公司出差管理制度(完整版)

1 出差管理制度 1 0 目的 为了统一公司员工外出办公管理 同时规范内部出差申报 费用报销流程 合理控制费 用支出 现制定本管理制度 2 0 范围 适用于公司所有因公外出办事的人员 3 0 职责与权限 人力行政部 负责本制度的制订 修改和解释 财务部 按本制度规定负责出差费用的审核和 1000 元以内费用额度的审批付款 总经理 负责 1000 元以上 含 1000 元 费用额度的审批 4 0 管理规定 4 1 出差的类别 4 1 1 常规出差 销售部按计划一般性客户拜访 一般性市场考察 区域检查 工程谈判 渠道拓展 售后问题等 市场部常规检查 店面 广告 促销 活动培 训指导 市场调研 新品推广 产品调研 信息收集等 4 2 2 特殊出差 特殊客户拜访 渠道重大事件调查 专项调研 公司委派特殊任务出差 4 2 3 活动出差 经销商大会 样板市场建设 年终峰会 大型培训活动 订购会 公司展 会活动 公关活动 委派学习等 4 1 出差签核程序 4 1 1 业务员申请出差 出差人员应提前 3 日办理出差申请 填写 出差审批单 注明出差时间 出差地点 出差路线 出差事由 所需资金等信息 经部门负责人签署意见 上级领导批准后方可 出差 出差审批表 批准后交人力行政部备案 人力行政部按 出差审批单 记录考 勤 2 4 1 2 公司指派出差 即由公司原因 业务需要 培训 外部培训 会议等 指派涉及岗位人员出差 由指派 人填写 出差审批单 申报流程按以上规定执行 4 1 3 其他规定 因公务紧急 未能履行出差审批手续的或因工作需要延长出差时限的 可以用通讯 方式请示并经批准 出差后补办手续 出差员工在出差前须到人办行政部办理考勤登记 并知晓出差报销规定 4 2 出差借款 4 2 1 借款流程 出差人员借款需持批准后的 出差审批表 填写 借支单 经主管领导批准 财务 负责人审核后方可借款 如下图 4 2 2 借款时 本着 前账不清 后账不借 的原则 延误工作责任自负 特殊情况由主管 领导特批 4 2 3 出差回公司应在一星期内完成差旅费报销 凡与原出差申请单规定的地点 天数不符 的原则上差旅费不予报销 因特殊原因或情况变化需改变路线 天数的 经分管领导 签署意见后方可报销 4 3 出差补贴标准 4 3 1 总体原则 对出差人员补助费 住宿费和市内交通费实行 包干使用 节约归己 超 填写借支单 1000 元 主管领导审核 1000 元 总经理审核 财务部主办会计 复核及备案 1000 元 财务经理审批 1000 元 财务经理审核 总经理审批 出纳付款 3 支不补 原则 实行出差区域规划报销出差补助费 4 3 2 住宿 伙食补贴标准 金额单位 元 天 职别 一级区域 二级区域 三级区域 活动出差 备注 总经理 副总经理 实报实销 部门经理 200 180 150 实报实销 部门主管 大区经理 180 160 140 实报实销 其他人员 市场督导 区域经理 主管级以下人员 150 130 110 实报实销 备注 一级出差补助区域以各省的省会城市以及直辖市 具体为各省省会城市 二级出差补助区域以地级城市为主 具体为各省地区城市与地区下属市级城市 三级出差补助区域以县级城市为主 具体为各省地区下属县级城市与乡镇区域 4 3 3 交通工具乘座标准 职别 飞机 轮船 火车 动车 汽车 出租车 总经理 副总 实报实销 经理级别 可乘 二等舱 软卧或硬座 一等座 实报 实报 主管级别 无 三等舱 硬卧或硬座 二等座 实报 无 其余人员 无 三等舱 硬卧或硬座 二等座 实报 无 备注 员工出差乘座交通工具的规定按车程时间限定标准 6 小时以下乘坐硬座或长途 汽车 6 8 小时可乘座硬卧 8 16 小时可乘座软卧 16 小时以上可乘座飞机 出差人员应按最简便快捷的原则 出差安排路线乘坐车船 不得绕行 如果出差 期间经领导批准顺道回家探亲 办事及非工作需要的参观浏览 期间的考勤时间 按事假考勤 其绕线多支付的费用均由个人自理 如果出差路线中含回家路线但 未报批公司的 按公司考勤制度旷工处理且在家多支付的费用由个人承担 4 4 出差报销规定 4 4 1 住宿 伙食报销标准 出差人员实行限额 凭有效票据 定额发票 机打票 店老板手写票 实报销的办法 二人以上同性员工同行出差 原则上其出差人员补助费按单人的 2 3 报销并指定一人办 4 理借支及报销手续 特殊情况需上级副总或总经理审批 4 4 2 交通工具标准 除部门经理级别以上级别外 公司员工出差原则上不能乘坐飞机 确因出差需乘坐 飞机 应写明申请原因 出差任务紧急的 出差申请单经营销副总审核 总经理审 批后 其机票及乘坐往返机场专项客车费用 可凭据报销 车费报销 应列出差地 发生交通车费的清单 需注明的原因 起止地点 经办事项 并经部门经理审批后 方可报销 4 4 3 发票取得与票据要求 费用报销人员须及时取得合法 合规和金额正确的发票 否则审核人员有权退票或核减 该 部分费用 出现下列任何一情况的票据均系无交换票据 a 虚假发票 审核人员发现虚假予以没收并捐款 50 元 b 发票未在正确的位置准确填写报销公司的全称 c 被涂改或字迹模糊 d 未加盖 发票专用票 或 财务专用章 单据未盖章 签字 e 出票日期和出差日期不匹配 票据的粘贴 a 票据粘贴应以上方向的左侧对齐 粘贴顺序自左向右方向 超过差旅费报销单部分应 沿右侧边向内折叠 使之整齐 美观 特殊报销费用可裁相同大小白纸作报销单 严 禁使用过大或过小的报销单 b 发票粘贴仅能使用胶水 禁用订书针 粘贴后所有票据号码及税务章要求保留齐全 清晰可辨 c 票据必须分类粘贴 如车票 住宿票 招待费 办公费等类别 如若报销事项多提 供报销清单明细列表 否则一律退回 d 每张粘贴单后必须写明经办人 票据张数 总金额 4 4 4 费用审核规定 5 费用的审核实行三级审核制度 即 部门经理审核 财务部审核 总经理或授权人审核 部门经理审核规定 部门经理签单即保证 费用项目已获得适当的事前审批 费用 项目是真实 合理的 申报金额规定的标准 财务部审核 财务审核签单即保证 费用项目审批手续齐全 费用发票合法 合规 准确 票据粘贴规范 单据填写规范 数据加计准确 费用报销金额 符合规定标准 财务会计审核 务必注意以下事项 a 费用报销应附费用项目的审批手续或相关合同文本 b 对不合法 不合规的发票有权退票 c 发票粘贴 单据填写不符合规定的有权退票 营销副总 总经理或授权人审核 总经理或其授权人审核内容为费用发生的合理性 合规性 4 4 5 报销程序规定 当月发生的费用必须于月内报销 因出差或接近月末 25 后之特殊情况 最迟于次月 10 日前报销完毕 报销时间超过 3 个月 财务部有权不予报销 费用报销人将填写完备并经部门经理审核签后的报销单据 及时送财务部审核 财务部 人员审核发现不符规定的单据应立即退还报销人 财务审核后于次日将审核合格的报销单据提交至总经理办公室 会计与出纳人员结算 或付款 时务必查看报销人前期借款情况 且应先冲账后付款 4 4 6 其他要求 在出差过程中因业务工作需要使用招待费 馈赠花篮等礼品或礼金应先征得总经理或董 事长同意 经领导核准并签署意见后财务部方可审核报销 出差人员应保留完整车 船 票时间 车次 票据作为计算费用的依据 1000 元以内由 上级领导审批 1000 元 含 1000 元 以上必须报总经理审批 对于公司代为订票的 6 应保留复印原件为审核依据 对于自带车辆人员 交通补助费予以报销 外出行车途中的违章罚款一律不准报销 业务员出差 业务员出差严格安照 出差审批表 计划执行 不同一出差目的的业务人 员不可以一起在外逗留 旅游等做工作无关的事情 出差过程中每日需要写工作日志 出差回来提交出差报告 5 0 附则 5 1 本制度经各部门评审 修改 总经理批准通过后实施 5 2 公司原有制度与本制度有不符之处 以本制度为准 6 0 表单 出差审批表