融资租赁公司内部运作制度

融资租赁公司内部运作制度 第一章 融资租赁有限公司档案管理和公章管理制度 第一条 档案是公司的重要资源 公章是公司对外开展业务活动并承担相应 法律责任的主要依据 为了加强档案和公章的科学管理 规范档案和公章管理 行为 维护档案和公章安全 提高档案和公章使用效率 根据国家现行法律和 公司的实际情况制定本制度 第二条 档案分为行政档案 业务档案 财务档案 法务档案 档案的保存 形式有文字档案 电子档案 包括照片 录像 音像资料 和实物档案 包括 实物凭证 身份凭证等 第三条 档案实行专人专职和集中管理制度 档案管理人员应该勤勉尽责 以维护档案安全 保守档案秘密和方便档案使用为己任 充分发挥档案管理服 务于公司发展的作用 第四条 公章是本公司能够对外开展活动的所有公章 包括 行政公章 财 务公章 合同专用章 法人代表公章 董事会章 股东大会章 第五条 本制度适用于公司全部档案和公章管理 第二章 档案的分类 第六条 行政档案 是公司在行政和人力资源运作过程中发生的档案资料 它分为 1 公司工商登记档案 公司在工商局注册登记的全部资料 公司成立及变 更批文 股东会决议 董事会决议 董事个人资料及签字样本 企业法人营业 执照 税务登记证 组织机构代码证 验资报告 审计报告等 2 公司机要档案 重要会议的决议 纪要 记录 录像 由主要领导签发 的文件 函件 批示 答复 讲话稿 传真件等 3 公司荣誉档案 公司获得的各种奖励证书 奖牌 资质 资信评级 品 牌 对外交往的重要活动记录 录像 照片等 4 公司人力资源档案 劳动合同 员工基本资料及其相关的担保资料 任 职文件 保险 考核记录 培训记录 离职审计或审批等 5 公司财产档案 房产所有权资料 房产租赁权资料 车辆登记证书 行 驶证 车辆保险单 计算机及其网络的硬件和软件资料 重大办公设施或设备 的资料 第七条 业务档案 是公司对每一笔业务从受理 调查 审查到业务发生 跟踪检查 担保责任解除等环节办理过程的系统记录 是担保业务操作的重要 依据 它分为 1 直接租赁类 企业 个人 业务主办完成的项目调查表 风险管理部落实到反担保措 施 内部评审 和支付凭证 融资租赁合同 买卖合同 反担保措施中的各项 合同 包括物权凭证 实物及其它约定的保证手段等 授权书及其委托公证 租后管理资料等 2 售后回购类 业务主办完成的项目调查表 风险管理部落实到反担保措施 内部评审 借款合同 主合同 和支付凭证 融资租赁合同 买卖合同 反担保措施中的 各项合同 包括物权凭证 实物及其它约定的保证手段等 授权书及其委托 公证 租后管理资料等 3 项目资料 合同书 其他与项目或者合作有关的全部资料 第八条 法务档案是公司案件在司法程序过程中留下的各种法律文书 证据 材料 资产证明文件及其它与案件有关的资料 它分为 1 法律文书类 诉讼案件的起诉书 保全申请书 开庭传票 授权委托书 答辩状 代理词 法庭开庭记录 法院调解书 判决书 裁定书 执行申请书 执行裁定书 和解协议书等 2 证据文书类 公司提交的案件证据 对方提交的案件证据 申请法院调 查的证据等 3 其他 办案人员的研究记录 摘要 案件讨论会记录 策划方案等 第九条 财务档案是公司财务管理过程中形成的重要凭证 它分为 1 资金往来的档案 2 帐务记录和处理档案 3 各类报表档案 第十条 其他档案 除上述分类文件之外的重要文件等 第三章 档案的管理 第十一条 档案的分类建立 档案资料应该及时移交档案管理员 档案管理 员应当建立文字档案和电子档案 第十二条 档案的规范整理 对文字档案按照 A4 纸进行统一的整理 小于 A4 纸的资料应在 A4 纸上粘贴 编上页号 制作封面和目录装订成册 重要的 文字档案应该有 2 人分工管理或者双锁管理 任何一人是不能独立取出该档案 的 对电子档案应有电子版本目录 方便员工查找和使用 档案实行集中保存 第十三条 使用 员工使用档案原则上应尽量使用电子文档 确实需要使用 原件应该办理档案借阅审批手续 档案管理员凭借阅人所在部门主管签字和公 司分管档案工作的领导签字审批单提供档案并对借阅人及借阅的档案进行登记 借阅人使用后及时归还 第十四条 维护 公司为档案维护提供必要的条件 包括专用的档案室 档 案柜 保险箱 光盘 移动存储器等 档案管理员应做好文字档案和电子档案 的维护工作 除了要防止档案丢失 受损 泄密 切实维护档案安全 第四章 档案管理职责 第十五条 档案管理员的职责 1 维护档案完整与安全职责 档案管理员接收档案资料后 以维护档案完 整和安全为目的进行应分类整理 保存 因档案整理混乱或档案完整性受到破 坏等 档案管理员应承担工作严重失职的责任 公司依照员工管理制度的相关 规定予以处罚 2 档案管理员为了维护档案安全 在出现紧急情况或重大风险等情况下有 权独立做出处理再汇报 档案管理员有权制止任何干扰或破坏档案管理行为的 事情 3 泄漏档案机密的职责 档案管理员的应严格保守档案机密 未经批准不 得随意向任何人以任何方式透露档案内容 泄漏档案秘密给公司造成损失的 公司有权给予相当于本人 2 个月工资额度的处罚直至解除劳动合同 尚未造成 损失的给予记过处分并扣发相当于本人当月工资额度的 30 4 档案管理员怠于履行档案管理职责 造成公司员工抱怨或投诉的 经查 实 给予批评直至处以相应的罚款 罚款金额为本人当月工资额的 5 第十六条 档案使用人的职责 1 使用档案应办理借阅手续 档案使用人应合理使用并维护档案的完整 损害档案或者从档案中故意抽出部分资料等应承担损害档案完整的责任 公司 有权处以相当于借阅人 2 个月工资的罚款 情节严重的 应赔偿损失 2 借阅人不得泄露档案秘密 泄漏档案秘密给公司造成损失的 公司有权 给予相当于本人 2 个月工资额度的处罚直至解除劳动合同 尚未造成损失的 公司给予记过处分并扣发相当于本人当月工资额度的 30 第十七条 档案审批人的职责 审批档案借阅的负责人应认真核实借阅的理由 用途 使用范围 使用期 限等 因审批失职或利用职务之便故意为借阅人提供 方便 给公司造成损 失的应承担玩忽职守或者营私舞弊的责任 公司有权处以相当于审批人 2 个月 工资的罚款 情节严重的 应赔偿损失 第五章 公章管理 第十八条 公章存放管理实行最高密级管理 有专人 有专柜 有独立密码 且密码管理和专柜钥匙由主管公章的负责人管理 确保公章存放安全 第十九条 公章使用管理实行严格的审批使用制度 其流程是 1 公司所出具的与担保业务有关的文件资料需加盖公章的必须由评审委员 会审议 实行先登记后审批 2 使用人在法务部领取公章登记表 3 使用人填写公章登记表 4 公司副总经理签字 5 公司总经理审批签字 6 公司法务部主管最后对盖章的文件内容合法性和审批领导签字的真实性 进行核实 并签名确认 7 公司公章主管负责人做最终的确认审核并报董事长书面同意 方可加盖 公章 公章管理人应该及时核对上述签字与盖章的文件内容一致后在文件的合 适位置加盖公章 不得拖延 公章要求清晰 完整 不偏不歪 8 任何公章一律不准带出公司 如遇特殊情况须将公章带出公司 必须由 公司主管公章的负责人一同外出 第二十条 公章管理人发现审批内容与盖章的文件不符的有权拒绝盖章 在 向公章使用人说明理由的同时 应该将拒绝盖章的事件及时报告登记表中所有 签字的相关人员 并提请审批领导再次确认后予以盖章 第二十一条 违反公章管理的处罚 1 公章管理人的职责 公章管理人在管理公司公章过程中 包括公章存放 密码保密 公章维护 专柜钥匙管理 用印登记表管理 盖章操作等违反本制 度 不按照规定保存公章或专柜钥匙 不按照规定流程加盖公章 尚未给公司 造成损失的 公司将给予本人月工资 30 的处罚 给公司造成损失的视情节轻 重公司有权给予降级直至解除劳动合同的处罚 2 公章审批人职责 审批人违反本制度或者营私舞弊或者利用职务之便谋 取个人利益或者损害公司利益等情形的 公司有权给予本人月工资 30 的处罚 可以并处降级 免职直至解除劳动合同的处罚 3 公章使用人的职责 公章使用人使用公章时应该诚信履行职责 严禁违 反公司经营宗旨使用公章 更不能利用工作上的便利为自己或公司之外的任何 人谋取不正当的利益 使用人违反本规定公司有权给予本人月工资 30 的处罚 可以并处降级 免职直至解除劳动合同的处罚 租赁公司各岗位人员工作职责及管理制度 一 公司经理 1 全面负责公司经营管理工作 组织实施年度经营计划和租赁业务承接 合同签订与履行 租赁费回收等工作 分管合同 财务等工作 2 认真贯彻执行国家的法律法规和集团公司的决议决策 负责程公司各项 管理制度的贯彻落实 3 负责制定和组织实施本单位各级管理人员的岗位目标责任制等制度 建 立健全管理保证体系 明确人员职责和目标 4 负责开拓市场 搞好业务对象的社会信誉度调查 认真洽谈并签署有关 租赁合同 保证经营目标的实现 5 负责组织编制安全措施计划并贯彻实施 6 负责制定陈欠款回收计划 并亲自组织回收 对正常程序无法回收款项 的 要积极经法律咨询通过款确保应收款的回收 7 认真搞好员工队伍建设 严格按 员工守则 及其实施细则 岗位目标 责任制对所属人员进行考核 二 会计 1 遵守国家法律法规 严格按照公司的财务管理制度及其他各项规章制度 的规定办理业务 2 严格按公司财务部要求设置各类账本 及时准确登记各类明细帐 3 每月定期与出纳和对账 银行帐 现金帐 做到账实相符 账证相符 账账相符 4 及时准确按规定的程序计算核对租赁费 并提示负责人及时催收 5 定期报账 并按公司财务部要求上报各种报表 6 做好相关财务资料 质量安全体系运行文件的整理存档工作 7 负责合同的审核传递 登记 分发及归档工作 三 出纳 1 遵守国家法律法规 严格按照公司的财务管理制度及其他各项规章制度 的规定办理业务 2 严格按公司财务部要求设置各类账本 及时准确登记各类明细帐 3 必须按批准的用途使用资金 单据记载内容必须与真实发生的业务一致 不得擅自变通 认真审核原始凭证 对不符合手续的单据坚决退回 发现有违 规的情况及时向分管领导汇报 4 每日盘点现金 确保日清月结 账实相符 定期与公司会计对账 保证 账实相符 账证相符 账账相符 5 每日收取的款项必须及时报告公司 严禁坐支 严禁私设小金库 6 及时准确的按公司财务部要求上报各种报表 做好相关财务资料的整理 存档工作 归集质量安全体系运行文件 整理会议纪要 7 完成领导交办的其它工作任务 四 业务经办部门为公司租赁业务部 一 对申请租赁的客户进行初审 确定是否达到基本条件 决定是否 受理 二 收集申请人提供的有关材料 审核材料的真实性和完整性 三 租赁前调查 编写详细 客观 全面的调查报告 提出初审意见 报项目审核委员会 以下简称委核会 审批 对调查结果负责 四 对未获批准的项目 及时向企业说明情况 对获批准的 办理租 赁合同 并确保合同签订符合法律要求 五 办理公证 保险及抵 质 押物权利登记 落实有效登记 取回 权利凭证并妥善保管 六 监督设备租赁款按合同约定用途使用 制定具体监控措施 七 定期对租赁项目进行监督检查 跟踪租赁设备使用情况 发现问 题汇报 采取对策 八 定期报送租赁统计报表 含逾期项目本金 欠息 九 参与项目竣工验收 及时了解项目建设情况 十 及时掌握企业资金状况 按时收回到期租金 十一 对申请租赁展期的客户 调查展期理由是否充分 客观真实 验收展期资料是否真实 十二 对逾期租金采取各种有效措施进行催收 及时发出 逾期租金 催收通知书 取得回执 交业务员员归档保管 保证诉讼时效的延续 十三 初审拟核销租赁项目是否符合条件 收集有关资料 审核材料 的真实性 撰写呆账核销申请报告 十四 租赁项目档案保存要完整并设置租金明细台账 随时记录租金 的动态 十五 租赁本息收回后 对项目进行总评价 编写项目总结 报公司 管理部门 风控部门 一 项目初审 1 公司业务部根据人员和业务量的实际情况 确定第一调查人和第二调查 人 第一调查人为项目负责人 负主要调查责任 第二调查人协办 2 项目初审主要是通过资料审核和实地调查 获取租赁项目 项目承担企 业及反担保人真实 全面的信息 通过综合分析 比较 评价 形成最后综合 性的评定和结论 即 项目调查报告 3 资料审核是项目初审的开始阶段 是对申请租赁企业提供的资料 信息 进行搜集 整理和审核 以确定这些信息的有效性 完整性和真实性 对上述 资料 信息审核过程中需要进一步明确 补充 核实之处以及发现的漏洞 疑 点即是下一步进行实地调查的重点 资料审核要点 1 按 清单 要求提供的材料是否齐全 有效 要求提供的文件是否为原 件 复印件是否和原件一致 复印材料是否加盖公章 各种文件是否在有效期 内 应年检的是否已办理手续 2 各有关文件的相关内容要核对一致 逻辑关系要正确 通过对企业成立 批文 合同 章程 董事会决议 验资报告 立项批文 可行性研究报告 资 信等级 环保及市场准入等具体文件的审核 了解借款人 担保申请人 和反担 保人是否具备资格 是否合法 3 财务报表是否由会计师事务所出具了审计报告 是否有保留意见报告 初步分析财务状况 记录疑点 以便实地调查核实 4 对反担保人提供的文件资料的审核与以上三项基本相同 重点是审核反 担保人提供的反担保措施是否符合 担保法 和有关法律法规 如房地产 土地 及 有关抵押登记管理办法的规定 抵押物 质物的权属 权力凭证 是否明晰 二 实地调查 项目初审过程中 部门负责人 项目负责人与协办人 至少双人下户 应到 借款人和反担保人及有关部门进行实地调查 实地调查至少要进行一次 公司 负责人根据具体情况参与调查 进行调查前 要列出调查提纲 明确调查目标 以保证调查的质量和效率 实地调查要点 1 访问企业 会见有关当事人 了解企业和项目背景 市场竞争范围 销 售和利润 资源的供应等情况 弄清借款用途和还款来源 考察企业管理团队 的整体素质 文化程度 主要经历 技术专长 经营决策 市场开拓 遵纪守法 等方面 了解主要领导人的信用状况和能力 2 对需要进一步核实的材料 要求企业提供原件核对 3 考察主要生产 经营场所 通过走 看 问 判断企业实际生产 经营 情况 印证有关资料记载和有关当事人介绍的情况 4 对财务报表的调查审核 通过采用抽查大项的方式 审核企业是否做到 了账表 账账 账证 账实四相符 核实资产 负债 权益是否有虚假 5 察看抵押物 质物 以房地产抵押的 要察看 了解抵押物的面积 用 途 结构 竣工时间 原价和净值 周边环境等 以动产抵押 质押的 要察 看 了解抵押物 质物的规格 型号 质量 原价和净值 用途等 以汇票 本票 债券 存款单 仓单 提单等出质的 要察看权力凭证原件 识别真假 必要时请有关部门鉴定 三 综合分析 1 分析 判断借款人 担保申请人 的主体资格 清偿债务意愿及是否能严 格履行合同条款 2 分析经济环境对租赁项目和项目承担企业的影响 主要包括 项目产品 在行业中的地位 产品经济寿命期 技术 工艺先进程度 市场结构和市场竞 争能力 市场风险程度及政府的管制程度等 3 分析借款人的还款能力 通过财务分析和现金流量分析 掌握借款人的 财务状况和偿债能力 预测借款人的未来发展趋势 财务分析的主要内容 1 偿债能力 财务杠杆比率 2 盈利能力 盈利比率 3 营运能力 效率比率 4 资产质量 5 资金结构 6 预测近三年的发展趋势 现金流量分析是预计在未来的还款期间内 是 否能够产生足够的现金流量偿还银行借款 4 分析反担保人的担保资格和担保能力 重点分析担保方式的可操作性 抵押 质押是否合法合规 与抵押物 质押物的流动性相关的预期变现难易程 度 交易成本和价格的稳定性及可预见性 5 基本风险度分析 四 融资租赁项目评审与决策 1 融资租赁项目的评审包括两个环节 即部门审核和会议评审 2 项目初审工作结束后 项目负责人将企业提交的各项资料和 项目调查 报告 提交风控部 部门负责人组织人员对上述资料进行评审 部门评审的重 点是项目资料和 项目调查报告 风控部审核的主要内容有 1 项目资料的真实性 完整性 正确性 2 对反担保措施提出意见 3 对企业的报审资料从法律角度加以审核 4 对项目的风险度进行评价 5 对企业的财务状况进行评价 3 风控部评审完毕后 将 融资租赁项目评审书 连同其他资料一并提交 会议评审 4 会议评审的组织机构是公司项目评审会员会 成员由公司总经理 部门 负责人组成 主任委员由公司总经理担任 评审委员会日常工作由风控部负责 参加会议人员从合法性 安全性 效益性等方面对项目进行综合分析并提出具 体意见 会议评审采用签字表决制 参加会议评审人员须在 融资租赁项目评 审书 上明确填写 同意 或 不同意 并签字 不得弃权 三分之二以上的评审 人员同意视为项目评审通过 五 项目合同的签订 1 项目正式批准后 由客户经理通知项目承担企业办理担保手续 通知包 括以下内容 公司同意融资租赁项目的决定 缴纳融资租赁项目费用的金额 付款期限的方式 办理担保手续应备资料和其他准备工作 2 项目负责人为合同经办人 签约程序如下 1 准备 或拟定 空白法律合同文本 包括买卖合同 租赁合同及其他须准 备的法律文书 2 由业务部 风控部 法律顾问审核上述合同文本 对需要调整和修改的 合同条款应及时与对方当事人协商 谈判 将修改意见报总经理审定 3 涉及到股东 法人代表 董事会成员 共有人 反担保人 自然人 等签 字盖章的情况 当事人必须当面签字 盖章 我公司至少应有二人在现场 3 办理完签约手续的项目资料移交担保部档案管理员统一管理 重要合同 和证件 包括借款合同 保证合同 反担保合同等须单独管理 六 反担保措施 1 对获得批准担保的企业 必须落实反担保措施 包括财产抵押 财产或 权力质押 保证金 企业的保证反担保等 公司根据企业和项目的实际情况 采用一种或几种保证措施 2 企业提供抵押物 质押物的范围 按 担保法 的规定执行 并按有关 规定办理抵 质 押登记手续 办理完抵 质 押登记手续后 应取得抵 质 押登 记部门发放的 他项权力证书 或经抵 质 押登记部门签章的 抵 质 押登记 表 等证明文件 3 适度掌握好用不动产抵押的抵押率 动产抵押率 股权 债券等权利质 押率 4 采用保证反担保措施的企业 必须满足以下条件 1 必须具备 担保法 规定的担保资格 2 资产负债率不超过 70 3 连续 2 年盈利 4 企业资信和经济实力要优于借款企业 七 租后管理 1 租后 检查分日常检查和重点检查 日常检查是根据企业的实际情况 如租赁金 额 租赁期限 反担保措施 风险等级等确定检查频率 日常检查至少每个季 度要进行一次 重点检查是对借款封闭管理的项目 认为风险较大的项目及其 他需要特别关注的项目进行不定期检查或全程跟踪 检查完毕后 检查人员须 填写 租后管理报告 并附要求企业提供的资料 报总经理签批意见后与有关 资料一并归档 租后检查的内容 1 企业经营和财务状况 2 反担保措施中是否发生了新的不利因素 3 贷款增减变化 4 其他须说明的情况 2 检查人员在检查中发现企业存在较大问题 须当日向部门负责人口头报 告 部门应在 2 日内将存在问题和处理意见书面报告总经理 对发现的重大问 题 部门负责人应立即报告总经理 总经理认为有必要时 可召集有关人员进 行专题讨论并提出相应的对策及措施 3 对所有租赁项目 在租赁期届满前 30 日 由客户经理通知项目承担企 业 4 追偿方案由风控部负责制订并报总经理审定 项目责任人为具体经办人 5 对设定反担保人的 应依法向反担保人追偿 反担保人拒绝清偿的 应 依法对主债务人及反担保人提起诉讼