市场部办公室工作手册.doc

市场部总部办公室文员岗位职责主要功能：监督、管理、服务 市场部办公文员是外部市场和总部之间的枢纽和桥梁，协助市场部总监管理驻外办事处员工，并做好驻外办事处员工的后勤保障服务。一、与外部人员区域工作对接：1、收各办事处发回的日报、周报、月报，并做好考勤。 每天早上来第一件事情：A、打开邮箱和腾讯通，查看邮件，同时收取腾讯通离线消息。B、外部市场发回来的报告要第一时间处理，打印出来交给总监签字。（并不是所有的报告均需打印，视情况而定）。C、查阅自己负责区域人员的报表，没有及时发过来的，要记录考勤（可打电话询问其未发原因，如果是特殊情况没有及时发送报表，可请示总监后不给其记缺勤处理。一般情况下，对于没有及时发送报表的人员，将给予其记缺勤或是罚款处理）。除记考勤外，自己负责区域每个员工的报表，都需看阅，并善于从中发现问题，规范对外部员工的管理。（报表过于简单，重复，虚假，心态不稳定需总部给予鼓励等等。）2、外部市场所需物品大致有信封、手提袋等，外部市场员工需申请物品时，通常在会在邮件里发报告或是在腾讯通里告诉对接人员。对接人员需记录好各地需要的物品（如信封、手提袋等）并登记到公共资料“每周物品申请表格”里，并及时安排随报纸发放。3、其他物品如电脑、传真机等物品维修，外部市场需请示总监或网络部再做处理。处理方式有两种：一是发回总部让网络部维修。二是在当地维修。在当地维修的，需打报告说明，申请报销费用。4、所负责区域人员需要出差时等，需提前打报告发给总部对接人员，对接人员需及时打印出来，交给相关领导签字，报告申批后，需及时电话通知该员工可以出差。6、每月月底的发票整理。各地发票的整理分为两大块：一是驻站补贴冲账发票。二是报销发票。驻站补贴是指报社对驻外办事处除工资之外的额外补贴费用，不同办事处金额不同，这项费用外部市场可以拿等额的正规发票来报销抵冲，若没有提供等额冲账发票，此笔款项将直接打入相关人员工资中（导致的结果是该员工的个人所得税被扣较多）。而报销发票是指该办事处员工在一个月内因工作而产生的费用，如办公用品费（各个办事处每月最高不得超过30元）、出差的差旅费（报销此费用时需附出差报告）、提报费（从火车站或货运部领取报纸时的费用）、运报费（从火车站或货运部拉报纸到办事处产生的费用）、邮寄费（每期报纸从邮局邮寄给部分客户产生的费用）等等 。对于其他项目的费用，均需有相关领导批示的报告才可报销。7、各办事处报纸数量的更改，货运线路的更改。8、关注各办事处人员的心态，及监督抽查各地工作人员的日常工作，及时发现问题；9、其他事情的上传下达二、发行报纸古镇灯饰和陶瓷视界两份报纸均在珠海印刷厂印刷，然后由总部通过铁路和货运两种方式发行到全国各个办事处。办事处的人员收到总部发来的报纸后，需第一时间把报纸免费发送到客户的手中。广州总部负责每周把报纸通过铁路发给相关办事处，中山办事处负责每周通过货运把报纸发给相关办事处。目前，古镇灯饰报每周六早上从珠海印刷厂运到火车站，陶瓷报每周四早上由珠海印刷厂直接运到火车站。市场部办公室相关人员需每次指派一人去火车站负责相关发行事宜(轮流进行)。主要是跟火车站结账等事情.三、写袋子和发报单据 每周通过铁路发往各办事处报纸，珠海印刷厂在拉来车站前，需区域分数量装在相应的纤维袋里。而这些纤维袋需每周由市场部办公室人员提供。因此，每周周三下午，相关人员需按照当周报纸发行数量把当周要用的纤维袋写好。周四上午珠海印刷厂会派司机把袋子取走。 纤维袋写好之后，需根据写袋子的表格填写发报单。(具体过程在工作中学习)。三、会议记录目前，市场部固定每周一、三、五、六（周一、周五召开灯饰会议，其他时间召开陶瓷会议）由市场部总监、副总监给所有驻外人员统一开网络早会，早会开始时间是早上8：00。每次早会内容需由市场部文员做好记录，在第一时间内整理成文档发给总裁，抄送给相关领导。做会议记录时，可把讲话者的口语稍改为书面语，但是绝对不能改变讲话者的语气及原意。会议记录要详尽，是会议现场的重现，不得有所漏失。四、人事、考勤人事方面的工作包括：员工入职、离职；员工工作岗位变动、员工调离到其他办事处、员工薪金及补贴的提降；发行员入职、离职手续；各办事处人员请假、日常考勤等事宜。员工入职、离职手续的办理：外部市场把入职(离职)表格等传真给相应的对接人员，对接工作人员整理好后交给总监签字，再交给部门负责人事对接人员。人事对接人员在人事资料表里登记下该员工的基本资料和总监批示，再统一和公司人事部对接。员工工作岗位变动：需填写岗位变动表格，由总监签字，由人事对接人员在人事资料表里统一登记，再交给公司人事部。员工调离到其他办事处：程序同上。员工薪金及补贴的提降：登记到人事资料表里。发行员入职、离职手续：登记到人事资料表里以备查询。(发行员入职、离职报告和资料不需交到人事部，只需留底复印件，原件在每月底做发行员工资表时附表交给财务)。各办事处人员请假、日常考勤：登记到人事资料表里，以备做考勤表时用到。五、对接广告、财务表格对接广告：详见“广告对接流程”财务表格：每月月底做好“驻外补贴明细表”和“发行员工资表”交给财务。六、与行政、人事的对接 1、外部市场考勤表：每月月底前交给人事部。 2|、与行政部对接：办公室物品申请、信封、手提袋申请、名片申请制作及其他一些需与行政部对接的事情。七、市场部各类报告的归档处理八、市场部公共资料的维护 1、凡自己负责区域人员电话号码有变动或是人员调离后有了新的联系方式的，均需第一时间在公共资料“市场部驻外办事处资料大全”表格中更改该人员的联系方式，保证市场部公共资料里的文件是最新的。2、凡自己负责办事处快递地址有变动的，均需第一时间在公共资料“市场部驻外办事处资料大全”表格中更改该人员的联系方式，保证市场部公共资料里的文件是最新的。3、外部办事处的邮寄资料有更新的，需第一时间把公共资料里该办事处的邮寄贴纸更新。九、其他工作：一、 每周报纸邮寄、邮寄信封贴纸的粘贴。二、 办公室卫生三、 退报整理四、工作考核、业绩汇总等。