办公室5S管理标准与规范.doc

郑州元洲装饰工程有限责任公司发布2013-05-01实施2013-05-01发布办公室5S管理标准与规范郑州元洲装饰工程有限责任公司企业标准+ 前 言本标准是为改善和提高企业形象，为员工创造良好的工作环境，协助员工养成良好的工作习惯，提高工作效率，特制定该规定。本标准由人力行政部提出并负责起草。本标准由总经理批准。本标准由人力行政部统一归口管理。本标准主要起草人：于丹丹本标准首次发布试行时间：2013年5月1日。凡与原5S管理办法文件相违背之处，须按此标准执行。以后凡涉及5S管理制度均以此标准为准，其他未尽事宜以公司后续发布的最新通知或OA公告为准。办公室5S管理标准与规范1 定义与目的5S就是整理、整顿、清扫、清洁、素养，因其日文罗马发音均以“S”开头，简称为“5S”。1S整理定义：将办公桌和办公区域的物品区分为要与不要的，除了要用的东西之外，其他物品都不防置。目的：不要的东西就断然加以处理，把“空间”腾出来给于充分利用。2S整顿定义：要的东西按规定定位、定量摆放整齐，明确标示。目的：不用浪费时间找东西。3S清扫定义：通过整理、清理使办公区域整洁。目的：保持办公区域窗明几净，地面整洁，无卫生死角。4S清洁定义：将上面3S实施的做法制度化、规范化、并维持成果。目的：通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在，逐渐提升工作意愿。5S素养定义：人人依规定行事，养成做事讲究的好习惯。目的：改善“人质”，养成工作认真负责，标准作业的作风。2 内容2.1 员工在5S互动中的责任2.1.1 自己的工作环境需不断地整理，物品、材料及资料不可乱放。2.1.2 不用的东西不可乱放，要立即处理，不可使其占用工作环境。2.1.3 办公区域必须维持清洁，做到窗明几净。2.1.4 物品、办公用具及文件等要放置于规定场所，并标识清楚。2.1.5 空调、办公桌、电脑要时刻保持清洁。2.1.6 保洁员所负责的责任区要每天清理，并做到时常保洁维护，保持办公区域清洁。2.1.7 员工所负责的责任区域和电气设备须注意在每日下班时开闭电源。2.2 员工5S文明礼貌素养要求2.2.1员工礼貌用语2.2.1.1 早上(下午、晚上)好! 董事长（总经理）好！2.2.1.2 欢迎您，很高兴与您相识！2.2.1.3 打扰了，再见！2.2.1.4 请稍后。2.2.1.5 谢谢！2.2.1.6 不用谢！不客气！2.2.1.7 （对不起）没关系！2.2.1.8 请您原谅！2.2.1.9 请稍等，马上就给您办！2.2.1.10 对不起，请稍侯！2.2.1.11 对不起，因XX原因，我们办错了，现在给您更正。2.2.1.12 对不起，按规定应该，请您原谅！2.2.1.13 对不起，由于XX原因，请您稍等一下。2.2.1.14 对不起，请您保持公共卫生。2.2.1.15 耽误了您的时间，请原谅！2.2.1.16 您别着急，我会帮您办完再走。2.2.1.17 您好，别着急，请慢慢说。2.2.1.18 您有什么意见、要求请提出来，我们接受。2.2.1.19 欢迎您对我们的工作多提宝贵意见！2.2.2 员工仪表2.2.2.1 仪态2.2.2.1.1 脸上应常常有微笑，让人感到平易近人、和蔼可亲。2.2.2.1.2 员工之间应热情大方，不要不理不睬。2.2.2.2 坐姿2.2.2.2.1男性张开腿部而坐，手置膝上，体现男子的自信豁达。2.2.2.2.2女性则膝盖并拢，体现庄重矜持，落座声轻，动作协调，先退半步（穿裙子时双手自上而下理直后裙）后坐下，要做椅面的一半或2/3处，脚尖相并或前后差半步。两手自然弯曲，扶在膝部。2.2.2.3 行走2.2.2.3.1男性头正颈直，挺胸收腹，目光平视，两手自然下垂，前后摆动，身体平稳，两肩不要左右晃动。2.2.2.3.2女性款款轻盈，显出端庄之美。2.2.2.3.3不论男性或女性均尽量不要走八字步。2.2.2.3.4 行走中不要搂肩搭背。2.2.2.4 头发、化妆 2.2.2.4.1头发要保持整整齐齐，干干净净，发型要美观大方、整洁。2.2.2.4.2男子不留长发，不烫发，不留胡子。女性发型要根据自己的年龄、脸型、体型、气质和工作环境选定。2.2.2.4.3女士上班期间应化谈妆。2.2.3 接听电话的礼仪2.2.3.1当电话铃声响时，应立即接听，非特殊原因不要超过三声。2.2.3.2接听电话的第一句话应这样说：“您好！元洲装饰，您找哪位？”2.2.3.3打电话第一句话应这样说：“您好！我是元洲装饰的XX,请找XX。”2.2.3.4即使对方极大的责难，仍要保持礼貌和耐心，并将此视为自己必须遵循的一种工作道德。2.2.3.5拨错电话了要说“对不起，打错了”。2.2.3.6当打来电话说“您好，请问张先生在吗？”接听电话可按照以下三种情况应答：A、正好是张先生本人接听电话，就这样开头：“您好！我就是张XX,请问您有什么事？”B、别人接电话，张先生在场，可这样开头：“您好！他在请稍等。”C、别人接电话，张先生不在，就这样开头：“对不起，他不在，是否需要留言转告？”2.2.4 握手礼仪2.2.4.1参加聚会先与主人握手，再与房间里的其他人握手。2.2.4.2与女士握手需待女士先伸出手，男士方可与女士握手，不能主动与女士握。握手时应轻握女士的手指部分，不要握手掌部分。2.2.4.3不要随便主动伸手与长者、领导握手，应在他们先伸手时才能握。2.2.4.4自己已伸手而对方却未注意，在许多时间经常会发生这样的情况，而对方毫不知情，此时应微笑自然地收回自己的手，什么也不用说。2.2.5 呈受名片的礼仪2.2.5.1呈递名片前应准备好，并选择恰当的时机，将印有自己名字的一面朝向对方，用双手呈上，说声：“请，这是我的名片”。2.2.5.2接受名片时，应双手接过后，认真仔细看一遍，尽可能记住对方名字，并说声“谢谢”。2.2.5.3不要将名片随便塞进衣袋或随便一扔，应小心而慎重地放置起来或放在名片盒里。2.2.6 就餐礼仪2.2.6.1入座时要文雅，上座留给主人，优先对待女士。2.2.6.2斟酒一般要八分满，用小口品酒，富有情趣；敬酒要适可而止，回敬时一定要大方。2.2.6.3不能饮酒时应申明自己不能饮酒，同时可以用饮料代酒，或请亲友代酒。2.2.6.4饮茶讲究饮热茶，热茶不易斟满，以八分为适中；斟茶应以主宾为先，其次按顺时针顺序依次上茶。2.2.6.5进餐时言谈应得体，勿谈公务活动，勿谈别人隐私、勿谈令人伤感或令人作呕的话题。2.2.6.6进餐忌讳咳嗽、吐痰，且不要剃牙，喝汤最忌讳发出响声。2.2.6.7进餐结束离席时应主动将桌椅放在桌内，并请客人(主人)先离席。2.2.7 基本行为规范2.2.7.1任何言谈举止不得有损公司形象。2.2.7.2要真诚谦恭待人，用语文明，不说粗话、脏话、刻薄话。2.2.7.3注意个人卫生和环境卫生，在办公区域内不乱扔纸屑。2.2.7.4员工上班要按要求穿工装，带司徽或工牌，男员工上班应系领带。2.2.7.5进入他人办公室时，一定要先敲门，同意后方可进入，出门时要随手关门。2.2.7.6有客人来访时应在洽谈室予以接待。与客人交谈时要看着对方，不要心不在焉，看别处，也不要上下打量客人。客人离去时应微笑相送或握手告别，说声再见。2.2.7.7介绍人员时，要将年轻的介绍给年长的，将职位低的介绍给职位高的，把男士介绍给女士，把本公司的人介绍给外公司的人。一般以“请允许我向您介绍”或“让我介绍一下”或“这位是让我介绍一下”等句式，其内容可以有姓名、籍贯、工作单位、职业、职务、兴趣、特长、毕业院校等。2.2.7.8当对方说“谢谢”时，应回答说“没关系”或“不客气”或“没什么”等。2.2.7.9要打断别人讲话应先说“对不起，请允许我插一句”。2.3员工须遵守的5S规章2.3.1员工应遵守的工作规章制度2.3.1.1公司内严禁吸烟，进食，上班时，严禁串岗闲聊、嬉笑打闹、打瞌睡、大声说话。2.3.1.2员工在作业时不得怠慢拖延，禁止在公司干与工作无关的事情。2.3.1.3员工穿工装时应将衣服扣子扣好，揭开口子不得超过两个，严禁畅胸露怀。2.3.1.4要遵守作息时间，不迟到、早退，有事短时间离开工作岗位外出办事应告知同事自己的去处，工作时间不得中途任意离开岗位、如需离开应向主管人员请准后方可离开。如需休假或调休需提前两天申请，经相关领导批准后方能执行。2.3.1.5禁止在办公室、客户门店内部及门口做出抽烟、说脏话、吐痰等一切不文明行为。2.3.1.6员工应团结协作，同舟共济，不得有吵闹、斗殴、搭讪、攀谈、搬弄是非或其他扰乱公共秩序的行为。2.3.1.7财务和仓库属于公司重地，不得随意进入，除财务人员外，财务室最多可进一人。2.3.1.8员工应品行端正、工作努力、忠于职守，服从领导，不得有敷衍塞责行为，不服从安排、消极怠工者予以辞退。2.3.1.9不得假借职权贪污舞弊，收受贿赂，或以公司名义在外招摇撞骗。员工对外接洽业务，应坚持有理、有利、有节的原则，不得有损害本公司名誉的行为。2.3.1.10爱护公物，未经许可不得私自将公司财物携出公司，不得浪费公司财物或者公物私用。2.3.1.11不得经营与本公司类似或职务上有关的业务，不得兼任其他公司的职务。2.3.1.12全体员工必须不断提高自己的工作技能，强化品质意识，圆满完成各级领导交付的工作任务。2.3.1.13享受公司话补人员，公司通讯卡出现三次无法接通或无人接听的情况，扣除当月话费补助。2.3.1.14工作报表不填写、填写不完整或不详细者，笔迹潦草者，纳入月度考评，进行相应处罚2.3.1.15员工所掌握的有关公司的信息、资料和成果，应对上级领导全部公开，但不得向其他任何组织或个人公开透漏。2.3.1.16明确职责，对于非本人工作职权范围内的机密，做到不打听、不猜测、不参与小道消息的传播。2.3.1.17树立保密意识，涉及公司机密的书籍、资料、信息和成果员工应妥善保管。2.3.2工作中的注意事项2.3.2.1坐时拉开椅子，离开时将椅子放回桌旁。其中，虽离开办公室但在公司区域时，应将椅子紧靠办公桌放好，如果下班或离开办公区时则将椅子放低推到桌子底下，椅背紧靠办公桌斜面放置，以此作为人员所在区域的基本标示方法。2.3.2.2工作中与他人交谈时须先称呼对方，一般情况下的称呼是“姓氏职务”，如王主任等；无职务时对年长的员工应称“师傅”，对年轻的员工应称“小姓氏”或直呼其名。2.3.2.3讲话时应尽量简单明了，不得大声喧哗，谈工作以不影响无关者为宜。2.3.2.4爱护公司物品，公共物品用后要放回原处；从同事处借来的物品用后要及时归还。2.3.2.5保持工作现场与公共场所（卫生间、会议室）的卫生。2.3.2.6不要在工作期间说闲话，特别是在单间办公的员工不要聚堆说别的员工闲话。2.3.2.7注重节能降耗，白天在自然光适宜时，不要开照明灯；在自然温度适宜时不得开空调。夏季室内空调温度设置不得低于25摄氏度，冬季室内空调温度设置不得高于20摄氏度。3 5S的具体实施及评比标准3.1 权限及职责3.1.1各部门经理负责对本部门5S内容进行日常检查、督促、改进。3.1.2人力行政部负责组织对公司5S内容检查奖惩，公司全体员工为被考核人员。3.1.3为确保评比的公平公正性，公司成立检查小组，成员由人力行政部经理、各部门经理（轮流）组成。3.2 评比方法与奖惩3.2.1人力行政部组织不定时的抽查，并拍照取证，评比结果在公司进行通告、公示。3.2.2对于评比结果较差部门及员工，人力行政部直接下达限期整改通知书与罚单，对于评比结果优秀的部门与员工，进行通报表扬，并发放奖金。3.2.3人力行政部将根据5S制度中的考核标准，进行检查评比，并拍照取证，评比结果优秀的，嘉奖一次，奖励100元/次，评比结果不符合5S执行标准的，记口头警告一次，罚款100元/次，奖惩人员名单由人力行政部报总经理于7日内执行完毕。3.3评比标准详见附件1、附件2、附件3、附件4、