成果地质资料电子文档格式规范.doc

地质灾害防治工程档案电子文档格式规范 1. 总则1.1 为切实贯彻地质资料管理条例,实现地质资料信息化,充分发挥三峡库区地质灾害防治工程档案在国民经济建设和社会发展中的作用；依据国土资源部数字国土工程工作标准结合实际情况制定本规范。1.2 本规范只对制作三峡库区地质灾害防治工程档案电子文档的文件格式、编制及存储时的组织方式做出规定，除此之外电子文档包含的其他内容按相关专业标准执行。2. 规范性引用文件2.1 SZ19990022001 成果地质资料电子文件汇交格式3. 术语及定义3.1 三峡库区地质灾害防治工程档案电子文档：即该份档案的电子文件及其附加文件的总和。3.2 三峡库区地质灾害防治工程档案附加电子文件：即电子文件的说明性、标注性文件，如“Readme.txt”说明文件。3.3 多媒体文件（Multimedia files）：能够在计算机等相关电子设备上存贮（如：光盘、磁带、电子储存器等）、制作、运行或播放的载有数字、文字、声音、图形、图像等信息的载体，经综合处理，以数字形式使多种信息建立逻辑连接，集成为具有交互性的文件。4. 分类4.1 三峡库区地质灾害防治工程档案电子文件按其文件信息不同分为十二大类：4.1.1 项目管理类： 分为:审查与批复文件类、工程移交文件类、其它文件类 4.1.2 立项类：4.1.3 勘测类： 分为：勘查及补勘文件类、测量文件类4.1.4 可行性研究类:4.1.5 设计类: 分为：设计及审查批复文件类、建设单位及监理单位关于设计文件类4.1.6 工程管理类:分为：工程用地文件类、承包合同、协议书、招、投标相关文件类、参建各单位机构及负责人资格文件类4.1.7 监理类: 分为：勘查阶段监理文件类、施工阶段监理文件类4.1.8 施工类: 分为：施工管理文件类、施工技术文件类、施工物资文件类、施工记录文件类、施工检测成果及竣工测量文件类、施工质量评定及验收文件类4.1.9 工程监测类: 分为：工程监测成果文件类、工程监测原始记录文件类4.1.10 工程竣工验收类: 分为：工程竣工总结文件类、竣工验收记录文件类、财务相关文件类4.1.11 多媒体类: 分为：施工前阶段、施工阶段、竣工及验收阶段 验收阶段分为：县级验收阶段、市级验收阶段、国家级验收阶段4.1.12 其它类:4.2 按电子文件形成方式不同分为两类：4.2.1 原始电子文件，即专指通过使用字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及多媒体制作等工具软件进行创建而直接得到的电子文件，如“.dwg”格式的矢量图形文件。4.2.2 存档电子文件，即通过对原始电子文件进行格式换或制作而间接得到且不能修改的电子文件，如“.jpg、.eps”格式的栅格图形文件。5. 命名格式及规则5.1 命名格式三峡库区地质灾害防治工程档案电子文件名用该文件所载内容的题名来表示，格式如下：顺序号_所载内容的题名.文件后缀名5.2 命名规则 三峡库区地质灾害防治工程档案电子文件名中的题名揭示了该电子文件内容的主题，应规范、完整、简洁、明了，要使用规范化的语句精确地描述出文件的主题内容。 在进行电子文件命名时,对文件的类别属性不必进行标注,但应遵循以下规则:A 电子文件名（前缀部分）的长度最长为256个字节；B 文件名中不能包含下列任何半角字符：斜杠(、/)、冒号(:)、星号(*)、问号(?) 、引号()、尖括号()和竖杠(|)；C审批件的电子文件以各审批文件的审批文号、审批形式作为题名；无审批文号的，以审批机构简称和审批形式作为题名；D图件的电子文件名以图名、比例尺作为题名。比例尺符号用半角字符“/”表示；小于或等于1:100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位。E多媒体类的各个电子文件名按照相关规范或建库时自身的命名规则进行命名。6. 三峡库区地质灾害防治工程档案电子文档格式及编制6.1 文字部分电子文件格式及编制6.1.1 格式文字部分电子文件的格式应为“.doc”或“.wps”简体中文格式。附表或文字部份中的插表可采用“.xls”简体中文格式；文字部分中插图、插照、插表以能插入Word，且在其中能正常使用为原则，格式应为“.jpg 、.gif，”其他格式应转换为上述格式。6.1.2 编制文字部分各个电子文件的内容、编排顺序和编辑格式(如字体、字号等)按照地质矿产行业有关标准的规定执行。电子文件页面的尺寸以A4为准,表件、插表、插照、插图横向超过A4的按实际尺寸定。所有插图、插照、插表应直接插入文字的相应位置，不得覆盖其他信息，不得链接其它软件制作插图、照片、表格，且在计算机屏幕中显示的方向应向上。审批件应按照审批级次由高到低依次进行编排。同级、同类的审批文件按时间先后顺序进行编排，内容与编制格式必须与正式批件一致，每一份审批类电子文件应注明发文机关（公章）、发文时间。 表件应采用Word表格命令或在Word中插入Excel表格的方式直接制作，对引用特别复杂函数的表格，可以用 Excel制作。制作表件文件时，每一表格的表名应采用标题命令定义。表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，如果超出版芯，可用续表来解决，续表中仍必须有表名和表头。电子文件应插入页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧），且与纸质载体页码应一致。6.2 图件部分电子文件的格式及编制6.2.1 格式 该部分电子文件必须提供存档和原始两类电子文件： 存档电子文件可采用下列4种格式之一：“.jpg、.eps、.tiff、.pdf”格式； 原始电子文件格式根据形成时采用软件平台的不同提交相应格式的文件：mapGIS的“*.wt、*.wl、*.wp”等点、线、面文件及“*.mpj”工程文件和相应的属性文件；AutoCAD（或基于AutoCAD的软件）的“.dwg”或“.dxf”文件；以及运行上述电子文件绘图时所必须的相关文件（如字体库、系统库文件等），以保证上述原始电子文件可以再次转换存档电子文件。6.2.2 编制图件的存档电子文件首选方法是计算机软件直接制作（如格式转换），通过制作或转换而形成的存档电子文件，分辨率的选取以保证图形的精度和清晰度为准，一般可取300dpi；对压缩的JPEG格式质量因子取75以上。采用扫描等数字化方法形成存档电子文件时的质量技术指标参照有关标准或规范执行。对计算机软件直接形成的超A0幅面图件的电子文件原则上不进行分割。分幅印制的同一幅图件，用数字化方法形成电子文件后，如果造成在计算机上浏览不便的应进行拼接，形成一个电子文件。光栅图形文件、矢量图形文件和纸介质图件之间信息必须一致。 该部分电子文件的内容、幅面大小、用色标准、图例符号等按照相关制图标准执行。在编制该部分电子文件时，应按照一张图一个图顺序号的原则统一编号，光栅图形文件按一张图一个电子文件编制，各图形电子文件必须与纸介质资料相对应。6.3 多媒体部分电子文件的格式及编制6.3.1 格式 常见的单纯声音文件格式应采用MP3、WAV格式；常见的视频文件格式应采用MPEG、AVI格式，其他格式均应转换为上述格式。 6.3.2 编制 多媒体文件的像素以保证图像清晰为原则，文件声音清楚、音质良好为宜。采用的像素或有特殊需求时在“Readme.txt”文件中进行说明。 多媒体电子文件不应用压缩软件进行处理。6.4 附加（电子）文件部份的编制6.4.1 Readme文件每份电子文档必须制作说明文件(文件名规定为“Readme.txt”),其内容必须说明该份电子文档制作时的软硬件环境、所有应用软件的平台和版本、运行和浏览矢量图形文件所必须的相关文件(如系统库、字库和文件等)并写明一些必要的参数(如坐标系、比例尺、投影方式等)；对光栅图形文件必须注明图件的实际尺寸和所采用的分辨率。 7. 三峡库区地质灾害防治工程档案电子文档在介质中的组织形式7.1 存放介质该档案电子文档汇交时的介质应采用通用光盘外包装为薄形的5英寸CD-R (只读) 、DVD-R光盘、移动硬盘及电子存储器，不充许使用软磁盘，禁止使用劣质光盘汇交。汇交人在制作该类档案光盘时，一张光盘原则上只能存放一份三峡库区地质灾害防治工程档案的电子文档，工程较大一张光盘容量不够的情况可续多张光盘分大类组织存放。7.2 组织形式每一份三峡库区地质灾害防治工程档案（以下简称档案）电子文档的 “Readme.txt”说明文件直接置于光盘的根目录下；每一份档案按十二大类分别 (文件夹名为各大类的中文题名)直接置于光盘的根目录(一级子目录)下；在一级子目下按十二大类所包含的各小类分别建立多个二级子目录(各子目录名分别为该小类的类别名),分别存放各小类的电子文件；如果该大类涉及图形文件，再建立名为“存档文件”和“原始文件”的二个二级子目录。“存档文件”下存放该图形经转换后的光栅图形文件，“原始文件”下存放该图形的矢量图形文件。如该图件的矢量图形文件是用同一工具软件形成的，运行时所必须的相关文件相同，则可以将这些图形文件直接放在“原始文件”子目录下(包括字库、系统库等)；如果在不同软件平台产生的或矢量图形文件跟有光栅图形才能完全显示的情况,则可分别建立三级子目录，存放不同软件平台产生的矢量图形文件以及跟有光栅的矢量图形文件 (见简图1）。如果在三级子目录下还需再建立其它的子目录，那么创建后应在“Readme.txt”文件中进行说明。如一张光盘不够存放时可将十二大类的各个文件夹分多张光盘存放，（其在光盘中的组织形式同上所述）并在首张光盘的“Readme.txt”说明文件中做出说明。多媒体类电子文件应单独存放一张光盘。根目录(一级子目录)下存放以各个阶段名来命名的文件夹；在“验收阶段”的子目录下建立以验收级别命名的三个二级子目录，分别存放该级的电子文件。(见简图2)Readme说明文件十二个大类文件夹各小类文件夹图件的原始文件图件的存档文件 各类的电子文件矢量图形文件光栅或转换后的图形文件 组织示例简图1施工前阶段 施工阶段 竣工及验收阶段县级验收 市级验收 国家级验收属 于 各 级 的 电 子 文 件组织示例简图28. 汇交要求8.1 图件部分必须汇交原始和存档两种电子文件,文字部分尽可能汇交原始电子文件,无原始电子文件则提供存档电子文件。8.2 所有三峡库区地质灾害防治工程档案必须汇交2套电子文档(一套为工作盘，一套为备份盘)。8.3 三峡库区地质灾害防治工程档案电子文件登记表、电子文件验收登记表与电子文档一并汇交。8.4 要求同三峡库区地质灾害防治工程档案电子文档一并汇交的登记表见附件。附件1：电子文件登记表（首页）项目名称： 共 页、第 页电子文件形成特征形成单位形成日期 年 月 日通讯地址E-mail联系人电 话电子文件特征操作系统文字处理系统:Word 版； Wps 版； Excel 版；图形处理系统:mapGIS 版；基于AutoCAD 版；格 式多媒体: MP3 WAV MPEG AVI载体数量CD: 张； 备份数量： 份总件数：一套一盘 一套多盘汇交特征汇交单位负责人通讯地址邮编联系人Email送交人（签名） 年 月 日备注 填表人（签名）： 项目负责人（签名）：表C2 三峡库区地质灾害防治工程档案电子文件登记表（续页）文件类别文件序号电 子 文 件 标 题备 注原 始 电 子 文 件存 档 电 子 文 件项目管理类1立项类1勘测类可行性研究类设计类工程管理类监理类施工类工程监测类工程竣工验收类多媒体类其他类 共 页、第 页附件2：电子文档验收登记表项目名称档号汇交人电子档 号通信地址系统环境操作系统 Windows XP Windows 2000文字处理系统 Word Wps图形处理系统 AutoCAD MapGis 6.7 汇交载体光盘 张共 套文件类型doc wps xls图形文件类型存档电子文件eps jpg tiff pdf 原始电子文件DWGWT WL WP MPJ多媒体文件类型声音文件：MP3 WAV 视频文件：MPEG AVI验收意见 验收人（签名）馆藏机构（盖章） 汇交日期： 电子文件制作： 送交人： 联系电话：附件3： 电子文件光盘标签档 号光盘号项目名称行政区名移交日期档案类别 文件总数移交单位保存形式工作/备份盘密 级 12cm 12cm