办公室5S管理手册-

办公室 5S 管理手册 一 目的 为配合公司质量管理体系的有效实施 创造良好的工作环境 和谐融洽的管理气氛 提升员 工真 善 美的品质 不断规范日常工作 促使 5S 活动向 形式化 行事化 习惯化 演变 塑造公司良好的形象 特编写了办公室 5S 管理手册 二 范围 5S 管理手册详实地介绍了 5S 的定义 目的 效用 推行要求 三 定义与目的 5S 就是整理 SEIRI 整顿 SEITON 清扫 SEISO 清洁 SETKETSU 素养 SHITSUKE 五个项目 因日语的罗马拼音均以 S 开头 简称为 5S 1S 整理 定义 区分要与不要的东西 工作现场除了要用的东西以外 其他一切都不放置 目的 将 空间 腾出来活用 2S 整顿 定义 要的东西依规定定位 定方法摆放整齐 明确数量 明确标示 目的 不浪费 时间 找东西 提高工作效率 3S 清扫 定义 清除工作现场内的脏污 并防止污染的发生 目的 消除 脏污 保持职场干干净净 明明亮亮 4S 清洁 定义 将上面 3S 实施的做法制度化 规范化 维持其成果 目的 通过制度化来维持成果 5S 素养 定义 培养文明礼貌习惯 按规定行事 养成良好的工作习惯 目的 提升 人的品质 成为对任何工作都讲究认真的人 四 5S 实施要求 办公室要求 办公桌 图 1 入座后左边办公桌 电脑屏幕 纸篓 键盘 台式文件柜 鼠标 活动办公柜 笔筒 便笺 电话 过道 图 2 入座后右边办公桌 桌面文件柜物品摆放标准 各部门可按本部门特点制定规范 内部统一 建 议按照如下标准存放文件 第一层 待办文件 第二层 待办文件 第三层 已办文件 座椅 座椅 电脑屏幕 纸篓键盘 台式文件柜 活动办公柜 日历 文件架 文件架 笔筒 日历 电话 便笺 鼠标 过道 第四层 已办文件 第五层 已办文件 文件夹使用标准 1 均统一选用蓝色系文件夹 2 目录标准 1 尺寸 5 5X30cm 2 字体标准 华文中宋小初 3 对齐方式 上对齐 4 颜色 白底黑字 序号 内 容 时 间 负责人 1 无污点 无灰尘 每日 使用者 2 桌面不得放置私人物品 每日 使用者 3 每日使用的物品整齐有序固定位置摆放 包括电话 文件柜 电脑 个人使用的打印机 文件夹 日历 笔筒 便笺 不得摆放闲置不用的物品 每日均不使用 图一 二 每日 使用者 4 文件柜应整齐 将待办文件和已办文件由上到下有序排列 可参见桌面文件柜物品摆放标准 每日 使用者 5 文件夹整齐竖立 不影响正常工作 每月不使用的资料不 得放置在桌面的文件夹 每日 使用者 5 文件分类区分和整理 每季度 每半年或者每年使用一次的 个人资料应区分 设置独立的文件夹 标识后进行区域存放 并将使用频繁的资料文件夹放置在其他材料的外部 一月使用一次的物品 每天都使用的物品和每小时都要使用 的物品应保存在办公桌或随身携带 按需要 使用者 6 文件夹应粘贴标识 标识应醒目区分所存材料 区分是否进 行处理 严禁将保密材料放置在桌面上 参见文件夹使用标 准 使用文件盒 参见文件盒使用标准 使用前 使用者 7 电脑以及打印机等电器连接线不应过长 固定连接线应有序 打结和捆绑 每日 使用者 8 办公抽屉应摆放整齐 并按照使用频次依次由里至外 下至 上的循序摆放 零散物品应装盒或袋 个人物品应放在抽屉 的最下层 参见办公柜物品摆放标准 立式文件柜物品符合摆放标准 每日 使用者 9 衣服柜应整齐挂在个人衣柜中 每日 使用者 10 电脑显示器置写字台左前角或中间 竖式主机置桌面下 每日 使用者 11 卡座屏风 除规定张贴的使用者信息外 内外侧不允许有任 何张贴 每日 使用者 12 垃圾篓置写字台下 罩塑料袋 桌洞下不得堆积杂物 每日 使用者 13 每日整理桌面 关闭电源 整理物品 保持固定的位置 离开前 使用者 文件盒使用标准 1 均统一选用蓝色系文件夹与牛皮纸文件盒 2 侧面目录标准 1 尺寸 4X18 3cm 2 字体标准 宋体初号加黑 3 对齐方式 上对齐 4 颜色 白底黑字 3 首页目录标准 1 目录格式标准分为序号 编号 文件名称 备注 见附表 2 编号标准要求 QHDMCC 秦皇岛移动 ZHB 部门开头字母 X001 X 文件编号 3 目录纸张标准 B5 4 字体标准 范例 4 封面目录标准 横幅 1 尺寸 8 0X5 0cm 2 字体标准 宋体加黑二号 3 对齐方式 居中 3 颜色 底色为白色 5 文件索引要求 1 同类型文件需加装封面 封面可采用粘贴 铁夹或装订形式 按顺序 自下而上错开索引标志 2 索引标志只需要手写编号即可 3 首个文件索引从文件底部开始 办公柜物品摆放标准 1 活动办公柜物品分层标准如下图所示 2 第一层抽屉摆放规范 第一层 办公用品 第二层 笔记本 学习记录 培训笔 记 第三层 个人用品 包 茶叶 订书器 散物架 计算器 立式文件柜物品摆放标准 1 顶部无杂物 少量绿色植物除外 2 柜体整齐 净 玻璃清洁无手印 3 上柜第一层放置各种业务书籍 学习书籍 第二层放置各种档案 文件夹 4 下柜放置各种物品或需保存资料 并贴明标签区隔物品种类 型号 5 标签按照公司统一标准制作 粘贴 办公室要求 办公椅 序号 内 容 时 间 负责人 1 无污点 无灰尘 每日 使用者 2 办公椅上不得放置或者搭挂衣服或背包等物品 每日 使用者 3 办公椅应整齐放置在固定位置上 方向应对应办公桌 不得歪斜 每日 使用者 4 人离开时椅子调正 离开半个小时以上 椅子应放回桌洞内 每日 使用者 办公室要求 公用设施 序号 内 容 时 间 负责人 1 无污点 无灰尘 每日 使用者 2 公用设施应放置在指定专用位置上 便于共同使用 每日 使用者 3 办公室设施应进行标识 并明确责任者和监督者以及设备 状态 红色代表故障 绿色代表正常 每日 使用者 4 报刊 图书等摆放架应整齐 看后及时放在报架上 每半 月及时更新报纸 每年不使用的图书或资料及时撤柜 并 要时存档 图书资料摆放应统一方向 便于识别 使用后 应原位放好 每日 使用者 5 暂时存放文件的存储柜应整齐 文件应分类分区标识后摆 放 便于查阅 机密文件应专人上锁保管 每日 使用者 6 下班前及时关闭电源 每日 责任人 办公室要求 地面和墙壁 序号 内 容 时 间 负责人 1 无污点 无灰尘 蜘蛛网等 污秽应即擦拭除去 每日 使用者 2 垃圾分类 并送往指定地点 每日 使用者 3 地面无纸屑 烟头 办公室内禁止吸咽 每日 使用者 4 地面不得长期 5 天以上 堆放物品 包括资料 临时 堆放物品应放在制定的区域 不得影响正常进出 整齐 摆放 每日 使用者 5 墙壁上悬挂的壁画 宣传材料等不得歪斜 每日 责任人 6 窗台上除放置的花草外 不得放置其他物品 每个墙台放 置的花草数量应小于 3 并均匀放置 花草大小应适宜 不得影响正常工作 枯萎的花草应及时撤离 每日 责任人 7 门窗玻璃上除粘贴责任人标签和部门标识外 不允许粘贴 其它物品 每日 责任人 会议室要求 序号 内 容 时 间 负责人 1 无污点 无灰尘 垃圾及时清理 每日 责任者 2 公用设施应放置在指定专用位置上 便于共同使用 并保 持整洁 配套设施应齐全和完整 如饮水机桶装水 纸杯 茶叶等 核查食物品不超过保质期 每日 责任者 3 公用设施应进行标识 并明确责任者和监督者以及设备状 态 红色代表故障 绿色代表正常 每日 责任者 4 桌椅应完好 离开会议室前 应将椅子推放到桌子下 每日 使用者 5 会议室门外应对会议室的使用状态进行标识 如会议室正 在使用 空闲 每日 使用者 6 会议室墙台上禁止防止任何物品 保持清洁 每日 责任人 7 长期使用会议室 超过一天 应按照办公室要求实施 每日 使用者 8 临时使用的电源线应安全整齐 每日 使用者 9 桌面堆放的材料应有序 不得平铺在整个会议室中 每日 使用者 10 离开前应关闭所有电源设施 每日 使用者 吸烟间要求 序号 内 容 时 间 负责人 1 地面无污点 无灰尘 每日 责任者 2 公用设施应放置在指定专用位置上 便于共同使用 并保 持整洁 每日 责任者 3 烟灰缸应整洁放在桌面上 每日 责任者 4 烟灰缸中的烟蒂不应超过烟灰缸的 1 2 每日 责任者 5 吸烟时应关门 即使排气 每日 使用者 6 离开后关闭电源 每日 使用者 走廊要求 序号 内 容 时 间 负责人 1 地面无污点 无灰尘 每日 责任者 2 公用设施应放置在指定专用位置上 便于共同使用 并保 持整洁 每日 责任者 3 消防设施应整齐放置在消防柜中 每日 责任者 4 消防水带应整齐盘整放入消防柜中 每日 责任者 5 消防设备应标示 红色表示故障 绿色标志正常可用 每日 责任者 6 消防柜正常打开 不得锁闭 每日 责任者 7 消防指示灯正常 悬挂整齐 不得出现歪斜 每日 责任者 8 走廊内不得放置杂物 每日 责任者 9 廊灯完好 无故障 每日 责任者 10 墙壁上除统一悬挂壁画或者文件宣传等内容外 不得悬挂 其他物品 每日 责任者 11 壁画或者文件宣传材料应统一样式 在相同高度上悬挂 不得歪斜 每日 责任者 12 下班后关闭电源 每日 使用者 五 5S 现场管理检查与奖惩办法 一 检查组成员组成及职责 省公司组成以内审检查室为首的 5S 项目检查小组 分公司成立以党群工作部为首的检查小 组 组成小组成员 履行如下职责 1 制定并下发阶段性检查标准 2 记录检查内容 向被检查者解释 5S 内部审核中出现的不合格项和需改进的方面 3 对纠正和预防措施的反馈进行跟踪管理 二 检查的形式 周期及内容 5S 检查分为个人自查 部门检查 分公司检查和省公司检查 1 个人自查 1 个人整理流程为先整理文件 办公用品 清理桌面 2 清理各自责任设备 流程为先清理外部杂物 外表卫生 内部卫生 关闭电源 3 清扫完毕 进行自我检查合格后 5S 自查标准 部门 检查结果 优秀 合格 不合格 5S 自我诊断表 5S 小组评价序号 检查区域 检查内容 Y N 检查标准 1 办公区域 非必需品是 否弃除 具体标准见表格下方 显示屏 放在标准位置 面 缝隙无灰 尘 键盘 放在标准位置 面 缝隙无灰 尘 鼠标 放在标准位置 缆线 面 底无灰尘 笔筒 放在标准位置 不超过 2 支笔 无杂物 文件 无隔日文件 文件架 夹 分类 分页 水杯 放在标准位置 贴士板 1 纸张大小一致 2 纸面无涂改 3 无 翘角 办公桌面 私人物品 无 电脑主机 1 无灰尘 2 无杂物 3 摆放位置统一 电缆 1 集束捆绑 2 目视隐藏 移动办公柜 1 周表无灰尘 2 上部无杂物 3 抽屉有标示 4 内部无杂物 私 物 5 物品分类存放 2 办公桌下 杂物 无 地面 无纸屑 灰尘 纸篓 1 放在标准位置 废弃物不超过 1 2 立式文件 柜顶部 杂物 无 卫生状况 无灰尘 玻璃面卫生 状况 1 无手印 2 无灰尘 文件夹 1 无倾斜 2 有打印版标示 无过期文件 零散文件 无隔日文件 杂物 无 立式文件 柜上部 私人物品 无 特殊物品标 签 标签齐全 散落文件 无散落 全部入夹 3 立式文件 柜下部 私人物品 无 监督员 2 部门检查 1 各部门办公室人员依次作为 5S 监督员 行使监督职能 每人 一周 2 5S 监督员每日早晨上班时按照标准 见表 5S 自查标准 对 各区域人员的清理状况进行检查 检查不合格地方则放上 红色 目视 牌 并认真做记录 以备 5S 项目小组检查 3 每周部门主任抽查一次 各部门领导对整个办公区域进行综合检查 检查内容包含 见下表 部门主任检查表 对检查出的问题应当即责令责任人立即整改并跟进 整改状况 检查表格请留存 以备 5S 项目组旬查与月查 并记入绩效考 核 部门主任检查表 办公现场检查表 总评 优 良 一般 差 天气状况 阴 晴 雨 日期 20 年 月 日 检查时间段 办公室照明系统 办公室地面 卫生情况 天花板上灯泡是否有损坏 Y N 地面是否有纸屑 Y N 天花板四角是否有蛛网 Y N 地面是否有灰尘 污渍 Y N 空调风口是否有灰尘 Y N 办公室物品摆放规范 检查所有设备 所有台面物品是否统一定位摆放 Y N 参见摆放规范 复印机外部是否整洁 Y N 绿色植物是否干净 底托无灰尘 Y N 复印机内部部是否整洁 Y N 抽查 姓名 办公桌面卫生 是否合格 Y N 打印机外部是否整洁 Y N 抽查 姓名 桌面文件柜 物品摆放是否合格 Y N 打印机内部是否整洁 Y N 抽查 姓名 活动办公柜 物品摆放是否合格 Y N 传真机内 外部是否整洁 Y N 办公室文件存放 温度 抽查 姓名 文本文件是否目录 索引俱全 Y N 温度 度 是否适中 Y N 抽查 姓名 电脑桌面是否符合要求 Y N 冬季 20 度夏季 26 度 抽查 姓名 硬盘文件是否分类 分 时间存放 Y N 办公室宣传信息 抽查 姓名 是否存在游戏程序 Y N 报刊杂志是否摆放整齐 Y N 主要 问题 报刊杂志是否有过期 Y N 报纸 3 天之内 杂志当月 季 整改反馈 检查人 3 分公司检查 1 每旬检查一次 2 5S 项目组 各部门副主任以上人员参与组成检查组 3 周一公布检查结果 并执行奖惩 4 近期检查表附后供参考 部门 中心 办公现场检查表 日期 20 年 月 日 检查时间段 办公区域 办公室地面 卫生情况 办公用品摆放是否一致 Y N 地面是否有纸屑 Y N 办公区域有无非必需品 Y N 地面是否有灰尘 污渍 Y N 文件柜内物品摆放是否合格 Y N 绿色植物是否干净 底托无灰尘 Y N 问题项说明 问题项说明 检查所有设备 责任人是否明确 Y N 抽查项 复印机外部是否整洁 Y N 抽查 办公桌面 是否合格 Y N 复印机内部部是否整洁 Y N 抽查 桌面文件柜 物品摆放是否合格 Y N 打印机外部是否整洁 Y N 抽查 活动文件柜 物品摆放是否合格 Y N 打印机内部是否整洁 Y N 抽查 衣柜 物品摆放是否合格 Y N 传真机内 外部是否整洁 Y N 问题项说明 问题项说明 办公室文件存放 办公室宣传信息 文本文件是否目录 索引俱全 Y N 报刊杂志是否摆放整齐 Y N 电脑桌面是否符合要求 Y N 报刊杂志是否有过期 Y N 硬盘文件是否分类 分时间存放 Y N 报纸 10 天之内 杂志当季 是否存在 QQ 或游戏程序 Y N 问题项说明 问题项说明 自检记录是否完备 Y N 问题项说明 检查人 3 省公司检查 1 每年检查一次 2 5S 项目组以及相关人员组成检查组 3 周一公布检查结果 并执行奖惩 4 近期检查表附后供参考 分公司 部门 中心 办公现场检查表 日期 20 年 月 日 检查时间段 办公区域 办公室地面 卫生情况 办公用品摆放是否一致 Y N 地面是否有纸屑 Y N 办公区域有无非必需品 Y N 地面是否有灰尘 污渍 Y N 文件柜内物品摆放是否合格 Y N 绿色植物是否干净 底托无灰尘 Y N 问题项说明 问题项说明 检查所有设备 责任人是否明确 Y N 抽查项 复印机外部是否整洁 Y N 抽查 办公桌面 是否合格 Y N 复印机内部部是否整洁 Y N 抽查 桌面文件柜 物品摆放是否合格 Y N 打印机外部是否整洁 Y N 抽查 活动文件柜 物品摆放是否合格 Y N 打印机内部是否整洁 Y N 抽查 衣柜 物品摆放是否合格 Y N 传真机内 外部是否整洁 Y N 问题项说明 问题项说明 办公室文件存放 办公室宣传信息 文本文件是否目录 索引俱全 Y N 报刊杂志是否摆放整齐 Y N 电脑桌面是否符合要求 Y N 报刊杂志是否有过期 Y N 硬盘文件是否分类 分时间存放 Y N 报纸 10 天之内 杂志当季 是否存在 QQ 或游戏程序 Y N 问题项说明 问题项说明 自检记录是否完备 Y N 问题项说明 检查人 三 5S 检查奖惩办法 1 分公司每旬检查完毕 由 5S 项目组对各部门 5S 现场管理执行情况进行综合评比并 排名 并在公司内部进行通报 12 月份开始执行奖惩办法 奖 第一名 1000 元 第二名 800 元 罚 倒数第一名 1000 元 倒数第二名 800 元 各部门按每日自查记录 部门领导检查记录与月查记录确定部门员工责任权重 落 实奖惩 2 省公司 5S 检查奖惩办 法 省公司每年检查完毕 由 5S 项目组对各部门 5S 现场 管理执行情况进行综合评比 并排名 并在全省进行通报 评选先进单位三名 并对后两名进行通报