代理记账业务内部规范

代 理 记 账 业 务 内 部 规 范 一 从业人员的职业道德规范 1 爱岗敬业 要求会计人员热爱会计工作 安心本职岗位 忠于职守 尽心尽力 尽职尽责 2 诚实守信 要求会计人员做诚实人 说诚实话 办诚实事 执业谨 慎 信誉至上 不为利益所诱惑 不弄虚作假 不泄露秘密 3 廉洁自律 要求会计人员公私分明 不贪不占 遵纪守法 清正廉 洁 4 客观公正 要求会计人员端正态度 依法办事 实事求是 不偏不 倚 保持应有的独立性 5 坚持准则 要求会计人员认识国家法律法规和国家统一的会计制度 始终坚持按法律法规和国家统一的会计制度的要求进行会计核算 实施会计 监督 6 提高技能 要求会计人员增强提高专业技能的自觉性和紧迫感 勤 学苦练 刻苦钻研 不断进取 提高业务水平 7 参与管理 要求会计人员在做好本职工作的同时 努力钻研相关业 务 全面认识本单位经营活动和业务流程 主动提出合理化建议 协助领导 决策 积极参与管理 8 强化服务 要求会计人员树立服务意识 提高服务质量 努力维护 和提升会计职业的良好社会形象 二 业务操作及会计核算的流程 1 接受客户的委托 1 到客户公司的经营场所进行实地考查 与客户的总经理及财务负责 人进行座谈 了解客户的基本情况 评估此次业务的风险 2 决定是否接受客户的委托 若接受客户的委托 则与客户商讨详细 操作事宜 签定约定书 2 与公司财务会计人员办理有关资料的交接手续 1 双方经办人员应列明资料清单 资料编号 交接日期 交接双方签 字盖章 2 交接双方经核对无误 双方签字盖章 注明交接日期 3 审核原始凭证 审核原始凭证是会计核算工作中必不可少的环节 是国家赋予财会人员 的监督权限 只有经审核无误后的原始凭证 才能作为编制记帐凭证和登记 明细分类帐的依据 会计人员主要应从以下的两个方面对原始凭证进行审核 1 审核原始凭证的合法性合理性 即国家的有关方针政策法令制度和 计划合同等为依据 审核原始凭证所反映的经济业务是否合理合法 有无违 背财经制度规定 是否按计划预算办事 是否按成本开支范围办事 是否贯 彻专款专项原则 有无贪污盗窃虚报冒领伪造凭证等违纪行为 2 审查原始凭证的完整性准确性 即审查原始凭证的内容和填制手续 是否符合规定的要求 首先应审核原始凭证是否具备作为合法凭证所必须具 备的基本内容 其次审核原始凭证上有关数量 单价 金额是否准确无误 3 对原始凭证内容记载含糊不清 或故意掩盖事情真象 进行贪污作 弊 单位抬头不是本单位 无收款单位签章 开具阴阳发票 进行贪污作弊 模仿领导笔迹签字冒领 涂改原始凭证上的时间数量 单价 金额 或添加 内容和金额等 不是很清晰的地方应及时与客户联系 了解清晰原始凭证的 真实情况 4 对各种有问题的原始凭证的处理 在审核原始凭证过程中 会计人员要认真执行 会计法 所赋予的职责 权限坚持制度 坚持原则 对违背国家规定的收支 超过计划预算或者超过 规定标准的各项支出 违背制度规定的预付款项 非法出售材料物资任意出 借 变卖 报废和处理财产物资 以及不按国家关于成本开支范围和费用划 分的规定乱挤乱摊生产成本的凭证 会计人员应拒绝办理 对于内容不完全 手续不完备数字有差错的凭证 会计人员应予以退回 要求经办人补办手续 或进行更正 对于伪造或涂改等弄虚作假 严峻违法的原始凭证 会计人员 在拒绝的同时 应当予以扣留 并及时向单位主管报告 哀求查明原因 追 究当事人的责任 5 填制记账凭证 会计人员填制记账凭证要严格按照规定的格式和内容进行 除必须做到 记录真实 内容完整 填制及时 书写清晰之外 还必须符合下列要求 1 摘要 栏是对经济业务内容的简要说明 要求文字说明要简炼概 括以满号登记账簿的要求 2 应当根据经济业务的内容 按照会计制度的规定 确定应借应贷的 账户 账户使用必须准确 不得任意简化会计账户的名称 有关的二级或明 细账户要填写齐全 3 记账凭证中 应借应贷的账户必须保持清晰的对应关系 4 一张记账凭证填制完毕 应按所使用的记账方法 加计合计数 以 检查对应账户的平衡关系 5 记账凭证必须连续编号 以便考查且避免凭证散失 6 每张记账凭证都要注明附件张数 以便于日后查对 6 对记账凭证进行编号 所有记账凭证必须分类顺序编号 并填写在编号栏内 如果记账凭证是 采用收款凭证 付款凭证和转账凭证的 一般按照如下编号 现收 01 现收 02 现付 01 现付 02 银收 01 银收 02 银付 01 银付 02 转 01 转 02 依此类推 若遇较为复杂的经济业务需编两张以上记账凭证时 可用编号的方式表 示 7 审核记账凭证 所有填制好的记账凭证 都必须经过其他会计人员认真的审核 在审核 记账凭证的过程中 如发现记账凭证填制有误 应当按照规定的方法加以更 正 只有经过审核无误后的记账凭证 才能作为登记账簿的依据 记账凭证 的审核主要包括以下内容 1 记账凭证是否附有原始凭证 记账凭证的经济内容是否与所附原始 凭证的内容相同 2 应借应贷的会计账户 包括二级或明细账户 对应关系是否清晰金额 是否准确 3 记账凭证的项目是否填制完整 摘要是否清晰 有关人员的签章是 否齐全 8 记账凭证中容易出现的错误与舞弊 记账凭证中容易出现的错误与舞弊主要有 1 会计账户运用错误 2 合计金额计算错误 3 记账凭证与所附原始凭证单据不符 4 在汇总凭证中进行作弊 5 记账凭证中的 摘要 失真 编造虚假记账凭证 9 凭证的传递与传递过程应注意的事项 会计凭证的传递 是指会计凭证从填制或取得时起 经审核记账到装订 保管的全过程 各单位在制定会计凭证的传递程序 规定其传递时间时 通 常要考虑以下两点内容 1 根据各单位的经济业务的特点 企业内部机构组织 人员分工情况 以及经营管理的需要 从完善内部牵制制度的角度出发 规定各种会计凭证 的联次及流程 使经办业务部门及其人员及时办理各种凭证手续 既符合内 部牵制原则 以提高工作效率 2 根椐有关部门和人员办理经济业务的必要时间 同相关部门人员协 商制定会计凭证在各经办环节的停留时间 以便合理确定办理经济业务的最 佳时间 及时反映记录经济业务的发生和完成情况 10 会计凭证对数字的书写 依据财政部制定的会计基础工作规范的要求 填制会计凭证 字迹必须 清晰工整并符合下列要求 1 阿拉伯数字应一个一个地写 阿拉伯金额数字前应当书写货币币种 符号 如人民币符号 或者货币名称简写和币种符号 币种符号与阿拉 伯金额数字之间不得留有空白 凡在阿拉伯金额数字前面写有币种符号的 数字后面不再写货币单位 如人民币 元 2 所有以元为单位 其他货币种类为货币基本单位 下同 的阿拉伯数 字 除表示单价等情况外 一律在元位小数点后填写到角分 无角分的 角 分位可写 00 或符号 有角无分的 分位应写 0 不得用符号 代替 3 汉字大写金额数字 一律用正楷或行书书写 如零壹贰叁肆伍陆柒 捌玖拾佰仟万亿等易于辩认 不易涂改的字样 不得用 0 一二三四五六七八 九十或另 毛等简化字代替 不得任意自造简化字 4 大写金额数字到元或角止的 在 元 或 角 之后应写 整 或 正 字 大写金额数字有分的 分字后面不写 整 字 5 大写金额数字前未印有货币名称的 应当加填货币名称 如 人民 币 三字 货币名称与金额数字之间不得留有空白 6 阿拉伯金额数字中间有 0 时 大写金额要写 零 字 如人发 币 101 50 元 汉字大写金额应写成壹佰零壹元伍角整 阿拉伯金额数字中间 连续有几个 0 时 汉字大写金额中可以只写一个 零 字 如 1001 25 汉字大写金额应写壹仟零壹元贰角伍分 又如 1500 38 汉字大写就写人民 币壹仟伍佰元叁角捌分 或人民币壹仟伍佰元零叁角捌分 11 关于根据会计业务的特点书写 摘要 会计计凭证中有关经济业务的内容摘要必须真实 在填写写 摘要 时 既要简明 又要全面 清晰 应以说明问题为主 写物要有品名 数量 单 价 写事要有过程 银行结算凭证 要注明支票号码 去向 送存款项 要 注明现金支票汇票等 遇有冲转业务 不应只写冲转 应写明冲转某年某日 某项经济业务和凭证号码 也不能只写对账户 要求 摘要 能够准确地 完整地反映经济活动和资金变化的来龙去脉 切忌含糊不清 12 启用账簿的基本要求 为了保证会计账薄记录的合法性和资料的完整性 明确记账责任 会计 人员在启用账薄时 要填写账薄启用表 账薄启用表的填写要求是 1 填写启用日期和启用账薄的起止页数 如启用的是订本式账薄 起 止页数已经印好不需再填写 启用活页式账薄 起止页数可等到装订成册时 再填 2 填写记账人员姓名和会计主管人员姓名并加盖印章 以示慎重和负 责 3 加盖单位账务公章 以示严峻 4 当记账人员或会计人员工作变动时 应办好账薄移交手续 并在启 用上明确记录交接日期及接办人监交人的姓名 并加盖公章 经管人员一览表如下 单位名称合宗号 账薄名称目录号 账薄页数自第 页起至第 页止共 页案宗号 使用日期自年 月 日至 年 月 日保管期限 单位领导人签章会计主管人员签章 经管人员职别姓名 接管日期 签章 移交日期 签章 年月 日 年 月 日 13 登记账薄的基本要求 为了保证账薄记录 成本计算和会计报表不出现差错 登记账薄必须根 据审核无误的记账凭证进行 登记账薄的基本要求是 1 内容准确完整 登记会计账薄时 应当将会计凭证日期 编号 业 务内容摘要 金额和其他有关资料逐项计入账内 做到数字准确 摘要清晰 登记及时 字迹工整 对于每项会计事项 一方面要计入有关的总账 另一 方面要计入该总账所属的明细账 账薄记录中的日期 应该填写记账凭证的 日期 以自制的原始凭证 如收料单领料单等 作为记账依据的 账薄记录中 的日期应按有关自制凭证上的日期填写列 此外 负责登记账薄的会计人员 在登记账薄前 应对已经专门复核人员审查过的记账凭证再复核一遍 这是 岗位责任制和内部牵扯制度的要求 如果记账人员对记账凭证中的某些问题 弄不明白 可以向填制记账凭证的人员或其他人员请教 如果认为记账凭证 的处理有错误 可暂停登记 及时向会计主管人员反映 由其做出更改或照 登的决定 在任何情况下 凡不兼任填制记账凭证工作的计账人员都不得自 行更改记账凭证 2 登记账薄要及时 登记账薄的间隔时间应该多长 没有统一的规定 这要看本单位所采用的详细会计核算形式而定 总的来说是越短越好 一般 情况下 总账可以三五天登记一次 明细账的登记时间间隔要短于总账 日 记账和债权债务明细账一般一天就要登记一资 现金银行存款日记账应根据 收付款记账凭证随时按照业务发生顺序逐笔登记 每日终了应结出余额 经 营现金和银行存款日记账的专门人员 必须每日掌握银行存款和现金的实有 数 谨防开出空头支票和影响经营活动的正常用款 3 注明记账符号 登记完毕后 要在记账凭证上签字或盖章 并注明 已经登账的符号 表示已经记账 在记账凭证上设有专门的栏目应注明记账 的符号 以免发生重记或漏记 4 书写留空 账薄中书写的文字的数字上面要留有适当空格 不要写 满格 一般应占格距的 1 2 这样 在一旦发生登记错误时 能比较容易地 进行更正 同时也方便工作 5 正常记账使用蓝黑墨水 登记账薄要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写 不得使用圆珠笔 银行的复写账薄除外 或者铅笔书写 在会计上 数字的颜 色用错了 其导致的概念混乱不亚于数字和文字的错误 6 特别记账使用红墨水 对在登记账薄中使用红色墨水的问题依倨财 政部会计基础工作规范的规定 下列情况 可发用红色墨水记账 A 按按照 红字冲账凭证 冲销错误记录 B 在不设借贷等栏的多栏式账页中 登记减 少数 C 在三栏式账户余额栏前 如未印明余额方向的 在余额栏内登记负数 余额 D 根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录 7 顺序连续登记 各种账薄应按页次顺序连续登记不得跳行隔页 如 果发生跳行隔页 应当将空行空页划线注销 或者注明 此行空白 字样 并由记账人员签名或者盖章 这对避免在账薄登记中可能出现的漏洞 是十 分必要的防范措施 8 结出余额 凡需要结出余额的账户 结出余额后 应当在 借或贷 等栏内写 平 字 并在余额栏内用 0 表示 现金日记账和银行存款日 记账必须逐日结出余额 一般来说 对于没有余额的账户 在余额栏内标注 的 0 应当放在 元 位 9 过次承前 每一账页登记完毕结转下页时 应当结出本页合计数及 余额 写在本页最后一行和下页第一行有关栏内 并在摘要栏内注明 过次 页 和 承前页 字样 也可将本页合计数及金额的账户 在余额栏内标注 的 0 应当放在 元 位 10 过次承前 每一账页登记完毕结转下页时 应当结出本页合计数 及余额 写在本页最后一行和下页第一行有关栏内 并在摘要栏内注明 过 次页 和 承前页 字样 也可将本页合计数及金额只写在下页第一行有关 栏内 并在摘要栏内注明 承前页 字样 也就是说 过次页 和 承前 页 的方法有两种 一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额然后过 次页并在次页第一行承前页 二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数 及余额 不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页 财政部 会计基础工作规范 还对 过次页 的本页合计数的结计方法 根据不同需要作了规定 A 对需要结计本月发生额的账户 结计 过次页 的本页合计数应当 为自本月初起至本页末止的发生额合计数 这样做 便于根据 过次页 的 合计数 随时了解本月初到本页末止的发生额 也便于月末结账时 加计 合月合计 数 B 对需要结计本年累计发生额的账户 结计 过次页 的本页合计数 应当为自年初起至本页末止的累计数 这样做 便于根据 过次页 的合计 数 随时了解本年初到本页末止的累计发生额也便于年终结账时 加计 本 年累计 数 C 对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户 可以只将每页的余额结转资页 如某些材料明细账户就没有必要将每页的发 生额结转次页 11 定期打印 对于实行会计电算化的单位 财政部 会计基础工作 规范 还提出了打印上的要求 实行会计电算化的单位 总账和明细账应 当定期打印 发生收款和付款业务的 在输入收款凭证和付款凭证的当 天必须打印出现金日记账和银行日记账 并与库存现金核结无误 之所以 这样做 是因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下 各种资料或数据的 直观性不强 而且信息处理的过程不明 不便于进行某些会计操作和进行内 部或外部审计 对会计信息的安全和完整也不利 14 发现记账错误时的处理 由于各种原因的存在 在制证记账编表的过程中往往会发生一些错误 发现记账错误时 根据账薄错误的详细情况可采取三种不同的更正方法 1 画线更正法 凡在结账前发现账薄记录中文字或数字错误时 可采 用此法 更正时 在账薄中错误文字或数字上划一红线 以示注销 划线时 要划去错误数字的整个数码 不能只划去其中个别数码 然后 在红线上方 空白处填写准确的文字或数字 并由更正人员在更正处旁边盖章以示负责 2 红字更正法 当记账凭证中使用会计账户错误 或借贷方向错误 或金额记录错误 并且已经登记入账从而造成账薄记录错误的情况下 可采 用此法 更正时 首先填制一张内容与错误凭证完全相同而金额是红字的记 账凭证在摘要栏内注明 更正 XX 号凭证错误 并据以用红字金额登记入 账 冲销原有的记录 然后 再用蓝字填制一份符合经济业务内容的记账凭 证并据以登记入账 3 补充登记法 记账以后 虽然记账凭证中应借应贷账户没有错误 但所填金额小于应填写金额时 可采用此法 更正时 按照准确数字与错误 数字之间的差额用蓝字填制一张记账凭证并据发登记入账 这样 就补记了 少记的数字 使全部金额符合实际 采用此法时 必须在补充记账凭证的摘 要栏内注明补充哪个月的哪一号记账凭证 15 账实不符的处理 造成账实不符的原因是多方面的 如账产物资保管过程中发生的自然损 耗 财政收发过程中由于计量或检验不准 造成多收或少收的差错 由于管理 不善 制度不严造成的财产损坏丢失被盗 在账薄记录中发生的重记漏记错 记 由于有关凭证未到 形成未达账项 造成结算双方账务不符 以及发生 意外灾害等 根据以上情况主要进行以下处理 1 现金日记账账面余额与库存现金数额不相符 采用实地盘点的方法来确定库存现金的实存数 然后再与现金日记账余 额核对 以查明账实是否相符及盈亏情况 现金清查后应填写 现金盘点报 告表 并据以调整现金日记账的账面记录 2 银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额不相符 通过与开户银行转来的账单进行核对 来查明银行存款的实有数额 银 行存款日记账与开户银行转来的对账单不一致的原因有两个方面 一是双方或一方记账错误 二是存在未达账项 对于未达账项 应通过编制银行存款余额调节表进 行调整 3 各项财产物资明细账余额与财产物资的实有数额不相符 对各项财产物资的盘点结果 应逐一填制存单 并同账面余额核对 确 认盘盈盘亏数 填制实存账存对比表 作为调整账面记录的原始凭证 4 有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录不相符 一般采用发函询证的方法进行核对 在保证往来账户记录完整准确的基 础上 编制往来款项对账单 寄往各有关往来单位 对方单位核对后退回 盖章表示核对相符 对方单位说明情况 据些编制 往业款项清查表 注 明核对相符与不相符的款项 对不相符的款项按有争议 未达账项 无法收 回等到情况归类合并 针对具本情况及明采取措施予以解决 三 业务质量控制规范 1 建立三级质量审查制度 即记账会计审查客户凭证 主管会计审查 记账会计并编制对外会计报告 经理复核对外会计报告 2 建立质量奖惩制度 所有会计人员的工资与质量全额挂钩 实行严 格考核 3 建立质量淘汰制度 对发生严峻质量问题造成客户较大经济损失的 或严峻违背工作纪律 职业道德及法律 法规的 一律予以辞退 四 业务档案管理办法 1 对委托单位提供的原始凭证等会计资料负有保管的责任 处理完毕后 应按规定及时返还委托单位 对代理业务形成的会计凭证 会计帐册 财务 会计报告等会计资料应整理归档 2 对每一客户建立档案 并由专人保管 内容包括 用户概况 代理记 帐协议 原始凭证 会计凭证 会计帐册 会计财务报表等交接验收记录 3 对不真实 不合法的原始凭证 不得归档 对弄虚作假 严峻违法的 原始凭证 在不归档的同时 应当予以扣留 并及时向单位领导人报告 哀 求查明原因 追究当事人的责任 对记载不明确 不完整的原始凭证 予以 退回 要求经办人员更正 补充 4 归档过程中如果发现对外送报的财务报告有错误 应当及时办理更正 手续 除更正本单位留存的财务报告外 并应同时通知接受财务报告的单位 更正 错误较多的 应当重新编报 5 内部调阅会计档案需经经理批准 法律 法规规定有档案查阅权的部 门查阅会计档案 必须持有效证件及相关证明材料 并经经理批准 五 会计工作交接制度 1 本公司与委托记账单位之间的会计资料的交接 严格按与委托记账单 位签订的合同执行 即双方指定人员 在本公司准备的 会计资料交接签收 登记簿 上签字确认 2 本公司与委托记账单位终止委托合同时 所有会计资料全部移交给代 理记账单位 其未了会计事宜按本章会计工作交接之规定执行 3 会计人员工作调动或者因故离职 必须将本人所经管的会计工作全 部移交给接替人员 没有办清交接手续的 不得调动或者离职 4 会计人员办理移交手续前 必须及时做好以下工作 1 已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的 应当填制完毕 2 尚未登记的帐目 应当登记完毕 并在最后一笔余额后加盖经办人 员印章 3 整理应该移交的各项资料 对未了事项写出书面材料 4 编制移交清册 列明应当移交的会计凭证 会计帐簿 会计报表 印章 现金 有价证券 支票簿 发票 文件 会计软件及密码 会计软件 数据磁盘 磁带等 及有关资料 实物其他会计资料和物品等内容 5 会计人员办理交接手续 必须有监交人负责监交 一般会计人员交 接 由单位会计机构负责人 会计主管人员负责监交 会计机构负责人 会 计主管人员交接 由单位领导人负责监交 必要时可由上级主管部门派人会 同监交 6 移交人员在办理移交时 要按移交清册逐项移交 接替人员要逐项核 对点收 1 会计凭证 会计帐簿 会计报表和其他会计资料必须完整无缺 如 有短缺 必须查清原因 并在移交清册中注明 由移交人员负责 2 各明细帐户余额要与总帐有关帐户余额核对相符 必要时 要抽查个 别帐户的余额与代理记账单位核对清晰 3 移交人员从事会计电算化工作的 要对有关电子数据在实际操作状 态下进行交接 7 会计机构负责人 会计主管人员移交时 还必须将全部财务会计工 作 重大财务收支和会计人员的情况等 向接替人员详细介绍 对需要移交 的遗留问题 应当写出书面材料 8 交接完毕后 交接双方和监交人员要在移交注册上签名或者盖章 并应在移交注册上注明 单位名称 交接日期 交接双方和监交人员的职务 姓名 移交清册页数以及需要说明的问题和意见等 移交清册一般应当填制一式三份 交接双方各执一份 存档一份 9 接替人员应当继承使用移交的会计帐簿 不得自行另立新帐 以保 持会计记录的连续性 10 移交人员对所移交的会计凭证 会计帐簿 会计报表和其他有关资 料的合法性 真实性承担法律责任 六 电脑记账操作管理制度 1 会计电算化硬件设备是指专用于会计电算的微机及其配套设备 包括 伺服器 工作站 网线 打印机等 会计电算化的硬件设备由财务部门管理 和使用 非会计电算化人员一般不得使用 特别确需使用时 应经财务部门 负责人批准 在不影响会计电算正常工作情况下进行 2 财务软件是用于完成会计核算 处理会计业务的软件 操作人员在实 际工作中发现软件的设计功能不能正常运行时 应立刻与软件开发商联系 进行修理 调试后 应及时检查和核对 以确保相应账务资料和功能的准确 性 3 次月 10 日前对上月的会计资料进行备份 操作人员运用财务软件时 必须通过系统功能选项进入系统操作 应根据工作需要设置操作权限和密码 操作人员对使用的硬件设备的安全负责 下班时应关闭电源 设备的开啟和 关闭应严格按规定程序进行 4 明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限 对操作密 码要严格管理 指点专人定期更换密码 杜绝未经授权人员操作会计软件 5 防备已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记 机内帐簿 6 操作人员离开机房前 应执行相应命令退出会计软件 7 根据本单位实际情况 由专人保存必要的上机操作记录 记录操作人 操作时间 操作内容 故障情况等内容 8 保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件 要常常对有关设备进行保养 保持机房和设备的整齐 防止意外事故的发生 9 确保会计数据和会计软件的安全保密 防止对数据和软件的非法修改 和删除 对磁性介质存放的数据要保存双备份 10 对正在使用的会计核算软件进行修改 对通用会计软件进行升版和 计算机硬件设备进行更换等工作 要有一定的审批手续 在软件修改 升版 和硬件更换过程中 要保证明际会计数据的连续和安全 并由有关人员进行 监督 11 健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施 保证会计 数据的完整性 12 健全必要的防治计算机病毒的措施