金牛管业合同签订与报销规范.docx

金牛公司合同签订与报销规范 针对2012年湖南区域各位广告供应商朋友报销出现的问题，现在我将金牛公司的核销的流程写下来，希望各位以后严格按照流程来，避免自己出现因流程问题而影响核销。第一、 签订合同。希望各位广告公司朋友先见到金牛公司盖章的合同之后再进行制作，以此保护自身的合法利益。2012年很多广告公司都签订了合同，但之后没有去过问合同到底盖章没有，导致后期结款无法提供合同，延误报销时间。2013年我将签订的合同已经邮寄给大家，从现在开始大家的每份合同我都会将原件返回给大家。 1、 工作协议，即终端合同。签订该合同需要公司合同模板加各位广告供应商朋友的公司3证、除了签名的地方和时间可以手写外，其余地方必须机打。签约代表处， 先签名后盖章，先盖章后签字的一律不承认有效；公司账户为对公账户，不允许私人账户，账户写清楚，最好4个数字一分割，方便公司财务查看、核对打款。 2、 建材市场户外和户外大牌，按合同照模板进行，加各位广告供应商朋友的公司3证、除了签名的地方和时间可以手写外，其余地方必须机打，同时附实景效果图，以及附带租赁协议原件或复印件，广告位为自己所有的，附在工商办理的发布证明一份。公司账户为对公账户，不允许私人账户，账户写清楚，最好4个数字一分割，方便公司财务查看、核对打款。 3、 墙体巨幔，按合同照模板进行，加各位广告供应商朋友的公司3证、除了签名的地方和时间可以手写外，其余地方必须机打，同时附效果图。公司账户为对公账户，不允许私人账户，账户写清楚，最好4个数字一分割，方便公司财务查看、核对打款。 4、 货运车身及公交车身，按合同照模板进行，加各位广告供应商朋友的公司3证、除了签名的地方和时间可以手写外，其余地方必须机打，同时需要附带在工商部门办理的广告发布文件复印件。公司账户为对公账户，不允许私人账户，账户写清楚，最好4个数字一分割，方便公司财务查看、核对打款。 第二、制作和安装。 1、终端制作方面1）终端制作之前需要对画面进行排版（坚持LOGO最大化的原则，在VI最大化的前提下，产地和产品信息可以去掉），金牛所占篇幅不低于50%2）每个终端画面都必须进行编号，保证每个画面的唯一性。方法为：画面右下角加注“区域行政代号+年月+百位序号+县字母代码”；如长沙市2012年6月份第一个店招的编号为：湘A1206001；如长沙宁乡县2012年5月份第10个店招的编号为：湘A1205010NX； 3）画面设计好之后发到金牛广告审核总部群（群号：191022743）或者湖南广告供应商（群号300200775）进行审核，审核通过之后方可制作。4）安装之前必须进行拍照，方便后期整理报销。照相距离为中距离，照片中能看到周围事物。有厚度的采取45度角度将厚度拍摄出来。5）用彩钢做门柱时，要确保门柱安装无锋利之处，一时竖着做，另外可以如下6）安装时注意牢固，彩钢门头禁止捆绑，如果出现捆绑现象，第一次责令修复，第二次扣该彩钢门头的50%，第3次直接将该彩钢门头报销金额全部扣除掉。2、建材市场户外和户外大牌1）建材市场户外和户外大牌安装之前必须进行图片审核，公司有建材市场户外和户外大牌源文件，建材市场户外和户外大牌不需要进行编号，画面编辑完成后发到金牛广告审核总部群（群号：191022743）进行审核，以金牛广告审核总部群审核通过结果为准2）安装前进行拍照，照相距离为中距，能够看到周围参照物3）安装时，保证画面拼接无缝，画面完整，安装平整。3、货运车身和公交车身 1）货运车身和公交车身安装前必须进行图片审核，车身湖面不需要进行编号，画面编辑完成后发到金牛广告审核总部群（群号：191022743）进行审核，以金牛广告审核总部群审核通过结果为准 2）安装时，保证画面拼接无缝，画面完整，安装平整。4、墙体巨幔 1）墙体巨幔安装前必须进行审核图，公司有墙体源文件，区域人员有特殊要求的，审核时进行说明，以金牛广告审核总部群（群号：191022743）审核通过结果为准。 2）安装时，保证画面拼接无缝，画面完整，安装平整，安装位置属于人的正常视觉范围内。第三、核销流程（最重要的一环） 核销时需要提供的几样东西，方案、合同复印件、发票、验收单、验收汇总表具体如下。1. 终端报销1） 方案，即公司和省区给该区域批复的费用，方案，大家可以找区域人员索要。了解方案之后，大家也可以避免实际制作超出公司批复的费用额度而导致无法核销。方案有省区和总部方案，如图：省区方案 总部方案2） 合同复印件，包含合同和价格表即可，不需要合同中的其他附件3） 发票4） 验收汇总表，严格填写 项目编号：制作之前，设计图时，后下角的编号，和后面的广告验收单要保持一致。经销商名称，：店名联系人：可以写老板姓电话号码，必须有电话号码，座机也可以广告项目：店招、灯箱、门楣等数量：与后面单个验收表所呈现（能在图片中看到）和报销数量一致材质：喷绘安装即写喷绘安装，若出现报销金额是喷绘安装的价格，填写时写铁架喷绘的，出现相关误会由自己负责尺寸：对于有厚度的，大家按照长*厚*高的尺寸来进行填写，方便后期会计和公司核算，提升大家的单据审核效率单价：必须与合同所签订价格一直，合同上没有的做之前先协商好价格报销金额：有厚度的门头按照实价所做面积进行报销备注：有特殊情况的可以备注项目编号：制作之前，设计图时，后下角的编号，和照片中所报销广告的编号一致项目名称：店招、灯箱、门楣等数量：照片中所能体现的数量尺寸：实际制作尺寸，对于有厚度的，大家按照长*厚*高的尺寸来进行填写材质：喷绘安装、车贴、铁架喷绘等价格：该画面所报销项目的总价格、详细地址：该广告的具体地址业务经理：验收时会签字5） 照片，A. 照片必须有做之前和做之后的照片。对于更换铁架的将原有的铁架拆除拍照作为安装之前的照片，安装好后再进行拍照。照片照中景，有周围参照物，同时能够看到号码。有厚度的加一张侧面照，体现厚度。如图：B. 数量较多的，发给经销商的同类广告，（如喷绘、横幅、灯箱）可集中进行照相。横幅和喷绘集中照相时要体现出编号，如：6） 签字，制作完成后，将合同复印件、方案复印件、发票、核销清单与验收单交给负责当地的业务人员验收签字。7） 之后业务人员会给区域经理抽查填写发票核销单，之后品牌经理和区域会计会审核填写单据交给省总，省总签字完之后，区域品牌经理邮寄回公司审核打款2. 建材市场户外和户外大牌报销1） 方案，同终端2） 合同复印件，必须含效果图以及发布证明或租赁协议3） 首笔款附效果图及安装之后的照片即可，对于需要核销进度款的以及尾款的需要拿当天报纸进行拍照，以此体现外面到了报销时间和整体画面。如图4） 报销时附当天拍照的报纸首页一份5） 签字，制作完成后，将合同复印件、方案复印件、发票、核销清单与验收单交给负责当地的业务人员验收签字。6） 之后业务人员会给区域经理抽查填写发票核销单，之后品牌经理和区域会计会审核填写单据交给省总，省总签字完之后，区域品牌经理邮寄回公司审核打款3. 货运车身和公交车身1） 方案，同终端2） 合同复印件，必须含效果图以及发布证明3） 照相，与货车或公交车成45度角进行拍照，拍对角前后能看到车牌号即可。如4. 墙体巨幔墙体巨幔核销，同建材市场户外和户外大牌一致关于报销过程中的相关说明1. 发票1） 发票必须为真发票，不允许以个人名义代开，公司不对私打款。发现套票、假票的一律延期办理并做相关处罚。2） 发票可以是国税和地税发票，国税发票不允许开广告材料。8月湖南营改增之后，大家可以开具国税发票较低税点提高公司利润。3） 发票最好与报销治疗订在一起2. 尺寸1） 不允许虚报，每个月区域人员都会抽查，每个季度西南大区都会不定期进行检查，希望各位广告公司高度重视。今年对衡阳的查出希望大家引以为戒。一旦发现问题，立即停止合作，同时给予处罚。2） 对于有厚度的，一定按照所做面积进行报账。3. 一份完整的报销（从各位广告公司朋友中出来的）为发票、合同、报销清单、验收单、方案（按照从上到下的顺序进行）4. 打款。打款是公司财务统一打款，一般邮寄回公司一个月左右的周期会将款打上，大家最好月底催区域人员进行验收递交报销单据，区域审核完之后会交回公司，到公司只要手续其他，票没有问题的，一般一个月左右内会打款，希望各位广告广告公司朋友积极配合。 注：请各位广告公司朋友详细阅读，有疑问的欢迎积极反映，试运行一个月之后，湖南省区合同与核销将严格按照此条款执行。希望大家积极配合，谢谢！湖南省区 2013年7月