公用物资管理办法.docx

公用物资管理办法一、目的作用为了使公司范围内的公用物资做到物有人管、物尽其用，能够得到有效保养，延长使用寿命，避免发生财产流失，特制定本管理办法。二、管理职责1、各部门均应对本部门的公用物资的使用、保管、维护保养和安全性负责。2、财务部负责对生产作业性质的公用物资的建账管理。3、后勤部负责对所有非生产作业性质的公用物资的建账管理。三、公用物资的分类企业公用物资一般是指非个人领用、保管和使用的物资。它分为两大类：固定资产类与消耗品类。1、固定资产类的公用物资作为公用物资中的固定资产是指低值固定资产，它的特征是可移动性，因此它不包括房屋建筑，不包括固定安装的设备，汽车虽可移动，但其值高所以也不属此范畴。生产作业性质的固定资产公用物资一般有电焊、氧焊设备，移动排风机，手提式电动设备，等价值相对比较低可移动的，不属个人领用保管的固定资产。非生产作业性质的固定资产公用物资一般指所有的不属于个人领用保管的办公用、生活用、事务性用的低值可移动固定资产如办公设备、台风扇、饮水机等。2、消耗品类的公用物资不属于固定资产的，使用年限在一年以上的，不属于个人领用保管的一切消耗物品，均属于消耗品类公用物资。生产作业性的消耗品公用物资一般有车间公用工具、货架、清洁车、消防器材、公用计量器具等。非生产作业的消耗品公用物资范围较广如办公室的桌、椅、柜，食堂的餐具、炊具，球台等。四、公用物资的建账管理从以上概念、分类来看，公司的公用物资在公司的资产中占有量是很大的，正因为“公用”，极易形成管理“真空”，造成使用不当、保养不良、提前损坏等后果，加之公用物资有可移动性，管理不好就会造成流失现象。所以首先应对公用物资进行建账管理。1、账户建立的责任分工与工作要求（1）财务部负责建立生产作业性的公用物资台账。（2）后勤部负责建立非生产作业性的公用物资台账。（3）台账应按低值固定资产与消耗品进行分类，并对物资进行分类统一编号。（4）将不同的分类编号分别在各自的物品上打上（或贴上）标签。（5）财务部与后勤部每半年应进行一次盘点，按照台账记录与实物逐一核对。（6）根据实物出现的各种异动情况实行动态调整，以随时保证账物的一致性。2、公用物资台账应有以下内容：（1）物资的全称。（2）型号、寸尺与规格。（3）购入的时间。如属自制品，则应是出产时间。（4）购入价格，或自制品价值。（5）主要用途（包括其功能、特点）。（6）存放（使用）的部门、地点。（7）估计使用寿命。（8）分类编号。（9）如是固定资产应说明是否进人固定资产账户。五、公用物资的实物管理1、公用物资的配置，由公司根据经营活动的实际情况进行统筹安排，以保证物资的充分利用。2、各部门需要的公用物资应报请购计划，由总经理进行审批。3、各部门的公用物资均应由部门主管级别的人员亲自负责管理。生产方面的由各车间主管设备的副主任负责；办公室方面由各部的经理、助理负责，生活事务方面由后勤经理负责（注：没有副职或助理的部门由正职负责）。4、具体管理公用物资的各部门负责人员，同样应建立各自的公用物资明细账，内容应保持与公司建立的总台账相符。5、负责公用物资实物管理的人员职责如下：（1）建立相关的管理制度，如果属于设备类，应有安全技术操作规定。 （2）加强对日常使用的监控，包括正确使用及用后归位和用后的清洁卫生 等。 （3）根据不同物资的特点和技术要求安排人员进行例行检查和实施保养。 (4) 保证物品不发生丢失，发生故障能得到及时修理。(5) 按规定时间进行盘点，报告盘点结果。(6) 公用物资发生异动时，应主动通知总台账管理部门进行相应记录，保正公司的账与账相符，以及账与物相符。(7) 需要更新时，及时提出报告。6.公用物资管理负责人因出差或其他情况时，有权委托其他人代行管理。对少数特别贵重或易损件可任命专人具体负责管理。六、其他方面管理规定1、各部门在经批准到仓库领取公用物资时，应由主管负责人亲自办理领用手续，不应交下属员工代领。2、在领用时必须同时通知公司总台账管理部门派员打（贴）标签和进行编号，方可领出使用，以保证及时入账。3、各部门均应教育下属员工爱惜公物，正确使用。公司提倡艰苦创业、勤俭节约，反对奢侈和浪费，使公用物资能充分得到利用。4、非正常损失（包括丢失、恶性损坏），各部门应追查责任。对有意损坏和偷盗公物的行为要严厉打击，并按公司的处罚规章予以惩处。5、对于使用损耗或功能作用弱化、失效的公用物资，应尽量先修理，然后才考虑更新。6、确定需要更新的，也应按程序，先进行鉴定，通过有关方面鉴定确属无修理价值时方可申请更新。7、各部门的公用物资可以在公司范围内各部门间相互借用，但如借出公司以外单位或人员必须经公司领导层人员批准。8、部门内的公用物资如出现长期闲置，公司将实行内部调拨，安置到可以发挥作用的地方。9、各部门的公用物资管理水平状况将纳人到对部门（包括责任人）的工作绩效考核内容之中。7.附件附件一：公用物资登记卡（低值固定资产类）附件二：公用物资登记表（消耗品类）附件一公用物资登记卡（低值固定资产类）使用管理部门： 统一编号：财产名称购置时间型号规格耐用年限原 价 值厂名牌号存 放 处附属备件重大维护保养情况记录时间事项有关摘要发生费用异动情况记录及其他说明填表人： 审核： 日期： 年 月 日附件二公用物资登记表（消耗品类）使用管理部门： 登记时间： 年 月 日品名规格编号存放地主要用途取得时间数量单价金扼异动情况记录及有关事项记录物品采购报销审核表公司： 报销日期 年 月 日物品名称采购时间来源公司合同编号采购人归属项目库房入库数量确认库管人员确认签字发票号采购单价确认发票金额确认报销人员对以上内容确认签字财务审核意见日 期副总经理审核意见日 期