EXCEL讲义

EXCEL 讲义 前言 EXCEL 简介 略 注意与 WORD 在表格处理上的区别 第一章 EXCEL 基础操作 一 启动和退出 EXCEL 1 启动 EXCEL 方法一 开始菜单 方法二 桌面 EXCEL 图标 方法三 直接双击 EXCEL 文件 xls 2 退出 EXCEL 方法一 单击 EXCEL 标题栏右端的关闭按钮 注意关闭当前文档与关闭 EXCEL 的区别 方法二 点击菜单 文件 退出 方法三 快捷键 alt F4 小技巧 快速关闭所有打开的 Excel 文件 按住 Shift 键不放 然后用鼠标单击 文件 菜单 此时 文件 菜单下的 关闭 命 令就变为 关闭所有文件 命令 选择此命令后 Excel 就会根据打开的 Excel 文件的新 建和修改状态弹出相应的消息框 二 EXCEL 工作界面 标题栏 菜单栏 工具栏 编辑栏和名称框 工作表编辑区 单元格 工作表的基本单位是单元格 其名称由列标和行号组成 列标在前 行号在后 行号 由 1 2 3 组成 共 65536 行 列标由 A B C 组成 共 256 列 单击某个单元格 其框线变成粗黑线 则该单元格称为当前单元格或活动单元格 当 前单元格的地址 名称 显示在名称框中 而内容显示在当前单元格和编辑栏中 小技巧 如何去掉网格线 执行菜单 工具 选项 视图 找到 网格线 取消选择即可 网格线一般情况下在打印时是不会打印出来的 要想打印出来 可执行菜单文件 页 面设置 工作表 将 网格线 打上对勾即可 滚动条 工作表标签 状态栏 用于显示当前命令或操作的有关信息 如在为单元格输入数据时 状态栏显示 输入 完成输入后 状态栏显示 就绪 注意 要区分工作簿与工作表 工作簿是一个 EXCEL 文件 扩展名为 XLS 其中可以包含一个或多个工作表 一个新的工 作簿默认有 3 个工作表 分别命名为 sheet1 sheet2 sheet3 工作表的默认数可以改 变 点击菜单 工具 选项 常规 新工作簿内的工作表数 最多 255 个 工作表的标签名 可以修改 用户可以把多个内容相关的工作表放在一个工作簿中 工作表就是一张表格 由含有数据的行和列组成 单击某个工作表标签 则该工作表就会 成为当前工作表 三 工作簿的操作 1 新建工作簿 方法一 每次启动 EXCEL 自动创建一个新工作簿 方法二 单击常用工具栏的 新建 按钮 方法三 点击菜单 文件 新建 可以使用向导模板 方法四 快捷键 ctrl n 2 保存工作簿 方法一 单击常用工具栏的 保存 按钮 方法二 点击菜单 文件 保存 方法三 快捷键 ctrl s 注意 保存时可以加密 设置自动保存时间间隔 3 打开工作簿 方法一 双击要打开的 XLS 文件 方法二 单击常用工具栏的 打开 按钮 方法三 点击菜单 文件 打开 方法四 在文件菜单中单击最近使用过的文件 默认为 4 个 注意 EXCEL 允许同时打开多个工作簿 四 工作表的操作 1 选定工作表 选定单个工作表 单击相应的工作表标签 选定多个相邻的工作表 单击第一个工作表标签 然后按住 shift 键单击最后一个工作表 标签 选定多个非相邻工作表 单击第一个工作表标签 然后按住 ctrl 键单击其他工作表标签 2 插入工作表 方法一 在工作表标签处右击鼠标 选 插入 方法二 执行菜单 插入 工作表 注意 均是在当前工作表之前插入 如果要插入多张工作表 则同时选定与待插工作表相同数目的工作表标签 然后执 行上面操作即可 3 移动或复制工作表 1 在同一工作簿中移动 或复制 工作表 单击要移动 或复制 的工作表标签 沿着标签行拖动 或按住 ctrl 键 工作表标签到目 标位置即可 2 在不同工作簿间移动 或复制 工作表 打开源工作簿和目标工作簿 在源工作簿中要移动 或复制 的工作表标签处右击鼠标 选 移动 或复制 工作表 出现 移动 或复制 工作表 对话框 在 工作簿 处选目标工作簿 在 下列选定工作表之前 处选定在目标工作簿中的 插入位置 单击 确定 若复制 则需选中 建立副本 注意 在不同的工作簿之间移动或复制 两个工作簿必须都打开 4 隐藏工作表 执行菜单 格式 工作表 隐藏 取消隐藏 格式 工作表 取消隐藏 5 保护工作表 执行菜单 工具 保护 保护工作表 小技巧 工作表保护的口令忘记了怎么办 如果你想使用一个保护了的工作表 但口令又忘记了 有办法吗 有 选定工作表 选择 编辑 复制 粘贴 将其拷贝到一个新的工作薄中 注意 一定要是新工作簿 即可超越工作表保护 当然 提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表 6 删除工作表 方法一 在要删除的工作表标签处右击鼠标 选 删除 方法二 执行菜单 编辑 删除工作表 7 重命名工作表 方法一 双击要改名的工作表标签 输入新名字即可 方法二 右键单击 在快捷菜单中选 重命名 五 单元格的选择 单元格区域指的是由多个相邻的单元格形成的矩形区域 其表示方法由该区域的左上角单 元格名称 冒号和右下角单元格名称组成 如 B2 F6 1 选定单个单元格 直接单击 2 选定连续的单元格区域 方法一 用鼠标直接圈选 方法二 单击要选定区域的左上角单元格 按住 shift 键 再单击要选定区域的右下角单 元格 适合于面积区域选择 3 选定不连续的单元格区域 按住 ctrl 键 使用鼠标拖动 4 选定整行 列 单元格 单击行号或列标即可 沿行号或列标拖动鼠标 可选择相邻的多行或多列 或先选定第一行 列 按住 shift 键 再选定最后一行 列 按住 ctrl 键再点击其它的行号或列标 可选择非相邻的多行或多列 5 全选单元格 单击 全表选择 框 工作表第 0 行第 0 列 第二章 工作表的数据输入 单元格是 EXCEL 工作簿的最小组成单位 在同一时刻 只有一个单元格为活动单元格 它 的地址或名称将出现在名称框中 EXCEL 允许用户向单元格输入中 英文文本 数字或公式与函数 在输入或编辑时当前活 动单元格的内容同时显示在编辑栏中 1 输入数据的步骤 方法一 单击单元格 输入数据 按回车 方法二 单击单元格 在编辑栏中输入 单击 确认 方法三 双击单元格 出现插入点后再输入数据 按回车 注意 后两种方法适合于修改数据时使用 按回车后活动单元格自动移至下一行 若要改变方向 可点击 工具 选项 编辑 方向 进行调整 小技巧 如果要同时在多个单元格中输入相同的数据 可先选定这些单元格 然后输入 数据 按 ctrl 回车 即可向这些单元格同时输入相同的数据 小技巧 在单元格里输入回车 这时 Enter 键的功能不是在单元格内换行 而是在单元 格间移动 我们可以在要换行的地方单击鼠标 按 ALT ENTER 键来换行 小技巧 欧元符号 可以按住 alt 键 再按数字键区的 0128 即可 2 输入文本数据 文本在单元格内左对齐 3 输入数字数据 所有数字在单元格中右对齐 应注意如下规则 位数较长时自动以科学记数法表示 如输入 3410000 时会自动显示 3 41e 6 可使用千位分隔符 分数应使用整数加分数的形式 以避免将输入的数字视作日期 如 1 2 应输入 0 1 2 若将数字做为文本是 则在其前加 必须为半角 如编号 0001 应输入 0001 身份证号 370102200303082426 应输入 370102200303082426 4 输入日期和时间 时间和日期在单元格内右对齐 使用日期和时间时应注意如下规则 格式 使用 或 分隔日期 使用 分隔时间 若要在同一单元格中输入 日期和时间 可用空格分隔 如 2003 3 8 12 03 08 时间以 24 小时制显示 如果要以 12 小时制显示 则在时间后留一空格 再输入 AM 或 PM 或 A P 表示上午或下午 输入当天日期 按 ctrl 输入当时的时间 按 ctrl shift 二 提高输入效率方案 1 记忆式键入 如果用户在单元格内重复键入前面单元格内容的前几个字符 EXCEL 会猜测用户正在键入 的重复信息并帮用户完成所输入的文字 点击 工具 选项 编辑 取消 记忆式键入 复选框的选择即可 2 选择列表 按 alt 快捷键 只要用鼠标右键单击某一列的一个空单元格 选择 选择列表 命令 在该单元格下面会 出现这一列中已经输入的内容列表 可以从中选择一个 而不必再重输一遍了 3 自动填充功能 当相邻单元格要输入相同数据或按某种规律变化的数据时 可以用 EXCEL 的智能填充功能 实现快速输入 1 在一行或列中复制数据 方法一 选定要复制数据的单元格 拖动单元格的填充柄至所有要填充的单元格 松开左 键即可 方法二 点击菜单 编辑 填充 向下 向右 向上 向左 2 以序列数据填充 某些特殊数据在相邻单元格中将按序列增长而非简单的复制 如星期 月份 季度 或有 规律的数字 如 1 2 3 等 操作步骤 1 在单元格中输入数据序列中的起始值 若为数字序列时 要输入前两个单元格的 值 以说明序列的依据或步长 或者按 ctrl 拖动 可使数字以 1 递增 如 一 月 1 7 2 选定该单元格或单元格区域 3 拖动填充柄至目标单元格即可 注意 向下 向右拖递增 向上 向左拖递减 要指定序列类型 如等差或等比序列 可按住右键拖动填充柄至目标区域 松开 时在快捷菜单中选择相应的命令即可 日期数据拖动时以天为单位递增 按 ctrl 键则不递增 三 数据有效性 用户在输入数据前可以首先限定取值范围 在输错时系统可以自动提醒禁止用户输入错误 的数据 方法 选择目标单元格 执行 数据 有效数据 出现 数据有效性 对话框 设置有效数据条件 输入信息提示 出错警告等 四 批注 给一些特殊数值或公式的单元格添加批注 能使用户更容易记忆 理解相应单元格的信息 1 插入批注 选中要加批注的单元格 执行菜单 插入 批注 2 查看批注 将鼠标指针指向目标单元格 批注信息会自动显示 3 编辑批注 右键单击目标单元格 选 编辑批注 4 删除批注 右键单击目标单元格 选 删除批注 第三章 工作表的编辑 一 移动与复制单元格数据 方法一 拖动鼠标法 选定要移动或复制的单元格区域 将鼠标指针移动所选区域边线上 然后拖动 按 ctrl 键复制 到目标区域即可 注意 在拖动时 同时按住 shift 键可进行插入式移动 按住 ctrl shift 键可进行插入式复制 此时在目标位置显示大 I 型光标 若拖到的目标单元格内有内容 则提示 是否替换目标单元格内容 方法二 剪贴法 菜单 编辑 剪切 复制 粘贴 常用工具栏 剪切 复制 粘贴按钮 Ctrl c ctrl x ctrl v 小技巧 使用以上方法 将会移动或复制单元格的内容和格式 如果要分离它们 有选 择的移动或复制 可以点击菜单 编辑 选择性粘贴 进行相应指定 小技巧 选中某行数据复制 再点击菜单 编辑 选择性粘贴 选 转置 可实现行列 转置 小技巧 利用选择性粘贴快速地批量修改数据 假如有一份 Excel 工作簿 里面有所有职工工资表 现在想将所有职工的补贴增加 50 元 当然你可以用公式进行计算 但除此之外还有更简单的批量修改的方法 即使用 选择 性粘贴 功能 首先在某个空白单元格中输入 50 选定此单元格 选择 编辑 复制 选取想修改 的单元格区域 例如从 E2 到 E150 然后选择 编辑 选择性粘贴 在 选择性粘贴 对话框 运算 栏中选中 加 运算 按 确定 健即可 最后 要删除开始时在某个空 白单元格中输入的 50 二 插入与删除单元格 1 插入行 列 单元格 1 插入行 列 方法一 执行菜单 插入 行 列 若事先选定 N 行 列 则可以插入 N 行 列 方法二 右键单击鼠标 在快捷菜单中选择 插入 整行 整列 注意 EXCEL 默认在当前行的上方 当前列的左侧插入 2 插入单元格 方法一 执行菜单 插入 单元格 方法二 右键单击鼠标 在快捷菜单中选择 插入 单元格 注意 选定的单元格数目应与待插入的空单元格数目相同 2 删除行 列 单元格 1 删除行 列 方法一 选择要删除的行 列 执行菜单 编辑 删除 方法二 右键单击鼠标 在快捷菜单中选择 删除 2 删除单元格 方法一 选择要删除单元格 执行菜单 编辑 删除 方法二 右键单击鼠标 在快捷菜单中选择 删除 三 清除单元格 单元格的属性包括内容 格式 批注及全部 EXCEL 可根据用户需要清除相应的属性 并 且清除后的单元格仍可保留在工作表中 而删除单元格时 被删除的单元格将从工作表中 消失 所以要注意两者的区别 方法 执行菜单 编辑 清除 即可 注意 如果按 del 或 backspace 键 将只清除单元格的内容而保留其中的格式 四 查找与替换 略 注意 利用替换功能可以将某列中的值删除掉 例如要将某列的值从 2002 转为 假定 2002 处于 A 列 选中整个列后 按 Ctrl H 组合键调出 替换 窗口 在 查找内容 一项填入 2002 引号不用 替换为 保留为空 单击 全部替换 后 则成功进行了转换 第四章 格式化工作表 一 调整行高或列宽 方法一 将鼠标指针移到行号或列标的分界线上 行的下边界 列的右边界 变成分隔光 标时 拖动鼠标即可 选中多行 列 拖动任一行 列 的分界线 可同时改变多行 列 方法二 执行菜单 格式 行 行高 或 格式 列 列宽 二 设置数字格式 方法一 用格式工具栏 如货币样式 百分比样式 千位分隔样式 增加小数点位数 减少小数点位数等 方法二 执行菜单 格式 单元格 数字 三 设置文本格式 方法一 用格式工具栏 方法二 执行菜单 格式 单元格 字体 四 设置对齐方式 EXCEL 默认文本左对齐 数字右对齐 方法一 用格式工具栏 方法二 执行菜单 格式 单元格 对齐 五 设置单元格边框和底纹 方法一 用格式工具栏 方法二 执行菜单 格式 单元格 边框 或图案 小技巧 如何做斜线表头 先在单元格上单击鼠标 先输入右上端文本 科目 按 Alt Enter 键 再输入左下端文本 姓名 按回车键结束文字的输入 当前行自动改变尺寸以容纳两行文本 将此单元格 文本左对齐 然后在第一行文字中加适当空格使其右对齐 在此单元格上单击鼠标右键 选择 设置单元格格式 命令 在 单元格格式 对话框中 单击 边框 选项卡 选取所需要的斜线方式 单击 确定 按钮 完成表头斜线的添加 注意 也可以在 word 中做好斜线表头 再复制粘贴过来 六 快速设置单元格格式 1 使用格式刷 注意 格式刷仅复制单元格格式 不复制内容 2 自动套用格式 执行菜单 格式 自动套用格式 有 17 种 七 设置条件格式 在 EXCEL 中 可以为满足一定条件的单元格设置特殊格式 比如 将成绩表中不及格的分 数用红色显示 方法 执行菜单 格式 条件格式 第五章 公式与函数 一 输入公式 1 公式形式 输入的公式的形式是 表达式 如 2 3 a1 a2 2 运算符 运算符 功能 乘方 乘 除 加 减 字符串连接 20 且工资 2000 年龄 工资 20 2000 或 关系的条件必须在不同行 如年龄 20 或工资 2000 年龄 20 工资 2000 2 执行高级筛选 执行菜单 数据 筛选 高级筛选 在数据区域栏中指定数据区域 即数据表区域 在条件区域栏中指定筛选条件区域 注意 可以将筛选结果复制到其它位置显示 而不影响原数据 三 分类汇总 对于进行了排序的数据 可以按照某一字段分类 字段中值相同的归为一类 并分别为各 类数据的一些数据项进行统计汇总 如求和 求均值 最大值 最小值等 需要注意的是 在汇总之前 首先要按分类字段进行排序 方法 执行菜单 数据 分类汇总 第七章 图表 数据以图表显示出来更直观 易懂 图表有两种类型 嵌入式图表 独立图表 方法 单击常用工具栏的 图表向导 按钮 执行菜单 插入 图表 第八章 打印工作表 页面设置 注意顶端标题行的设置 打印预览 打印等 略