会议期间的文书与服务.doc

文秘知识/秘书基础 会议期间的文书与服务 一、编写会议简报会议期间的重要文书工作就是编写会议简报。会议简报是会议的交流性和指导性文件，要求及时、准确编写。编写会议简报的基本要求可以用四个字概括：快、新、实、短。快，是会议的时限性决定的。这就是说编写会议简报需要抢时间，不拖拉，一般要求当天的情况当天整理，当天发出，最迟也要当天整理，第二天发出。一些大型会议一天要发出简报一至二期。新，这是简报的交流性和指导性决定的。就是说编写简报要提出新情况，新问题和新经验，并反映在文字上应注意使标题醒目、吸引人。实，是对一切公文的起码要求。这就是简报所反映的情况和问题要真实、准确、不能随意夸大或缩小。短，简报本身从字面上解释就是简短的报道。长了就不能称其为简报。而且也会影响到快。因此，会议简报的行文特色应当是：开门见山，直接叙事，一语中的，尽可能一事一议，少做综合报道。简报一般字数在几百字至多不过千字。二、能够收集、编发会议信息会议的新闻报道工作可以有多种方式：第一种，由会议秘书组撰写新闻报道稿件，然后经领导审定后，向媒体发送；第二种，在会议召开期间，邀请有关报社，电台、电视台派记者亲自随访，发布消息；第三种，在会议结束时，召开记者招待会，由领导人直接介绍会议情况并亲自回答记者提出的各种问题。三、能够组织拟写会议纪要会议纪要是根据会议的主旨，用准确而精炼的语言综合记述其要点的书面材料。是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。并非所有会议都要产生会议纪要。会议纪要有两个目的：一是让与会者带回去作为传达贯彻会议精神的依据；二是上报，使上级主管部门和有关单位了解会议的情况或予以转发。拟写会议纪要应做到：1.忠实于会议实际；2.内容集中、概括、精炼；3.逻辑条理要清楚。相应知识会议纪要有两种类型：一是例行会议纪要。如经理办公会议纪要、厂长办公会议纪要。这种类型的会议纪要是将会议形成的决议下发，或让上级了解会议的精神，因此要求简明扼要。二是工作会议纪要。是指各机关、部门或地区就重大工作问题召开专门会议，交流情况，统一认识，研究政策措施之后，需要整理出会议纪要，上报下发，或请求上级批转。会议纪要的内容包括两部分：一是会议情况简述。包括召开会议的根据、目的、时间、地点、参加会议的人员、会议讨论的问题以及会议的成果。二是对会议主要精神的阐发。这是会议纪要的主体部分。注意事项拟写会议纪要应当做到：第一，记实。即实事求是，忠于会议实际。为此，必须以会议纪录为依据。对与会者的发言可以进行概括、归纳、提炼，但绝不能增添与篡改内容。*