商品监控管理制度(财务篇).doc

天马行空官方博客：http:/t.qq.com/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632第一节 商品监控管理制度（财务篇）摘自永2004财（规）字第04009号为了作好商品进、销、存的管理工作，加强对存货的分析，提高商品和资金的周转速度，降低商品的物流费用及资金成本，减少存货及资金的积压，提高流动资金的使用效率，特制定本管理制度。一、相关人员岗位职责(一)财务经理1、负责协调、安排财务人员参与每月规定的商品盘点，加强对商品的监督。2、对分公司所有商品实施监控，确保公司每月盘点的商品数据准确、真实。3、督促存货管理员履行工作职责，按时上报商品盘点差异报告。4、与分公司总经理、物流、营销部门协调，作好商品盘点差异的分析、处理工作，并根据审批后的盘点差异汇总表及时进行待处理财产损益处理。5、加强商品制度的建设与检查工作，作好对相关岗位人员的业务培训工作。6、作好新开门店商品流转的指导工作，监控好已关闭门店的财务与ERP处理情况。7、对于不及时向财务管理中心汇报盘点结果或盘点差异数据不准确给公司造成损失，由财务经理承担相应损失；分公司的盘点数据的真实性由财务经理负责确认。8、每月盘点后结合盘点日系统库存总额与财务库存商品总额进行分析，并根据差异情况及时查找原因、及时调整。9、根据库存管理员提供的库存商品状况分析，及时要求营销部经理处理滞销机、残次机、坏机，并监控处理进度。(二)存货管理员1、加强商品的基础管理工作，作好商品管理的制度制定、执行、检查工作。2、商品监控员负责对分公司所有门店及总仓的商品监控，每月30或31日监督门店及总仓是否按照正常流程进行盘点。检查每月30日或31日的ERP库存数据与用友财务帐库存商品进行核对，找出差异原因，并进行调整。备份每月最后一天的ERP库存数据，便于查找差异。3、每月6号前向财务管理中心交上月分公司的盘点差异汇总表，并按盘点差异管理制度要求填报相关项目及内容。每月进行库存商品分析，整理滞销机、残次机、坏机的数量，及时上报财务经理。4、监督检查分公司商品台账操作规范的执行情况，监督检查分公司台账以及会计商品核算制度的执行情况，配合会计核算部完善商品的核算工作。5、每月在财务账上查询相关责任人是否上交个人赔款，及时向财务经理汇报没有上交个人赔款人员的名单。6、每月到门店检查保管帐是否建立健全，ERP保管帐和仓管实物是否相符，不少于两次并形成书面记录。7、加强对商品库存结构的分析，加强对滞销商品的管理，减少库存积压，提高资金的使用效率。8、商品监控员负责差异汇总报表的填制并上交分公司人事行政部，监控处理结果；9、分析分公司门店每月盘点差异，及时处理，处理分公司门店每月盘点结果进行分析，并负责提出处理意见和提请审批及负责执行实施的跟踪。（三）门店财务主管1、每周对主要商品进行抽盘并留下书面记录。2、每月监督门店盘点工作是否正常开展，及时向分公司财务部汇报门店商品管理的情况。3、每月汇总整理门店盘点差异汇总表，并将系统数据与实盘数据进行核对，确保差异数据的准确性。4、盘点结束按时将盘点差异汇总表交给门店经理审核后报分公司物流部经理。5、监控门店商品流转是否按照总部和公司的规范要求进行操作，监控商品流转过程中手续的健全性。6、及时把运输单在电脑中勾对，核对在途商品与集中配送商品，对长期在途商品应联系相关部门人员，保证商品的安全完整。7、妥善保管每月门店签字齐全的商品盘点资料，应包含盘点封面、纸片、盘点差异表。8、监督门店建立赠品手工帐和手机卡保管帐，每月进行两次抽查并形成书面记录。二、商品监控管理规定(一)进货监控1、每月抽查门店和配送中心进货订单与实物货物之间是否存在差异，单据填写是否正确，进货记录是否填写齐全，并与仓管保管帐进行核对检查。2、每月核对ERP进货金额和财务商品采购帐，并对出现的差异进行分析，查找原因，进行处理。3、定期监控ERP订单进货单价与发票单价之间的差异是否及时、完整地在ERP或财务系统中及时进行了调整，避免对当期成本进行影响。4、每月分析当期进货与上期、去年同期之间的差异原因，并根据公司库存提出合理的控制建议。(二)销售监控1、月末对已开票未提货、联销、代销商品进行监控，分析ERP保管帐与存货帐之间存在差异的原因，以及影响金额。2、每月清理分公司与分公司之间的内部调拨商品，同往来组一道要求双方公司及时对帐，对出现的差异及时查找原因，并按照往来对帐管理制度要求进行处理。(三)退换货监控1、每月对门店和配送中心商品的退货和换货流程进行监控，检查其是否按总部或公司要求流程操作，检查退货单是否经供应商签字确认。2、门店和配送中心应在ERP系统建立坏机库，库存管理员和财务主管应检查仓管是否将所有坏机录入ERP系统，并进行帐实核对。3、检查门店和配送中心是否建立坏机、滞销机登记卡，并注有进库时间、原因、批准人等信息，作好商品进出库单据签收手续。(四)库存监控1、库存管理管理员和财务主管每月参与商品的盘点，并严格按照公司下发的盘点制度要求对整个盘点过程的真实性、准确性、完整性进行监控。2、每月及时处理商品盘点差异，并跟踪处理结果。3、每月核对ERP与财务系统库存金额，对出现的差异及时查找原因、并列出清理计划。针对出现的差异按以下方法进行核查：1）业务传票转财务金额不一致。检查业务转财务结转方案是否出现错误；出现操作人员手工调整现象；业务转出金额与财务转入金额是否存在差异。2）业务结算的逻辑日和财务凭证日期不一致。主要是统计区间产生的差异。3）业务传票未转为正式的财务凭证。4）有些财务凭证直接在财务系统中填制，没有在业务系统中进行操作。出现此种情况应先核对余额，再核对发生额；ERP中核对的每月系统结转后进行核对。(五)库存分析1、每月6号向财务管理中心报送库存状况表和库存周转表。2、门店仓储主管每旬（每月10日、20日、30日）填报门店退残旬报表，如实填写退货产品型号、退货原因、残次状况（外伤、全损、产品质量等）、退货日期等情况，交财务主管审核后报分公司库存管理员。3、库存管理员将门店退残旬报表审核后填制门店退残商品处理反馈表交财务经理，由财务经理与总经理、营销、物流部经理对滞销商品、坏机、残次机进行分析，并提出清理原因、清理方式（调拨、降价、主力推销、退供应商等），规定最后清理期限、清理责任人等后下发到各门店执行。库存管理员将相关部门责任人签字后门店退残商品处理反馈表传真至财务管理中心，财务管理中心库存管理专员定期对处理结果进行检查。(六)在途商品监控1、每周在系统中检查调拨商品是否及时进行了清理，对于在途时间超过10天的应及时查找原因、及时处理。2、每周检查门店调出商品总仓配送中心是否及时进行了验收，对于超过10天未验收的应及时协调处理，要求进行验收，办理相关手续。3、每周检查门店商品调拨是否根据调拨单及时入帐，对于开出的调拨单超过3天未入帐，应要求立即入帐。4、每周厂家直送商品业务订单是否及时进行了勾对，对于超过2天仍未勾对的，应要求说明原因，及时处理。三、奖惩规定1、没有按规定时间向财务管理中心上报相关表格的，每迟延一天罚款50元。2、调拨商品在途时间超过10天未进行清理, 对库存管理员罚款50元。3、没有根据公司商品管理制度制定适宜细则，对财务经理和库存管理员罚款50元。4、盘点差异确定的应收赔款未在30天内收回，对库存管理员和财务主管罚款50元。5、每月抽查仓管实物帐少于两次并未留下记录，对库存管理员罚款50元。6、上报的盘点差异汇总表未按商品串号、商品盘亏、商品盘盈、商品被盗、前期遗留差异进行分类填报，对库存管理员罚款50元。7、月未核对业务帐存货金额同财务帐存货金额不一致，对财务经理和库存管理员罚款50元。8、未及时处理滞销商品、坏机、残次机的，对总经理、财务经理、营销经理、物流经理罚款100元。9、没有在次月5日内提供库存商品帐龄分析（滞销商品、坏机、残次机），对财务经理和库存管理员罚款50元。10、填写商品调价通知单中实际库存调整数、实际调价总额错误，罚款50元。11、没有妥善保管每月门店签字齐全的商品盘点资料，对库存管理员和财务主管罚款50元。12、凡上报到中心的报表中每出现数据错误的，给予每个数据50元的罚款。本制度从二四年三月三十日起执行。