会议筹备方案的拟订.doc

文秘知识/秘书基础 会议筹备方案的拟订 （一）相关知识1.会议筹备方案的内容（1）确定会议的主题与议题会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。确定会议主题的要素有3点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。例：()的会议坚决不开a.条件不成熟b.目的不明确c.议题过多d.地点答案：b解析：明确的目的是开会的重点和关键例：会议主题的确定应做到（）a.有切实依据b.能结合本单位的实际c.主题尽量细化d.有明确的目的答案：abd解析：确定会议主题的要素有3点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。（2）确定会议的名称（3）确定会议的流程：根据到会的主要领导，安排会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；（4）确定会议的时间和地点会议时间包括实际进行时间和会议过程中的体会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，确定会议的长短会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中。环境适中。交通方便，会议设施齐全（5）确定会议所需的设备和工具（6）确定会议文件的范围并做好文件的印制工作（7）确定会议代表的组成（8）确定会议的经费预算（9）确定会议住宿和餐饮安排（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工例：秘书人员应根据会议筹备方案的内容，做好会前的（）a.分工协作b.统筹协调c.统一汇报d.综合检查答案：abd2.会议筹备方案的作用（1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位（3）确保领导意图得以贯彻执行。3.电话会议及视频会议（1）电话会议电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地方的人员举行会议。1）电话会议的交流的特点a电话会议方便灵活准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的。b电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流，而且缺少文本，难以传递大量细节信息。c为了提高电话会议的效率可以搭配使用其他通信方式，增进信息的传输与交流。d电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业2）电话会议信息工作的要求a准确发出开会信息b认真分发会议书面信息材料c合理安排会场信息传输设备*