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金蝶迷你版之会计与出纳日常操作手册作者：韩业邦创建日期：2012-03-10更新日期：2012-03-16版本：1.0文档控制更新记录版本日期姓名说明1.02012-03-10韩业邦1.12012-03-16 韩业邦功能点补充审阅序号姓名角色说明123分发序号姓名角色说明12目录文档控制2更新记录2审阅2分发2一、系统初始配置41.1建立新帐套41.2帐套初始数据录入91.3帐套人力资源设置121.3.1财务组人员设置121.3.3核算项目设置151.3.4币别设置23二、会计职责概述及实际操作252.1会计账务处理流程图262.2会计科目设置及期初余额表数据录入：262.3初始数据试算平衡32三.启用帐套33四.凭证录入344.1填制凭证354.2凭证审核444.3凭证过帐494.4结转损益504.5过账后的凭证进行凭证审核514.6凭证更正544.6.1凭证查询544.6.2凭证冲销554.6.3凭证重录584.6.4凭证重审核594.6.5凭证重过账604.7查看有关总帐与明细帐61五出纳管理655.1出纳管理流程图655.2初始化数据录入675.3银行存款余额调整735.3.定义出纳系统起始期间745.4现金余额初始录入755.5银行存款初始余额设置755.6现金日记账785.6.1案例78(一)直接录入法78(二)从凭证引入现金日记账80(三)编辑日记账时自动从账务引入数据825.6.2功能说明855.6.3现金盘点与对账885.7银行日记账895.7.1案例895.7.2功能说明895.7.3银行存款对账945.7.4.银行存款对账955.7.5银行存款对账96自动对账99取消对账100手工对账101排序器编辑1035.8.1出纳轧帐1035.8.2出纳反轧帐1055.9出纳报表1065.9.1资金日报表1065.9.2资金月报表1085.9.3.长期未达账1105.9.4银行存款余额调节表1115.10支票管理1135.10.1,支票登记1135.10.2支票领用及报销1155.10.3领用与报销116支票领用:116支票报销:1185.10.4支票核销118六.期末结账119七.报表输出1217.1资产负债表1227.2利润表123一、系统初始配置1.1建立新帐套 如下图所示,为试用版的金蝶KIS迷你版8.1产品,所以启用演示产品即可.如果是注册用户则除外.点击”演示”按钮,在帐套名称处、用户名称处，分别输入自己自己公司的名称，用户暂时用系统所给的“manager”（待正式定义会计组人员后再说），用户密码不要输入。点击确定按钮,在出现的下列框中,重新输入”帐套名称”-(跑马溜溜).点击下一步按钮,根据自己的行业选择所需的会计科目设置,如今绝大数企业选择”新会计准则,”会计科目表会使用4-2-2-2阵形,如果自己想个性化设置,可在”不建立预设科目表”旁处打勾,自己设置科目表.点击”下一步”按钮,定义本位币.国内大多数是”rmb”,如果是台企,港企则也可以个性化设置.这里会计科目结构，一级科目代码长度是国家规定，不可改的。二级、三级等是可以修改的。这里是默认的，企业可根据自身情况个性化设置。点击“下一步”按钮，选择会计期间的定义方式。大多数企业选择“自然月份”，会计年度开始日期和帐套启用会计日期最好一致，且选择年初。如果是新开企业，会计年度开始日期仍按国家规定1月1日到12月31日，帐套启用会计日期则按实际发生设置。点击“下一步”，这样就完成了帐套的初始设置。1、 凭证类别设置：收、付、转（如果不想设这么多，全部设为“记”）。在工具栏下的“基础资料”菜单下，分别选择“凭证字”、“结算方式”菜单。首先在“凭证字”设置栏下，点击“新建”按钮，输入“记”字样，对应套打类型里选择“其他凭证”。如果用户选择的是凭证字为”收”、”付”、“转”，那收款凭证就是“借方必有1001,1002”,付款凭证就是“贷方必有1001，1002”。转账凭证就是“凭证必无1001，1002”。结算方式设置，这里“结算方式”可以自己设置，如“其他”、“现金支票”、“转账支票”等。结算方式设置完成后，点击“增加”按钮，完成操作。1.2帐套初始数据录入点击“帐套选项”按钮，进入设置界面。下图“凭证”选项设置，根据需要设定。如果不太明确，建议全选（凭证审核与制单人尽量不要同一人）。在下图的“税务、银行”中，税务登记号、开户银行及帐号也根据需要自行设置。下图“出纳”设置，把下面的空白框处都打上勾，这样出纳就可以从会计所做帐中引入现金、银行存款日记账，省去出纳做帐环节。下面是高级设置，在高级配置选项系统下，在“允许核算项目分级显示”处打勾。点击“确定”按钮。1.3帐套人力资源设置1.3.1财务组人员设置在工具栏“工具”菜单栏中，选择“用户管理”、点击，进入。 首先要建立一个用户组：在出现的如下界面中，在用户组设置中点击“新增”按钮，在用户组名处输入“财务组”，点击“确定”按钮保存。在设置了用户组之后，在“用户设置”处点击“新增”按钮，这样“财务组”处增加了“康会计”、“溜溜出纳”、“李财管”三个员工。注意：安全码：平时用不到安全码，但在系统受损时，可以用它来恢复用户对整套的访问权限。点击上图中的“确定”按钮后，就会出现以下对话框：1.可以将财务组的康会计授予除“出纳管理”、“现金流量表”、“出纳管理”、“报表”之外的系统中所有权限（审核和记账等权限最好也排除掉）。 （授权范围最好选择为“本组用户”。）2.可以将财务组的溜溜出纳授予 “出纳管理”、“现金流量表”、“出纳管理”权限。3.将财务组的李财管授予系统中所有权限。点击“授权”按钮，权限管理才能全部真正启用。如下图所示，为设置好的财务组人力资源。1.3.3核算项目设置(一般至少要有往来供应商客户、部门、职员三项。)如下图所示，点击“核算项目”按钮，进入核算项目设置界面。首先进行部门的设置，具体内容如下：01 董事长办公室 ， 02 财务部，03 市场部，04 销售部，0401 销售一部，0402 销售二部点击上图“核算项目”下的“职员”按钮，进行职员档案的设置。下面是职员档案设置内容：职员编码职员名称所属部门职员编码职员名称所属部门0101肖剑总经理办公室0301赵斌市场部0201康林财务部0302宋佳市场部0202刘岩财务部0401孙建销售一部在上图中，点击“职员”按钮后，出现如下界面：输入职员基本资料，如代码、姓名等，在“类别”红框处，点击，会进行新类别的设置。职务的新设置也雷同。点击“增加”按钮，这样一个新职员信息就纳入管理。下图为职员类别的详细设置：点击“增加”按钮，会出现下图所示的职员信息录入界面。同样点击“增加”按钮，如下图所示为核算项目的所有职员。下面是往来单位的设置：客户类：01 长期客户，02 中期客户， 03 短期客户供应商类：01 工业， 02 商业， 03 事业这里“往来单位”不分客户与供应商，如果想单独设客户、供应商设置也可以。如下图点击“增加类别”按钮，新增一个“核算项目”类别。如下图，在类别名称中输入“第三方”，属性名称、属性类型、属性长度可以根据需要自行设置。在“往来单位”下，点击“增加”按钮。下面是要输入的往来单位的内容。客户档案：02001（中期客户）北京实验学校 ，03001（短期客户）上海实达公司供应商档案：01001（工业）上海万盛公司， 02001（商业）联想集团有限公司下面是往来单位的一级项目设置，代码“02”，名称为“中期客户”。下面为中级客户下的子客户资料的录入，一级科目代码“02”的二级科目代码“001”设置。明显，下图所示：往来单位代码录入为“02001”，其上级代码可选择为“02”，（上级名称则自动显示为“中期客户”），点击“确定”按钮，保存设置。下面为往来单位的客户、供应商的具体分录、子分录的资料。而且这里可以点击“增加”、“修改”、“禁用”等操作。1.3.4币别设置点击“币别”按钮。这里对外币及汇率进行设置：代码 USD，名称 美元，记账汇率 1：6.49二、会计职责概述及实际操作2.1会计账务处理流程图2.2会计科目设置及期初余额表数据录入：下图为会计科目设置的内容与余额表数据的内容。科目编码科目名称辅助帐类方向余额1001现金指定科目借8059.71002银行存款指定科目借159488.89100201工行存款借76708.89100202中行存款借82780100202美元借100001131应收账款借157600113101应收往来款客户往来借1576001133其他应收款借3800113301职工借款个人往来借38001141坏账准备贷14301211原材料借186894.971243库存商品借199976124301多媒体教程借87976124301多媒体教程册借3142124302多媒体课件借112000124302多媒体课件套借32001501固定资产借12606801502累计折旧贷197584.841801无形资产借585002101短期借款贷2000002121应付账款贷276850212101应付往来款供应商往来贷2768502153应付福利费贷10222.772171应交税金贷-13000217101应交增值税贷21710101进项税额贷21710102销项税额贷217102未缴增值税贷-130003101实收资本贷15000003131本年利润贷3141利润分配贷-120922.31314115未分配利润贷-120922.314101生产成本借17165.74410101直接材料借155(数量：5)410102直接人工借15000410103制造费用借2010.744105制造费用借410501工资部门核算借410502福利费部门核算借410503折旧费部门核算借5101主营业务收入贷510101多媒体教程册贷510102多媒体课件套贷5401主营业务成本借540101多媒体教程册借540102多媒体课件套借5502管理费用借550201工资部门核算借550202福利费部门核算借550203折旧费部门核算借550204办公费部门核算借550205其他费用部门核算借5503财务费用借550301利息支出借首先点击“初始数据”录入按钮，进入相应界面。在下图所示的界面中，点击“初始余额”菜单，直接录入相应的余额。如果该会计科目是单位的核算项目科目，要双击才行，具体操作如下：双击“核算项目”框，出现相应的核算项目详细数据。如下图所示：可以把所需的核算项目的借方余额录入、往来单位代码(录入“应收往来款”所对应的单位),点击”增加”按钮。以后凭证录入时,又多了一个明细科目。如上图所示，这就是某一个会计科目下，“初始期末余额”录入的操作。如果录入成功，以后点击期末余额时，就会出现如下图所示黑色区域内的某核算项目的详细资料。下面是个人的“核算项目”，点击职工借款的“核算项目”，可以直接录入“期初余额”。点击“保存”按钮。完成有核算项目的初始数据录入。下面是应付账款的“核算项目”详细资料录入，这是“应付账款”所对应的“往来单位代码”表示应付账款所对应的某个单位。（录入帐时，此核算项目可以作为某应付账款的明细科目。）同样，点击录入好的“核算项目”，如黑色区域所示，为核算项目的详细信息。2.3初始数据试算平衡 初始数据录入完成后，要验证借贷方录入数据是否平衡，如果不平衡，帐套就不能启用也就是没有后续工作可做。如下图所示，在下图左上角下拉框处，选择“试算平衡表”，系统会自动执行试算，如下图所示，试算已经平衡。三.启用帐套如下图所示，点击“启用帐套”按钮，接着点击“继续”按钮。如下图点击“确定”按钮，完成初始数据备份。四.凭证录入凭证录入是会计人员的职责，所以在工具栏下的“文件”菜单下选择“更换操作员”。如下图所示，是“康会计”职责下的操作。总帐系统日常操作4.1填制凭证1、1月1日，提取现金10000元 借：现金 10000 贷：银行存款工行存款 100002、1月1日总经理办公室肖剑报销差旅费3600元，交还现金200元借：管理费用其他费用（总经理办公室） 3600现金 200贷：其他应收款（肖剑） 38003、1月19日总经理办公室支付业务招待费1200元，转账支票号：205 借：管理费用 其他费用 1200贷：银行存款工行存款 12004、1月19日市场部宋佳受到北京实验学校转来转账支票2张，面值分别为40000元和59600元，用以归还货款借：银行存款工行存款 99600贷：应收账款（北京实验学校） 996005、1月19日，市场部宋佳归还欠万科公司部分货款100000元，转账支票号201借：应付账款（联想集团有限公司） 100000贷：银行存款工行存款 1000006、1月19日，市场部宋佳向北京实验学校售出多媒体教程6000册，单价32元，货税款尚未受到（税率13%）借：应收账款（北京实验学校） 216960贷：主营业务收入多媒体教程 192000 应交税金应交增值税销项税 249607、1月19日，市场部宋佳从万科公司购入多媒体课件3000套，单价35元，货税款暂欠，商品已验收入库（税率13%）借：库存商品多媒体课间 105000应交税金应交增值税进项税额 13650贷：应付账款（万科公司） 1186508、1月20日收到泛美集团投资资金10000美元，汇率8.278借：银行存款中行存款 82780贷：股本 827809、结转制造费用借：生产成本制造费用 5891.33贷：制造费用折旧费/销售一部 3394.69 制造费用折旧费/销售二部 2496.644.2凭证审核更改用户，以李财管的身份审核本期所有凭证。如下图所示，点击“凭证审核”按钮，进入“凭证过滤”界面。选择“未审核”。点击“确定”按钮。下图为未审核的所有凭证，在工具栏的“编辑”菜单下选择“审核凭证”或“成批审核”。这里先选择“审核凭证”，表示单个凭证审核。如下图，选择某一“未审核凭证”，在“文件”菜单下选择“审核”按钮。点击“审核”后，如下图所示，在下图左下角处，审核处会显示：李财管表明审核成功。审核人签字。4.3凭证过帐对凭证审核后，就可以对张会计的身份对本期所有凭证进行过帐处理 （审核人与过账人可以为同一人。）如下图所示，点击“凭证过账”按钮，过账完成后，点击完成，保存。4.4结转损益期末把收入,费用类直接转入利润类科目,也就是期末损益类科目的余额为零.这里点击”前进”按钮,完成结转.4.5过账后的凭证进行凭证审核这里的凭证结转是由”李财管”所做,所以凭证审核由另外的人去做. 更换操作员为”康会计”,对结转后的凭证进行审核.如上图所示,点击”编辑”菜单下的”审核凭证”职责.如上图所示,点击”凭证审核”后,点击”确定”按钮.完成审核.4.6凭证更正(过账后的凭证,若想修改,可先冲销原凭证,再录入一张新的.)例子:修改记字1号凭证，将提现金额改为35，000。修改后再重新审核过帐。4.6.1凭证查询首先点击”凭证查询”按钮,查询所要更正的凭证.4.6.2凭证冲销这里找一张已过账的”现金提现”的凭证,进行冲销操作.点击”编辑”菜单下的”冲销”按钮.如下图所示,系统中会自动跳出一张红字冲销凭证.这时在会计分录序时账簿中,可以看到多一张未审核未过账的冲销凭证.4.6.3凭证重录这时可以点击”编辑”菜单下的”新增”按钮,重新录入一张凭证.如下图所示.下面为新录入的一张凭证.如上图所示的会计分录序时账簿,更改凭证成功.4.6.4凭证重审核点击工具栏中的”编辑”菜单下的”成批审核”按钮.4.6.5凭证重过账 以张会计的身份对本期所有凭证进行过帐处理 n; P(如下图所示，点击“凭证过账”按钮，过账完成后，点击完成，保存。点击”完成”按钮.4.7查看有关总帐与明细帐如下图所示,点击”总帐”/”数量金额总账”/”核算项目总账”等按钮.如下图所示,为以上三种总账的数据显示.若想把总账输出,则在工具栏的”文件”菜单下选择”打印”,则可输出总分类帐.如下图所示,为总分类账的输出单.6 M9 B. j4 g: x6 P7 ?# E# F3 ) p5 五出纳管理 它能及时地了解掌握某期间或某时间范围的现金收支记录和银行存款收支情况，并做到日清月结，随时查询、打印有关出纳报表。5.1出纳管理流程图： 在会计之家窗口，首先单击出纳管理，进入出纳管理处理窗口，如下图所示。出纳管理的业务流程如下：现金/银行初始余额现金/银行日记账对账出纳轧账，以及有关的出纳报表和支票管理。 以下将对这些内容逐一详细讲述：在”文件”下”更换操作员”,换为”孔会计”职责.5.2初始化数据录入设置好出纳启用期间，我们进入“出纳系统现金初始余额”录入现金的期初余额为10000，并点击“确定”，这样我们就完成了现金的初始化。如下图： 进入“出纳系统银行初始余额”，录入银行存款的期初余额。我们首先在银行日记账和银行对账单的“启用期初余额”中分 别录入50000和52000。如下图： 由于还存在银行已经收到但企业未入账的金额为1500元，银行已付但企业未入账的金额为4500元。因此我们在“企业未达”中录入这部分金额，点击“企业未达”按钮，进入“银行对账单”录入界面，点击“新增”按钮，我们新增两张银行对账单，如 下图： 点击”新增”按钮,进入如下界面.(对账单中银收企未收,银行收了钱,表示负债最多,故银行贷方增加1500)(银付企未付,银付表示银行负债减少,4500,故银行借方增加.)输入两笔分录后,可以看到银行对账单里多了分录.由于存在企业账面已经支付但银行未支付的金额为5000元,因此我们还必须输入银行未达账,点击”银行未达”按钮,进入”银行日记账”录入界面,点击”新增”按钮,我们新增一条银行日记账记录,如下图所示:下面是企业的银行存款日记账,的录入点击”编辑”菜单下的”新增”按钮.这里在企业已付银行未付里,企业银行日记账处减少这笔帐(5000元).5.3银行存款余额调整录入完毕后,我们可以看到通过调整,余额达到平衡,点击”确定”按钮,我们就完成了银行存款初始化工作,至此我们就完成了出纳的初始化工作.(当然如果现金和银行存款科目如果下设多个明细科目,必须对各个明细科目逐一进行初始化).调整后的余额平衡后,我们就可以正式开始出纳系统的日常工作.下面我们就初始化工作中的一些功能进行详细讲述:5.3.定义出纳系统起始期间出纳系统与财务系统的期间界面方式完全相同,但出纳系统的启用期间与财务系统的启用期间(帐套启用会计期间却可以是不同的.出纳系统的启用期间在”系统维护帐套选项税务银行”进行设置.)出纳系统的启用期间最好能与账务系统期间同步.如果出纳系统的期间与账务系统分离,则会对出纳和会计之间的数据共享造成一定的困难,并使得二者的期末处理缺乏直观性.在设置好出纳系统的启用期间后,才可以使用出纳系统的其他功能.5.4现金余额初始录入现金余额初始录入是指某一时点账簿现金科目余额.在”会计之家”单击”出纳管理”模块(现金初始余额),此时系统弹出下图所示窗口;现金启用期初余额设置仅录入启用期初余额即可.5.5银行存款初始余额设置银行日记账和银行对账单启用期初余额要求输入某时点的银行存款科目余额数据,该数据必须是当前帐套前一期间的银行存款科目余额.具体运作可参照如下:假设当前帐套期间为2012年第一期,在第一期01日取得银行对账单,并输入银行对账单启用期初余额;同样,在银行日记账准备好的前提下,从账簿或科目余额取得银行存款余额,并输入下图中的启用期初余额.这样一来,就可以按照稍后的描述录入”企业未达账”,”银行未达账”,直至全部输入完毕,并查看初始数据余额两边是否相等.现金初始余额比较好整理,银行存款初始余额则需要根据银行对账单来仔细调整. 在上图中,必须录入银行存款日记账和银行对账单的启用期初余额,其他诸如”加:银收企业未收”,”减:银付企未付”,”调整后余额”等,将通过功能选项(企业未达),(银行未达)录入后由系统自动算出.单击(企业未达),系统将显示出企业期初未达账序时账簿,并可以使用”过滤条件”对序时账簿进行过滤筛选,在该窗口中可对序时账簿进行修改,打印,预览,增加及删除等操作,在增加”企业未达”项资料时,可单击(新增)按钮,系统进入录入窗口,如图所示:在此窗口中,您可以根据对账单记录录入相应的企业未达帐资料.系统将根据录入的企业未达账相关资料即可调整下图中”银收企未收”和”银付企未付”发生额和”调整后余额”数据. 说明一点,企业未达账项资料录入窗口中,”银行借方”和”银行贷方”是指银行对账单中”借方”和”贷方”相应数据.单击(银行未达),系统将显示出银行日记账期初未达帐序时账簿,在该窗口中可对序时账簿分录进行修改,打印,预览,增加,删除及从凭证中引入银行日记账等操作; 当增加银行存款日记账期初未达账时,单击(新增)按钮,系统进入银行日记账期初未达账记录录入窗口.在此窗口,可以根据企业银行存款日记账记录录入银行未达账项资料.系统将根据录入的银行未达账相关资料及时调整上图所示”企收银未收”,”企付银未付”发生额,和”调整后余额”数据.当天顺序号:指对账单中银行存款科目,币别和日期都相同的每条记录的顺序号码.余额:由系统根据期初余额及序时账簿自动算出.5.6现金日记账5.6.1案例下面我们通过一个案例来了解现金日记账录入的3中方式.案例:2012年01月01日,使用现金支付管理费用1000元.(一)直接录入法1.在”出纳管理”模块点击”现金日记账”,进入现金日记账序时账簿.2.点击”新增”按钮,弹出现金日记账录入窗口,录入日期,贷方金额,经手人和摘要后,点击”增加”即可,如下图.这里输出一笔金额为”1000”的款项,故写方向为贷方.(二)从凭证引入现金日记账1.在凭证录入功能中录入一张支付管理费用的凭证,如下图所示:2.以,高级管理员职责,在”系统维护帐套选项高级出纳”中选择”可以从凭证引入现金日记账”.3.以出纳的身份登录系统,进入”出纳管理现金日记账”,通过”文件”菜单下”从凭证引入现金日记账”功能即可引入符合一定条件的现金日记账.点击”从凭证引入现金日记账”按钮,会出现以下日记账界面.如下就是录入现金日记账的信息.(三)编辑日记账时自动从账务引入数据1.同(二)一样首先录入好凭证.2.在”系统维护帐套选项高级出纳”中选择选项”编辑出纳日记账记录时可以自动从账务引入数据”,如下图:3.进入”出纳管理现金日记账”,选择”编辑”菜单下”编辑时自动从账务引入数据”子菜单.4.点击”新增”按钮,由于我们做的是收-凭证,因此要引入这笔现金日记账,我们选择凭证字为收,系统自动把发生额,摘要带出来,如下图所示:5.填补经手人,日期等信息,点击”增加”按钮即可.5.6.2功能说明单击”出纳管理”模块中的”现金日记账”,此时系统弹出条件窗口如下:按期间:选取现金日记账的期间范围.按日期:选取现金日记账的日期范围.金额:金额大小,范围.方向:指现金流向.分为借方,贷方和全部.摘要:指日记账的摘要.经手人:实际业务发生时,的操作者.制单人:现日记账操作录入人.打印”承前页/过次页”:若选取,则在打印多页现金日记账时,系统打印输出自动将上一页的余额衔接到此页.上述条件确认后,系统将进入现金日记账序时账簿,如下图所示.此时,用户可以进行打印,预览,增加,修改和删除等操作.上图中的分录遵循下述关系:当前分录余额=前一分录余额+当前分录借方-当前分录贷方在现金日记账增加窗口中,系统将当前余额反映出来,如下图所示|:在上图中,”当日序号”,一般由系统自动给出:”余额”由系统自动算出,且”余额”方向在”借方金额”,当首次进入该窗口时,余额数据与”现金,银行存款科目”中的现金日记账”启用期初余额”完全一致.此外,金蝶KIS迷你版还提供了引入现金日记账记录和从凭证引入现金日记账的功能.在上图所示的现金日记账序时账簿窗口中,点击”文件”菜单中的”引入现金日记账记录”系统将按步骤提示,引导用户成功的从其他目录下引入现金日记账的”*dbf”文件.如果要执行文件菜单中的”从凭证引入现金日记账”和编辑菜单中的”编辑时自动从账务引入数据”功能,还需”系统维护”模块的”帐套选项”子模块的进行一些操作:在帐套选项窗口中,单击”高级”按钮,进入”高级配置选项”的处理窗口,点击”出纳”,如下图所示:在此窗口中,单击选取用户所需的项目,点击两个”确定”按钮后,才会在上图的现金日记账窗口下的文件菜单和编辑菜单下出现此选项,否则,文件菜单和编辑菜单下无此选项.完成这些操作后,用户可以直接在上上图所示的处理窗口中,单击”文件”菜单下的”从凭证引入现金日记账”系统提示是否确认从凭证中引入,单击”是”,即可成功引入现金日记账.单击”编辑”菜单下的”编辑时自动从账务引入数据”进行选取.然后在现金日记账”增加”菜单中,录入账务系统相同的凭证字号时,系统自动从账务中获取金额和余额.5.6.3现金盘点与对账.现金盘点与对账反映会计核算体系中帐帐相核,帐实相核;其中帐帐相核体现出纳系统现金日记账与账务系统现金分类账相核对,帐实相核体现出纳系统现金日记账与库存现金实盘数相核对.在上图中,只有”现金实盘数今日余额”可以手工输入外,其他数据均由系统自动算出.出纳日记账:显示出纳系统现金日记账中昨日余额,今日借方,今日贷方,今日余额,期初余额,本期借方,本期贷方,本期余额数据.帐存差额:今日现金实盘数与现金日记账今日余额的差额.现金分类账:表示凭证进行过账处理后,系统将自动调用该现金科目的相关汇总数据.帐帐差额:反映账务系统现金总账与出纳系统现金日记账的差额(E=D-B)5.7银行日记账5.7.1案例 银行日记账与现金日记账的使用方法相同,同样也可以通过直接录入,从凭证引入和自动从账务引入三种方式添加,在此我们就不再举例说明,可以参考现金日记账的案例.5.7.2功能说明在”出纳管理”模块单击”银行日记账”后,系统要求输入银行日记账查询条件,如下图所示:银行存款科目:用下拉列表选择用户想要对账的银行存款明细科目.币别:选择要对帐的银行存款科目的币别.是否已达:系统提供了三个选项”已达”,”未达”,”全部”,根据用户所需选取输出资料的范围.时间范围:系统也提供了三个选项: 按时间按日期:按未达天数(选取到截至日期为止超过指定未达天数以上的账项)结算方式:选取指定结算方式的账项进行处理.结算号:指定输出选择结算号范围内的账项.金额范围:输出在指定金额范围内的账项.方向:选择处理何种方向的账项,包括:”借方”,”贷方”,和”全部”.摘要:指定日记账的摘要.经手人:日记账的现实业务发生操作者.制单人:指录入日记账的用户.确定了上述各项对账条件之后,单击”确定”按钮,系统即按照用户所设定的条件过滤出符合条件的银行日记账分录序时账簿.如下图所示:在该序列账簿中,用户可以进行浏览查看,查询凭证(引入的凭证),增加,删除,修改,从凭证引入银行日记账等工作.从凭证引入银行日记账:表示引入当前期间会计序时账簿中含银行存款科目的银行日记账.查询凭证:表示查询用户所引入的某凭证.具体操作是将光标移动到银行日记账序时账簿的分录下,单击”查询”图标既可以查看该凭证的有关信息.银行日记账增加窗口界面,其中”借方余额”,”贷方余额”二者选一,余额由系统自动计算显示.其他各字段好理解了.银行对账单:银行对账单查询条件与银行日记帐查询条件相同,其增加界面与”银行未达”增加界面界面基本相同,如下图所示:新增界面点击”新增”按钮,5.7.3银行存款对账一,案例说明下面我们首先通过一个案例来了解一下银行对账的两种方式.如,.期初有一笔5000元付款款项企业已经入账,但银行未付,01月31日,银行支付这笔款项,支付后进行银行对账.1.银行支付5000元,新增并制作银行对账单,如图:点击”增加”按钮,下面是对银行对账单的查询操作.点击”确定”按钮,可以查询出以前所增加的银行对账单记录.现金日记账5.7.4.银行存款对账进入”出纳管理银行存款对账”功能模块,输入对账日期”2012-01-31”.5.7.5银行存款对账系统提供了2种对账方式:自动对账和手工对账.1)自动对账:只需点击”自动对账”,设置对账条件后即可把符合条件的记录进行勾对.2)手工对账:需要分别在银行日记账和银行对账单记录中双击选中需要进行对账的记录,双击后,记录前方出现”*”,然后点击对账后的记录将不会在对账界面显示(除非选择”包括已勾对记录”).点击”自动对账”按钮,会出现以下界面.点击”确定”按钮,下面是对账后的记录.如上图所示,”*”处,表示银行对账单已经勾对.下面将对”自动对账”功能做详细讲述:功能说明:在”出纳管理”模块单击”银行存款对账”后,出现对账窗口如下图所示:进入此窗口后,系统提示录入本次对账日期,此对账日期即为本次银行存款对账操作的勾对日期.点击”确定”后,即进入下图所示的银行存款对账窗口.自动对账单击该按钮,系统出现如下图所示:用户可以选择自动对账限制条件:”日期 允许相差天数”,”结算方式”,”结算号”,”结算日期相同”等.这些条件在进行自动对账时用户可以根据情况选择,没有选定的条件在自动对账时将被忽略.因此,为了保证对账结果的准确,建议在录入凭证和银行对账单时各种资料都应全面一致的录入.在选择完条件后,单击”确定”系统即开始自动对账,对账完毕后会提示用户已自动勾对的记录数,将已勾对上的记录同时在银行日记账和银行对账单中以”*”标注,同时底色变为黄色,用户可以在此窗口中翻阅查看.如果用户想取消某一条自动勾对的记录,将光标定位于要取消的记录上,双击,既可以取消勾对.查看完自动对账记录后,要确认自动勾对记录单击”确定”按钮,完成自动对账,保留对账结果.单击”取消”,则此自动结果无效.取消对账如果想一次性的全部取消所有已勾对的记录,则点击处理窗口中的”取消对账”按钮,系统接着弹出如下图所示的窗口:在此窗口,选择”取消会计期间到所对的帐”,点击”确认”按钮,将取消此会计期间多有已勾对的记录.如果是再次进入银行对账窗口,则需要先选取”包括已勾对记录”后再执行此功能.选择”取消所选记录”,点击”确定”后,则取消选定的已勾对记录.手工对账将光标移动到要勾对的未达账上,分别在银行日记账和银行对账单中选中对应的记录后双击,勾对框下将会出现”*”,此时再单击”手工对账”按钮,系统提示是否要求确认手工对账,然后点击”是”按钮,确认勾对结果,如不想确认勾对结果,单击”取消按钮放弃勾对,否则单击”确认”按钮,系统将保存勾对结果.此外,在世纪出纳帐中,有可能一笔银行对账单对应多笔银行日记账,但又需要一次性勾对.这时,金蝶KIS迷你版就为银行手工帐提供”一对多”功能.用户只需要确认其相互对应的记录,然后执行手工帐的操作即可. 当然,执行银行手工对账的”一对多”功能,还有比较快捷的方法:利用排序器.单击下图处理窗口中排序器的”编辑”,出现编辑窗口,如下图所示: 然后,在下拉框中,主关键字选”结算方式”,第二关键字”结算日期”,确定后,在银行存款对账窗口,将按关键字的顺序排列对账单和日记账,便于查看一笔对应多笔的银行日记账和银行对账单.这样,执行手工对账时就方便多了,.在排序器的设置中,用户可以将预设的被选项按照任意顺序排序并生成排序器,并可作为单独的排序方案进行保存,以便随时调用.排序器编辑当选择某排序器后,系统将对银行日记账/银行对账单按照排序器所设定的排列顺序排列.单击”编辑”按钮即可实现对排序器的”增加”,”删除”操作.排序内容:日期结算方式,结算号,金额,结算日期.排序方式:主关键字,第二关键字,第三关键字.如果关键字选择的是”日期”,则其中的”日期”在银行日记账中是指凭证日期,在银行对账单中是指结算日期.如果选择的是”结算日期”,则不论是银行日记账还是银行对账单,都指的是结算日期.5.8.1出纳轧帐出纳轧帐是将出纳系统所涉及的现金日记账余额,银行存款日记账余额及银行对账单未达资料等结转至下一期,并对现金日记账,银行日记账加注发生额.单击”出纳管理”模块的”出纳轧帐”,此时系统弹出窗口如下:按下”前进”按钮,进入下一个窗口:在此窗口中,按照提示输入用户口令,轧帐日期等,点击”完成”,即可完成期末轧帐的工作.进行轧帐后,轧帐前的现金和银行存款日记账将不允许再进行修改.如果需要修改,需要进行反轧帐才行.执行反轧帐操作可以使用”ctrl+f9”按钮.注意:为了方便出纳银行对账,在出纳模块中用户可以在任意期间内进行多次轧帐操作.但必须至少有一次是在该期的最后一天进行.也只有最后一天的操作才符合出纳期末轧帐的意义.如果上个期末未有进行出纳轧帐的操作,则会在本期的任一次的轧帐中出现提示信息.为了确保余额调节表的正确性,我们强烈建议按照严格的操作程序逐期进行出纳期末轧帐.注意事项:如果不进行期末轧帐,则最多只能录入或引入下一期的日记账;若要录入或引入下一年的日记账,则必须进行年末轧帐.5.8.2出纳反轧帐更换操作员,以”系统管理员”身份登录系统.,点击”ctrl+f9”按钮,就会出现以下界面点击”确定”按钮,完成”反轧帐”操作.5.9出纳报表5.9.1资金日报表在”出纳管理”模块选择”资金日报表”,系统将会弹出以下窗口:双击”资金日报表”按钮,就可以出现一下界面:资金科目范围:可使用查询按钮来获取资金科目,设置科目的范围.日期:指资金,银行存款业务所发生的时间,系统只对该日期内发生的业务系统输出资金日报表.在选择相应的条件并确定后,系统进入资金日报表窗口,在该窗口中,系统提供”打印”,”预览”,”引出”等功能.5.9.2资金月报表操作指南在出纳管理窗口 ,单击”资金月报表”,选择需要查看的资金科目范围,选择”币别”,选择期间,单击”确定”即可.如下图所示:点击”资金月报表”按钮,如下图所示5.9.3.长期未达账“长期未达账”是对银行日记账和银行对账单进行报表输出的功能.单击”出纳报表”模块并选择”长期未达账”选项后,系统进入长期未达账条件窗口.点击”长期未达帐”按钮,进入界面.银行存款科目:可使用下拉按钮选取银行存款科目.未达天数:指银行日记账与银行对账单之间未达多少天以上.在输入相应的条件并确认后,系统进入”银行日记账,银行对账单”未达序时账簿.点击”确认”按钮.该序时账簿可以使用图中右上角下拉按钮对”银行日记账,银行对账单”之间互相切换,同时系统提供”打印”,”预览”,”引出”等常用操作功能.5.9.4银行存款余额调节表在输入期初单位未达账项,银行对账单,对未达账全部勾对完毕之后,就可以输出银行存款余额调节表了.在窗口中右上角的下拉列表框中选择”银行存款余额调节表”系统即弹出银行存款余额调节表供用户查看或打印.在生成的银行存款余额调剂表上,系统会自动判别调节是否平衡,同时给出相应的提示信息.在银行存款余额调节表中,系统是按照用户所选取的对账条件来设定默认的截至对账日期的.如果条件设定为”按期间”,则默认截至对账日期为截至期间的最后一日,如果条件设定为”按日期”,则默认截止对账日期为所设定的截止日期,如果条件设定为”按未达天数”,则默认截止对账日期为设定的截止日期.用户可以根据需要修改余额调节表的截止对账日期,以满足实际对账的需求.在银行存款余额调节表窗口中,单击”查询”按钮,系统弹出银行存款余额调节表查询条件设置窗口.在窗口中用户可以选择银行存款余额调节表输出的银行存款科目,币别,截止日期等选项,系统会根据用户设定的条件重新生成余额调节表.系统会根据勾对的情况分别对银行存款账面余额以及银行对账单余额进行调整,生成余额调节表,并自动检测所生成的余额调节表是否平衡,如下图所示:点击”银行存款余额调剂表”点击”确定”按钮.如上图所示,显示余额调剂表已平衡.5.10支票管理支票管理是金蝶KIS迷你版的一个辅助管理模块,使用户方便管理开具的支票和从登记到核销,打印一系列繁琐的手工操作.5.10.1,支票登记支票登记资料是出纳管理系统维护事项:”支票登记”主要登记单位银行帐号,所在银行名称以及支票号码范围,支票有效期限,如下图所示: 点击”支票登记”按钮,会出现以下界面.在”编辑”中启动”新增”功能,进入窗口如下图:支票号码:可以使用”-”作为起止符,用”,”作为分隔符.如:1001-1500,3001-3500.其他输入项可通过窗口本身很容易理解.只有登记的支票才能被领用和报销.5.10.2支票领用及报销在”出纳管理”模块中单击”支票领用及报销”,出现下图过滤窗口:1. 过滤方案:设置方案名称:所谓方案即定义一个怎样显示和打印支票管理簿.用户可以重新设置一个新的方案,也可以用下拉按钮选择其中的某支票管理方案,系统默认当前状态为全部未核销的支票.筛选:用户可以选定开户银行,银行帐号等极其相应的属性选项设置作为过滤条件.排序:表示以哪个支票管理项目(字段)进行排序,系统默认以开户银行,开户帐号及支票号排序.显示:表示要求显示那些支票项目,如领用人等,系统默认全部支票项目.未核销,已核销,已退票:分别表示未核销的支票,已核销过的支票和被填写登记且领出后未使用而退回的支票.系统默认为”未核销”状态.保存:表示保存一个设置方案.确认:在处理完上述步骤后,用户就可以保存,系统会弹出支票登记薄.5.10.3领用与报销支票领用:在序时账簿工具栏点击”新增”,出现如下图界面:在该界面中填写相应的信息即可实现支票的领用.注意事项:支票号必须是已经登记的支票,否则无法保存该单据.支票报销:支票报销有两种方式:手工录入和从凭证中获取报销数据.A,手工录入:双击已经领用的支票,在下图中填写报销人,报销金额和报销日期等信息保存后即实现了支票的报销.B.从凭证中获取报销数据:条件:1,凭证中存在支票这种结算方式的凭证. 2.支票对应的结算号必须是已经领用的支票号. 3,凭证中的币别与领用支票的币别对应.三个条件同时满足后,就可以通过”编辑”菜单中的”从凭证中获取报销数据”功能引入报销数据.5.10.4支票核销支票进行领用和报销后,就可以进行支票的核销工作.支票的核销功能中,系统中提供了核销和退票的功能.通过”编辑菜单下的”核销”,”退票”,”取消核销/退票”功能可以实现.经过核销和退票的支票不允许被删除,只有通过” 取消核销/退票”操作后,支票才允许被删除.六.期末结账$ F$ y7 q7 k$ h* _9 b8 V; P将本期所有的会计业务全部处理完毕之后，进行期末结账处理；（在“期末处理”模块）_( b6 s1 N& _; a5 - w: f结账完成后，系统进入下一个会计期间，并返回到结账处理窗口。点击”期末结账”按钮,如上图所示,输入用户密码(试用版可以不输入),直接点击”完成”即可.选择”期末结转”按钮,点击”完成”按钮.如上图所示,帐套备份会在一个用户自选的位置里.点击”确定”按钮,完成结账操作.七.报表输出d7 p3 u$ b8 I2 A期末根据本期帐务数据制作并输出“资产负债表”及“损益表”。在工具栏的”查看”菜单下点击”会计期间”按钮,就可以选择所要查看的会计期间报表.如下图为7.1资产负债表报表:7.2利润表报表
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