公司行政前台管理制度

恒天财富投资管理股份有限公司前台管理制度 公司的前台是一个单位的脸面和名片 所以前台工作人员必须 掌握公司前台的工作职责 工作要求 办公礼仪等 这对于塑造公 司形象有着非常重要的作用 为使公司前台人员工作更加规范 特 制订本制度 一 前台工作内容 1 接转总机电话 2 负责传真 快速 文件 报纸的收发与管理 3 负责前台接待 登记 4 引见 招待 接送来宾 5 负责公司前台的卫生清理及桌面摆放并保持整洁干净 6 负责前台花卉植物的维护和保养 7 负责清洁员的工作监督与考核 检查公司清洁与卫生情况 8 接受上级领导工作安排并协助行政办公室员工其他工作 9 不得随意离开工作岗位 造成不便 10 做好会前准备 会议记录和会后内容整理工作及开会时需要配 合的一些相关后勤工作 11 检查员工工作牌佩戴及着装情况 12 公司电脑 打印机复印机等文印设备 发现故障应及时通知维 修人员或供货商修复 确保设备正常使用 并协助各部门进行文字扫 盲相关设备及时添加打印纸 二 前台工作要求 一 仪容仪表 1 着工装 服装整洁 搭配协调 头发整齐不零乱 不得批头散发 需化淡妆 给人清新的印象 忌 浓妆 上班前不能喝酒或吃有异味的食品 二 工作要求 1 凡与公司业务无关人员应拒绝入内 2 上班时间 不得有闲杂人等在前台区域高谈阔论 影响公司形象 3 接待公司客人应礼貌请其座下 再通知部门相关人员是否接见 4 上班时间不准打私人电话或电话聊天不准看书籍和报纸 5 上班时间禁止做其他与本职工作无关的事情 以免影响工作质量 6 负责管理会客室的整洁 并主动给参加会议的人倒茶水 会议结 束后 立即通知保洁清理会议室 三 负责前台电话转接 接电话礼仪要求 1 铃声响起三声之内 应立即接起电话 2 接电话时不允许出现 喂 喂 或 你找谁 或查问对方 你是 谁 你有什么事 等 3 如果找公司领导 不能随意报出领导在哪 更不能随意报出领导 的电话 4 代接电话时对方如有留言 应当场用纸笔记录对方姓名 电话及 内容 之后复述一遍 以免有误 并告诉对方会及进转告 5 遇到对方拨错号码时 不可大声怒斥 或用力挂电话 应礼貌 告知对方 如果是自己拨错了号码应向对方表示歉意 四 前台工作态度 前台对待员工或其他客人要礼貌大方 热情周到 对来找高层管理 者的客人 要问清事先有无预约 并主动通知被找者 三 来访接待礼仪 客户或来访者进门 前台马上起身接待 并致以问候或欢迎辞 如 站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞 1 引导客户或来访者到咨询厅就座 递上茶水 送上公司营销宣传 资料 2 当场解答或电话通知相关业务接待人员出现 3 引领客户或来访者接触相关人员 行走时走在客户或来访者侧前 位置 并随时用手示意 途中与同事相遇 点头行礼 表示致意 4 进入房间 要先轻轻敲门 听到回应再进 进入后 回手关门 5 介绍双方 退出 如相关人员抽不开身回应 则安抚客户或来访 者稍等 退出 四 其他工作内容 1 会议 活动组织 负责公司高管会议 公司例会组织 安排 服务工作 负责办公环 境的美化 企业文化海报上墙 2 物品管理 负责公司办公用品的采购申请 入库核对 发放登记 库存盘点 制定办公用品计划 报主管领导审批 做好每月的分发 调配 保 管工作 建全登记制度 做到帐物相符 3 安全保卫 负责公司的安全保卫工作 制定安全防火制度 负责公司防火 防 盗等安全保卫工作 安排值班 4 设备管理 负责公司设备 打印机 饮水机等 的管理及设备维护 5 事务工作 负责交纳电话费 物业费 保证公司各部室饮用水供应 处理相关 事务 6 费用分摊 包括饮用水 绿植等 7 车辆 停车场使用及管理 8 组织制定公司行政相关规章制度 并督促 检查制度的贯彻执行 恒天财富投资管理股份有限公司 行政办公室 2017 9 11