公文写作与处理(自考书本总结)

第一章公文 公文概述 公文 即公务文书 是国家机关及其他社会组织原行使职权和实施管理的过程中形成的具 有法定效力与规范体式的文书 是进行公务活动的重要工具 1 公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 2 公文形成的条件是行使职权和实施管理 3 公文是具有法定效力和规范体式的文书 这是公文区别于其他文章和图书资料的主要 之点 4 公文是进行公务活动的重要工具 公文的特点与作用 公文的特点 1 公文有法定的作者 2 公文有法定的权威 3 公文有特定的效用 4 公文有规范的体式 5 公文有规定的处理程序 公文的作用 1 领导与指导作用 2 行为规范作用 3 传递信息作用 4 公务联系作用 5 凭据记载作用 公文的分类与文种 公文的分类 1 从公文的来源来划分 对外文件 收来文件 内部文件 2 从公文的行文关系来划分 上行文 下行文 平行文 3 从公文的秘密程度和阅读范围来划分 秘密文件 普通文件 公布文件 4 从公文制发机关的性质来划分 法律 法规文件 行政文件 党的文件 5 从公文内容的性质与作用来划分 指挥性公文 规范性公文 报请性公文 知照性公 文 记录性公文 第二章公文写作 公文写作概述 一 公文写作是代机关立言 一 起草初稿 1 由一人准备 选取材料并构思布局直至拟写成文 2 由多人共同讨论 构思和准备材料 最后由一人执笔起草 3 由起草小组共同酝酿 多人分工执笔 一人统稿贯穿成文 二 讨论修改 二 发挥公文效用 把好公文质量关 1 在思想内容方面 应该政策性强 针对性强 科学性强 2 在文字表达方面 应该结构严谨 语言精当 行文规范 三 机关领导要亲自动手撰写重要公文 公文写作的特点和要求 公文写作的特点 1 被动写作 遵命性强 2 对象明确 针对性强 3 集思广益 群体性强 4 决策之作 政策性强 5 急迫之作 时限性强 6 讲究格式 规范性强 公文写作的基本要求 1 要保证公文内容在政治上的正确性 2 要实事求是 在业务上符合客观规律 实事求是是我党的优良传统和思想路线的核心 3 在文字表达上准确 鲜明 生动 符合语法与逻辑 4 公文起草要符合统一规定的体式与程序 5 要注意选用书写的载体材料与字迹材料 公文写作的步骤与方法 一 明确发文主旨 他是公文的灵魂和统帅 1 公文的中心内容是什么 2 根据公文内容 准备采用什么文种 3 要明确公文发送范围和阅读对象 4 明确发文的具体要求 二 收集有关材料 1 收集 阅读和研究有关的文件材料 2 深入下去 收集有关的实际材料 三 拟出写作提纲 四 认真起草正文 1 把握公文主题 选好用好材料 2 观点正确 情况确实 3 内容涉及的有关部门要经过会商 取得一致意见 4 文字表述要简练 交代问题要清楚 五 反复检查修改 公文的修改 应从以下几方面着手 1 关于主题的修改 2 关于观点的修改 3 关于材料的修改 4 关于结构的修改 5 关于语言的修改 公文写作人员的修养 公文写作人员加强修养的重要性 公文写作是各级机关工作的重要组成部分 是一项政治性和政策性很强的工作 公文写的 好与不好 不仅直接关系到公文效用的发挥 也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反 愚映 公文是国家党政机关实施领导与管更理的重要工具和手段 党的机关的公文 是党 的机关实施领导处理公务的具有特定效力和规范格式的文书 是传达贯彻党的路线 方针 政策 指导布置和商洽工作 公文写作人员应具有的修养 1 政治素质好 2 有一定的政策理论水平 3 熟悉业务和机关工作情况 4 有较宽的知识面 5 有较好的文字功底 公文写作人员加强修养的途径 1 与时俱进 勇于创新 2 博览群书 增长知识 3 深入实践 勤学苦练 第三章公文的体式与稿本 公文的体式 公文的体式是指公文的文件 构成要素及其在格式上的安排 公文之所以要有一定的体式 主要是为了保证公文的完整性 正确性与有效性 提高办事效率并为公文处理工作提供方 便 公文的文体 文体 即文章体裁 文章的体裁一般是从文章的表达方式和运用语言的不同特点来加以区 别的 公文属应用文体 公文的表达方式 一 叙述 1 公文的叙事不在于具体记叙事实 而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定 的问题 以达到反映情况 交流思想 阐明观点和目的 2 公文中运用叙述的方法主要是顺叙 3 在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时 还可以根据需要 恰当地运用倒叙 插 叙 分叙等方法 二 说明 1 定义说明 2 注释说明 3 比较说明 4 数字说明 5 举例说明 6 分类说明 三 议论 议论的要素是论点 论据和论证 论点 又称论题或观点 是指作者对所论述的问题提出的见解 主张与态度 它是议论的 核心 论据 是证明论点的真实性的根据 论证 是运用论据来证明论点的方法和过程 论点 论据 论证三者之间的关系可以这样来表述 论点是统帅 回答 要证明什么 的 问题 论据是基础 回答 用什么证明的问题 而论证则是沟通二之间内联系的桥梁 回 答 如何证明 的问题 公文的语方特点 1 准备 2 简明 3 庄重 4 得体 公文的构成要素与文面格式 公文的构成要素 一份完整的公文是由一些规定的项目构成的 如发文机关标识 发文字号 公文标题 主送机关 正文 印章 成文时间 主题词 现将公文的各构成要素按照 格式 划分的眉首 主体 版记三个部分 一 眉首部分 1 公文份数序号 2 秘密等级和保密期限 3 紧急程度 4 发文机关标识 5 发文字号 6 签发人 二主体部分 1 公文标题 2 主送机关 3 正文 4 附件 5 成文时间 6 公文生效标识 三版记部分 1 主题词 2 抄送机关 3 印发机关和印发说明 第四章公文的行文规范 公文的行文关系 公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系 具体地 说 行文关系是根据机关的组织系统 领导关系和职权范围所确定的机关之机的文件授受 关系 一 确定行文关系的基本原则 1 国家行政机关的隶属关系和职权范围 2 党的各级机关的隶属关系和职权范围 二 机关之间行文关系的划分 1 同一系统的机关 既有上级领导机关 又有下级被领导机关 上下级机关之间 构成领 导与被领导关系 2 上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系 3 非同一系统的机关之间 无论级别高低 既无领导与被领导关系 又无上下级业务部门 的指导关系 化们仅仅是一般性关系 或称不相隶属关系 4 同一系统的同级机关之间的关系 公文的行文方向与方式 下行文 1 逐级下行文 2 多级下行文 3 直达基础组织和群众的下行文 上行文 1 逐级上行文 2 多级上行文 3 越级上行文 平行文 公文的行文规则 1 注意隶属关系 尊重机关职权 2 大力精减文件 严格控制发文数量和范围 3 在一般情况下 党政机关不得越级行文 4 牵涉到几个部门的问题 部门之间要先协商一致或经上级裁决 然后向下行文 5 行文必须正确确定主送机关和抄送机关 6 主送机关与公文文种要相互呼应 7 关于联合行文的问题 8 关于请示的行文问题 9 关于各级党政机关办公厅 室 的行文问题 10 经批准公开发布的公文 应视为正式公文依照执行 第五章 机关法定公文的写作 上 命令 简称令 是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文 命令的特点 1 权威性 2 指挥性 3 强制性 命令的类型 公布令 行政令 嘉奖令 任务令 动员令 戒严令 通缉令 特赦令 国务院及其所属部委 县以上地方各级人民政府 可以发布行政令 命令的写作要求和具体办法 1 必须根据宪法 法律规定的权限范围发布命令 2 要注意各类型命令写作的共同点和不同点 行政令的正文一般由命令原由 命令事项 执行要求三部分组成 嘉奖令的正文一般由先进事迹 嘉奖内容 号召三部分组成 3 语言要准确 凝炼 庄重 有力 哪些领导机关有权发布命令 就行政系统而言 国家最高领导人 国务院及其所属部委 乡级以上地方各级人民政府 有权发布命令 议案 是有议案提出权的机构或人民代表 向同级人民代表大会或其常务委员会 提请审 议事项的建议性公文 议案的提出权 国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表 议案的特点 1 行文关系及办理程序的法定性 2 行文内容的单一性和可行性 议案的类型 1 由职能机构提出的议案 2 由人民代表提出的议案 议案的写作要注意三点 1 提出的问题重要且已具备解决的条件 2 要注意提出的权限和时限 3 要注意行文格式和办理程序 议案没有发文号 决定 决定是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文 决定的特点 内容重要 政策性强 有约束力 决定的类型 指挥型 个案型 知照型 决议 决议是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文 决议的特点 1 表达群体意志 2 有权威性和约束力 决议的类型 1 决策部署型 2 结果公布型 指示 是上级机关对下级机关指导工作的公文 指示的特点 1 针对性 2 原则性 指示的类型 1 涉及全局问题 带普遍性的指示 2 涉及居部问题 带特殊性的指示 意见 是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件 意见的类型和特点 1 直接指导性 2 批转执行性 意见可以用于上行文 下行文和平行文 第六章 机关法定公文的写作 中 公告 是机关 团体向公众宣布重要事项的告知性文件 通知 是机关 团体原一定范围内公布事项的告知性文件 公告 通告的特点和差异 1 发布的公开性 公告涉及的范围广 通告涉及的范围小 2 事项的重要性 公告公布的都是比较重大的事情 而通告公布的次于公告 3 操作的严肃性 公告 通告的类型 1 涉及法定事项的公告 通告 2 知照性公告 通告 公告 通告的写作 1 符合权限 一事一告 2 内容明确 语气庄重 3 注意格式 公报 是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件 党的领导机关多用公报 政府机关多用公告 从内容来说 宣布单独事件多用公告 发 布公议情况 谈判情况 统计情况等多用公报 公报的类型 1 会议公报 2 统计公报 3 外交公报 公报的写作 1 会议公报因发布目的不同而有不同的写法 2 统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布 任何机构不得随意发布全 国性 地区性的统计数字 3 外交公报涉及对外关系 其发布应遵循法定的审批手续和途径 通知 是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件 让对象知道或执行的公文 通知的类型 1 发布性通知 2 批转性通知 3 转发性通知 4 指示性通知 5 任免性通知 6 事务性通知 通报 是在一定范围内表彰先进 批评错误 传达事项的告知性文件 通报的特点 1 周知性 2 指导性 通报的类型 1 表彰先进型 2 批评错误型 3 传达事项型 第七章 机关法定公文的写作 下 报告 是下级机关向上级机关汇报锕作情况的陈述性公文 报告的特点 1 重陈述 2 有主见 报告的类型 按照内容涉及的范围 报告可分为综合报告和专题报告 按照行文的目的不同 报告可分为呈报性报告和呈转性报告 报告的写作 1 陈述事实要清楚扼要 2 表达观点要精练清晰 3 语言要简洁朴实 请示 是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文 请示的特点 1 超前性 2 说明性 3 单一性 请示的类型 1 请求批准类 2 请求帮助类 3 请求批转类 请示的写作 1 要遵守行文规则 2 理由要充分 要求要合理 3 格式要正确 语言要得体 批复 是答复下级机关请示事项的指示性公文 批复的特点 1 针对性 2 指导性 批复的类型 1 表态性批复 2 指示性批复 批复的写作 1 要先回应后批复 2 态度要鲜明 措辞要明确 3 要及时批复 函 机关之间办理日常公务的交往性公文 函的特点 1 形式灵活 适应性强 2 务实性强 函的类型 1 商洽函 2 问复函 3 请准函 4 知照函 函的写作 1 一事一函 直陈其事 2 语言要平实 亲切 自然 会议纪要 是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件 会议纪要的特点 纪要性 约束性 知照性 会议纪要的类型 1 决议性纪要 2 协议性会议纪要 3 研讨性会议纪要 会议纪要的写作 1 会议纪要一般是原会议结束后起草的 经主管领导人签字同意才算定稿 2 会议纪要的标题最常用的形式是会议名称加文种 但中间可省去会议二字 3 会议纪要的正文一般分为会议概况 会议内容 结束语三个部分 4 会议纪要由会议主持机关撰写 可以原最后属机关名称和撰写日期 也可以只在正文 中写出主持机关 不另外署名 条例 是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作 话动 行为等的法规性公 文 条例的类型 1 党的中央机关制定的条例 2 国家行政机关制定的条例 3 地方权力机关制定的条例 规定 是各级党政机关 社会团体 企事业单位规范某方面工作的规章性公文 规定的类型 1 党内规定 2 法规性规定 3 一般性规定 条例和规定的定作 1 草拟条例和规定要遵循下列原则 1 坚持四项基本原则 为改革 开放 搞活和社会 主义现代化建设服务 2 符合宪法和法律 符合党和国家的路线 方针 政策 3 从实 际出发 实事求是 4 贯彻民主集中制 充分发扬民主 2 起草条例和规定 应当对现行内容相同的法规进行清理 3 条例和规定的内容用条文表达 4 语言要准确 严密 第八章 机关其他常用文书的写作 上 规章类 是规范工作 活动 行为等的规章制度类文书 适用于党政系统 社会团体 企 业事业单位及各类组织机构 政党 较大的社会团体的章程多为 章条式 机构较小 涉及事务不很多的章程 可用 条款式 计划类文书 计划 文书是机关团体为达到某一目标或完成某一任务 对目标达到 任务完 成前特定时段工作的设计和安排 计划类文书的特点 1 目标的前瞻性 2 操作的预想性 计划类文书的类型 1 规划类 2 计话类 安排类 计划类文书的写作 1 分析情况要认真细致 2 确定目标要实事求是 3 措施步骤要切实 可行 4 条目要分明 语言要简洁 总结 是机关团体原实施计划或完成任务之后 对已做工作进行概括及评估的文书 总结的特点 1 回顾性 2 经验性 总结的类型 1 综合性总结 2 专题性总结 总结的写作 1 回顾工作情况要实事求是 2 总结经验教训要着眼未来 3 纲目要清晰 文风要平实 调查报告 是针对现实中发生的较重要的问题 作专门调查后 利用调查材料写面的书面 报告 调查报告的特点 1 针对性强 2 纪实性强 调查报告的类型 1 新闻性调查报告 2 政务性调查报告 3 个案性调查报告 调查报告的写作 1 深入细致 客观公正的调查是写好调查报告的前提 2 围绕问题展示重要的 典型的材料是调查报告的主要任务 3 调查报告的格式 调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题两种形式 第 9 章机关其他常用文书的写作 下 讲话类文书 就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称 讲话类文书的类型 1 讲话稿 2 开幕词 闭幕词 3 欢迎词 欢送词 答谢词 讲话类文书的特点 1 口头性 2 直接性 3 针对性 4 情感性 讲话类文书的写作要求 1 主题要鲜明 集中 2 材料要真实 新颖 3 布局要清晰 紧凑 4 语言要明白 生动 记录类文书 是指如实记录有关内容而形成的公务文书 记录类文书的特点 1 内容的纪实性 2 材料的直接性 3 语言的实录性 简报类文书 就是简明扼要的书面报告 简报文书的类型 1 会议简报 2 工作简报 特点 简 快 新 写作要求 1 内容真实 确切 2 篇幅要短小 3 针对性 指导性要强 建议 文书 是以书面形式提出建议 意见的一 公务文书 特点 1 建议性 2 说理性 3 委婉性 第 10 章 公文处理工作 什么是公文处理工作 任何一个机关 原日常工作中 都要使用公文 围绕着公文的撰制 收发 办理与管理 需要进行许多工作 这些具体的工作 就是公文处理工作 通常简称 为文书工作 公文处理的特点 1 政治性 2 时限性 3 机要性 4 规范性 公文处理工作的作用 1 助手作用 2 纽带作用 3 查考作用 公文处理工作的任务 科学地组织机关的文书工作 及时准确地处理机关的往来公文 有 条理地 安全地运转公文 完整地保管公文 正确地发挥公文的作用 有效地推进机关工 作 为机关领导工作服务 为社会主义现代化建设服务 公文处理工作的原则与要求 原则 公文处理必须准确 及时 安全 保密 加强集中统 一管理 坚持实事求是 按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则 要求 准确周密 确保质量 及时迅速 注重时效 保守机密 安全可靠 集中统一 加 强管理 实事求是 遵规守纪 精减文件 提高效率 第 11 章 公文办理程序 收文办理程序 1 签收 拆封和登记 2 审核分发和传阅 3 拟办 批办与承办 发文办理程序 1 拟稿 审核与签发 2 核发 缮印与校对 公文登记的作用主要是 1 便于管理和保护文件 防止积压和丢失 2 便于检查和检索文件 3 便于文件的统计和催办工作 4 作为核对与交接文件的凭据 收文登记的形式 薄册式 联单式 卡片式 审核的重点 是否应由本机关办理 是否符合行文规则 内容是否符合国家法律 法规及 其他有关关规定 涉及其他部门或地区职权范围内的事项是否经过协商 会签 使用公文 文种 公文格式是否规范等 第 12 章 公文的整理 立卷 与归档 归档文件整理工作的意义 1 归档文件整理能够保持文件之间的有机联系 便于文件的查找利用 2 归档文件整理可以维护文件的完整与完全 也便于文件的保管 3 归档文件整理为档案工作奠定了基础 归档文件的整理的基本原则 1 遵循文件形成的规律 保持文件之间的有机联系 2 区分文件的不同保存价值 3 便于保管和利用 归档文件整理的质量要求 1 归档的文件应当齐全完整 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 2 整理归档文件所使用的书与材料 纸张 装订料料等应符合档案保护要求 推行以 件 为单位的归档文件整理方法 应该当做好以下几个方面的工作 1 更新观念 增强改革意识 2 提高人员素质 3 加强硬件建设 即加大对现代化基础设施的投入 管理单元的细化 必将旨起管理方式 的变革 4 注意新旧整理方法的衔接 归档文件整理的工作步骤 1 装订 2 分 3 排列 4 编号 5 编目 归档的文件在质量上应符合以下要求 1 应归档的文件材料齐全 完整 2 文件和电报应按其内容的联系 合并整理 立卷 3 归档的文件材料 应保持它们之间的历史联系 区分保存价值 便于保管和利用 实行文书部门整理制度的优越性 1 由文书部门整理 可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处 便于提高归档文件整理的质量和整理工作的效率 2 由文书部门整理归档 可以有效地避免和防止文件的散失 有利地归档文件的齐全完 整 以及保守党和国家的秘密 3 由文书部门整理 文书部门就可以暂时保存当年的文件材料 有关承办人员平时查阅 文件就比较方便 也便于平时文件的收集与整理 4 由文书部门整理 按年度集中归档 并且确保文件归档的质量 可以促进机关档案工 作 提高机关归档管理水平 更好地为机关工作服务