物业管理企业软件信息化建设之经验谈.doc

物业管理企业软件信息化建设之经验谈北辰信诚物业管理有限公司绿色家园管理处 关键词：物业管理行业 物业管理规范化 物业管理软件信息系统引言：与传统行业相比，物业管理是一个年轻的行业。在我国，物业管理最早从香港传入内地到现今不过短短的二十几年，伴随着我国经济的快速发展，城市化进程的加快，整个房地产行业迅猛发展，作为房地产行业后期服务的物业管理也迅速成长起来。据悉，目前全国物业管理企业有几万家，行业从业人员数百万众，占全国服务行业从业人员的25%左右，物业管理在国民经济中的重要性可见一斑。 由于物业管理行业发展时间较短，各种历史遗留问题比较突出，造成各企业内部的运营模式及物业管理模式暂时还无法形成一个统一的业内标准，如此庞大的就业人群，且就业人员自身的素质又参差不齐，致使众多的物业管理企业物业管理水平不高，工作效率低下，员工服务意识不强，收费率上不去；反过来这又进一步造成企业勉强维持经营、员工服务积极性更加下降的恶性循环中。那么怎样才能提升企业的物业管理水平和核心竞争力呢？说到底，还是要从完善企业的自身经营管理做起，提高员工素质和服务意识，加强企业的规范化运营程度。这就要求我们采取科学的手段和方法，比如说建立公司运营的标准化管理系统（如：ISO9000，14000等）；还有就是建立企业的信息化工作平台（即物业管理软件系统），在企业内部一个统一的信息工作平台下，客服、工程、物业收费、库房、车场等各岗位员工进行日常业务处理，达到统一工作标准，共享数据资源，提高工作效率，规范经营管理的目的。在这里仅就物业管理企业软件信息系统的建设谈一谈我们的经验。正文： 北辰绿色家园系北辰集团下属北辰信诚物业管理有限公司的一个项目分公司。我公司自办2003年做了ISO9000及格14001质量体系认证，同时结合我公司物业管理工作的运营特点，与北京天诚科技有限公司合作，开发了针对我公司日常工作的ERP信息管理软件系统。现此系统已在我公司各部门成功应用，效果非常突出。现在把我们的成功经验拿出来和各物业同仁一起分享。 首先我们需要明确，物业管理软件信息系统的建立与应用是一个长期的系统性工作，它需要融入日常工作的方方面面中，不是一朝一夕之功；它不仅仅是一种工具，还是公司各部门统一的工作平台和层面，更是一种融合了我们企业日常运行管理思想的管理手段和方式，是一个从整个公司日程运营的大局出发的管理思想的直接体现。由于物业行业内具体项目的差异性特点，造成各物业管理企业管理模式的差异，这就要求物业公司和软件系统提供商之间要有一个长期不断的沟通、磨合过程，可以把物业公司所特有的运营管理模式融入到软件系统中，使信息系统更好的适应物业公司的日程管理的需要。 由于是一个长期、系统性很强的工作，同时兼顾物业管理项目的差异特性，就要求软件系统提供商所开发的软件不仅仅是一套现成的软件产品或是特定时期的项目开发，而是一项长期的系统性的软件开发服务。基于以上原因，要求我们在选择系统提供商时要慎之又慎，我们应清晰的知道我们自身的需求，同时要求软件系统的提供商要有持续不断的软件建设服务能力。基于以上几个方面，我们在选择系统服务商时做了大量细致的前期工作，了解了多家软件公司的产品特点，同时我们更看重其售后服务能力，经多方比较，我们选择了北京天诚科技有限公司的作为我们的系统提供商。因为通过走访该公司的典型应用客户了解到该公司的服务确实很到位，拥有一支专业性很强的开发团队，解决了我们的后顾之忧。所以，可以毫不夸张的说，选择正确的软件提供商是企业信息化建设成功的一半所在。 企业信息化建设成功的另一半保证就是我们物业管理企业领导层对信息化建设的重视和认识程度。首先，我们企业的管理层，特别是一把手和各部门主管应给予高度的重视，把它作为企业运营管理的一项重要手段和制度来看待，而不是仅仅是购买了一个工具或产品那么简单。因为企业信息化建设是一项系统工程，是与企业各部门日常业务息息相关的统一的工作平台。所以它不是一件现成的软件产品，更不是一项短期工作任务，这一点作为企业领导者必须明确。基于以上两点，有能提供优质服务的系统提供商，同时物业企业领导者又有清晰的认识和高度的重视，那么可以说企业的信息化建设的成功就有了充分的保障和基石。下一步就是日常的系统开发及上线调试，后期的不断完善功能和系统提供商的后续服务支持了。 我公司自应用系统以来，北京天诚科技有限公司针对我公司经营管理特点，结合我公司ISO9001及格14001质量标准的需要，开发、完善了完全适用于我公司各职能部门日常工作要求的信息处理平台，在此系统平台下，我公司各职能部门，如客服部、物业收费、工程维修、办公室等有了统一的工作平台，同时系统界面及操作流程完全符合我公司经营特点，起到了很好的信息收集和处理作用，实现了业务数据的信息共享，同时规范了公司内部的管理模式和业务流程，提高了员工的工作效率和质量。具体功能如下： 首先，系统中建立了统一的房档及业主住户的信息管理平台，这部分信息可根据公司内部职能部门部门的需要给予共享、开放。当然，根据各部门的职能不同，开放的程度也不同，比如客服部有查看、添加、编辑、删除等信息处理权限，而工程维修部门只能查看，不能添加、编辑或删除等。同时，此模块还具有自动归档的信息处理功能，其他功能模块中的数据处理，我们都可以通过此模块中房档管理找到相关房间的日常信息，如某个房间的发生报修及投诉情况，交费情况等。其次为物业收费功能模块，实现物业收费的自动化处理，提高工作效率和质量。通过使用前的房间费用初始化后，系统会根据收费人员的指令计算出房间费用情况，自动打印催缴单，费用收取后自动打印相关的财务报表（历年应收、实收、欠收明细及汇总报表，收费率统计表等）。同时生成费用查询综合平台，可轻松查询各楼、各房间的费用收缴情况。车场管理模块，车位状况（空置、租赁、自用、赠送、买断、临时等）查询，车位租赁合同信息及到期提醒等功能，车位缴费及相关费用收取情况查询及报表。恶意拖欠物业费车位拒绝续费等人性化功能。客服工程报修及投诉受理模块，客服前台接单，工程派单，返单及回访等流程控制。实现客户服务的正规化、标准化。库房管理模块，库房出入库信息及损溢统计，相关报表等。人事管理，设备管理，保安保洁等不一一尽述。