《会计电算化讲义》word版.doc

第一章 会计电算化概述第一节 会计电算化的基本概念一、会计会计：以货币为主要的计量单位，通过确认、计量、记录、报告对单位的会计信息进行全面、连续、系统反映和监督的一种管理活动。二、会计电算化会计电算化：计算机在会计中的运用。即运用计算机会计信息系统全面、连续、系统处理会计资料、反映和控制企业生产经营过程及结果所体现的价值量及其信息，并对其进行预测和决策的一种管理活动。三、会计信息系统会计信息系统：利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理，完成会计核算任务，并能为进行会计管理、分析、决策所用的辅助信息系统。（一）数据与信息数据：对客观事物的量化记录。数据只有跟客观实体联系在一起才有意义。信息：经过加工、具有一定含义、对决策有价值的数据。其特征有：事实性、可压缩性、扩散性、传输性、分享性、增值性、转换性。（二）信息系统系统：为了实现某种目的、由相互作用和相互依赖的若干组成部分按照一定的规则或结构结合成的、具有特定功能的有机整体。信息系统：以信息基础设施为基本运行环境，由人、信息技术设备、运行规程组成的，通过信息处理，辅助组织进行各项决策的系统。其属性：开放性；系统的集成性及信息的集成性；人-机协作性。（三）会计信息系统会计信息：进行会计核算、会计管理和会计分析过程中需要的各项会计数据。会计信息处理技术：手工方式、机械化方式、电子计算机方式会计信息系统的特点：庞大复杂性；与企业其他子系统有密切联系；会计系统的安全性；内部控制严格；系统的开放性。第二节 会计信息系统的结构一、会计信息系统的物理结构1、计算机硬件设备2、计算机软件：系统软件、运用软件3、数据4、会计规范5、人员二、会计信息系统的职能结构（一）会计核算职能1、总账系统2、工资核算系统3、固定资产核算系统4、应收/应付款核算系统5、成本核算系统6、财务报表系统（二）会计管理职能1、长期投资决策系统2、短期经营决策系统3、销售预测分析系统4、全面预算系统5、成本控制系统6、存货控制系统三、会计信息系统的体系结构（一）手工会计信息系统核心：会计恒等式、会计科目表、会计循环缺点：（1）容易出错；（2）效率低下；（3）基于纸张，容易毁损原始凭证 记账凭证 账簿 报表（二）传统自动会计信息系统主要功能：实现会计核算的自动化、会计报表的自动化，在此基础上向管理者提供财务信息和辅助决策。缺点：（1）重复存储数据，易引发不一致，提高信息管理成本； （2）采集和处理的信息的内容有限； （3）数据没有被实时处理和记录； （4）过度依赖会计科目表，系统实施和维护困难。（三）现代会计信息系统主要特征：1）与业务处理系统相结合，集成业务信息和财务信息； 2）与业务处理系统相结合，在会计信息系统中嵌入业务处理规则； 3）与业务处理系统相结合，实现信息的实时采集、处理、储存和传输； 4）与业务处理系统相结合，集成存储业务事件的原始数据，支持多种信息传输要求。第三节 会计电算化的作用及管理体制一、会计电算化的作用1、提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算水平和质量，减轻会计人员的劳动强度。2、提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事前预测转变，为管理信息化打下基础。3、推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展。二、会计电算化的管理体制我国：财政部管理全国会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区会计电算化工作。美国：1976年发布管理咨询公告第4号计算机运用系统开发和实施指南财政部于1994年6月发布了3个有关会计电算化管理文件会计电算化管理办法、商品化会计核算软件评审规则、会计核算软件基本功能规范1996年6月针对企业发布会计电算化工作规范第四节 会计电算化的发展一、我国会计电算化的发展1、起步试验阶段（1983年以前）：最早运用会计电算化的企业是长春一汽2、自发发展阶段（1983-1988年）：自行开发、与高校联合、委托外单位开发软件3、稳步发展阶段（1987-1995年）：会计软件向通用化、专业化、商品化方向发展4、深化发展阶段（1996年至今）：核算型系统向管理型系统转变二、国外会计电算化的发展1、20世纪50年代中期到60年代：EDP（电子数据处理会计）取代手工簿记系统2、20世纪70年代：计算机网络和数据库技术实现，形成管理信息系统（MIS）3、20世纪80年代：微电子技术的蓬勃发展，微型电子计算机进入各领域4、20世纪90年代至今：将管理信息系统作为整体开发，为决策提供支持本章练习：1、我国会计电算化的管理体制是财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本行政区域的会计电算化工作。（ ）2、狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用。（ ）3、1996年财政部为了规范企业会计电算化专门制订了（ ）A会计电算化管理办法B会计电算化工作规范C商品化会计核算软件评审规则D会计核算软件基本功能规范4、国外把利用电子数据系统的会计，称为电子数据处理会计，简称（ ）A DSS B EDP C ERP D MIS5、1994年财政部为了加强对会计电算化的管理，正式制订了（ ）等文件A会计电算化管理办法B会计电算化工作规范C会计软件基本功能规范D关于加强会计电算化管理的规定E商品化会计核算软件评审规则F会计核算软件基本功能规范6、下列关于会计电算化的重要作用的说法中正确的是（ ）A 促进了会计职能的变化B 提高会计核算水平和质量，减轻会计人员的劳动强度C 提高经营管理水平，为管理信息化打下基础D 推动了会计技术、方法、理论的创新和观念的更新第二章 会计软件概述主要内容：会计核算软件财务管理软件一体化企业管理软件ERP软件会计电算化的实施第一节 会计核算软件一、会计核算软件的概念会计电算化软件是指专门用于会计核算工作的计算机软件。二、会计核算软件的分类会计核算软件分为通用会计核算软件和专用会计核算软件两类。目前我国通用会计核算软件以商品化软件为主，通用会计核算软件是会计核算软件发展的主流。商品化会计核算软件的特点：1、通用性2、保密性3、软件由厂家统一维护与更新4、与专业软件相比，易学性较弱5、与专业会计软件相比，初始化工作量大三、会计核算软件的功能模块会计核算软件一般包括总账、应收/ 应付款核算、工资核算、固定资产核算、材料核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析模块。1、总账模块包括：系统初始化（建账套和建账）；凭证处理（输入、审核、汇总）；查询；对账；结账；打印输出；其他辅助功能。2、报表生成与汇总模块报表处理模块包括：报表定义；报表计算；报表汇总；报表查询；报表输出报表定义功能是通过使用软件，建立一个新的报表体系，主要包括：定义报表名称，描述空白表格的格式，定义报表项目填写内容的数据来源和报表项目及运算公式，确定表格项目审核校验及报表间项目的勾稽关系，检查公式以及汇总报表的汇总范围等步骤。3、固定资产核算模块包括：建立固定资产卡片；建立固定资产账簿；录入固定变动情况；计提固定资产折旧；汇总计算；查询及打印输出；编制转账凭证4、工资核算模块包括：设计工资项目及工资项目计算公式；录入职工工资基础资料；工资变动及修改；计算汇总；查询；打印输出5、应收/应付款核算模块6、材料/销售核算模块四、我国会计核算软件的发展1、会计核算软件试探时期2、理论研究与定点开发1988年我国第一家专业从事商品化会计软件开发和推广的高新技术企业用友财务软件服务社成立。3、 商品化会计软件开发时期4、商品化会计核算软件不断成熟时期第二节 财务管理软件一、财务管理软件形成的条件1、计算机软件技术2、企业现代化的需要3、企业经营决策日益得到重视4、国外厂商的拉动5、国家及行业的自律营造了良好的环境二、财务管理软件的功能1、总账系统2、应收/应付3、项目管理4、工资管理5、固定资产管理6、存货管理第三节 一体化企业管理软件一、一体化企业管理软件的形成1、市场化和国际竞争的环境2、电子政务和企业信息化的推动3、会计软件厂商的成熟二、一体化企业管理软件的特点1、从软件开发平台与开发技术上看2、从结构上看3、从管理特点上看4、从行业特性上看第四节 ERP软件一、ERP的概念ERP是企业管理软件的主要代表，企业管理软件最早起源于制造业管理信息系统的研究于开发，并且经历了物料需求计划MRP、制造资源计划MRPII、企业资源计划ERP三个大的发展阶段。ERP是在MRPII的基础上发展起来的一个管理信息系统。它集成了企业物流、资金流、信息流三大资源。ERP软件一般分为分销、制造、财务以及人力资源管理等四大部分。目前世界上主要的ERP系统有德国SAP公司的R/3的系统和美国Oracle公司的Oracle Applicance系统。国产ERP系统主要有用友U8ERP和金蝶K/3ERP等由于ERP功能强大而又实现信息高度共享，所以大中型企业的会计电算化应该选择ERP，小企业一般选择独立的会计软件系统。二、 ERP的管理思想1、体现对整个供应链进行管理的思想2、体现精益生产、同步工程和敏捷制造的思想3、体现事前计划和事中控制的思想第五节 会计电算化的实施一、制定总体规划内容：会计电算化的总目标 会计电算化的实施步骤 确定机构与人员分工 经费预算计划二、会计软件的选择1、对软件类型与方式的选择开发与购买的选择；国内外软件的选择；会计软件与ERP的选择；购买会计软件与购买服务的选择。2、会计软件的选择遵循的原则：合法性；适应性；正确性；安全性；操作的方便性；可扩充性；售后服务的可靠性和软件公司的实力；满足审计要求三、人员培训三种形式：（1）财政部组织的普及型社会培训； （2）软件公司提供的针对购买的会计软件的培训； （3）由企业自己组织的培训四、运行环境的设置会计软件或ERP用户手册明确规定的运行环境要求包括硬件环境和软件环境。五、业务流程重整与规范会计基础工作1、业务流程重整BPR从根本上反思和重新设计业务流程，以实现关键绩效如成本、质量、服务和反映速度的突破性进展。2、规范会计基础工作包括：会计流程、会计核算方法、会计数据、会计账表规范。六、系统试运行的组织系统试运行阶段的工作主要包括：（1）设置账套（2）系统初始化设置（3）日常处理（4）审查与分析运行结果本章习题：1、物料需求计划MRP、制造资源MRPII、企业资源计划ERP都是会计软件。（ ）2、下列关于通用会计核算软件特点的说法正确的是（ ）A通用性强 B功能全面 C需要初始化处理 D软件质量高3、U8、K/3都是国内开发的主要ERP系统。（ ）4、下列属于会计软件功能模块的是（ ）A财务处理系统 B财务管理系统 C会计报表系统D会计管理系统 E工资核算系统 F应收款核算系统5、ERP软件一般包括（ ）A财务部分 B分销部分 C制造部分 D人力资源部分6、下列子系统中不需要为账务处理系统生成凭证的（ ）A工资核算系统 B存货管理系统 C报表处理系统D成本核算系统 E应收款核算系统 F固定资产核算系统7、通用会计核算软件一般是指（ ）的会计核算软件。A能适应不同行业会计核算基本需要B由专业软件公司研制C为某单位使用而开发 D公开在市场上销售8、通用会计核算软件功能多，因而软件质量往往不高。（ ）9、ERP是在MRPII的基础上发展起来的一个管理信息系统。（ ）10、一般地，通用会计核算软件不需要进行初始化出来就能正式使用。（ ）11、选择软件可以不考虑的因素是（ ）A软件正确性 B软件安全性C软件的开发工具与方法 D软件操作方便性E售后服务的可靠性和软件公司的实力12、会计电算化培训的主要形式有（ ）A财政部组织的培训 B软件公司提供的培训C会计专业的培训 D企业自己组织的培训13、会计核算软件的使用，首先必须设置账套并对系统进行（ ）处理。A排序 B清零 C格式化 D初始化14、会计软件在试运行阶段的主要工作包括（ ）A设置账套与系统初始设置 B日常处理C系统分析与设计 D审查与分析运行结果15、会计软件的安全性主要指防止信息泄露和破坏的能力，以及防错、差错和纠错的能力。（ ）16、会计软件的合法性是指会计软件是否符合会计核算软件基本功能规范的要求。（ ）17、会计电算化总体规划的内容主要包括（ ）A会计电算化的总目标 B会计电算化的实施步骤C确定机构与人员分工 D经费预算计划第三章 会计电算化的工作环境本章内容：计算机基础知识计算机硬件系统计算机软件系统计算机网络计算机系统的安全保护第一节 计算机基础知识一、计算机及其种类1、计算机计算机是一种能够按程序快速和自动地进行信息处理的通用工具，具有很强的逻辑判断能力，可根据判断结果自动决定以后执行的命令，从而使其能替代或加强人类的智能劳动而获得的电脑的美称。世界上第一台电子计算机（ENIAC）于1946年在美国诞生，它耗用了18000多个电子管。计算机先后经历了电子管计算机、晶体管计算机、集成电路计算机、大规模集成电路计算机四代。计算机采用“存储程序”的工作原理。这一工作原理是1946年由冯.诺依曼提出的，所以基于这一原理的计算机也称为冯.诺依曼结构计算机。由硬件系统和软件系统两大部分组成，硬件系统是构成计算机系统的各种物理设备的总称，由运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备五大部件组成二、电子计算机的分类根据其字长、运算速度、存储容量、外部设备和造价等技术指标，可分为巨型机、大型机、中型机、小型机、微型机、掌上机和袖珍机等等。3、微型计算机的种类与发展（1）微型机的分类标准按微机生产厂家及微机型号分类按微机所用处理器芯片分类按微机处理器芯片位数分类（2）微型机的发展第一代微机（1971年开始）：字长4位第二代微机（1973年开始）：字长8位第三代微机（1978年开始）：字长16位第四代微机（1985年开始）：字长32位以上第五代微机（1993年开始）：字长64位二、计算机的性能指标计算机的性能指标是指可以衡量计算机系统功能强弱的指标，计算速度、字长、存储器的容量与存取速度都是计算机的主要性能指标。1、计算机速度涉及三个指标：主频、运算速度、存取速度。2、计算机字长一般为8的倍数，第一代微机的字长为4位。3、计算机的应用领域信息处理、科学计算、过程控制、计算机辅助系统、计算机通信、人工智能第二节 计算机硬件一、中央处理器CPU主要由运算器和控制器组成，是计算机的核心部分。1、运算器CPU中完成加、减、乘、除等算术运算和与、或、非等逻辑运算的部件，通常由算术与逻辑运算器（ALU）、累加器及通用寄存器组成。2、控制器整个计算机的神经中枢，负责从存储器中取出指令，并对指令进行分析判断后产生一系列的控制信号，去控制计算机各部件自动连续地工作。二、存储器计算机中具有记忆能力的部件，用来存放程序和数据。有内存储器和外存储器之分。1、内存储器即内存，用于存储正在执行中的程序和当前使用的数据。由于内存储器直接与CPU进行数据交换，所以存取数据速度比外存储器快得多。微机内存储器分为只读存储器ROM和随机读写存储器RAM两大类。2、外存储器主要有软盘、硬盘、U盘、光盘。三、输入设备主要有键盘、鼠标、扫描仪、条形码输入器、触摸屏、光笔、读卡机、语言识别器、摄像机、麦克风、游戏杆跟踪球、数字化仪等，其中主要输入设备是键盘和鼠标器。四、输出设备常用的输出设备有显示器、打印机、绘图仪、音像等。分辨率是显示器最重要的性能指标，分辨率越高，显示效果越好。打印机通常分为三类： 针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。第三节 计算机软件计算机软件系统可分为系统软件和应用软件。一、系统软件系统软件是用于管理和维护计算机资源、协调计算机各部分的工作、增强计算机功能的软件。主要包括：操作系统、语言处理程序、数据库管理系统、网络软件、诊段程序以及工具软件，其中操作系统是所有软件的核心。1、操作系统操作系统是用于管理、操纵和维护计算机各种资源并使其正常高校运行的软件。微型计算机曾使用过的操纵系统有MS-DOS、Windows、OS/2、UNIX微机版本XENIX，目前Windows操作系统最流行。2、语言处理程序计算机语言有机器语言、汇编语言和高级语言三大类，其中计算机语言是计算机的 “母语”，汇编语言和高级语言只有被翻译成计算机 “母语”，计算机才能识别和执行。语言处理程序的功能就是将用汇编或高级语言编写的源程序编译为计算机可以识别的目标程序。3、数据库管理系统数据库管理系统是一组软件，主要功能是建立数据库，并对数据库中的数据进行检索、修改、删除、排序等多种操作。微机中广为应用的数据库管理系统有ForBASE、FoxPro、DB2、Oracle、SQLSever、Access、Paradox4、网络软件网络软件主要包括网络协议软件、网络通信软件和网络操作系统。微机局域网上一般采用Windows网络操作系统，先后有Windows NT、Windows2000、 Windows XP。二、应用软件应用软件是为解决各类应用问题而设计的各种计算机软件。文字处理软件：WPS、Word电子表格软件：Lotus1-2-3、Excel课件制作软件：PowerPoint、Authorware三、程序设计语言大致分为三类：机器语言、汇编语言和高级语言。机器语言即指令系统，由一系列指示CPU操作的计算机指令组成。是计算机的母语，依赖于特定机器的硬件。汇编语言是用符号来表示机器指令的语言，与机器语言指令有一一对应关系，只不过指令不用二进制代码而使用符号表示，用汇编语言编写的程序称为源程序。高级语言又称算法语言，是一种比较接近人类自然语言的计算机语言。高级语言可以按不同的特点进行分类：通用语言和专用语言；过程性语言和非过程性语言第四节 计算机网络计算机网络是以资源共享和信息传递为目的，在统一的网络协议控制下将地理位置分散的许多独立的计算机系统连接在一起所形成的一个系统。一、计算机网络的功能1、资源共享资源包括硬件、软件和数据三类。2、信息传递3、分布式处理二、计算机网络的种类1、计算机网络的分类（1）局域网（LAN）特点：分布范围一般限制在几米到几十公里范围内，是一种小范围的计算机网络，经常为一个单位所独有；传输速率较高，误码率低，网络结构一般为星型和总线型。（2）广域网（WAN）也称远程网，具有传输距离远、传输速率低、结构不规范等特点。美国ARPA是世界上第一个广域网，Internet是世界上最大的广域网。2、微机局域网的组成（1）局域网络的硬件一般由网络服务器、工作站、网络接口卡（网卡）、集线器、传输介质及其他网络互联设备等基本硬件组成。（2）局域网络的软件系统包括网络协议软件、网络通信软件、网络操作系统和网络数据库管理系统。常见的网络操作系统有Unix、NetWare、Windows、Linux。（ Windows 先后有Windows NT、Windows 2000和Windows XP）注：Windows 98和Windows Me不属于网络操作系统。三、因特网（Internet）1、 Internet是指在TCP/CP协议的基础上将分散的各种网络相互连接而构成的互联网。其前身是美国国防部高级计划研究局为军事通讯建立的ARPA网。2、Internet的主要运用：网络通信远程登录文件传送信息查询信息研讨电子公告牌3、网址： Internet对网上计算机的重要标识。表示方法：（1）IP地址（2）域名WWW.（3）电子邮件地址（4）网络文件地址:/./4、用户连接Internet的基本方法（1）通过Modem拨号接入Internet（2）通过局域网接入Internet（3）通过专线接入Internet5、电子邮件的收发（1）用WWW浏览器收发（2）用Outlook Express收发6、用浏览器查询信息目前最常用的浏览器是Netscape Communicator和IE。IE浏览器的启动保存Web页面使用搜索引擎第五节 计算机系统的安全保护一、计算机系统的安全隐患与对策1、影响计算机系统安全的主要因素（1）系统故障风险。即硬件、软件、网络本身出现故障而导致系统数据丢失甚至瘫痪的风险。（2）道德风险。即合法或非法用户有意或无意对系统的破坏，往往造成系统的崩溃，如“黑客”入侵。（3）计算机病毒。一种人为的蓄意编制的具有自我复制能力并制造计算机系统故障的计算机程序，具有隐蔽性、感染性、潜伏性、破坏性等特点。当遭受病毒攻击时，轻则不能正常运行，重则被修改或删去程序和数据文件，使系统处于瘫痪。2、计算机系统的安全保护措施计算机安全保护的任务是保护计算机系统的资源，防止有意或无意对数据的干扰和破坏，确保数据安全和完整。一般通过以下措施来保护计算机系统的安全：（1）法律与制度（2）技术措施（3）审计与监控注：以上三个方面属于保护计算机系统安全的模型内容。二、计算机病毒的防治1、计算机病毒的主要症状（1）经常突然出现死机或重启现象（2）系统启动、程序装入、程序执行的时间比平时长，运行速度明显降低。（3）内存空间变小，磁盘突然出现坏扇区或变小。（4）程序或数据文件神秘丢失，可执行文件大小发生变化，或产生特殊文件。（5）打印机、扫描仪、摄像头等外部设备出现异常现象（6）喇叭无故蜂鸣、尖叫、报警或演奏某种音乐。2、计算机病毒的传播途径：（1）计算机网络（2）磁盘（包括软盘和硬盘）（3）光盘3、计算机病毒的预防措施（9项）（1）不使用非原始启动软盘或其他介质引导机器（2）不随便使用外来软盘或其他介质，对外来软盘或其他介质必须先检查后使用；对接收网上传送的数据也要先检查后使用。（3）接收电子邮件时，不要轻易执行其中的可执行代码（4）注意使用“写保护”来保护软盘和U盘不受病毒感染。（5）要专机专用，尽量不要游戏之类的软件，接收邮件的计算机也要与系统用计算机分开。（6）安装防病毒软件，及时升级更新病毒库。（7）定期对计算机进行病毒检查。（8）做好系统软件、应用软件的备份。（9）不要随便共享文件夹，要共享的话也要设置成只读共享。4、计算机病毒的检测与清除目前国内常见的计算机防杀病毒软件有：（1）KV2005（2）瑞星杀毒软件（3）Norton AntiVirus（4）金山毒霸此外，还有卡巴斯基、熊猫卫士、东方卫士等。迄今为止微软公司没有生产过任何独立的杀毒软件。三、计算机黑客及其防范计算机黑客（Hacker）泛指通过计算机网络非法进入他人系统的计算机入侵者。1、黑客现象的严重性主要危害是：破坏信息、盗取机密、系统瘫痪2、黑客攻击的主要目标（1）网络组件；（2）网络服务；（3）计算机系统（UNIX、Windows NT常常成为攻击的目标）；（4）信息资源；（5）网络客户端3、黑客常用的攻击方法（1）诱入法；（2）线路窃听；（3）网络监测；（4）特洛伊木马；（5）服务拒绝；（6）口令入侵4、防止黑客的主要措施（1）通过制定相关法律加以约束；（2）采用防火墙、防黑客软件等防黑产品；（3）采用加密技术（4）访问限制第四章 会计电算化基本要求本章内容：会计电算化法规制度会计核算软件要求会计电算化岗位及其权限设置的基本要求计算机代替手工记账的基本要求会计电算化档案的基本要求第一节 会计电算化法规制度一、会计法以及其他会计法规会计法和财政部发布的会计基础工作规范、会计档案管理办法等国家统一会计制度中，对单位会计电算化工作作出了具体规范。1、会计法的规定：“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。”2、会计基础工作规范：多个条文进行具体规范第11、27、44、45、53、58、61、98条3、会计档案管理办法第12条：“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”二、有关会计电算化的专门法规财政部先后制定发布了会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范、会计电算化工作规范等一系列有关会计电算化的专门制度，对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等电算化工作做出具体规范。第二节 会计核算软件的要求一、对会计核算软件的原则要求根据会计法和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下要求：1、会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。2、会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。3、会计核算软件的中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。4、会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。5、会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。6、会计核算软件应当具有机内会计数据被破坏的情况下，利用单位现有数据恢复到最近状态的功能。7、会计核算软件开发销售必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训服务。二、会计数据输入功能的基本要求会计核算软件中数据输入可以采用键盘输入、软盘输入和网络输入等形式，而且一个功能模块所需的数据，可以根据需要从另一个模块取得，也可以根据另一个功能模块的数据生成。1、会计软件必须具备的初始化功能：输入会计核算所必需的期初数字及有关资料；输入需要在本期进行对账的未达账项；选择会计核算方法；定义自动转账凭证，包括会计软件允许的自动冲回凭证等；输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等；提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。2、会计软件应当具备输入记账凭证的功能。输入项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。3、会计软件对记账凭证编号的连续性应当控制。记账凭证的编号可以由手工输入也可以由会计核算软件自动生成。4、在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：（1）正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复；（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示改编号所对应的会计科目名称；（3）正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额（即金额为0），应予以提示并拒绝执行；（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行；（5）正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝。5、会计软件对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核功能，但在账务处理模块内不能提供对自动产生的机内记账凭证进行修改的功能。6、不允许操作人员审核由自己输入的记账凭证。7、发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正。8、由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。三、会计数据处理功能的基本要求1、会计核算软件应当根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。（1）根据审核通过的机内记账凭证或者计算机生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账；（2）根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细账；（3）总账和明细账可以同时登记或者分别登记，可以在同一功能模块中登记或者在不同功能模块中登记；（4）会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能；（5）机内总账和明细账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。2、会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。3、会计核算软件应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。4、结账前会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由各功能模块自动生成的机制转账凭证是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账。5、结账后，不允许再输入上一会计期间的会计凭证。会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下一个会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一季度会计凭证的功能。6、会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能，对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改的功能。7、会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除的功能。四、会计数据输出功能的基本要求会计数据输出主要有屏幕查询、打印输出、向磁盘输出等形式。其中查询与打印是最基本的输出形式。1、会计软件应当具有对机内会计数据进行查询的功能（1）查询机内总账会计科目和明细账会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目；（2）查询本期已输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证；（3）查询机内本期和以前各期的总账和明细账账簿；（4）查询往来账款项目的结算情况；（5）查询到期票据的结算情况；（6）查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示2、应当按照国家统一的会计制度规定的内容和格式，打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表。其中明细账应提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种账簿形式。3、总账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代；4、在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线可以适当减少。5、对于业务量较少的账户，会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、电算化会计岗位的划分实行会计电算化的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，电算化会计岗位一般包括：电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析。注：基本会计岗位几乎不直接接触会计软件，但出纳例外。无论出纳是否使用会计软件，都只能属于基本会计岗位。会计电算化岗位一般都要接触会计软件。（1）电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。（2）软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。（3）审核记账。负责对输入计算机的会计数据（包括记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平，可由主管会计兼任。（4）电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗位在大中型企业中应由专职人员担任。维护员一般不对实际会计数据进行操作。（5）电算审查。负责监督计算机及会计软件的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到电算化中级知识培训的水平。此岗位可由会计稽核人员兼任。采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。（6）数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识。达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。二、会计电算化岗位职责制的基本内容1、电算主管的责任主要有：（1）电算主管负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，及时组织有关人员恢复系统的正常运行。（2）协调电算化各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制度。负责对电算化系统各类人员的工作质量考评，以及提出任免意见。（3）负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。（4）建立电算化系统各种资源（包括硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。2、软件操作员的责任主要有：（1）负责所分管业务的数据输入、处理、备份和输出的工作。（2）严格按照操作程序操作计算机和会计软件。（3）数据输入操作完毕，应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账员复核记账。（4）每天操作结束后，应及时做好数据备份并妥善保管。（5）注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，定期更换自己的密码。（6）离开机房前应执行相应命令退出会计软件。（7）操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。3、审核记账员的责任主要有：（1）审核原始凭证的真实性、正确性，对不符合规定的原始单据不作为记账凭证依据。（2）对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。（3）对操作员输入的凭证进行审核并记账，并打印出有关的账表。（4）负责凭证的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性等。（5）对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。（6）结账前，检查已审核签字的记账凭证是否全部记账。4、电算维护员的责任主要有：（1）定期检查电算化系统的软件、硬件的运行情况。（2）应及时对电算化系统运行中软件、硬件的故障进行排除。（3）负责电算化系统升级换版的调试工作。（4）负责电算化系统的维护。（5）与软件开发人员或开发商联系，进行软件功能的改进。5、电算审查员的责任主要有：（1）负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。（2）审查电算化系统各类人员的工作岗位的设置是否合理。（3）发现系统问题或隐患，应及时向会计主管反映，提出处理意见。6、数据分析员的责任主要有：（1）负责对计算机内的会计数据进行分析。（2）制定适合本单位实际情况的会计数据分析方法、分析模型和分析时间，为企业经营管理及时提供信息。（3）每日、旬、月、年，都要对企业的各种报表、账簿进行分析。三、中小企业实行会计电算化后的岗位设置实行会计电算化后的电算化会计岗位设置应注意满足内部牵制制度的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理业务。较小单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员操作软件担任操作员和电算维护员，应单独设出纳员岗位。四、会计电算化岗位及其权限的设置一般在系统初始化时，由电算主管（admin）负责会计电算化岗位及其权限设置，具体操作人员只有修改自己口令的权限。无权更改自己和他人的操作权限。第四节 计算机代替手工记账的基本要求计算机替代手工账俗称甩账，即系统的正式运行，是指从手工会计数据处理方式正式转为计算机会计数据处理方式。会计电算化管理办法和会计电算化工作规范对计算机替代手工记账的基本要求：1. 配有适用的会计软件，并且计算机与手数据工进行会计核算双轨运行3个月以上，计算机与手工核算的数据相一致，且软件运行安全可靠2.配有专门的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端。3.配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员，其中上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证。4.建立健全内部管理制度，包括会计电算化岗位责任制度会计电算化机房管理制度会计电算化操作管理制度计算机软件与硬件系统维护制度会计电算化档案管理制度。1.采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。作为会计档案保存的资料，其保存期限按会计档案管理办法的规定执行。2.会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份数据，以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。其保存期限同会计档案管理办法中规定的相应会计数据一致。（1）现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册。每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。（2）在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账可用“总账本期发生额及余额对照表”替代。3.系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。4、会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定，并由专人负责。（1）各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。（2）经领导同意的借阅会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应认真检查病毒，防止感染病毒。（3）当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。（4）存有会计信息的磁介质及其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。5.对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地方，最好在两个不同建筑物内。6.对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。7.对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。第五章 账务与报表处理系统本章内容：账务处理系统的主要特点账务系统的初始设置账务系统的日常处理账务系统的其他处理账务系统的期末处理账务系统的账簿管理账务系统的系统维护报表编制与报表系统第一节 账务系统的基本功能与操作流程会计软件是一个集成的大系统，其中涉及核算的主要有账务、报表、应收、应付、工资与固定资产等系统。一、账务处理系统的主要特点1.遵循世界通用的复式记账原则2.记账凭证是数据处理的起点3.部分凭证可以由机器自动生成4.计算机内部账簿体系有较大的变化5.记账规则和记账程序不完全相同6.内部控制已部分实现程序化7.可以提供定期或实时的财务报表8.查账比手工系统更为方便二、账务处理系统的基本功能1.系统设置：建立账套、设置会计科目、设置辅助核算项目、设置凭证类型、录入期初余额、建立常用摘要、设置货币、人员管理2.凭证处理：凭证录入、凭证查询、凭证修改、凭证删除、凭证汇总、凭证审核、凭证记账3.出纳管理：支票管理、现金日报表、日记账、银行对账4.辅助核算：往来管理、部门管理、项目管理5.期末处理：转账、结账6.账表管理：总账、明细账、日记账、科目余额表、现金流量表7.系统维护：账套选项、操作授权、密码维护、科目维护、数据备份与恢复三、账务处理系统的操作流程（课本P55图4-2）从建立账套和初始设置开始，然后启用账套进入日常账务处理。日常最基本的业务是凭证处理，其流程是：填制凭证 凭证审核 凭证记账。四、账务处理系统与其他系统的关系账务处理系统除了与其他系统共享编码方案、会计科目、存货分类、部门档案等基础数据外，还与许多系统传递数据，其中：1.成本、报表、财务分析等多个系统需要读取账务系统的数据进行处理。2.应收、应付、工资、固定资产、存货、成本、资金等系统需要将处理业务编制成记账凭证，并直接存入账务系统。第二节 账务处理的初始设置账务处理的初始设置也称初始化，是指将一个通用账务处理系统转化为满足企业实际需要的专用系统的过程。包括建立和设置账套、设置会计科目、设置辅助核算项目、设置货币与汇率、录入初始数据、用户管理及其他设置等。一、建立和设置账套账套是用于存放核算单位会计数据的实体，一个账套代表一个核算单位，一个会计软件通常允许同时建立多套账，分别代表不同的会计核算单位。1.账套基本信息建立账套时一般需要指定账套编号、账套名称、所属行业、记账本位币、科目编码规则、账套存储路径、会计分期、会计年度开始日期、账套启用期间、账套主管、核算单位信息等。2. 设置系统参数系统参数又称账套选项，用以规定如何使用账务处理系统。账套选项一般包括基本参数、凭证规则、账簿规则、会计日历等多方面的内容。其中，凭证规则主要包括：（1）制单控制。主要包括资金及往来赤字控制、预算控制、支票控制、现金流量控制等。（2）内容控制。如规定凭证是否自动编号、是否允许修改他人填制的凭证。（3）审核控制。规定凭证是否需要审核、是否允许成批审核、出纳是否需要签字等。（4）输出控制。如规定凭证显示或打印科目、核算项目的输出格式等二、设置会计科目1、科目代码与助记码2、科目名称3、科目类别4、余额方向5、核算外币6、数量核算7、辅助核算8、现金流量三、设置辅助核算项目辅助核算是对账务处理的一种补充，即实现更广泛的账务处理，以适应企业管理和决策的需要。辅助核算一般通过核算项目来实现，核算项目是会计科目的一种延伸，但又不同于一般的明细科目。一个核算项目可以在多个科目下挂接，一个会计科目既可设置单一核算项目，也可选择多个核算项目。即核算项目与科目是多对多的关系，而明细科目与其上级科目只能是多对一的关系。常用的核算项目包括往来单位、部门、职员等类项目。辅助核算的设置包括两个方面，一是辅助核算种类，一是具体的核算项目。四、设置货币与汇率设置内容主要包括：货币代码、名称、折算方式、小数位数、固定汇率OR浮动汇率。五、录入初始数据1.需要输入系统的主要数据（1）科目本位币、外币、数量的年初余额与本年累计发生额。（2）辅助核算项目的年初余额与本年累计发生额。2.初始数据的正确性检验资产=负债+所有者权益总账科目借方或贷方余额与发生额=明细科目借方或贷方余额与发生额六、用户管理该功能包括设置操作员、为操作员分配权限和设置与更改密码等。1.设置操作员必须而且只能由担当系统管理员的电算主管进行，一般操作员无权也无法进行更改。2.电算主管在初始化时要逐一为每个操作员进行权限分配，进入日常处理之后如果工作发生变化也可以随时对操作员增加或取消权限。3.电算主管在设置操作员时一般没有为其设置密码，而且其后也无权设置或更改操作员的密码。七、其他设置编码方案、结算方式、账簿格式、凭证类型、常用摘要等第三节 账务系统的日常处理账务处理是以证账表为核心为企业财务信息进行加工的一个系统，它的日常处理主要是凭证处理。涉及填制凭证、查询凭证、修改凭证、审核凭证、打印凭证、汇总凭证、导入导出、凭证记账等多种功能，其主要流程是凭证的输入审核记账。一、凭证的形成方式1.手工填制的记账凭证2.内部转账凭证3.外部系统生成的凭证二、凭证的输入1.凭证输入的界面提供增加、保存、放弃、打印、预览、流量等操作功能。2.凭证输入的基本内容与输入方法（1）凭证日期；（2）凭证字号；（3）摘要；（4）会计科目；（5）借方或贷方金额；（6）原币与汇率；（7）数量与单价。3.辅助数据的输入主要指辅助核算、银行存款与现金流量的有关数据。4.凭证内容的正确性检查（1）凭证日期；（2）凭证号；（3）摘要；（4）科目代码；（5）金额三、凭证的查询特点：1.一般采用组合查询技术。即任意按日期、凭证字、会计科目等项目组合条件，系统按设置的条件显示会计分录。2.查询条件可以逐步追加。即开始时设置的条件少一些，为了更精确查找，可以在此基础上逐步追加相应的查询条件。3.查询条件可以永久保存。即对经常性的查询，可将其查询条件命名后保存，以后需要此查询时，只需要调出保存的条件即可查找到所需的凭证。4.查询是其他处理的基础。即先找到凭证然后进行相应的处理。