副总经理采购部销售部财务部售后部仓库图2.1 组织机构图公司内部实行总经理一把手负责制，董事长对公司的采购、销售和管理全面负责，总经理负责日常事物，主管各部门主管，业务管理缺乏规范性，随意性强，对管理人员的经验和水平有很大的依赖性，加之公司自上而下都是亲属，因此存在很多问题。经过总结有以下几点问题： 1、龙平农业机械有限公司是典型的家族式企业，从高层管理者到基层业务员都有一定的亲属关系，因此在实际工作中权责不明，业务管理缺乏规范性，人员随意性强。2、公司的柴油机、拖拉机等大型产品都摆放在室外，而柴油机配件、润滑油等小型产品则堆积在营业室和办公楼里，比较混乱，给进货、发货以及盘库都带来极大的不便。3、公司信息系统不完善，部门之间交流过少。公司的信息系统主要是管家婆软件，但只限于在公司财务和销售环节，而在库存管理和人事管理方面还需要再建设。企业领导希望通过建立新型的管理信息系统，使企业管理工作更加规范化、制度化和程序化，促进企业管理的基础工作，提高信息处理的速度和准确性，方便企业领导对整个企业的管理控制以及时了解企业经营及管理情况，提高员工业务能力和管理的整体水平。三、系统的可行性研究在对龙平公司进行初步调查时，明确了公司存在的问题，也了解到公司领导对于企业建立信息系统的初步构想，并且对系统建立的可行性进行分析。经过初步讨论，制定了龙平公司建立新信息系统的主要目标为：开创新的信息系统，专用与公司人员以及库存的管理，提高信息处理的速度和准确性，从而加强公司对于资源的有效利用率，提高公司整体的管理水平。公司管理信息系统的范围与边界：该信息系统的建立主要服务于公司内部的库存管理，涉及公司仓库管理，销售管理，采购管理和财务管理，系统能够对企业新进产品的数量、质量、品种、供应商等信息以及产品的销售和采购提供存储、更新、查询、统计等功能。以下是对系统目标和环境进行分析的基础上，从技术可行性、经济可行性、管理可行性等几个方面进行系统的可行性分析。1、技术可行性：新系统准备采用面向对象的可视化语言“Visual Basic 6.0”来开发，它易学易用功能强大，更重要的是它具有强大的数据库访问功能。新系统准备采用的核心技术是数据库技术，利用数据库技术便于对数据的增加、删除、修改等功能进行统一的控制，也有利于将来应用的扩展，程序具有较高的独立性，系统的界面友好生动、简单明了、操作简单。另外，本系统的硬件设备要求较低，无需配置高档设备，只需要计算机、打印机及其他普通设备，这对于简单的小企业来说很容易实现。由此可见，该系统具有技术上的可行性。2、经济可行性：虽然开发这个系统需要初始成本和日常维护费用，但它可以提供比以前更为准确、及时、适用的信息，为领导决策提供有利支持，促使体制改革和提高工作效率，在减少人员费用、改善工作条件方面也有得天独厚的优势。3、管理可行性：科学管理是建立管理信息系统的前提，龙平公司可以培训系统的管理人员建立一整套管理体制，通过培训使管理人员掌握先进的科学管理技术，适应新时代新形势发展的要求。以使系统能够有效地运行，跟上企业前进的步伐。四、现行系统的详细调查为了了解企业信息需求和进行系统分析与设计的重要基础工作，所以要对龙平的各项业务管理工作进行全面的调查研究。我们采用的调研方法是走访，通过交谈、资料查询以及对其公司系统的操作。调查目标包括企业的发展现状、目标、战略、经营情况、销售渠道、内部管理等。公司现行的管理软件是管家婆，主要是对公司财务和人事进行管理，但存在的漏洞比较大，而且管理起来也不是十分得心应手。通过实地的考查和之后对龙平公司管理业务流程的进一步分析，我们得出了龙平公司系统流程图，并借此工具来描述该公司的管理业务流动，进行规范化说明。注：处理数据存储物或单据物或信息流输入或输出物外部环境龙平公司业务流程图：采购部制定采购计划财务部拨款购买运输验收库管部销售部接收客户订单及反馈信息发货装配收款记账开票付款客服人员售后维修董事会审批客户查看库存量出库处理库存清单出库申请单位发货单入库单入库图2.2 业务流程图库存管理业务流程：物资采购员验收单验收入库入库单入库管理登记库存管理库存清单统计主管客户查询表订货单销售部出库申请单出库管理登记发货单财务部配送部配送图2.3 库存管理业务流程图五、新系统逻辑模型的提出在对龙平公司管理方式和业务流程进行认真分析和研究的基础上，摆脱公司现有组织机构和业务分工的局限性，从管理只能和业务流程出发，得出了信息系统中应有的数据流和数据结构。首先，对龙平公司生产经营管理工作的总体情况进行分析，划分出几个主要的管理功能，并明确各功能之间的联系，绘制出数据流图的顶层图。龙平公司顶层数据流程图：库存信息产品销售信息分销商产品销售明细表 银行财税管理部门销售管理财务管理库存管理产品供应信息产品供应商产品库存明细表往来信息采购管理采购数据销售数据报表图2.4 顶层数据流程图从图上可以看到龙平公司的信息管理功能从总体上分为经营销售管理、财务管理、库存管理和采购管理四大部分。销售部门根据市场情况分析和与产品分销商签订的销售合同制定销售计划；采购部门根据销售计划和库存清单制定采购计划；库存管理部门根据采购入库单和出库单对入出库数据进行核算，生成库存清单和查询表；财务部门对公司的所有财务收支情况进行管理，并形成财务报表。（1）库存管理数据流图：顶层数据流图仅从总体上反映了公司的信息联系，按照自顶向下、逐层分解的数据流程分析方法对顶层图进一步细化。下面对库存管理功能进一步细化，得到库存管理功能的一级细化图如下所示： 顶层图：主管物资采购员F1入库单1入库管理2库存处理3出库管理D1库存数据4统计销售部F2出库申请单F4查询表F3出库单配送部图2.5 顶层图底层图：物资采购员11验收F112入库F1.1入库单2库存处理D1库存数据4统计D2库存清单F4主管领导配送部32登记31接收申请F233出库管理销售F3D3出库数据财务部图2.6 底层图 数据流图分析只是对数据处理和彼此之间的数据联系进行了说明，为了进一步说明数据的详细内容和数据处理过程，现将最底层数据流图中的数据流、数据存储、和数据处理（加工）通过数据词典描述，以便于此后系统设计的进行。（2）数据词典表2.1 数据流数据流系统名：库存管理系统 编号：F1条目名：入库单 别名： 来源：“物资采购员”去处：“验收”数据流结构： 产品ID 产品名称 产品名称 产品型号 入库时间 仓库ID 数量 单价 入库员 备注简要说明：修改记录： 编写小姚日期2008-1-1审核小亮日期2008-3-12表2.2 数据存储数据存储系统名：库存管理系统 编号：F3条目名：出库单 别名：存储组织：二维表记录数：产品数量数据量：5k/月主键：产品ID辅键：数据流结构： 产品ID 产品名称 产品名称 产品型号 入库时间 仓库ID 数量 单价 入库员 备注简要说明：用此存储产品出库信息修改记录： 编写曹二日期2008-5-20审核大灰狼日期2008-5-30表2.3 数据元素数据元素系统名：库存管理 编号：F1条目名：产品ID 别名：所属数据流： 出库单、入库单、查询表存储处：存货档案数据元素属性： 类型： int 长度： 4 取值范围及含义：第12位：所属部门代号，一库房 01 二库房 02 三库房 03 第35位：顺序号 简要说明：修改记录： 编写小亮日期2008-03-20审核小绵羊日期2008-3-26表2.4 数据加工加 工系统名：库存管理系统 编号：1.1条目名：入库 别名：输入：验收申请单输出：入库单主键：产品ID处理逻辑： 将“验收申请单”存储在“验收申请单”中，并按产品编号进行汇总，分析，生成“入库单”简要说明：修改记录： 编写小姚日期2008-6-30审核小亮日期2008-7-2三、信息系统设计一、系统总体结构设计1. 系统总体功能结构根据系统分析的结果，按照结构化的系统设计方法，龙平公司管理信息系统从功能上可做如下图所示的子系统划分。龙平公司管理信息系统采购管理子系统库存管理子系统销售管理子系统财务管理子系统图3.1 龙平公司管理信息童子系统划分其中，龙平公司的库存管理子系统相对较弱，所以我们针对库存管理子系统做如下设计。 库存管理子系统物资采购入库管理出库管理库存管理物资采购统计物资价格查询物资验收统计入库产品管理入库产品统计入库产品验收出库申请单审查出库申请单统计出库发货单统计库存产品登记库存管理清单统计库存管理查询图3.2 库存管理子系统的H图二、系统详细设计1.数据库设计库存信息管理中所涉及到和主要实体集及其属性如下：采购信息表采购ID，采购负责人，供应商名称，采购日期，产品名称，产品型号，数量，单价，备注员工信息表员工ID，员工姓名，性别，年龄，部门，备注产品入库表产品ID，产品名称，产品型号，入库时间，仓库ID，数量，单价，入库员，备注产品出库表产品ID，产品名称，产品型号，出库时间，仓库ID，数量，单价，出库员，备注用户信息表用户名，密码，用户类型，库存管理员员工编号，员工姓名，性别，年龄、部门供应商信息表供应商ID，供应商名称，与企业关系，产品名称，产品类型，产品价格，联系电话，备注盘库视图产品ID，库存数量，产品名称，产品型号，仓库ID采购员属于人数采购部门采购产品归于库存管理入库量组成仓库库管员存量 图3.3 库存管理E-R图2. 代码设计订单编号代码设计：L xx xx xx 顺序号 月份 年份 龙平公司图3.4 代码设计码例：L091030 含义为龙平公司2009年10月的第30条订单采用B/S 模式设计， 借助于sql软件 表3.1员工信息表字段名称数据类型字段大小格式默认值员工IDInt4员工姓名Varchar50性别Varchar50男年龄Numeric9部门Varchar50备注Char100表3.2 产品入库表字段名称数据类型字段大小格式默认值产品IDInt4产品名称Varchar50产品型号Varchar50入库时间Datatime8xxxx-xx-xx仓库IDInt4数量Numeric9单价Money8入库员Vahchar50备注Varchar100表3.3 产品出库表字段名称数据类型字段大小格式默认值产品IDInt4产品名称Varchar50产品型号Varchar50出库时间Datetime8xxxx-xx-xx仓库IDInt4数量Numeric9单价Money8出库员Varchar50备注char100表3.4 采购信息表字段名称数据类型字段大小格式小数位数默认值采购IDInt4采购员负责人Varchar50供应商名称Varchar50采购日期Datetime8yyyy-mm-dd产品名称Varchar50产品型号Varchar50数量Numeric9单价Money8备注Char100表3.5 仓库信息表字段名称数据类型字段大小格式小数位数默认值仓库IDInt4产品名称Varchar50库管员Varchar50备注Char100表3.6 供应商信息表字段名称数据类型字段大小格式默认值IDNumeric9供应商IDVarchar50供应商名称Varchar50与企业关系Char20亲密产品名称Varchar50产品类型Varchar50产品价格Money8联系电话Numeric9备注Char20表3.7 库存盘点视图字段名称数据类型字段大小格式默认值产品IDInt4库存数量Numeric9产品名称Varchar50产品型号Varchar50仓库IDInt43、用户交互界面由于龙平公司管理信息系统的最终用户是业务管理员，从他们的应用需求出发系统采用了基于菜单选择、填写表格等友好的人机交互方式。具体的业务数据处理功能，从交互界面的性质上主要分为三类：（1） 数据编辑（2） 数据查询（3） 数据输出