沃客服装量贩业务应用方案建议书.doc

商龙软件的业务应用方案建议书总则：本建议书编写的原则是：指导客户怎样正确使用商龙巧裁缝服装版信息管理系统软件产品，来对服装零售企业各方面的经营信息科学的管理；同时，能对客户的实际业务流程和业务操作规范起到参考性作用；从而提高客户的应用水平，使软件中设计的大部分功能能够帮助企业解决实际经营中的问题。声明：本文中的观点仅代表本产品的倡导思路，仅供参考作用，不代表公司的商业承诺和服务义务；同时，仅代表文档资料编写时的理解观念，对于文档资料中的名词更新、技术升级带来的误差，我公司保留对此文档资料解释权力；在此文档资料中的功能实现必须结合深圳商龙宝源科技发展有限公司（以下简称商龙宝源），开发的商龙巧裁缝服装版服装零售企业信息管理系统产品（以下简称商龙软件），及本建议书的方案来实现；未经我公司许可任何人不能对此文档资料进行复制或剪切。概述：商龙软件是定位于解决中大型服装零售超市大卖场业态的商场经营管理中的大量的各种信息管理的统计分析作业，为企业决策部门提供科学、准确、全面的数据报表，以便决策者通过数字化管理来掌控企业各方面的经营状况和各种人力、物资资源的利用情况，使决策者迅速对资源监控和再利用及时调整，从而实现企业各种资源的合理支配，达到企业利润最大化、管理信息化的目标。为此商龙软件结合上百家服装零售店铺的管理精华、近十年的商业软件开发资源，精心设计的一款集供应、采购、销售、库存、结算、卖场、人力资源、财务核算、客户关系、统计分析、辅助决策等于一体，以数据信息为轴心的全面的信息数字化管理控制系统。u 信息数字化主要是指企业所有运营作业信息用数字化分类进行处理的商业信息系统。是根据商业企业规范化管理特征与要求，充分利用国际互联网技术、现代通信技术、计算机网络应用技术、先进数学算法、数字智能分析技术、数据仓库技术、条形码应用技术等实现商业企业的科学管理，是现代化科技与现代流通企业管理密切结合的产物。它是一项综合的系统工程，包括了在企业内部组织规划、作业流程设置、作业数据处理、作业绩效分析、作业事务信息报告。一个完整的信息数字化系统（下图所示）应解决以下几个层次的内容：大纲目录1.1 技术应用环境建议1.1.1 网络环境建议1.1.2 数据通信环境建议1.1.3 条形码技术应用建议1.1.4 商龙软件应用环境建议1.2 企业组织规划建议1.2.1 必要的部门设置及具体职责1.2.2 各部门的操作权限建议1.2.3 部门的绩效考核建议1.3 作业流程规划建议1.3.1 数据管理建议1.3.2 数据权限的设置建议1.3.3 基础信息的建档建议1.3.4 商品的尺码、色码管理建议1.3.5 商品的采购管理建议1.3.6 商品的库存控制建议1.3.7 商品损耗控制及核算建议1.3.8 商品物流配送管理建议1.3.9 商品促销建议1.3.10 营业员绩效管理建议1.3.11 商品前台销售建议1.3.12 商品补货管理建议1.3.13 商品返厂管理建议1.3.14 商品仓储管理建议1.3.15 商品的盘点建议1.3.16 卖场陈列资源管理建议1.3.17 客户服务管理建议1.3.18 会员管理建议1.3.19 供应商管理建议1.3.20 商品防损建议1.4 业务数据处理建议1.4.1 怎样使业务处理完善1.4.2 怎样确保数据准确1.4.3 怎样确保数据安全1.4.4 怎样建立快速数据反映机制1.5 数据报表的分析建议1.5.1 怎样辨别核对报表的水分1.5.2 怎样快速得到报表的数据1.5.3 怎样通过报表分析漏洞1.5.4 怎样通过报表管理事务1.5.5 怎样通过报表修改工作计划1.6 其他的应用注意事项1.1 技术应用环境建议：一套计算机软件应用系统作用发挥的好坏，与它的技术应用环境有着至关重要的关系，它决定着软件系统能否流畅的运行工作、用户需用它时是否能够准确的反映数据。因此，我们从以下几个方面建议商龙软件的技术应用环境。1.1.1 网络环境建议：一般情况下，我们建议商场的计算机系统能够拥有一个相对独立的网络环境，最好是一个基于以太网结构的局域网；因为在网络内交换的数据都是企业的内部数据，建议一般最好控制不要与外部网络连接，而通过INTERNET网络路由器建立企业专用的网络通道，并通过硬件防火墙来割断外来用户的干挠，也可以租用专线建立企业内部的网络，这样一来可以避免病毒攻击和数据被泄露；网络的交换机最好是百兆以上，如果网段距离比较长，建议采用光纤连接，如果用双绞线连接一定要根据网段的距离和用户终端数目加装网络信号放大器和性能超群的交换机；同时，网线的安装一定要牢固，不能没有线槽保护和专用线缆管道，不能悬空，不能穿过强力磁场和电力线圈，不能与高压电源线交织在一起；网络的服务器必须是专用型高性能服务器，它对所有终端的数据访问速度起着决定性作用，最好有双机备份系统，避免因服务器瘫痪而带来不必要的损失。对于网络外的任何数据切入一定要严格把关，要先查毒再使用，最好安装病毒防火墙和网络防火墙，以免遭受破坏性攻击；对于网络终端的成员的登录账号和口令一定要有专人管理，网络系统和数据库系统的超级用户口令最好由不同的人员管理；操作系统选择上建议选择技术比较普及的WINDOWS 2000 SERVER，他技术相对普及，维护起来比较简单，技术人员也比较好找寻，维修也比较简单。1.1.2 数据通信环境建议：为了方便用户对数据的合理共享和安全，建议内部通信环境，一定要根据各个部门或岗位的工作需要对共享数据进行分配；大部分数据处理建议在本地进行，只是受操作权限控制，以减少网络的数据传输量；但处理的最终结果一定要集中放置，以便其他用户查看；数据的交换传递过程中尽量和工作岗位职责联系在一起，避免数据不及时处理引起的其它业务无法进行。譬如：采购部门做了一张采购单，没有及时提交，而使验货部门的验收单无法进行；各操作用户终端要灵活应用系统的消息发送来交换请求信息。譬如，刚才的情况，验收部门可以利用系统的消息发送向采购部门的对应终端发送一个警告信息“请将XXX供应商的XXX号采购单提交”；各个操作终端的操作，尽量避免长时间占用网络资源的情况，譬如：打开一个数据查询报表一直不关闭，却无人管理；1.1.3 条形码技术应用建议：系统在采集数据时避免人工录入错误，请在系统的应用过程中尽量减少人工录入信息的工作量，尽量利用条形码的录入方便、采集速度快、相对准确率高的优点，来减少人为录入的错误数据；商品在物理运转的过程中的条形码损伤要及时注意补换；商品的验收环节上，最好在验完货后，直接打印出条形码进行张贴，使用条形码阅读器来对货物做周转业务单据，以避免档案录入的条形码与实际商品上不一致，导致在销售过程中的其它问题发生；商品在出库和销售及调配周转的环节当中，就可以用条形码来完成业务单据及数据采集采集最好启用软件时限制手工输入条形码信息，来限制因人为的错误录入而造成的不必要的损失；对于商品包装没有国际条形码上粘贴的条形码标签最好是防撕型的，避免人为更换标签带来的不必要的损失，同时，在粘贴此类条形码标签时一定要有详细的规范标准，以免粘贴的标签无法阅读；对于有条件能够实现批次码管理的建议对所有商品都能够粘贴批次条形码来跟踪管理商品是最好不过，其中也可以将商品的尺码、和色码也包含在商品条码当中；譬如：商品的条码一盘是十三位的，其中最末一位是交验位，实际使用的只有十二位，如“6901,1001.0001,X”中，我们可以用前四位“6901”来代表色码和尺码组合信息、用中间的“1001”来代表供应商编号信息、用后面的“0001”代表商品流水号、最后一位“X”则是前面数值得交验位，这样一来在商品的整个流转过程中就很轻松的能够跟踪到其批次、尺码、色码信息，并进行跟踪管理。1.1.4 商龙软件应用环境建议：对于装有商龙软件的计算机终端，最好能够相对独立一些，这样在系统故障诊断时比较容易，同时，也避免和其他的应用软件资源发生冲突；同时，装有商龙软件的计算机终端，最好不要直接访问INTERNET，避免遭受病毒攻击；登录和操作商龙软件的人员，必须加强账号和口令管理，系统管理员的密码和数据库的超级用户口令必须严格管理，对于各操作者的权限和数据访问权限必须划分清楚，以避免没有权限而视为系统数据不准；对于装有商龙软件的计算机最好少安装一些无用的应用程序和游戏软件，这对于提高软件的运行速度至关重要；所有操作商龙软件的人员必须经过系统管理员或我公司培训过的人员，避免错误操作带来的系统负担；商龙软件运行的操作系统建议最好是技术面普及较为广泛的WINDOWS 2000 或WINDOWS XP，同时，也可以运行在UNIX 操作系统下；数据库系统根据需要可以是MICROSOFT SQL 2000 或 ORACLE 10G，企业根据自己的数据处理量来选择。1.2 企业组织规划建议：一个企业的核心竞争力在于他的组织规划，是否科学，对企业内外资源利用是否发挥的淋漓尽致；那么如何做到这些呢？商龙宝源公司结合多年的服装零售企业的研究和上百家服装批零专业店铺的成功实施经验，建议企业对组织规划必须高度重视，就服装零售企业的运营机制和管理需求我们建议从以下几个方面进行：1.2.1 必要的部门设置及具体职责一个企业的组织结构，往往反映了企业的核心竞争力，同时决定企业的办事流程和作业效率，要想真正的发挥好系统的应用价值，改善企业的经营能力和管理水平，而不是什么软件先进,只要使用就能够马上改善和提高企业的效益.那么，怎样规划企业组织结构就显得尤为慎重，企业和企业之间都存在着质的区别，所以企业必须视自身情况量力而行。但我们可以参照修改，可以变种再生。总之，要找到适合自己的，运用顺畅自如的就可以了。下面我们结合众多商业企业的综合因素列出一个适应于大型商业企业的组织结构及职能建议，具体如下：总经办：总经办是为卖场营业提供服务的单位，通过总经办的标准化、专业化、集中化管理使个部门作业单纯化、高效化，其基本职能主要有：行政政策制定、流程优化开发、商品管理分析、营业督导等。分管不同的职能部门分别负责，一般说来，企业会划分以下几个职能部门主要有：企划部、营业部、商品部、财务部、行政部、营销部等、防损督查部、仓储部、咨询中心、总经办。各部门职能如下：(1)、企划部的职能： 进行市场商圈、消费者调查 企业发展策略制定 制定企业重大项目计划 作业流程优化设置 各分店卖场形象设计、广告宣传策划 企业营销公关活动策划 大型庆典活动策划(2)、营业部(营运部)的职能： 各分店卖场各区域营业目标和总的营业目标的拟定及督促执行 定期对各分店卖场内的商品清理盘点，并录入管理相关单据 编制营业手册并监督、检查其执行情况 各分店营业人员调配及工作分派 各分店卖场经营情况及合理化建议的反馈与处理 各分店客服（赠品领发、退换货及单据处理）、售后服务业务处理 各分店收银作业、安防事件处理 店面商品销售分析，根据库存量，登录缺货或补货单据 监督各分店卖场缺货商品补充，商品的销售准备工作(3)、商品部(采购部)的职能： 商品结构组合策略的拟订及执行 商品货源的把握、新产品开发与滞销商品淘汰 供应商管理及合同执行监督 商品档案信息录入管理 商品缺货、补货单据受理，采购计划制订，采购订单录入管理 执行和跟踪采购计划、销售策略监督 商品促销策略的申请和执行 批发中心的经营与管理(4)、财务部的职能： 融资、用资、资金调度 现金管理、零超兑换计划安排 编制各种财务会计报表 审核凭证、账务处理及分析 每日营业汇总核算 发票事物管理 税金申报、缴纳，年度预决算 会计电算化及网络管理(5)、管理部(行政部)的职能： 企业组织制度的确定 人事制度的制定及执行 员工福利制度的制定与执行 人力资源规划，人员招聘、培训 奖惩办法的拟定及执行 人力资源的绩效统计 企业合同管理及公司权益的维护 其他有关业务的组织与安排，也可与财务部合并(6)、营销部（可与采购合并）的职能： 各分店商品价格策略的拟订及执行 各分店商品结构配置、陈列设计及改进 各分店促销活动的详细规则制定与执行，相关促销业务单据的录入和管理 各分店商品销售价格管理，变价单据的录入和管理 各分店商品销售跟踪分析，畅、滞销商品跟踪管理 各分店会员营销管理、团购业务运作管理，及相关单据录入管理 新市场开拓方案及计划的拟订，可单设也可并入营运部(7)、防损督查部职能： 对各分店卖场的营业情况，进行监督和指导 汇总各分店卖场所有区域和店面经营问题给管理部门 审查各分店卖场存在的各种隐患漏洞，并进行治理 检查各个部门的作业执行情况，执行奖惩制度 对各分店店面的营业情况进行监控 协调解决各部门的疑难问题事务 管理各分店商品的报损事务，及录入管理相关单据 各分店卖场营业设施养护、修理(8)、仓储配送部的职能： 完成由管理部门下发的各项实际配送物流指令 储存保管所有还未配送到卖场上架的商品 根据实际库存状况，响应卖场的物流要货请求 及时对所有商品流转情况进行分析，提示相应部门对相应商品做出处理 协调采购和供应商进行商品交接 对进出仓库的货物做验收登记，并录入管理相关单据 对企业其他物资货品做出入库登记管理。(9)、咨询中心的职能： 计算机网络系统的管理维护 信息系统软件操作的培训 信息系统内数据的整理维护 企业内部IT技术的培训 企业内部所有IT设备的养护和维修 每天营业数据日结汇总处理 按照管理部门的流程设置对软件系统做调整。= 各个部门的业务相关操作咨询(10)、总经办的职能： 企业经营事务的全面管理 企业作业流程的管理 企业危机事务处理 企业发展战略规划 企业经营结果分析、事务决策。1.2.2 各部门的操作权限建议(1)、企划部的权限： 竞争对手档案管理 商品的销售数据分析 会员销费分析 系统流程设置 系统促销管理(2)、营业部(营运部)的职能： 卖场管理（补货分析、缺货登记、货位调整等）系统数据 竞争对手市场调研数据录入管理 会员卡事务处理 卖场客服管理（退换货及赠品管理） 商品销售记录和汇总数据 营业人员的档案管理 商品销售按货类、货区、人员汇总统计分析， 畅滞销分析、销售时段分析 客流、客层、会员消费数据分析 根据不同区域的商品人员限制数据访问范围(3)、商品部(采购部)的职能： 商品基础数据档案录入管理 商品合同档案录入管理 商品新产品开发与滞销商品淘汰管理（商品状态管理） 供应商往来账务管理 商品的采购管理分析 商品缺货、补货单据受理，采购计划制订，采购订单录入管理 订单的执行和跟踪管理 商品进、销、存单据及数据查询分析 商品促销的查询和分析 批发中心的客户管理(4)、财务部的职能： 资金计划管理 现金管理、零超兑换计划安排 应付款计划管理 供应商结算管理 客户应收款管理 收银数据校对和交款管理 商品进、销、存账目管理 销售报表汇总 会计电算化及网络管理(5)、管理部(行政部)的职能： 人力资源管理 人事档案管理 人力资源的绩效统计 工资结构定义与计算 综合事务日志查询分析(6)、营销部（可与采购合并）的职能： 商品的促销管理，相关促销业务单据的录入和管理 商品销售价格管理，变价单据的录入和管理 商品销售跟踪分析，畅、滞销商品跟踪管理 会员营销管理、团购业务运作管理，及相关单据录入管理 商品的畅滞销管理分析 商品销售的各种分析 商品库存管理分析 (7)、防损督查部职能： 卖场的营业数据监控 卖场营业数据汇总分析 数据日志和操作日志查询分析 商品库存控制管理 商品的报损管理，及录入管理相关单据(8)、仓储部的职能： 仓库、存货位档案管理 商品的库存查询核对 商品的盘点管理 商品进、出库单据登记管理 商品进、出、存等账目管理 对存货的批次管理 对企业其他物资货品做出入库登记管理。(9)、咨询中心的职能： 整个系统数据中心的数据库管理 系统软件的所有模块 商品的各种信息查询分析 各种日志查询分析 企业的各种资源管理查询 系统的流程权限规划 操作员的数据访问权限管理。 各个部门的业务相关操作咨询(10)、总经办的职能： 各部门的作业信息查询 各种作业日志查询分析 各种经营信息汇总分析 卖场的销售趋势分析 顾客消费趋势分析 商品的畅滞销分析 综合经营业绩汇总分析 辅助决策分析1.2.3 部门的绩效考核建议:一个企业的运营效率，除了要有个合理的组织机构设置和科学的流程外，还必须得有良好监督执行机制，也即完善的绩效机制，要真正的体现多劳多得的分配原则，这样一来就刺激了员工的积极主动性，而不是被制度或领导的压力去执行。下面我们以一个大型商业企业的应用范例来介绍以下如何提高绩效管理？绩效考核的准则：企业的所有成员都是服务与卖场经营的，卖场的经营好坏看销售和服务管理；因此，我们以商品的销售服务为准则来对所有员工进行考核，具体考核的内容标准见下表：详细岗位具体考核内容绩效打分绩效与工资基本工资备注营业人员营业店长卖场的销售收入提成、失职事件扣分100扣分提成*得分率定额*绩效增浮注：有岗位存在多个人员则以整个部门的总提成*个人得分比率计算个人绩效，如：财务、咨询；有符合奖励的也奖积分现场部长负责区域的销售收入提成、失职事件扣分100扣分提成*得分率定额*绩效增浮营业员负责区域的销售收入提成、失职事件扣分100扣分提成*得分率定额*绩效增浮收银员所收款项总和提成、客户投诉及失职扣分100扣分提成*得分率定额*绩效增浮客服人员定额绩效工资、客户投诉及失职扣分100扣分定额*得分率定额*绩效增浮稽查人员降损总额和罚款提成、投诉及失职扣分100扣分提成*得分率定额*绩效增浮管理人员企划人员企业整体销售增浮比率提成、失职扣分100扣分提成*得分率定额*绩效增浮营销人员会员消费、整体销售提成、失职扣分100扣分提成*得分率定额*绩效增浮采购人员所负责商品毛利创收提成、失职扣分100扣分提成*得分率定额*绩效增浮咨询人员整体利润提成、内部投诉及失职扣分100扣分提成*得分率定额*绩效增浮其他卖场经理整体利润提成、内部投诉及失职扣分100扣分提成*得分率定额*绩效增浮财务人员费用节俭和利润增浮提成、失职扣分100扣分提成*得分率定额*绩效增浮仓储验收定额绩效工资、投诉及失职扣分100扣分定额*得分率定额*绩效增浮通过上表我们不难看出，每个人的工资都与绩效打分有关联，而且绩效又与卖场的销售收入挂钩。这样一来，卖场的销售和利润增长了，大家的收入就高了，如果卖场效益或业绩下滑，所有人的工资影响都很大；而且，各部门之间互相牵制，互相监督，就不会存在，互相包庇，形成漏洞；此方案要切实落实，我们必须对企业的岗位职责定义清楚，而且必须从最高决策者来落实，有些可能会对人情管理或家族管理的企业带来一些障碍，企业必须考虑施行前处理好这些顾虑；绩效提成的具体比率，企业要根据企业自身的情况量情而定；同时，还有要保证一个前提：企业的账目核算比较清楚，作业层操作规范，采集数据较为详细准确；软件功能必须支持企业的全面信息化管理，企业的人力资源管理（档案、岗位、考勤、负责商品、工资结构标准定义、工资计算）必须通过计算机来管理，这很重要；否则，无法实现。1.3 作业流程规划建议：一个好的作业流程，不但可以节约人力物力开支，而且还杜绝很多人为漏洞，提高工作效率。那么在流程规划的前期就显得尤为重要，如何把握这些方向性问题呢？我们建议在企业的前期筹建之初，高层领导就应该制定规划出企业的发展方向，并根据这些原则来判断和决策企业的所有事物；那么就要对企业经营结果做预估，企业需要一个什么样的组织结构、部门机构怎样分布、各部门权限怎样划分、企业的经营业务流程怎样流转、对于结果怎样考核等等问题。首先，我们需要分析：企业有哪些经营事务需要处理，有哪些数据需要处理，企业需要什么样的人员来做事；然后，研究怎样处理企业的经营事务效率最高，企业需要的这些数据从那里采集和取得，这些人员进入企业之后如何分工和考核及其怎样保证发展；最后根据经营事务处理需要，招聘员工，分配职责，采集作业数据，对结果考核分析，不断的完善。企业往往花高薪聘请高级管理员工来改善效率，那么别忘了，高级管理员工需要高级的流程和环境才能发挥其价值，而不是一个或几个高级员工就能够将流程理顺、效率提高，他需要一个整体的机制和环境，这就是说我们高薪请来了是否能够施展其才华，如果你根本就没有一个完善的机制，就是请来了也不一定就万事大吉。一个在沃尔玛很优秀的员工在你的企业不一定发挥得很优秀，因为他需要一种体制，譬如：沃尔玛的学习和晋升机制、待遇等，你有多少？如果没有他还有动力发挥吗？所以我们还是从企业整体机制着手，来改善企业的运作流程；从人员入手，建立完善的员工职业生涯规划体制和学习环境，来留住人才和有丰富经验的员工，而千万别天天都在忙着招聘培训新员工；通过数据来考核员工的实际绩效，并兑现其劳动价值，查找人为的漏洞，进行预防和补救。所以，作业流程的关键在于是否能控制好人的因素，因为很多问题都是人为制造的；那我们在流程的规划时，千万别只定到某个人身上，而要全局考虑，先从小集体：部门或工作组内的员工如手，理顺头绪后再整理部门与部门的协调；同时，部门的职责和权限决定了员工的职责权限；因此，先规划部门流程权限，再规划员工的流程权限。鉴于此，我们从商业企业的实际解决问题的角度和商龙软件的应用角度，建议能够参照下面的作业标准建议来管理你的企业：1.3.1 数据管理建议：首先考虑我们在经营管理中必须要哪些参考数据？哪些数据可要可不要？哪些数据没有必要要？哪些数据对我们没用反而成负担？然后，将上面的数据项目进行列举和过滤，并进行分类、分级别标识；我们再看哪些是跟人力资源有关？哪些跟商品有关？哪些跟卖场资源有关？哪些跟顾客相关？哪些跟供应商相关？哪些跟物流相关？最后，我们依据数据产生的来源、相关的对象、数据的分类等级、数据处理过程的方法、数据最终的访问权来有效对数据进行合理的组织安排，最终达到：任何事务处理的结果，都有相应的数据来描述，而且便于统计。举例说明：有一个顾客，在商店需要订购“美的微波炉”。就这样一个事件，如果在数据管理严格的商场和不严格的商场就会有不同的效果。如果数据管理严格的商场会这样做：首先，有客服中心或自助电脑终端来对顾客的信息用一张商品订购单来登记，表格上会有具体的订购商品明细、规格、用途、价位、需求时间、需求量、特别说明等，还会有顾客的联系电话、提货方式、地址、电子邮件、联系人等信息，同时会通过电脑系统中的产品信息让客户确认订购的确切品种；其次，处理订购的设施或人员会立即对订购的需求信息进行审查，根据历史的进货周期和商品上的订货周期对顾客的需求交货时间进行判断，并给予回复确切的交货时间和地点，同时发送采购需求给采购员；最后，商场会按照事先和客户约定的时间准时交货，从而使顾客增加信任和满意度，顾客忠诚度增长。如果数据管理不严格的商场大多数会出现这样的情况：首先，没有明确的顾客订购负责人员或机构，热心的员工会直接找到采购员来与顾客直接交涉，如果没有采购员来处理，则会告诉顾客留下电话和需求信息在一张没有任何数据格式要求的白纸上，回头给电话答复，不热心的员工可能会告诉客户等几天过来看一下是否有货再买了；然后，随后就是因规格、数量、交货时间、价格、其他需求等，不断电话打搅客户，也不乏要求客户先看样品再重新确定，直到客户感觉无可耐何为止，也不排除细心的员工会登记的清楚，减少点麻烦；但是，很容易因为数据格式错误，或客户与采购理解的标准不一样而导致劳而无功；最终，造成员工的效率因此而下降，客户对商场的满意度和信誉度失望，顾客群慢慢的流失。通过上面的例子，我们可以看出结果的反差很大，而且就是一个方面的例子，因为数据信息管理不重视的例子举不胜举。关键就在于是否重视，是否事先做了准备，是否建立了一个完善的体制来运转。所以说，我们在定义作业流程前，不是光考虑如何方便就怎样来，抓大放小的原则，往往重大的失误都是因为犯了许多细小的错误；我们必须对数据的管理需求先做好定位后，再根据数据管理需求的重要性来对作业流程设置，尽量保证数据的全面性和可利用性。1.3.2 数据权限的设置建议：数据权限是指，登陆的操作者查看和操作数据范围和途径。数据权限决定了能做哪些工作，和不能做哪些工作。设置数据权限的目的在于数据管理的安全考虑和数据审查的需要，而对不同操作级别的操作员和工作组设定的数据访问界限。数据权限限制太多会影响业务的运转，因没有某项数据访问权限而造成不能进行实际的业务；如果不限制数据权限或限制的太粗犷，数据的安全性没保障，对各个操作者的数据过滤不方便，而且对数据的运算速度也有影响。譬如：采购部有很多人需要操作商品的数据和查询销售，如果不限制每个人的数据范围，那可能调出的都是全部的数据，每次每个采购员为了过滤别人的收据，次次必须重复输入条件来过滤数据很麻烦，同时如果别人不小心还会删除自己管理的数据；如果我们根据每个人负责的不同商品货类和商品明细来限制非自己操作数据就不会看到，就不用每次输入过滤条件，别人也不会删除自己的数据档案。因此，我们看出数据权限合理的分配，不但可以提高效率，而且可以划清职责界限，还可以便于数据的安全保护；同时，我们还可以根据合理数据权限来控制人为漏洞，而造成不必要的损失。在对数据权限划分时，一定要考虑其工作的必须性，对哪些数据开放，对哪些数据封锁，如：我们在做数据日结时，对联营、租赁商户的商品只做销售统计就可以了，就禁止做库存冲算，安全库存量计算判断，补货分析之类的数据运算；但是自营商品就必须进行。所以，我们建议在数据权限划分时遵循以下几个准则来设置：1、 对于操作对象没用的数据一定要过滤；2、 对于其他人员会误操作造成危害的一定要控制；3、 工作所需的数据处理和查询，必须开放足够的权限；4、 对于工作所需之外的数据访问操作必须封锁；5、 对于集体共用数据必须有专人管理控制，禁止多人维护；6、 针对系统的保护重要程度高的数据必须限制访问操作；7、 对于处理的数据结果必须集中存档；8、 对于业务工作需要的必须控制数据项目一定要设置条件；9、 建立严格数据管理制度和标准对于垃圾数据要限制和及时清理；10、 对于过期数据操作相关的员工账户要及时清理；1.3.3 基础信息的建档建议：系统所有流转数据的产生，都是有从基础数据中的基本信息和权限流程设置组织衍生的。所以，系统的业务数据是否全面和准确跟基础信息有很大关系，往往很多报表数据没有参考价值就是因为基础信息不完善和管理不到位所致，所以我们必须在基础信息档案录入和组织时，能够尽量的全面，并且对基础信息的维护要有良好管理策略。基础信息我们从以下几个方面具体建议：1.3.3.1 商场的组织结构信息：企业为了更好的对其人员的有效管理和绩效进行准确统计、分析，就必须，按照不同分工进行分类管理分部或组管理。为了便于计算机识别和采集数据的便利，所以建议对所有职员进行设计一种表述各职员岗位的上下从属关系的数字信息表格。即：企业有哪些主要部门，每个部门又分多少个下级部门；还有的员工职责可能横跨几个部门，我们就可以对他们编成一个工作小组。企业一定根据企业的实际管理需求，来设置组织机构信息；部门过多不便于协调管理和权限划分；部门过于粗犷又不便于统计分析。对于设置一个部门，必须考虑员工的问题，以避免建立的部门没有员工和太大的实际作用，会给系统的数据处理带来不便。我们一般建议，商场部门分级最好不要大于两级，每个部门的子部门最好在十个左右。上一章节有具体的参照。1.3.3.2 商场的员工档案信息：系统为了详细的控制数据操作权限和企业对员工进行科学的管理，就必须对企业的员工档案进行登记管理；同时，根据员工档案账户对员工的操作权限进行限定，并统计其工作绩效。而且，商龙系统建议为了提高企业的管理水平和效率，建议给每一个员工都分配操作账户，使其可以查询或操作自己权限内的数据，就不用专一的指定几个所谓的专业的技术操作员进行。我们建议，企业要让员工学会用先进的计算机软件工具来解决繁杂的手工作业量，譬如：很多企业的手工填表量很大，试想我们如果在商场的公共场所提供两台操作终端，让员工自己的工号和密码来填写补货和缺货单，及查询核对商品信息。是否对员工的工作效率有所提高？而且企业在补货反映上是否要更准确及时？企业的手工单据误差率是否会减少？是否可以为企业节省几个录单员的工资成本开支？企业在商品流转的环节上是否就可以加速且损耗较低？企业商品缺货率是否也会下降很多？所以说，企业不要吝惜几台电脑及软件的投入和电费的增长，更不要怕误操作带来的麻烦，这也是最好的对软件的考验和员工素质的检测手段。我们要每人都分配权限，参与使用，来提高企业的经营水平。建立员工档案时，尽量要详细，必须对应有部门和工作组（便于对操作权限划分而根据工作职责内容编制的一种对应关系），并且部门、工作组档案必须在员工建立档案前就要建号，因为在录入时只能选择。建完员工档案后，千万别忘了为其分配操作和商品数据访问权限。1.3.3.3 商品的区域分类信息：商场经营的商品，要进行很细致的管理，就必须对商品进行分类管理，这就是我们通常所说的货类；同时，为了对商场的经营陈列资源合理管理利用，就必须把商场分为不同的区域来管理，根据区域的大小和位置，摆放不同的商品和分配不同的人员来管理。要实现这些目标就必须对商品的分类信息和卖场的分区信息进行定义录入。商品的货类和货区建议根据实际的管理需求，酌情定义，我们一般建议，货类货区分三级管理，每个级别的子项目最好在十个左右，最后不要大于三十个，这样才便于统计和分析。因为分级太多，会给商品信息录入和管理带来不必要的工作量，统计运算起来也会影响速度，但划分太粗又会不便于商品利润贡献分类比较；同时，建议在系统启用时使用我公司默认的设置，引用系统自带的模版数据，这样可以惨遭修改，减少不必要的录入工作量。1.3.3.4 商品的辅助管理信息：商品的辅助管理信息是指，在商品的查询或区别商品的一些特性描述信息，主要包括：商品常用的大、小包装单位标识、商品的税率、商品的状态分类、商品的积分类型等详细信息。这些信息对商品的管理起到不同辅助作用，便于对不同的商品做区分，同时他影响到商品是否能够进行业务操作，会员购买此类商品如何积分。这些信息在商品建立档案时，而且系统可以建立默认值，最好是不要空缺，以免在需用时有无从下手。1.3.3.5 供应商档案信息：供应商档案，顾名思义就是与商场合作的供货商档案信息，他主要是为了便于统计每个供应商的销售和采购款项，以便于对供应商账目自动计算，减少人工的工作量和错误，而设计的数据管理功能。他有两部分：一是供应商本身的企业信息，二是与供应商签定的合同条款；同时供应商的信息和合同及商品三者必须一一对应，档案建立时一定要考虑其关联性。系统约定的处理方法，供应商建档时自动建立一份格式合同，供其修改，系统每增加一条该供应商的商品数据，就在合同中增加一条供货商品档案；如果为一品多供应商则需要人工修改，否则送货无法对此类商品的录入验收单据,而且每个供应商必须有对应的唯一结算方式，以便结算时自动统计数据。同时建议供应的档案信息越全越好，譬如：供应商的信息中若有电子邮件地址，订单的传递方式就可选择为电子邮件，这样一来，只要一下订单系统就自动的传送邮件给供应商，即快捷又方便。1.3.3.6 生产商的档案信息：生产商档案是指商品的直接生产厂商信息，此项信息的目的在于，对商品的模糊定位和打印商品的物价信息卡，譬如：在对于无国际标准条码的季节性百货商品，有时标签损坏或者验收无法通过条形码辨别此商品已经建档或存在有供应商供应，这时候，我们输入完生产商，规格，包装，货类、进价时、供应商、生产商系统会提示你现有系统存在的与该商品比较相近的记录，这时就可以根据商品的其他特性来决定此商品是否已经存在或准确定位此商品的数据信息，就避免了商品档案的重复建立对系统的统计运算影响。1.3.3.7 商品的档案信息：商业企业的经营核心就是商品，商品的各方面数据关联了所有经营决策所需要的数据。因此，商品信息所有关联数据对企业来说必不可少。怎样有效的对商品信息详细的组织管理，也算得是一种高深的经营技术。它涵盖了商品本身的特性管理和流转特性信息，而且，商品的位置和所有者及价值链随时都在发生变化。所以，有效的组织商品信息管理，关键在于关注商品怎么流通，关注商品流通环节需要哪些数据；关注一个业务的产生对其他机构的影响是什么？下面举例说明：譬如：商品在销售过程中，会出现这样的情况：每个商场都会以不同形式的推出会员积分管理，而在商品销售计算积分时，科学的算法会根据商品的毛利额或毛利率多少给顾客增加积分，而很多商品的毛利率可以，但毛利额很有限，就是按比率积分给顾客也没太大的实质意义；而相反有的商品单价高、毛利率低毛利额可观，可能会多积一些分数，那么我们怎么来定义商品积分？我们总不能每个商品去标记。这时候，我们就要总结规律，把商品积分数分为集中不同的类型来计算，如：按毛利率高低、按毛利额多少、按实际总销售额、按商品的固定分数等几中不同的积分类型，我们把他关联到商品货类或货区上，商品在建档时自动的根据此商品的货类或货区来取积分的计算方式，就不用一一录入。又如：我们商品的库存控制当中我们需要有一个库存量的限制数目，这时我们就必须录入库存中的最大、最小量限制，而且系统也会根据每天的平均销量和采购周期来自动计算安全库存量，并修改商品档案中的最大、最小量限制数据。总之，商品要完善的管理是需要多方面的信息，我们在此就陈述几点重要的建议： 在系统建立商品档案前，要先科学的分配定义货类、货区，它关系到商品的分类统计和管理卖场的陈列资源管理及人力资源绩效考核。并进行建立部门、员工、货类、货区、供应商、单位、税率、类型、积分方式、合同等商品所需要关联的关系信息，并且要规划和设置工作组的划分、业务操作权限、数据访问权限、业务单据流程。 定义商品对应的明细货类管理关联，具体商品归哪个具体的明细货类； 定义商品与与对应的供应商管理关联：具体的商品由哪个供应商供应； 定义商品对应的明细货区管理关联，具体商品在卖场中陈列的具体对应货区； 定义商品对应的部门员工管理关联，具体商品归哪个具体的人员管理； 定义商品的管理属性，是否管理库存、是否启用批次码、是否启用等，详见操作说明文档资料； 商品信息的数据访问操作权限设置：具体商品信息的查询、打印、修改、删除等数据操作权限的控制； 商品的销售定价策略定义设置：商品零售价、会员价、批发价、配送价、优惠价、团购价等价格策略定义； 商品的状态管理流程：如：建档、修改、登账、封冻、解冻、删除、启用、试销、保护品、潜力商品、形象商品、毛利商品、清退、待退等状态管理。 商品的供应商、和生产商信息必须事先建立完整，而且准确，因为涉及成本核算和往来账款结算和供应商的销售利润统计管理分析。 系统约定商品建档时必须录入项目有：商品品名、进价、售价、货类、货区、供应商、生产商；商品积分方式（用户制定默认值）、税率（用户制定默认值）、是否秤重（默认否）、是否启用（默认是）、是否管理库存（默认是）为选择录入，如果不录入系统以默认值替换该商品的相关信息，其它的项目信息为可选择性录入项目，请在建立档案前做好以上信息的搜集准备工作。 商品相关的关系信息一定要在建立档案时准确录入，否则统计的报表数据就会和实物相差很大，甚至软件的数据报表处理成为一种负面作用，无法发挥正常的功能价值。 商品信息录入完成，并不表示可以正常使用，还必须做单据的登账处理和商品的数据权限分配，及其商品状态调整处理，才可以正式的在业务单据中引用。否则，无法操作。 有关整箱条码的建议：在商品的管理过程中，会存在这样的情况，对同一商品，既存在有整箱为单位来采购和销售，又存在小单位采购销售，我们称之为“整箱条码”。为了把整箱商品当成一个商品对待，系统为整箱商品提供一个条码，供业务操作使用；整箱条码与小件商品条码之存在一定的数量对应关系，我们称之为“含量”，在商品建档一定不要忽视，否则无法识别。整箱条码的档案实际上就是建立一条与小件商品对应的关系，我们可以建立一条新的商品信息，但条码信息不一样而已；也可以通过系统设置建立一条对应关系，系统会自动根据条码信息识别计算。 有关一品多码的建议：一品多码是指，在商品的经营过程中，同种商品存在多个条码即一品多码，如可口可乐，不同的灌装厂商，其条码就不同，商品的其他均相同，但在实际的管理中，业务操作中无论哪个条码都可以进行，单必须汇总统计时在一起计算。在商品建档是我们要建立一种商品的对应关系，即商品条码不同而店内码相同，在录入时必须为其指定主条码即可，系统在运算时只根据主条码来反映信息，以便做为日常统计分析的标准 有关一品多商：在企业的经营过程中会出现，同一种商品会有多家供应商可以供应，我们在采购时，很有可能根据不同时期的价格来选择其当时的供应商，但是又涉及采购验收和结算，所以我们必须在合同中的商品目录中将其能供应的商品明细（不同的合同允许增加一样的商品信息）及供应价格，我们在进行采购验收时就自动判断该供应商是否可以供应此种商品。有关库存成本核算的方法系统按照验收批次来管理的。详见操作说明文档资料。1.3.3.8 客户的档案信息：客户档案是指含有批发或团购的固定客户的档案信息，目的在于能够跟踪长期的购买历史，分析消费趋势，并同时提供较低的折扣维持长期的客户关系。而且系统在建立档案时还需确认等级，系统会根据其数据直接计算可以给予的折扣和信誉赊销额度，所以建立此档案时必须慎重，并且建议最好是作为企业机密进行管理。1.3.3.9 商品积分数据设置档案信息：该档案是在商品建立完基本数据之后，提供的辅助性功能，也就是说，在商品的实际运转过程企业根据实际的商品数据来调整商品具体的针对会员的积分计算方法；系统提供丰富的积分公式，供用户选择。因为此功能关系到企业和会员全体的利益关系，所以建议此项档案信息要严加看管，而且也要慎重操作，最好作为企业的机密数据管理，避免由此造成的不必要的损失和麻烦。1.3.3.10 系统日志档案信息：系统的日志档案是系统自动建立、登录、存储的，一般情况下没有特殊权限是不能随便查看和清除，并且有些系统必须保留的数据日志是根本无法删除。因为它记录所有操作员的一举一动，有具体的时间、操作的先后次序、进行的项目，对审查员工的工作绩效和纠正错误很有帮助。如：员工在调整商品供应商时，没有审查此供应商是否还有待处理单据，导致后者单据无法进行。因此建议此档案数据，高层管理者得学会查看分析，有机密人员负责管理。1.3.4 商品的采购管理建议：商品的采购验收，对于企业的整个商品流转过程非常重要。因为，他涉及到商品的数量和金额的增加，供应商货款的增加。往往很多商品在进行业务操作时无法进行，起因都是商品的验收错误；如：商品验收时条码登记错误，商品的验收程序就没走完，商品就上架销售。因此，也可以说，商品的采购就像一个关口一样，所有后期业务数据的正确与否都跟验收有很大关系；还有商品的质量、渠道是否合法等等，这些对商场的经营都有很大的影响。所以，我们建议对商品的采购管理应该十分重视，并且应该从以下几个方面加强管理：l 商品可能发生采购的因素： 顾客对商品订购的采购需求； 团购或集团客户的规律需求的采购需求； 商品的预期的季节性商品的采购需求； 分析市场调查数据的采购需求； 商品管理人员建议补货的采购需求； 商品因缺货的采购需求； 决策者指示的采购需求； 供应商推荐商品的采购需求； 商品销售分析后的采购需求；我们要根据不同采购需求动向，决定先解决哪些后解决哪些；同时，这些采购需求因素的数据如何获得和及时处理，这是企业对采购管理的一项重要的内容，也是提高企业销售和利润收入的重要措施。l 商品采购业务的几种常见的情形： 预订采购：是指商品提前汇总各个方面的需求后汇总总的采购数量和时间要求，根据不同商品的供应商，按供应商生成的采购单据； 无订单现采：往往企业会有一种采购行为，就是企业大致有一个采购的商品目标，但不明确采购的具体商品，而是在市场上看样决定是否采购。如：我们到服装市场采购服装，就是一个很明显的例子，因为我们在采购之前无法确定制定采购什么品种和具体型号，它存在着很大的随意性。所以，我们要对此类情况加强防范，尽可能的明确采购目标商品的具体要求范围，以避免采购员的个人主观原因给企业带来不必要的损失。而且，此类商品在验收时还得注意是否存在没有建立档案的新品种和商品的质量把关和商品附带的证件审验，以免销售过程中产生对商场声誉的影响。 永续订单采购：这种情况是指，对于商场每天的必须销售品，而且销售有一定的需求规律的商品一种采购业务类型。譬如：水果、鲜肉、日用消耗品等类型商品，每天的采购量或者每次的采购量都一样，我们就可以下一张永续订单需要时就进行采购。此类采购单据主要是为了减少频繁的录单和填写采购申请工作量，同时定时就会自动产生采购单据，对于采购管理项目，能够起到一定的警示作用，避免此类商品的缺货对商店销售的影响。 总量订单采购：此类型的采购主要是控制某些商品的采购总量不能超过计划量而采取的一种控制措施，但可以分批进行采购；同时，可以控制供应商送货时限和故意单方面多送或少送货。如：一种新上市的饮料，供应商为了扩大宣传，可能会多送一些商品用来陈列，但商场要考虑它的仓储压力和陈列资源及对其他类似品种的冲击，就会控制其采购总量和时限，来控制供应商的送货量；又如：一种正在超低特价售卖的商品，我们为了保证供应商足量供应该商品，防止中途断送，就与供应商达成一个总量的采购订单，这样一来就保证了此商品的采购总量满足销售需求，同样也可以控制时限分批送货。l 商品验收时的注意事项： 商品验收时必须先审查对应的采购订单（上面所说的几中情况）的有效性，再开始验收；如果没有订单或无效，商品均不能验收，必须补办手续后方可进行验收；同时，建议商品的验收条件，最好用系统的功能设置为数字控制，加上权限就可以控制人为的违规验收。 商品验收时，建议一定要先用电脑扫描商品条形码，看是否为已经建档商品，同时审查是否与订单有误差；如果存在误差、商品条形码不完整、商品条形码不符合常规阅读标准的必须做相应修正处理后再验收该商品。 对于商品的质量和保质期必须详细检查，不符合标准的不能验收；符合标准的一定要将生产日期和其他信息登记准确，并录入电脑系统。 对于商品附带有赠品的，必须要按赠品的管理规范做登记，并如实入档，以便在商品销售或返厂冲算商品的实际成本 验收商品中如果存在有新品时，一定要转交业务补建档案后再验收，避免商品还没有正式启用就摆上货架销售，给商品数据造成错误或款台结算的麻烦。 验实物与订单是否相符（规格、产地、编码、包装） 查看商品质量是否符合合同要求 清点商品数量是否与订单相符；多余返回，不够的登记不足数量，并记录实际数量 核对商品保质期限是否符合合同要求，并记录生产日期，登记不同生产批次，并登记批次数量 填写入库单：到货供应商、验收人、验收日期、相应采购订单号 填写入库商品信息：条码、批次编码、品名、规格、包装、生产日期、数量、进价、金额、保质期、备注等信息。 根据实际的验收信息，对单据及时做登账处理，因系统要根据此信息产生验收与采购订单的差异信息到采购员。l 采购管理的其他注意事项： 建立快速的补货反映机制、采购快速响应机制； 为现场的营业员提供便捷的补货登记流程，建议最好提供公用的电脑补货查询终端工作站，给所有的营业人员分配权限进行操作，减少手工填写单据的工作量和数据误差； 所有的有关采购单据录入和处理，必须要采购的相关人员去完成，而不要用手工单据抄写多边，再有专一的电脑部操作人员完成，这样不好落实责任，而且很容易形成责任互相推诿。 建立严格的商品补货和商品采购监督机制，避免因漏洞而影响经营。 对于采购员要按商品的分类，进行划分商品权限和管理职责，能够按单品划分是最好不过，这样一来可以对采购的绩效更加准确的统计分析。1.3.5 商品的库存控制建议：商品的库存量控制，对商业企业的经营，可以说就像人体对营养物质的摄入控制一样，某些营养元素成分太少，人体机能需求不够，某些营养成分过高，对人体个别器官造成危害。所以说，必须控制一个科学的量；否则，就会给企业的经营效益带来很大的影响。譬如：商品库存太少影响销售业绩，效益自然就低；商品库存量过大给企业增加存储成本和损耗危机，还占押企业资金和商品的陈列资源。因此，我们对商品的库存控制就必须严格管理。一般情况下，只要解决两个问题就没什么大问题了：一是如何合理采购，二是如何良性周转。就这两个基本点，我们建议企业从以下几个方面来把握： 准确的掌握客户需求，不要盲目采购； 认真总结销售规律，分析销售趋势，不靠感管采购； 全员关注商品，注意及时处理滞销商品； 提高实际业务（采购、销售、库存）数据的准确率；通过系统的自动控制事务，对商品库存量超出警戒线的商品，及时进行采购或返厂； 注重商品的规范陈列，及时的规整商品，按照商品的规划的存放区域位置放置，避免商品的不规范陈列引起的商品积压盲点和盘点漏洞； 定期适时对库存商品进行盘点，校对商品在实际的库存数量与系统中的库存帐目的差异，并对易发生错误和丢失的商品，加强跟踪管理措施，使企业的损失降低到最少； 建议对不同类型的商品可以组织一周或半月一次，小组内盘点，一个月内必须对所有商品同时清盘一次；对于个别商品容易发生丢失和错误的商品最好建立日盘措施，以便及时发现问题、纠正问题、满足安全库存量。譬如：高档的洗化用品、针织内衣、奶粉、休闲食品、名酒、散装食品等类商品； 对各种库存减少的情况，都要做电脑单据处理。如：损耗、内用、高级管理人员食用等各种非销售而库存减少情况。建议无论谁对商品占用就必须按照销售价格购买后，再享用；绝对禁止特权注义给管理带来不便； 明确商品库存管理的过失责任，每个商