会议的安排方式和座次安排.doc

文秘知识/秘书基础 会议的安排方式和座次安排 （一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由与会者自己安排宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题:1遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。2与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。3会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。(二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：1告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。2告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。3经由专业会议服务公司代为处理。4经由主办单位的住宿组人员负责。(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：1注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。2注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。3房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。4要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。一旦房数被确定后，住宿局观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些与会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为vips(贵宾)使用，其余360间为与会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。